In elke zakelijke relatie kan het innen van betalingen tot spanningen leiden. Ongeveer vier op de vijf kleine ondernemingen hebben te maken met problemen in verband met het innen van betalingen van klanten. In theorie zou het eenvoudig moeten zijn om een betaalverzoek te sturen voor de goederen of diensten die je hebt geleverd, maar in de praktijk is dit niet altijd het geval. De formulering, timing en structuur van je boodschap kunnen bepalen of je klanten op tijd betalen en hoe ze over je onderneming denken.

Het creëren van een doordachte, respectvolle betalingsaanpak kan zakelijke relaties ondersteunen, de geloofwaardigheid van je merk versterken en je financiën gezond houden. Hieronder leggen we uit wat je moet weten wanneer je klanten een betaalverzoek stuurt, inclusief waarom deze verzoeken belangrijk zijn, hoe je ze kunt opstellen en veelgemaakte fouten die je moet vermijden.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom is het sturen van een betaalverzoek belangrijk voor je onderneming?
  
• Welke gegevens moet een betaalverzoek bevatten?
  
• Wanneer moet je onbetaalde facturen opvolgen?
  
• Hoe kan Stripe helpen bij het sturen van een betaalverzoek?
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten bij het sturen van een betaalverzoek en hoe kun je ze vermijden?
  

Waarom is het sturen van een betaalverzoek belangrijk voor je onderneming?

De manier waarop je omgaat met betaalverzoeken en facturatie heeft een grote impact op je winst. Een ongeorganiseerd verzoek zorgt voor onzekerheid, waardoor betalingen vertraging kunnen oplopen. Als je bericht te abrupt is, kun je betrouwbare klanten vervreemden, en als je te nonchalant of onduidelijk bent over het bedrag en de deadlines, kan de klant je factuur negeren of vergeten.

Duidelijke communicatie bij een betaling kan veel verschillende voordelen bieden, zoals:

• Zorg voor duidelijkheid: Alle partijen moeten weten hoeveel ze verschuldigd zijn, wanneer de betaling verschuldigd is en welke diensten op de factuur betrekking hebben.

• Zet de toon voor toekomstig werk: Een eerlijk, consistent beleid zorgt ervoor dat klanten zich weer op hun gemak voelen om met je samen te werken.

• Voorkom vertragingen: Beleefde herinneringen, duidelijke voorwaarden en goed ontworpen facturen maken het makkelijker voor klanten om de betaling meteen te doen.

Welke gegevens moet een betaalverzoek bevatten?

Onduidelijke of vage betaalverzoeken kunnen ertoe leiden dat de klant op zoek moet naar de juiste informatie of de factuur opzij legt voor later. Dit is wat je in je betaalverzoeken moet opnemen.

De basis

• Factuur- of referentienummer: Voeg een unieke ID toe die de factuur of rekening koppelt aan specifieke bestellingen, projecten of overeenkomsten.

• Verschuldigd bedrag: Vermeld het exacte totaal, inclusief eventuele belastingen of toeslagen. Onduidelijkheid leidt tot fouten en onjuiste betalingen.

• Vervaldatum: Geef aan wanneer de betaling verschuldigd is. Als een betaling al achterstallig is, geef dan aan met hoeveel dagen of weken de betaling te laat is.

• Betaalinstructies: Geef een link op om de factuur te voldoen, vermeld de betaalmethoden die je accepteert (bijv. creditcard, bankoverschrijving) en geef instructies voor de betaling.

Optionele maar handige toevoegingen

• Gespecificeerde lijst: Registreer de geleverde goederen of verleende diensten en hun respectievelijke kosten. Aan de hand van deze gegevens weten klanten zeker dat de factuur klopt en kunnen ze zien hoe je tot het totaalbedrag bent gekomen.

• Herinnering aan eventuele extra kosten: Als er kosten voor te late betaling of andere voorwaarden van toepassing zijn, neem deze dan op. Het is het beste om klanten vooraf op de hoogte te stellen van deze voorwaarden en ze te herhalen op je factuur.

• Vriendelijke toon: Met een korte, vriendelijke begroeting laat je zien dat je de relatie waardeert.

