Das Einziehen von Zahlungen kann in jeder Geschäftsbeziehung zu Spannungen führen. Ungefähr vier von fünf Kleinunternehmen stehen vor Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Einzug von Kundenzahlungen. Normalerweise sollte es einfach sein, eine Zahlung für die von Ihnen bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen einzufordern, doch in der Praxis ist dies nicht immer der Fall. Die Formulierung, das Timing und die Struktur Ihrer Mitteilung können darüber entscheiden, ob Ihre Kundinnen und Kunden pünktlich zahlen – und wie sie über Ihr Unternehmen denken.

Ein durchdachter, respektvoller Zahlungsansatz kann Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten, die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke stärken und Ihre Finanzlage stabil halten. Im Folgenden erklären wir Ihnen, was Sie über Zahlungsaufforderungen an Ihre Kundinnen und Kunden wissen sollten, einschließlich der Gründe, warum diese Aufforderungen wichtig sind, wie man sie formuliert und welche häufigen Fehler es zu vermeiden gilt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum sind Zahlungsaufforderungen für Ihr Unternehmen wichtig?
  
• Welche Details muss eine Zahlungsaufforderung enthalten?
  
• Wann sollten Sie unbezahlte Rechnungen nachverfolgen?
  
• Wie kann Stripe bei Zahlungsaufforderungen behilflich sein?
  
• Was sind häufige Fehler bei Zahlungsaufforderungen und wie können Sie sie vermeiden?
  

Warum sind Zahlungsaufforderungen für Ihr Unternehmen wichtig?

Die Art und Weise, wie Sie Zahlungsaufforderungen bearbeiten und Rechnungen stellen, hat einen großen Einfluss auf Ihren Gewinn. Eine unorganisierte Aufforderung schafft Unsicherheit, was zu Zahlungsverzögerungen führen kann. Wenn Ihre Nachricht zu abrupt ist, könnten Sie verlässliche Kundinnen und Kunden verprellen. Wenn Sie sich zu salopp ausdrücken oder die Summen und Fristen nicht klar genug angeben, könnten Kundinnen und Kunden Ihre Rechnungen ignorieren oder vergessen.

Eine klare Kommunikation über Zahlungen kann viele verschiedene Vorteile bieten, wie z. B. die folgenden:

• Sorgen Sie für mehr Klarheit: Alle Beteiligten sollten wissen, was geschuldet wird, wann die Zahlung fällig ist und welche Leistungen in der Rechnung enthalten sind.

• Geben Sie den Ton für die zukünftige Arbeit an: Faire, konsistente Richtlinien sorgen dafür, dass sich Kundinnen und Kunden bei der Zusammenarbeit mit Ihnen wohler fühlen.

• Vermeiden Sie Verzögerungen: Höfliche Erinnerungen, klare Fristen und gut gestaltete Rechnungen erleichtern es den Kundinnen und Kunden, die Zahlung sofort zu veranlassen.

Welche Details muss eine Zahlungsaufforderung enthalten?

Unklare oder vage Zahlungsaufforderungen könnten dazu führen, dass der Kunde/die Kundin nach Details sucht oder die Rechnung für später beiseite legt. Folgendes sollten Sie in Ihren Zahlungsaufforderungen angeben.

Das Wesentliche

• Rechnungs- oder Referenznummer: Fügen Sie eine eindeutige ID ein, die die Rechnung mit einem bestimmten Auftrag, Projekt oder einer Vereinbarung verknüpft.

• Geschuldeter Betrag: Geben Sie den genauen Gesamtbetrag, einschließlich Steuern und Gebühren, an. Unklarheiten führen zu Fehlern und falschen Zahlungen.

• Fälligkeitsdatum: Geben Sie an, wann die Zahlung fällig ist. Wenn eine Zahlung bereits überfällig ist, geben Sie an, um wie viele Tage oder Wochen sie verspätet ist.

