La riscossione dei pagamenti può essere fonte di tensione in ogni transazione commerciale. Circa quattro piccole imprese su cinque si trovano ad affrontare sfide legate alla riscossione dei pagamenti. Richiedere il pagamento per beni o servizi dovrebbe essere facile, ma spesso non lo è. Il modo in cui scrivi, quando lo fai e come lo strutturi può influenzare i tempi di pagamento e l'opinione dei clienti sulla tua attività.

Un approccio curato e rispettoso non solo favorisce transazioni fluide, ma rafforza la tua immagine professionale e consolida la salute finanziaria del tuo business. In questa guida completa, ti forniremo tutte le informazioni necessarie su come richiedere i pagamenti in modo efficace, spiegando l'importanza di tali richieste, le migliori strategie da adottare e gli errori più comuni da evitare.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché la richiesta di pagamento è importante per la tua attività?
  
• Quali dettagli deve includere una richiesta di pagamento?
  
• Quando è necessario sollecitare il pagamento di una fattura non pagata?
  
• In che modo Stripe può semplificare la gestione dei pagamenti?
  
• Quali sono gli errori più comuni nelle richieste di pagamento e come evitarli?
  

Perché la richiesta di pagamento è importante per la tua attività?

Il modo in cui gestisci le richieste di pagamento e l'emissione delle fatture influisce notevolmente sui tuoi profitti. Un'impostazione poco chiara della richiesta di pagamento può portare a incertezze e ritardi. Essere troppo bruschi potrebbe danneggiare i rapporti con i clienti, mentre essere troppo vaghi potrebbe portare a dimenticanze o mancati pagamenti.

Al contrario, una comunicazione chiara e accurata offre numerosi vantaggi:

• Rafforza la chiarezza: Tutte le parti interessate devono sapere l'importo dovuto, la scadenza del pagamento e i servizi inclusi nella fattura.

• Determina il tono da adottare per i progetti futuri: L'implementazione di politiche eque e coerenti favorirà un clima di fiducia con i clienti, incoraggiandoli a rinnovare la loro collaborazione.

• Previeni i ritardi: Grazie a promemoria ben scritti e fatture chiare, i clienti possono effettuare il pagamento senza problemi.

Quali dettagli deve includere una richiesta di pagamento?

Fatture poco chiare o incomplete possono spingere il cliente a chiedere chiarimenti o a conservare la fattura per future verifiche. Ecco cosa includere nelle richieste di pagamento.

Elementi di base

• Numero della fattura o di riferimento: Includi un ID univoco che colleghi la fattura a un ordine, un progetto o un accordo specifico.

• Importo dovuto: Indica il totale esatto, comprensivo di eventuali tasse o commissioni. L'ambiguità porta a errori e pagamenti errati.

• Scadenza: Indica la data entro cui il pagamento deve essere effettuato. In caso di pagamento scaduto, specifica il numero di giorni o settimane di ritardo.

• Istruzioni per il pagamento: Fornisci un link per saldare la fattura, elenca i metodi di pagamento che accetti (ad esempio, carta di credito, bonifico bancario) e fornisci le istruzioni per il pagamento.

Informazioni aggiuntive per migliorare l'esperienza

• Elenco dettagliato: Annota le merci consegnate o i servizi resi, riportando anche i costi sostenuti. Questi dati mostrano ai clienti come è stato calcolato il totale della fattura, offrendo loro una maggiore trasparenza.

• Promemoria di eventuali costi aggiuntivi: Se si applicano addebiti per ritardato pagamento o altri termini, includili. Si consiglia di comunicare preventivamente ai clienti tali condizioni e di riportarle nella fattura.

• Tono amichevole: Un saluto amichevole, anche di poche parole, contribuisce a creare un'atmosfera positiva e di connessione.

• Linguaggio semplice: Evita termini complessi e vai dritto al punto. I clienti vogliono capire subito cosa offri e come possono beneficiarne.