• Duidelijke taal: Vermijd ingewikkelde termen of beschrijvingen die tot onduidelijkheid over de geleverde diensten kunnen leiden. Klanten waarderen een duidelijke boodschap waar ze meteen op kunnen reageren.

Kies de juiste indeling

Bedenk hoe je doorgaans met je klanten communiceert. Sommigen stellen een e-mail met een korte opsomming op prijs, terwijl anderen misschien de voorkeur geven aan een sms-bericht, appje of een telefoontje. Houd het beknopt, vooral als je klanten facturen van meerdere leveranciers ontvangen. Als je merk klanten normaal gesproken informeer aanspreekt, kun je dat ook doen op je facturen. Zorg alleen dat je respectvol en direct blijft.

Wanneer moet je onbetaalde facturen opvolgen?

Zelfs een perfecte factuur is geen garantie voor onmiddellijke betaling. Facturen kunnen ondergesneeuwd raken in een inbox en soms vergeten klanten het gewoon. Implementeer een gestructureerd plan, zoals hieronder, voor een vriendelijke maar strenge follow-up.

Voor de uiterste betaaldatum

Stuur een paar dagen voor de vervaldatum een vriendelijke herinnering. Dit kan klanten ook helpen om de benodigde documenten of fondsen te verzamelen, als ze je factuur over het hoofd hebben gezien.

Onmiddellijk na de uiterste betaaldatum

Stuur een dag of twee na de vervaldatum een korte, vriendelijke follow-up. Je kunt verwijzen naar de oorspronkelijke factuur, het verschuldigde bedrag nogmaals vermelden en de klant uitnodigen om contact met je op te nemen als ze zich zorgen maken. Blijf vriendelijk en houd het gesprek open, om te laten zien dat je geen aannames doet over waarom de klant niet heeft betaald.

Een week na de uiterste betaaldatum

Als je na de eerste herinnering nog steeds geen betaling hebt ontvangen, stuur je een nieuw bericht, meestal binnen 7-10 dagen. Deze kan directer zijn dan je eerste follow-up. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: 'We zouden het erg op prijs stellen als u reageert op ons verzoek inzake factuur #XXXX. Laat het ons weten als er problemen zijn."

Wanneer moet je escaleren?

Als meerdere herinneringen onbeantwoord blijven, moet je de kwestie mogelijk escaleren. Dat kan een telefoontje of meer formele stappen inhouden, afhankelijk van het beleid van je bedrijf. Het is belangrijk om beleefd te blijven, welke actie je ook onderneemt. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "We nemen opnieuw contact met u op omdat uit onze administratie blijkt dat factuur #XXXX nog steeds niet is betaald. Laat het ons weten als u problemen ondervindt. We willen graag een praktische oplossing vinden."

Hoe kan Stripe helpen bij het sturen van een betaalverzoek?

Stripe is een gebruiksvriendelijke, alles-in-één betaaloplossing. Veel ondernemingen gebruiken het voor de verwerking van betalingen, terugkerende abonnementen, facturatie en meer. Stripe kan je ook helpen met je workflows voor het versturen van betaalverzoeken en het opvolgen ervan. Hier gaan we er wat dieper op in.

Eenvoudige facturatietools

Met het facturatiesysteem van Stripe maak je in een paar klikken verzorgde facturen. Je kunt regelitems, je branding, belastinggegevens en kortingsinformatie toevoegen. Zodra je de factuur hebt voltooid, kun je deze rechtstreeks naar het e-mailadres van je klant sturen. Ze ontvangen een link naar een betaalpagina waar ze veilig kunnen betalen.

Herinneringen op maat

Met Stripe kun je automatische herinneringen maken zodat je niet handmatig contact hoeft op te nemen met klanten over achterstallige facturen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat er herinneringsmails worden verstuurd drie dagen voor de vervaldatum, op de vervaldatum zelf en een follow-up als de factuur na een week nog steeds niet is betaald.

Ondersteuning voor meerdere betaalmethoden

Stripe ondersteunt diverse betaalmethoden, zodat je die flexibiliteit ook naar je klanten kunt uitbreiden. In veel gevallen kan dat alleen al het aantal achterstallige betalingen verminderen, omdat klanten de methode kunnen kiezen die voor hen het meest comfortabel is.

