การเรียกเก็บเงินอาจสร้างความตึงเครียดในความสัมพันธ์ทางธุรกิจได้ ธุรกิจขนาดเล็กประมาณ 4 ใน5 รายต้องเผชิญกับความท้าทายเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ในทางทฤษฎีแล้ว การร้องขอการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่คุณได้ส่งมอบควรจะเป็นเรื่องง่าย แต่ในทางปฏิบัติแล้ว ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป การใช้คำ จังหวะเวลา และโครงสร้างของข้อความอาจเป็นตัวกำหนดได้ว่าลูกค้าของคุณจะชำระเงินตรงเวลาหรือไม่ และพวกเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ

การสร้างวิธีการชำระเงินที่รอบคอบและเคารพซึ่งกันและกันสามารถรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เสริมสร้างความน่าเชื่อถือให้กับแบรนด์ของคุณ และทำให้สถานะการเงินของคุณแข็งแกร่ง ด้านล่างนี้เราจะอธิบายสิ่งที่คุณควรทราบเกี่ยวกับคําขอการชําระเงินจากลูกค้า รวมถึงสาเหตุที่คําขอเหล่านี้มีความสําคัญ วิธีสร้างคําขอ และข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เหตุใดการขอชำระเงินจึงสำคัญต่อธุรกิจของคุณ
  
• คำขอชำระเงินควรมีรายละเอียดอะไรบ้าง
  
• คุณควรติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงินเมื่อใด
  
• Stripe ช่วยส่งคําขอชําระเงินได้อย่างไร
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในคําขอให้ชําระเงินมีอะไรบ้าง และจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้อย่างไร
  

เหตุใดการขอชำระเงินจึงสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

วิธีจัดการคําขอชําระเงินและการออกใบแจ้งหนี้จะส่งผลต่อผลกําไรของคุณเป็นอย่างมาก คําขอที่ไม่เป็นระเบียบจะสร้างความไม่แน่นอน ซึ่งอาจชะลอการชําระเงิน หากข้อความของคุณห้วนเกินไป คุณอาจทำให้ลูกค้าที่คุณอาจพึ่งพาได้ไม่พอใจ และหากคุณไม่ใส่ใจหรือไม่ชัดเจนเกี่ยวกับยอดเงินและกำหนดเวลา ลูกค้าก็อาจเพิกเฉยหรือลืมใบแจ้งหนี้ของคุณไปได้

การสื่อสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับการชําระเงินอาจมีประโยชน์หลายประการ เช่น

• เสริมสร้างความชัดเจน: ทุกฝ่ายควรทราบว่าต้องชำระเงินเป็นจำนวนเท่าใด เมื่อใด และใบแจ้งหนี้ครอบคลุมบริการใดบ้าง

• กำหนดบรรยากาศการทำงานในอนาคต: นโยบายที่ยุติธรรมและสม่ำเสมอจะทำให้ลูกค้ารู้สึกสบายใจมากขึ้นในการทำงานร่วมกับคุณอีกครั้ง

• ป้องกันความล่าช้า: การแจ้งเตือนที่สุภาพ เงื่อนไขที่ชัดเจน และใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการออกแบบอย่างดี ช่วยให้ลูกค้าสามารถชำระเงินได้ง่ายขึ้นทันที

คำขอชำระเงินควรมีรายละเอียดอะไรบ้าง

คำขอชำระเงินที่ไม่ชัดเจนหรือคลุมเครืออาจทำให้ลูกค้าต้องค้นหารายละเอียดหรือเก็บใบแจ้งหนี้เอาไว้ดูในภายหลัง สิ่งที่คุณควรระบุไว้ในคําขอมีดังนี้

ข้อมูลพื้นฐาน

• ใบแจ้งหนี้หรือหมายเลขอ้างอิง: ระบุ ID ที่ไม่ซ้ำกันที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้หรือใบเรียกเก็บเงินกับคำสั่งซื้อ โครงการ หรือข้อตกลงที่เฉพาะเจาะจง

• จํานวนเงินที่ต้องชำระ: ระบุยอดรวมที่แน่นอน รวมถึงภาษีหรือค่าธรรมเนียมใดๆ ความไม่ชัดเจนนําไปสู่ข้อผิดพลาดและการชําระเงินที่ไม่ถูกต้อง

• วันครบกําหนดชําระ: ระบุวันที่ครบกําหนดการชําระเงิน หากการชําระเงินเลยกําหนดชําระแล้ว ให้ระบุจํานวนวันหรือสัปดาห์ที่เลยกําหนด