Scegli il formato corretto

Pensa al modo in cui comunichi generalmente con i tuoi clienti. Alcuni potrebbero apprezzare un'e-mail con elenchi puntati, mentre altri potrebbero preferire un breve messaggio di testo o una telefonata. La concisione è fondamentale, soprattutto se i tuoi clienti ricevono fatture da diversi fornitori. Se il tuo marchio ha una voce informale, usala, ma sii sempre rispettoso e diretto.

Quando è necessario sollecitare il pagamento di una fattura non pagata?

Anche una fattura perfetta non garantisce il pagamento immediato. A volte le fatture si perdono nella casella di posta, con il rischio che i clienti se ne dimentichino. Implementa un piano strutturato, come quello riportato di seguito, per un follow-up amichevole ma deciso.

Prima della scadenza

Invia un cortese promemoria al cliente alcuni giorni prima della data di scadenza della fattura. In questo modo i clienti possono anche recuperare i documenti o il budget necessari, se hanno perso di vista la tua fattura.

Immediatamente dopo la data di scadenza

Invia un follow-up rapido e cortese uno o due giorni dopo la data di scadenza. Puoi fare riferimento alla fattura originale, indicare nuovamente l'importo dovuto e invitare il cliente a contattarti in caso di dubbi. Cerca di essere amichevole e di mantenere aperta la conversazione, per dimostrare che non stai dando per scontato il motivo per cui il cliente non ha pagato.

Una settimana dopo la data di scadenza

Se non hai ancora ricevuto un pagamento dopo il primo sollecito, invia un altro messaggio, in genere entro 7–10 giorni. Questo può essere più diretto del tuo follow-up iniziale. Ad esempio, potresti dire: "Apprezzeremmo una risposta in merito alla fattura #XXXX. Ci comunichi se ci sono problemi."

Quando adottare misure diverse

Se i promemoria rimangono senza risposta, potrebbe essere necessario approfondire la situazione. Ciò potrebbe comportare una telefonata o passaggi più formali, a seconda delle politiche della tua azienda. È importante rimanere educati, indipendentemente dall'azione che stai intraprendendo. Ad esempio, potresti dire: "La stiamo ricontattando perché ci risulta che la fattura #XXXX non è ancora stata pagata. Ci contatti se riscontra delle difficoltà. Vorremmo trovare una soluzione praticabile".

In che modo Stripe può semplificare la gestione dei pagamenti?

Stripe è una soluzione di pagamento completa e facile da usare. Molte attività si affidano a questa soluzione per gestire l'elaborazione dei pagamenti, gli abbonamenti ricorrenti, la fatturazione e altro ancora. Stripe può anche aiutarti con i tuoi flussi di lavoro per richiedere e monitorare i pagamenti. Diamo un'occhiata più da vicino.

Strumenti di fatturazione semplici

Il sistema di fatturazione di Stripe ti permette di creare fatture in pochi clic. Puoi aggiungere voci riga, il tuo branding, dati fiscali e informazioni sugli sconti. Una volta finalizzata la fattura, puoi inviarla direttamente all'indirizzo email del cliente. Riceverà un link a una pagina di pagamento dove potrà pagare in modo sicuro.

Promemoria personalizzabili

Con Stripe puoi creare promemoria automatici per evitare di dover contattare manualmente i clienti in relazione alle fatture scadute. Ad esempio, puoi configurare un'email di promemoria da inviare tre giorni prima della data di scadenza, un'altra il giorno stesso della scadenza e una di follow-up se la fattura non è ancora stata pagata dopo una settimana.

Più metodi di pagamento

Stripe offre diversi metodi di pagamento per soddisfare le esigenze dei clienti. Questo, di per sé, può ridurre i ritardi nei pagamenti, poiché i clienti possono scegliere il metodo a loro più comodo.