• Zahlungsanweisungen: Stellen Sie einen Link zur Begleichung der Rechnung zur Verfügung, listen Sie die von Ihnen akzeptierten Zahlungsmethoden auf (z. B. Kreditkarte, Überweisung) und geben Sie Anweisungen zur Zahlung an.

Optionale, aber hilfreiche Ergänzungen

• Liste mit Einzelposten: Erfassen Sie die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen und die entsprechenden Kosten. Durch diese Angaben können Kunden sicher sein, dass die Rechnung richtig ist, und sie können nachvollziehen, wie Sie Ihren Gesamtbetrag ermittelt haben.

• Erinnerung an etwaige Zusatzgebühren: Wenn Säumniszuschläge oder andere Bedingungen anfallen, fügen Sie diese hinzu. Am besten ist es, die Kundinnen und Kunden vorab über diese Bedingungen zu informieren und sie auf Ihrer Rechnung zu wiederholen.

• Freundlicher Umgangston: Eine kurze, freundliche Begrüßung bestätigt, dass Sie die Beziehung schätzen.

• Leichte Sprache: Vermeiden Sie komplizierte Begriffe oder Beschreibungen, die die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen verschleiern. Kundinnen und Kunden schätzen eine unkomplizierte Botschaft, auf die sofort reagiert werden kann.

Wahl des richtigen Formats

Überlegen Sie, wie Sie normalerweise mit Ihren Kundinnen und Kunden kommunizieren. Einige freuen sich vielleicht über eine E-Mail mit einer Aufzählung der wichtigsten Punkte, während andere einen kurzen Text oder einen Anruf bevorzugen. Fassen Sie sich kurz und bündig, insbesondere wenn Ihre Kundinnen und Kunden Rechnungen von mehreren Anbietern erhalten. Wenn Ihre Marke eine lockere Ausdrucksweise hat, können Sie sich daran orientieren, während Sie respektvoll und direkt bleiben.

Wann sollten Sie unbezahlte Rechnungen nachverfolgen?

Selbst eine perfekte Rechnung garantiert keine sofortige Zahlung. Rechnungen können in einem Posteingang untergehen und manchmal vergessen Kundinnen und Kunden sie einfach. Setzen Sie einen strukturierten Plan wie den folgenden für freundliche, aber bestimmte Nachfassaktionen um.

Vor dem Fälligkeitsdatum

Senden Sie einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine freundliche Erinnerung. Dies kann Kundinnen und Kunden auch dabei helfen, die erforderlichen Dokumente oder das Budget zusammenzustellen, falls sie Ihre Rechnung übersehen haben.

Unmittelbar nach dem Fälligkeitsdatum

Senden Sie ein bis zwei Tage nach dem Fälligkeitsdatum eine höfliche Erinnerung. Sie können auf die Originalrechnung verweisen, den fälligen Betrag erneut angeben und den Kunden/die Kundin bitten, sich bei Fragen an Sie zu wenden. Bleiben Sie freundlich und halten Sie das Gespräch offen, um zu zeigen, dass Sie keine voreiligen Schlüsse darüber ziehen, warum die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.

Eine Woche nach dem Fälligkeitstermin

Wenn Sie nach der ersten Erinnerung immer noch keine Zahlung erhalten haben, senden Sie in der Regel innerhalb von 7–10 Tagen eine weitere Nachricht. Diese kann direkter sein als Ihre erste Nachfassaktion. Schreiben Sie beispielsweise: „Wir würden uns über eine Antwort bezüglich der Rechnung Nr. XXXX freuen. Bitte teilen Sie uns mit, ob es Probleme gibt.“

Eskalationszeitpunkt

Wenn mehrere Erinnerungen unbeantwortet bleiben, müssen Sie die Angelegenheit möglicherweise eskalieren. Das kann je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens ein Telefonanruf oder formellere Schritte umfassen. Dabei ist es wichtig, höflich zu bleiben, egal, welche Maßnahme Sie ergreifen. Sie könnten beispielsweise schreiben: „Wir melden uns erneut bei Ihnen, da unsere Unterlagen zeigen, dass die Rechnung Nr. XXXX noch nicht bezahlt wurde. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen. Wir möchten eine praktikable Lösung finden.“

Wie kann Stripe bei Zahlungsaufforderungen behilflich sein?