• วิธีการชําระเงิน: ระบุลิงก์สําหรับชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ ระบุวิธีการชําระเงินที่คุณยอมรับ (เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร) และระบุขั้นตอนในการชําระเงิน

การมีส่วนเพิ่มเติมก็จะเป็นประโยชน์ แต่ไม่บังคับ

• รายการที่แยกเป็นรายการ: บันทึกสินค้าที่จัดส่งหรือบริการที่นําเสนอและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดเหล่านี้ช่วยให้ลูกค้ามั่นใจว่าใบแจ้งหนี้นั้นถูกต้องและช่วยให้ลูกค้าเห็นว่ายอดรวมนั้นมีที่มาที่ไปอย่างไร

• แจ้งเตือนเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม: หากมีค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือมีเงื่อนไขอื่นๆ ให้ระบุไว้ด้วย วิธีที่ดีที่สุดคือแจ้งเงื่อนไขเหล่านี้ให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าและย้ำอีกครั้งในใบแจ้งหนี้ของคุณ

• น้ำเสียงที่เป็นมิตร: การทักทายสั้นๆ อย่างเป็นมิตรเป็นการยอมรับว่าคุณให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์นี้

• ภาษาที่เรียบง่าย: หลีกเลี่ยงคำศัพท์หรือคำอธิบายที่ซับซ้อนซึ่งสร้างความไม่ชัดเจนเกี่ยวกับบริการที่คุณส่งมอบ ลูกค้าชื่นชอบข้อความที่ตรงไปตรงมาและสามารถดำเนินการได้ทันที

เลือกรูปแบบที่ถูกต้อง

พิจารณาว่าโดยทั่วไปคุณจะสื่อสารกับลูกค้าของคุณอย่างไร บางคนอาจชอบอีเมลที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ในขณะที่บางข้อความอาจชอบข้อความสั้นหรือการโทรศัพท์ คํานึงถึงความกระชับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ให้บริการหลายราย หากแบรนด์ของคุณมีบรรยากาศที่เป็นกันเอง คุณก็สามารถเน้นที่บรรยากาศนั้นได้ โดยยังคงให้เกียรติและตรงไปตรงมา

คุณควรติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงินเมื่อใด

แม้แต่ใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์แบบก็ไม่ได้รับประกันว่าจะได้รับการชำระเงินทันที ใบแจ้งหนี้อาจอยู่ในกล่องจดหมายและบางครั้งลูกค้าก็ลืมไป ดำเนินการตามแผนที่มีโครงสร้างชัดเจนดังเช่นแผนที่อยู่ด้านล่างนี้ เพื่อการติดตามผลอย่างเป็นมิตรและแน่วแน่

ก่อนวันครบกําหนด

ส่งคำเตือนที่สุภาพก่อนถึงวันครบกำหนด 2-3 วัน วิธีนี้ยังช่วยให้ลูกค้ารวบรวมเอกสารหรืองบประมาณที่จำเป็นได้ หากพวกเขาลืมใบแจ้งหนี้ของคุณ

ทันทีหลังวันครบกําหนด

ติดตามผลอย่างรวดเร็วและสุภาพภายในหนึ่งหรือสองวันหลังจากวันครบกำหนด คุณสามารถอ้างอิงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระอีกครั้ง และเชิญชวนลูกค้าให้ติดต่อคุณหากพวกเขามีข้อสงสัย คงความเป็นมิตรและรักษาการสนทนาให้เปิดกว้าง เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณไม่ได้คาดเดาไปเองว่าทำไมลูกค้าถึงไม่ชำระเงิน

1 สัปดาห์หลังจากวันครบกําหนด

หากคุณยังไม่ได้รับการชําระเงินหลังจากการแจ้งเตือนครั้งแรก ให้ส่งข้อความอีกครั้ง ซึ่งโดยปกติแล้วจะส่งภายใน 7-10 วัน การติดตามผลในครั้งนี้สามารถตรงไปตรงมามากกว่าการติดตามครั้งแรกของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า "เราจะขอบคุณอย่างยิ่งหากคุณตอบกลบถึงเราเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้หมายเลข #XXXX" โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีปัญหาใดๆ"