Als de klant hiermee instemt, kun je hun betaalgegevens ook opslaan voor toekomstige facturatie. En als ze zich aanmelden voor automatische facturatie, kun je hun opgeslagen betaalgegevens gebruiken om ze kosten in rekening te brengen voor herhaalde transacties nadat je ze een herinnering hebt gestuurd dat de betaling op het punt staat te worden verwerkt. Dit kan vooral handig zijn bij lopende abonnementen of retainers.

Realtime tracking en analyse

Op het Stripe-dashboard zie je in één oogopslag welke facturen zijn betaald, welke in behandeling zijn en welke achterstallig. Die zichtbaarheid betekent dat je patronen kunt herkennen en kunt zien of bepaalde klanten herhaalde follow-ups nodig hebben. Je kunt ook omzettrends bijhouden en zien welke regelitems het best verkopen. Dit detailniveau kan van onschatbare waarde zijn voor ondernemingen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het sturen van een betaalverzoek en hoe kun je ze vermijden?

Hieronder staan enkele valkuilen bij betaalverzoeken en oplossingen om deze op te lossen.

Vage verzoeken

Een verzoek sturen met een bericht als "Het is tijd om uw rekening te betalen. Bedankt!" klinkt misschien vriendelijk, maar het verduidelijkt niets voor de klant. Welke factuur bedoel je? Welk bedrag is er verschuldigd? Wanneer is het verschuldigd? Onduidelijkheid vertraagt de betaling en kan leiden tot het heen-en-weer sturen van e-mails.

• Oplossing: Vermeld het factuurnummer, het saldo en de vervaldatum (of hoeveel dagen de factuur achterstallig is). Als je verwijst naar eerdere discussies, voeg dan een korte samenvatting toe om het geheugen van de klant op te frissen.
  

Te formele of verwarrende taal gebruiken

Sommige ondernemingen gaan ervan uit dat een betaalverzoek moet worden gelezen als een juridische memo. Maar als de ontvanger je factuur niet goed begrijpt, kan je onderneming omzet mislopen.

• Oplossing: Gebruik een heldere, rustige toon. Vermijd ingewikkeld jargon en houd de structuur eenvoudig. Als je juridische termen moet opnemen, plaats ze dan in een korte verwijzing onderaan, zodat ze niet afleiden van de hoofdboodschap.
  

Een onverwachte factuur versturen

Klanten zullen misschien verrast zijn als ze een betaling of factuur ontvangen die ze niet hadden verwacht. Dit kan leiden tot vertragingen of chargebacks.

• Oplossing: Neem van tevoren contact op met klanten om ze te informeren dat ze een factuur krijgen. Stuur voor terugkerende transacties een paar dagen voordat je klanten factureert een korte herinnering. Deze heads-up schept de juiste verwachtingen en voorkomt verwarring.
  

Er niet in slagen om eenvoudige betaalmethoden aan te bieden

Als je afrekenproces te ingewikkeld is, kunnen klanten de factuur opzij leggen en vergeten.

• Oplossing: Gebruik een service die tal van betaalmethoden ondersteunt. Zorg ervoor dat je klanten hun facturen in een paar eenvoudige stappen kunnen betalen.
  

Geen follow-up

Sommige ondernemers aarzelen om meerdere berichten te sturen voor onbetaalde facturen omdat ze bang zijn dat ze opdringerig overkomen. Maar zonder de juiste follow-up is je factuur misschien geen prioriteit voor de klant, vooral als ze het al druk hebben.

• Oplossing: Stel een opvolgingsschema op. Markeer datums in je agenda waarop je een vriendelijke herinnering en een strenger verzoek stuurt, of automatiseer herinneringen met Stripe. Escaleer je toon geleidelijk, indien nodig.
  

Te snel de confrontatie aangaan

Als je eerste bericht bij een achterstallige factuur als een dreigement overkomt, loop je het risico dat je de goodwill die je bij je klant hebt opgebouwd, teniet doet. Zelfs als je boos bent over de vertraging, moet je je taalgebruik temperen.

• Oplossing: Geef je klant in de beginfase het voordeel van de twijfel. Ga ervanuit dat er een misverstand of technische storing is. Bewaar krachtiger taalgebruik voor herhaalde gevallen van wanbetaling en blijf zelfs dan afgemeten en feitelijk.