Stripe ist eine nutzerfreundliche All-in-One-Zahlungslösung. Viele Unternehmen verlassen sich auf diese Lösung, um die Zahlungsabwicklung, wiederkehrende Abonnements, Rechnungsstellung und vieles mehr zu erledigen. Stripe kann auch bei Ihren Arbeitsabläufen für die Zahlungsaufforderung und -verfolgung helfen. Im Folgenden eine genauere Betrachtung.

Einfache Tools für die Rechnungsstellung

Mit dem Rechnungssystem von Stripe können Sie mit wenigen Klicks ansprechende Rechnungen erstellen. Sie können Einzelposten, Ihr Branding, Steuerdetails und Rabattinformationen hinzufügen. Sobald Sie die Rechnung fertiggestellt haben, können Sie sie direkt an die E-Mail-Adresse Ihres Kunden/Ihrer Kundin senden. Diese/r erhält einen Link zu einer Bezahlseite, auf der er/sie sicher bezahlen kann.

Individuell anpassbare Erinnerungen

Mit Stripe können Sie automatische Erinnerungen erstellen, um zu vermeiden, dass Kundinnen und Kunden manuell wegen überfälliger Rechnungen kontaktiert werden müssen. Sie können beispielsweise eine Erinnerungs-E-Mail so konfigurieren, dass sie drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum versendet wird, eine weitere am Tag des Fälligkeitsdatums und eine weitere, wenn die Rechnung nach einer Woche noch nicht bezahlt wurde.

Unterstützung mehrerer Zahlungsmethoden

Stripe unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, sodass Sie diese Flexibilität auch Ihren Kundinnen und Kunden bieten können. In vielen Fällen können verspätete Zahlungen allein dadurch reduziert werden, dass Kundinnen und Kunden die für sie bequemste Zahlungsmethode wählen können.

Wenn der Kunde/die Kundin zustimmt, können Sie auch seine/ihre Zahlungsinformationen für zukünftige Abrechnungen speichern. Und wenn sich Kundinnen und Kunden für die automatische Rechnungsstellung anmelden, können Sie ihre gespeicherten Zahlungsinformationen verwenden, um ihnen wiederholte Transaktionen in Rechnung zu stellen, nachdem Sie ihnen eine Erinnerung geschickt haben, dass die Zahlung bald bearbeitet wird. Dies kann besonders bei laufenden Abonnements oder Vorschüssen hilfreich sein.

Nachverfolgung und Analysen in Echtzeit

Ein Blick auf das Stripe-Dashboard genügt, um zu sehen, welche Rechnungen bezahlt wurden, welche noch ausstehen und welche überfällig sind. Diese Sichtbarkeit bedeutet, dass Sie Muster erkennen und sehen können, ob bestimmte Kundinnen und Kunden wiederholte Folgemaßnahmen benötigen. Es hilft Ihnen auch, Umsatztrends zu verfolgen und zu sehen, welche Artikel sich am besten verkaufen. Diese Details können für Unternehmen von unschätzbarem Wert sein.

Was sind häufige Fehler bei Zahlungsaufforderungen und wie können Sie sie vermeiden?

Nachfolgend werden einige Probleme im Zusammenhang mit Zahlungsaufforderungen und Lösungen dafür erörtert.

Vage Aufforderungen

Eine Zahlungsaufforderung mit einer Nachricht wie „Es ist Zeit, Ihre Rechnung zu bezahlen. Danke!“ zu senden, mag freundlich klingen, aber es klärt den Kunden/die Kundin in keiner Weise auf. Auf welche Rechnung beziehen Sie sich? Wie hoch ist die Forderung? Wann ist die Rechnung fällig? Unklarheiten verzögern die Zahlung und können zu einem Hin und Her per E-Mail führen.