เมื่อใดควรยกระดับสถานการณ์

หากแจ้งเตือนหลายครั้งและไม่ได้รับการตอบกลับ คุณอาจจำเป็นต้องยกระดับสถานการณ์ ซึ่งอาจต้องมีการโทรศัพท์หรือดำเนินการอย่างเป็นทางการมากขึ้น ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทคุณ อย่างไรก็ดี คุณควรรักษาความสุภาพไว้ไม่ว่าจะดําเนินการแบบใด ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า "เราติดต่อคุณอีกครั้งเนื่องจากข้อมูลของเราระบุว่าใบแจ้งหนี้หมายเลข XXXX ยังไม่ได้ชำระเงิน" โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณประสบปัญหาใดๆ เราอยากหาทางออกร่วมกัน

Stripe ช่วยส่งคําขอชําระเงินได้อย่างไร

Stripe เป็นโซลูชันการชําระเงินครบวงจรที่ใช้งานง่าย ธุรกิจจำนวนมากพึ่งพาระบบนี้ในการจัดการการประมวลผลการชำระเงิน การชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า การออกใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ Stripe ยังช่วยในขั้นตอนการส่งคําขอและติดตามการชําระเงินได้ด้วย รายละเอียดมีดังนี้

เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ที่ตรงไปตรงมา

ระบบออกใบแจ้งหนี้ของ Stripe ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่ดูสวยงามได้ในไม่กี่คลิก คุณสามารถเพิ่มรายการสินค้า การสร้างแบรนด์ รายละเอียดภาษี และข้อมูลส่วนลดได้ เมื่อสรุปใบแจ้งหนี้แล้ว คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ไปยังที่อยู่อีเมลของลูกค้าโดยตรงได้ พวกเขาจะได้รับลิงก์ไปยังหน้าการชําระเงินที่สามารถชําระเงินได้อย่างปลอดภัย

การแจ้งเตือนที่ปรับแต่งได้

Stripe ช่วยให้คุณสร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงการติดต่อลูกค้าด้วยตนเองเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกําหนดค่าอีเมลเตือนให้ส่งออกไปก่อนวันครบกําหนด 3 วัน ส่งไปอีกในวันครบกำหนด และอีเมลติดตามหากใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้รับการชำระเงิน

การรองรับวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย

Stripe รองรับวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย ช่วยให้คุณสามารถขยายความยืดหยุ่นนั้นให้กับลูกค้าของคุณได้ ในหลายๆ กรณี เพียงแค่นั้นก็สามารถลดการชำระเงินล่าช้าได้ เนื่องจากลูกค้าสามารถเลือกวิธีการที่สะดวกสบายที่สุดสำหรับพวกเขาได้

หากลูกค้าให้ความยินยอม คุณสามารถบันทึกข้อมูลการชําระเงินเก็บไว้เพื่อใช้ในการเรียกเก็บเงินในอนาคตได้ และหากลูกค้าลงทะเบียนใช้งานการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ข้อมูลการชําระเงินที่บันทึกไว้เพื่อเรียกเก็บเงินสําหรับธุรกรรมแบบเกิดซ้ำได้หลังจากส่งการแจ้งเตือนว่าระบบกําลังประมวลผลการชําระเงิน ตัวเลือกนี้อาจมีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการสมัครใช้บริการหรือการเรียกเก็บเงิน

การติดตามและการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์

เพียงแค่ดูที่แดชบอร์ด Stripe ก็สามารถบอกคุณได้ว่าใบแจ้งหนี้ใบใดได้รับการชำระเงินแล้ว ใบแจ้งหนี้ใบใดอยู่ระหว่างดำเนินการ และใบแจ้งหนี้ใบใดที่ค้างชำระ การมองเห็นข้อมูลนี้หมายความว่าคุณสามารถระบุรูปแบบและดูว่าลูกค้าบางรายจำเป็นต้องมีการติดตาผลซ้ำหรือไม่ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณติดตามแนวโน้มรายได้และดูว่ารายการใดขายดีที่สุด รายละเอียดในระดับนี้จะมีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในคําขอให้ชําระเงินมีอะไรบ้าง และจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้อย่างไร

ด้านล่างนี้คือข้อผิดพลาดบางประการในการขอการชำระเงินและวิธีแก้ไข

คําขอที่คลุมเครือ

การส่งคําขอพร้อมข้อความเช่น "ถึงเวลาที่ต้องชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงินแล้ว ขอบคุณ" อาจฟังดูเป็นมิตร แต่ก็ไม่ได้ชี้แจงอะไรให้ลูกค้าทราบ คุณอ้างถึงใบเรียกเก็บเงินใบใด ต้องชําระเท่าใด จะครบกําหนดชําระเมื่อใด ความคลุมเครือทำให้การชำระเงินล่าช้า และอาจนำไปสู่การส่งอีเมลไปมา

