El cobro de un pago puede crear tensión en cualquier relación comercial. Aproximadamente cuatro de cada cinco pequeñas empresas enfrentan dificultades relacionadas con el cobro de los pagos de los clientes. En teoría, debería ser fácil solicitar el pago de los bienes o servicios que proporcionaste, pero en la práctica, no siempre es así. La redacción, el momento y la estructura de tu mensaje pueden determinar si tus clientes pagan a tiempo y qué opinan de tu empresa.

Crear un enfoque de pago razonado y respetuoso puede mantener los lazos comerciales, reforzar la credibilidad de tu marca y mantener tus finanzas sanas. A continuación, te explicaremos lo que debes saber sobre cómo solicitar pagos a tus clientes, incluido por qué son importantes estas solicitudes, cómo elaborarlas y errores comunes que debes evitar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué es importante para tu empresa solicitar el pago?
  
• ¿Qué datos debe incluir una solicitud de pago?
  
• ¿Cuándo se debe hacer un seguimiento de las facturas impagas?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe con las solicitudes de pago?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes en las solicitudes de pago y cómo puedes evitarlos?
  

¿Por qué es importante para tu empresa solicitar un pago?

La forma en que gestionas las solicitudes de pago y la facturación tiene un gran impacto en tus ganancias. Una solicitud desorganizada genera incertidumbre y puede retrasar los pagos. Si tu mensaje es demasiado abrupto, puede alejar a un cliente confiable, y si es demasiado informal o poco claro sobre los totales y los plazos, el cliente puede ignorar u olvidar tu factura.

Una comunicación clara sobre el pago puede ofrecer muchos beneficios diferentes, como los siguientes:

• Refuerza la claridad: todas las partes deben saber lo que se debe, cuándo vence el pago y qué servicios están cubiertos por la factura.

• Establece el tono para el trabajo futuro: las políticas justas y coherentes harán que los clientes se sientan más cómodos trabajando contigo de nuevo.

• Evita los retrasos: los recordatorios amables, las condiciones claras y las facturas bien diseñadas facilitan a los clientes abordar el pago de inmediato.

¿Qué datos debe incluir una solicitud de pago?

Las solicitudes de pago poco claras o imprecisas pueden hacer que el cliente busque detalles o deje la factura para más adelante. Esto es lo que debes incluir en tus solicitudes de pago.

Conceptos básicos

• Número de factura o de referencia: incluye un ID único que vincule la factura con un pedido, proyecto o acuerdo específico.

• Monto adeudado: indica el total exacto, incluidos los impuestos o tasas. La ambigüedad conduce a errores y pagos incorrectos.

• Fecha de vencimiento: indica cuándo vence el pago. Si un pago ya está vencido, especifica cuántos días o semanas lleva vencido.

• Instrucciones de pago: proporciona un enlace para liquidar la factura, enumera los modos de pago que aceptas (p. ej., tarjeta de crédito, transferencia bancaria) y proporciona las instrucciones para pagar.

Añadidos opcionales pero útiles

• Lista detallada: registra los bienes entregados o los servicios prestados y sus respectivos costes. Estos datos le dan tranquilidad al cliente de que la factura es correcta y les permiten ver cómo has llegado al total.

• Recordatorio de cualquier cargo adicional: si se aplican cargos por pagos atrasados u otros términos, inclúyelos. Lo mejor es informar a los clientes de estas condiciones con antelación y reiterarlas en tu factura.

• Tono amistoso: un saludo breve y amistoso reconoce que valoras la relación.

• Lenguaje sencillo: evita términos o descripciones complicadas que oscurezcan los servicios que has proporcionado. Los clientes aprecian un mensaje directo que sea fácil de aplicar de inmediato.

Elige el formato correcto

Ten en cuenta cómo te comunicas normalmente con tus clientes. Algunos pueden apreciar un correo electrónico con viñetas, mientras que otros pueden preferir un breve mensaje de texto o una llamada telefónica. Sé conciso, sobre todo si tus clientes reciben facturas de varios proveedores. Si tu marca tiene una voz informal, puedes apoyarte en ella sin dejar de ser respetuoso y directo.

¿Cuándo se debe hacer el seguimiento de las facturas pendientes de pago?

Incluso una factura perfecta no garantiza el pago inmediato. Las facturas pueden quedar enterradas en una bandeja de entrada y, a veces, los clientes simplemente se olvidan. Implemente un plan estructurado, como el que se muestra a continuación, para obtener seguimientos amigables pero firmes.

Antes de la fecha de vencimiento

Envía un recordatorio amable unos días antes de la fecha de vencimiento. Esto también puede ayudar a los clientes a reunir la documentación o el presupuesto necesarios, si han pasado por alto tu factura.

Inmediatamente después de la fecha de vencimiento

Envíe un seguimiento rápido y cortés uno o dos días después de la fecha de parto. Puedes hacer referencia a la factura original, reiterar el importe adeudado e invitar al cliente a que se ponga en contacto contigo si tiene alguna duda. Sé amable y mantén la conversación abierta para demostrar que no estás haciendo suposiciones sobre por qué el cliente no ha pagado.

Una semana después de la fecha de parto

Si sigues sin recibir el pago después del primer recordatorio, envía otro mensaje, generalmente en un plazo de 7 a 10 días. Este puede ser más directo que su seguimiento inicial. Por ejemplo, podrías decir: «Agradeceríamos tu respuesta con respecto al número XXXX de la factura. Avísanos si hay algún problema».