• Lösung: Nennen Sie die Rechnungsnummer, führen Sie den Rechnungsbetrag auf und wiederholen Sie das Fälligkeitsdatum (oder wie viele Tage die Rechnung überfällig ist). Wenn Sie auf zuvor geführte Konversationen Bezug nehmen, sollten Sie eine kurze Zusammenfassung einfügen, um das Gedächtnis des Kunden/der Kundin aufzufrischen.
  

Verwenden einer zu formellen oder verwirrenden Sprache

Manche Unternehmen gehen davon aus, dass eine Zahlungsaufforderung wie ein juristisches Schreiben aussehen muss. Wenn die Rechnung für den/die Empfänger/in jedoch nicht leicht verständlich ist, könnte Ihr Unternehmen Umsatzeinbußen erleiden.

• Lösung: Achten Sie auf einen klaren, ruhigen Ton. Verzichten Sie auf komplizierte Fachbegriffe und halten Sie die Struktur einfach. Wenn Sie rechtliche Hinweise einfügen müssen, fügen Sie diese in einer kurzen Referenz am Ende hinzu, damit sie nicht von Ihrer eigentlichen Botschaft ablenken.
  

Senden einer unerwarteten Rechnung

Kundinnen und Kunden könnten überrascht sein, wenn sie eine Zahlung oder Rechnung erhalten, die sie nicht erwartet haben. Dies kann zu Verzögerungen oder Zahlungsanfechtungen führen.

• Lösung: Kontaktieren Sie Kundinnen und Kunden im Voraus, um ihnen mitzuteilen, dass ihre Rechnungen unterwegs sind. Bei wiederkehrenden Transaktionen senden Sie einige Tage vor der Rechnungsstellung eine kurze Erinnerung an die Kundinnen und Kunden. Diese Ankündigung schafft die richtigen Erwartungen und vermeidet Verwirrung.
  

Kein Angebot einfacher Zahlungsmethoden

Wenn Ihre Zahlungsabwicklung zu kompliziert ist, legen Kundinnen und Kunden die Rechnung vielleicht beiseite und vergessen sie.

• Lösung: Nutzen Sie einen Dienst, der zahlreiche Zahlungsmethoden unterstützt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kundinnen und Kunden ihre Rechnungen in wenigen einfachen Schritten begleichen können.
  

Fehlgeschlagene Nachverfolgung

Einige Geschäftsinhaber/innen zögern, mehrere Zahlungserinnerungen für unbezahlte Rechnungen zu senden, weil sie befürchten, aufdringlich zu wirken. Ohne eine angemessene Nachverfolgung ist es jedoch möglich, dass Ihre Rechnung dem Kunden/der Kundin nicht mehr im Gedächtnis ist, insbesondere wenn er/sie mit zahlreichen Aufgaben jongliert.

• Lösung: Erstellen Sie einen Zeitplan für Folgemaßnahmen. Tragen Sie die Daten in Ihren Kalender ein, an denen Sie eine freundliche Erinnerung und eine nachdrücklichere Bitte senden werden – oder automatisieren Sie Erinnerungen mit Stripe. Verschärfen Sie bei Bedarf allmählich Ihren Ton.
  

Zu schnelle Konfrontation

Wenn Ihre erste Zahlungserinnerung wie eine Drohung klingt, riskieren Sie, das Vertrauen zu verspielen, das Sie sich bei Ihrem Kunden/Ihrer Kundin aufgebaut haben. Auch wenn Sie über die Verzögerung verärgert sind, sollten Sie Ihre Sprache mäßigen.

• Lösung: Geben Sie Ihrem Kunden/Ihrer Kundin in der Anfangsphase den Vertrauensvorschuss. Gehen Sie davon aus, dass es sich um ein Missverständnis oder eine technische Störung handelt. Behalten Sie sich für wiederholte Nichtzahlungen einen schärferen Tonfall vor, aber bleiben Sie auch dann sachlich und faktenorientiert.