• วิธีแก้ปัญหา: ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ ระบุยอดคงเหลือ และระบุวันที่ครบกําหนด (หรือจํานวนวันที่เลยกําหนดชําระเงินตามใบแจ้งหนี้) หากคุณกำลังอ้างอิงถึงการสนทนาครั้งก่อนๆ ให้รวมสรุปสั้นๆ เพื่อเรียกความทรงจำของลูกค้ากลับมา
  

การใช้ภาษาที่เป็นทางการหรือสับสน

ธุรกิจบางแห่งถือว่าคำขอชำระเงินจะต้องมีข้อความเหมือนบันทึกทางกฎหมาย แต่หากผู้รับไม่สามารถเข้าใจใบแจ้งหนี้ของคุณได้ง่าย ธุรกิจของคุณอาจสูญเสียรายได้

• วิธีแก้ปัญหา: ใช้น้ำเสียงที่ชัดเจนและสงบ ลบศัพท์เฉพาะที่ซับซ้อนและรักษาโครงสร้างให้เรียบง่าย หากคุณต้องใส่คำศัพท์ทางกฎหมาย ให้ใส่ไว้ในเอกสารอ้างอิงสั้นๆ ใกล้ด้านล่าง เพื่อไม่ให้เบี่ยงเบนความสนใจจากข้อความหลักของคุณ
  

การส่งใบแจ้งหนี้ที่ไม่คาดคิด

ลูกค้าอาจรู้สึกประหลาดใจที่ได้รับการเรียกเก็บเงินหรือใบแจ้งหนี้ที่พวกเขาไม่คาดว่าจะได้รับ ซึ่งอาจทําให้เกิดความล่าช้าหรือเกิดการโต้แย้งการชําระเงินได้

• วิธีแก้ปัญหา: ติดต่อลูกค้าล่วงหน้าเพื่อแจ้งว่ากําลังส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทราบ สำหรับธุรกรรมตามแบบแผนล่วงหน้า ให้ส่งคำเตือนสั้นๆ สองสามวันก่อนเรียกเก็บเงินจากลูกค้า การแจ้งล่วงหน้านี้จะกำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงความสับสน
  

การไม่ระบุวิธีการชำระเงินที่ง่ายดาย

หากขั้นตอนการชําระเงินของคุณซับซ้อนเกินไป ลูกค้าอาจเก็บใบแจ้งหนี้ไว้และลืมเรื่องนี้ไปได้

• วิธีแก้ปัญหา: ใช้บริการที่รองรับวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย ตรวจสอบว่าลูกค้าสามารถชําระใบแจ้งหนี้ได้ภายในไม่กี่ขั้นตอน
  

ไม่ติดตามผล

เจ้าของธุรกิจบางรายลังเลที่จะส่งข้อความหลายครั้งสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับชำระเงินเพราะกังวลว่าจะดูกดดันเกินไป แต่หากไม่มีการติดตามอย่างเหมาะสม ลูกค้าอาจไม่นึกถึงใบแจ้งหนี้ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลูกค้าต้องจัดการงานหลายอย่างพร้อมกัน

• วิธีแก้ปัญหา: ร่างกําหนดเวลาติดตามผล ทำเครื่องหมายในวันที่บนปฏิทินเพื่อส่งคำเตือนแบบสุภาพและคำขอที่แน่ชัดขึ้น หรือสร้างคำเตือนอัตโนมัติด้วย Stripe ค่อยๆ ยกระดับน้ำเสียงของคุณหากจําเป็น
  

การเผชิญหน้าอย่างรวดเร็วเกินไป

หากการแจ้งล่วงหน้าครั้งแรกของคุณดูเหมือนเป็นการขู่ คุณเสี่ยงต่อการทำลายความไว้วางใจที่คุณสร้างไว้กับลูกค้าของคุณ แม้คุณจะกําลังอารมณ์เสียกับความล่าช้า แต่ควรใช้การสื่อสารที่เป็นกลาง

• วิธีแก้ปัญหา: ในช่วงเริ่มต้น ให้โอกาสลูกค้าของคุณบ้าง สันนิษฐานว่าอาจจะมีความเข้าใจผิดหรือความผิดพลาดทางเทคนิค สงวนภาษาที่หนักแน่นไว้สำหรับสถานการณ์ที่ไม่ชำระเงินซ้ำๆ และแม้กระทั่งในสถานการณ์นั้น ก็ดำเนินการในลักษณะที่วัดได้และตรงไปตรงมา