Cuándo elevar la instancia superior

Si varios recordatorios quedan sin respuesta, es posible que debas escalar el asunto. Eso podría implicar una llamada telefónica o pasos más formales, según las políticas de tu empresa. Es importante ser educado, independientemente de la acción que estés tomando. Por ejemplo, podrías decir: «Nos volvemos a poner en contacto contigo porque en nuestros registros aparece que el número XXXX de la factura sigue sin pagarse. Si tienes dificultades, ponte en contacto con nosotros. Nos gustaría encontrar una solución viable».

¿Cómo puede ayudar Stripe con las solicitudes de pago?

Stripe es una solución de pagos fácil de usar y todo en uno. Muchas empresas confían en ella para gestionar el procesamiento de pagos, las suscripciones recurrentes, la facturación y mucho más. Stripe también puede ayudarte con tus flujos de trabajo para solicitar y hacer el seguimiento de los pagos. Vamos a analizarlo.

Herramientas de facturación sencillas

El sistema de facturación de Stripe te permite crear facturas pulidas con unos pocos clics. Puedes añadir partidas, tu imagen de marca, datos fiscales e información sobre descuentos. Una vez que hayas finalizado la factura, puedes enviarla directamente a la dirección de correo electrónico de tu cliente. Recibirán un enlace a una página de finalización de compra en la que podrán pagar de forma segura.

Recordatorios personalizables

Con Stripe, puedes crear recordatorios automáticos para evitar tener que contactar manualmente con los clientes sobre facturas vencidas. Por ejemplo, puedes configurar un correo electrónico de recordatorio para que se envíe tres días antes de la fecha de vencimiento, otro el día de la fecha de vencimiento y un seguimiento si la factura sigue sin pagarse después de una semana.

Admite varios modos de pago

Stripe acepta diferentes métodos de pago, lo que te permite ofrecer flexibilidad a tus clientes. En muchos casos, solo esto puede reducir el retraso en los pagos, ya que los clientes pueden elegir el método que les resulte más cómodo.

Si el cliente da su consentimiento, también puedes guardar sus datos de pago para futuras facturas. Y si se registran en la facturación automática, puedes usar su información de pago guardada para cobrarles por transacciones repetidas después de enviarles un recordatorio de que el pago está a punto de procesarse. Esto puede ser especialmente útil con suscripciones o anticipos en curso.

Análisis y seguimiento en tiempo real

Basta con echar un vistazo al Dashboard de Stripe para ver qué facturas se han pagado, cuáles están pendientes y cuáles están vencidas. Esa visibilidad significa que puede detectar patrones y ver si ciertos clientes requieren seguimientos repetidos. También te ayuda a hacer un seguimiento de la tendencia de los ingresos y a ver cuáles son las líneas de pedido que se venden mejor. Este nivel de detalle puede ser muy valioso para las empresas.

¿Cuáles son los errores más comunes en las solicitudes de pago y cómo evitarlos?

A continuación, te explicamos algunos inconvenientes con las solicitudes de pago y soluciones para resolverlos.

Peticiones vagas

Enviar una solicitud con un mensaje como: «Es hora de pagar tu factura. ¡Gracias!» puede sonar amistoso, pero no aclara nada para el cliente. ¿A qué factura se refiere? ¿Cuánto se debe? ¿Cuándo vence el plazo? La ambigüedad retrasa el pago y puede dar lugar a correos electrónicos de ida y vuelta.

• Solución: menciona el número de factura, indica el saldo y vuelve a indicar la fecha de vencimiento (o cuántos días de retraso tiene la factura). Si haces referencia a conversaciones anteriores, incluye un resumen rápido para refrescar la memoria del cliente.
  

Uso de un lenguaje demasiado formal o confuso

Algunas empresas asumen que una solicitud de pago debe leerse como una nota legal. Pero si el destinatario no puede entender tu factura fácilmente, tu empresa podría perder ingresos.

• Solución: usa un tono claro y tranquilo. Elimina la jerga complicada y mantén la estructura simple. Si tienes que incluir términos legales, colócalos en una breve referencia cerca de la parte inferior para que no te distraigan de tu mensaje principal.
  

Envío de una factura inesperada

Los clientes pueden sorprenderse al recibir un cargo o una factura que no esperaban. Esto puede generar retrasos o disputas.

• Solución: contacta a los clientes con antelación para informarles de que sus facturas están en camino. En el caso de las transacciones recurrentes, envía un breve recordatorio unos días antes de facturar a los clientes. Este aviso establece las expectativas correctas y evita confusiones.
  

No ofrecer métodos de pago sencillos

Si tu proceso de pago es muy complicado, es posible que los clientes dejen de lado la factura y se olviden de ella.

• Solución: utiliza un servicio que admita numerosos modos de pago. Asegúrate de que tus clientes puedan liquidar sus facturas en pocos pasos.
  

Falta de seguimiento

Algunos dueños de empresas dudan en enviar varios mensajes de facturas impagas porque les preocupa parecer agresivos. Pero sin un seguimiento adecuado, es posible que tu factura no esté en la mente del cliente, especialmente si está haciendo malabarismos con numerosas tareas.

• Solución: redacta un cronograma de seguimiento. Marca en tu calendario las fechas en las que enviarás un recordatorio amable y una solicitud más firme, o automatiza los recordatorios con Stripe. Aumenta gradualmente el tono, si es necesario.
  

Ser confrontacional demasiado rápido

Si tu primer aviso vencido se lee como una amenaza, corres el riesgo de destruir el confianza comercial que has establecido con tu cliente. Incluso si estás molesto con el retraso, modera tu lenguaje.

• Solución: en las primeras etapas, dale a tu cliente el beneficio de la duda. Supongamos que puede haber un malentendido o una falla técnica. Reserva un lenguaje más enérgico para situaciones repetidas de falta de pago y, aun así, mantente mesurado y objetivo.