Se il cliente acconsente, puoi salvare i suoi dati di pagamento per addebiti futuri. Inoltre, se il cliente opta per la fatturazione automatica, i dati di pagamento memorizzati verranno utilizzati per addebitare le transazioni ripetute. Il cliente riceverà un promemoria prima dell'elaborazione di ogni pagamento. Questa funzionalità si rivela particolarmente vantaggiosa in caso di abbonamenti o addebiti ricorrenti.

Monitoraggio e analisi in tempo reale

Basta dare un'occhiata alla Dashboard di Stripe per sapere quali ricevute sono state pagate, quali sono in sospeso e quali sono scadute. La Dashboard ti permette di identificare modelli e capire se alcuni clienti hanno bisogno di assistenza continua. Inoltre, ti aiuta a monitorare l'andamento delle entrate e a capire quali prodotti si vendono meglio. Queste informazioni sono molto utili per le attività.

Quali sono gli errori più comuni nelle richieste di pagamento e come evitarli?

Di seguito sono elencate alcune insidie frequenti nelle richieste di pagamento, insieme a possibili soluzioni.

Richieste vaghe

Inviare un messaggio come “È ora di pagare la bolletta. Grazie!” non fornisce al cliente le informazioni necessarie. A quale fattura si riferisce? Qual è l’importo dovuto? Qual è la data di scadenza? La mancanza di chiarezza può ritardare il pagamento e costringere a ulteriori comunicazioni.

• Soluzione: Indica nuovamente il numero della fattura, il saldo e la data di scadenza (o il ritardo rispetto alla fattura). Se stai facendo riferimento a discussioni precedenti, includi un breve riepilogo per rinfrescare la memoria del cliente.
  

Uso di un linguaggio troppo formale o confuso

Alcune attività danno per scontato che una richiesta di pagamento debba essere letta come una nota legale. Ma se il destinatario non riesce a capire facilmente la fattura, la tua attività potrebbe perdere entrate.

• Soluzione: Usa un tono chiaro e calmo. Evita parole difficili e usa una struttura semplice. Se devi usare termini legali, mettili in una nota a fine testo per non distrarre il lettore.
  

Inviare una fattura imprevista

I clienti potrebbero essere sorpresi di ricevere un addebito o una fattura che non si aspettavano. Ciò può causare ritardi o contestazioni.

• Soluzione: Informa i clienti che le loro fatture saranno inviate a breve. Per le transazioni ricorrenti, invia un breve promemoria qualche giorno prima dell'addebito ai clienti. Questo avviso crea le giuste aspettative ed evita confusione.
  

Mancata fornitura di metodi di pagamento semplici

Se la procedura di pagamento è troppo complessa, i clienti potrebbero dimenticare di saldare la fattura.

• Soluzione: Utilizza un servizio che supporta più metodi di pagamento. Assicurati che i tuoi clienti possano saldare le fatture in pochi semplici passaggi.
  

Mancato follow-up

Alcuni imprenditori temono di sembrare invadenti se inviano troppi messaggi per le fatture non pagate. Tuttavia, un follow-up efficace è fondamentale, altrimenti la fattura potrebbe passare inosservata, soprattutto se il cliente è impegnato con diverse attività.

• Soluzione: Redigi un programma di follow-up. Pianifica solleciti gentili e richieste più dirette, oppure automatizza il processo con strumenti come Stripe. Se la situazione lo richiede, adotta un tono più deciso.
  

Passare troppo rapidamente allo scontro

Se il tuo primo avviso di ritardo sembra una minaccia, rischi di compromettere il rapporto di fiducia che hai costruito con il tuo cliente. Pertanto, anche in caso di disappunto per il ritardo, è consigliabile mantenere un linguaggio moderato.

• Soluzione: Nelle prime fasi, dai al tuo cliente il beneficio del dubbio. Supponiamo che ci possa essere un malinteso o un problema tecnico. Riserva un linguaggio più fermo per i ritardi di pagamento ripetuti e, anche in quel caso, mantieni un approccio misurato e basato sui fatti.