Die Abrechnungserstellung scheint eine einfache Aufgabe zu sein: Senden Sie Ihrer Kundschaft die Details, ziehen Sie die Zahlung ein und – fertig. Aber auch die Art und Weise, wie Sie Ihren Abrechnungsprozess handhaben, kann bei der Konversionsrate einen Unterschied machen. Unternehmen sollten ihre Abrechnungsprozesse so einfach wie möglich gestalten, um schnelle Zahlungszyklen und möglichst geringe Unstimmigkeiten im Zahlungsprozess zu gewährleisten. Im Folgenden erläutern wir die Grundlagen der Abrechnung: was ist enthalten, wie funktioniert die elektronische Abrechnung und wie geht man mit Anfechtungen um?

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet es, eine Rechnung zu versenden und wie unterscheidet sich das von der Rechnungsstellung?
  
• Welche Informationen sollten in einer Abrechnung enthalten sein?
  
• Wie können Sie eine Abrechnung elektronisch versenden?
  
• Was tun Sie, wenn der Empfänger/innen die Abrechnung anfechten?
  
• Kann Stripe beim Versenden von Abrechnungen behilflich sein?
  

Was bedeutet das Versenden einer Abrechnung und wie unterscheidet sich das von der Rechnungsstellung?

Oft werden die Begriffe „Abrechnung“ („Bill“) und „Rechnung“ („Invoice“) synonym verwendet. Aber in bestimmten Fällen gibt es einen Unterschied. Eine Abrechnung bezieht sich in der Regel auf eine einfache Aufstellung geschuldeter Zahlungen, während eine Rechnung formeller, häufiger detailliert ist und in der Regel Zahlungsbedingungen enthält, die es der Kundschaft ermöglichen, innerhalb einer bestimmten Zeit (z. B. 30 Tage) zu begleichen.

Unternehmen geben eine Abrechnung in der Regel am Point of Sale oder unmittelbar nachdem sie ein Produkt oder eine Dienstleistung angeboten haben, aus. Abrechnungen werden in Szenarien verwendet, in denen die vollständige Zahlung sofort erwartet wird (z. B. eine Arztabrechnung oder eine Mahlzeit in einem Restaurant). Sie versenden eine Rechnung, wenn Sie größere Projekte abwickeln, bei denen ein Kunde einen detaillierten Datensatz erwartet, wenn Sie einen Zeitplan für Zahlungen oder Teilzahlungen haben (z. B. „net 30“, „net 60“) oder wenn Buchhaltungsstandards oder Ihre eigenen internen Prozesse an Papier gebunden sind. Rechnungen sind häufiger bei B2B-Transaktionen, während Abrechnungen häufig für B2C-Zahlungen verwendet werden.

Es gibt eine Überschneidung. Einige Unternehmen bezeichnen jede Zahlungsaufforderung als „Rechnung“, um ein einheitliches Branding zu gewährleisten, auch wenn die Zahlung sofort fällig ist. Andere verwenden den Begriff „Abrechnung“ für das, was technisch gesehen Rechnungen sind. Das hängt von der Organisation und dem Kontext ab. Wichtig ist, dass Sie durch das Versenden einer Abrechnung eine Zahlung verlangen, die in naher Zukunft erfolgen soll und nur minimale Interaktionen zwischen dem Unternehmen und der Kundin/dem Kunden erforderlich ist.

Welche Angaben müssen in einer Abrechnung enthalten sein?

Um eine Abrechnung von Grund auf neu zu erstellen, sollten Sie einige Grundlagen beachten. Unabhängig davon, ob Sie für ein Produkt oder eine Dienstleistung berechnen, enthalten diese Abrechnungen in der Regel Folgendes:

• Name (oder Firmenname) und Kontaktinformationen (wie Telefon, E-Mail-Adresse und Postanschrift) der Verkäuferin/des Verkäufers

• Abrechnungsdatum

• Leistungsbeschreibungen (z. B. „Grafikdesign für März-Newsletter“)

• Stückpreise

• Geschuldeter Gesamtbetrag

• Zahlungsanweisungen

Wie können Sie eine Abrechnung elektronisch versenden?

Einige Unternehmen verwenden immer noch Papierabrechnungen, aber die elektronische Zustellung wird immer beliebter: Der globale Markt für elektronische Abrechnungen wird voraussichtlich von 13,74 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf 31,61 Milliarden US-Dollar im Jahr 2032 wachsen. Unternehmen können digitale Abrechnungen per E-Mail, SMS oder über eine sichere Zahlungsplattform zustellen. Die elektronische Zustellung ist für die Kundinnen/Kunden praktisch, da sie die Nachricht von überall aus öffnen und vor Ort bezahlen können, wenn die Abrechnung einen Link enthält. So funktioniert es:

Wählen Sie eine digitale Abrechnungsmethode

• E-Mail: Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, eine digitale Abrechnung zu versenden. Sie können Ihre Abrechnung in die Nachricht einbetten, eine PDF-Datei anhängen oder eine Abrechnungsvorlage verwenden.

• Plattformen für Zahlungsdienstleistungen: Wenn Sie einen Zahlungsdienst nutzen, können Sie auf der Plattform eine Abrechnung oder eine Zahlungsanforderung erstellen. In vielen Fällen bietet die Plattform Ihnen die Möglichkeit, einen Link zu senden, den die/der Empfänger/in öffnen kann, um Sie direkt online zu bezahlen.

• Mobile Apps: Einige Freiberufler/innen und kleine Unternehmen verwenden spezielle Apps auf ihren Smartphones oder Tablets, um Abrechnungen zu senden. Diese Apps lassen sich oft in Zahlungslösungen integrieren und wickeln den gesamten Zyklus ab, von der Abrechnungserstellung bis zur Zahlungsannahme.

Abrechnung digital erstellen

Die Abrechnung kann eine PDF-Datei, ein Link zu einer sicheren Webseite oder eine E-Mail sein, in der die gleichen Details aufgeführt sind, die Sie auch auf Papier hätten. Achten Sie darauf, dass Ihr Design auf Smartphones, Tablets und Computern lesbar ist. Wenn Sie eine PDF-Datei erstellen, lassen Sie an den Rändern etwas Leerraum, damit auf kleinen Bildschirmen nichts abgeschnitten wird.

Angaben bestätigen

Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse oder Kontaktnummer der Empfängerin/des Empfängers, die Schreibweise des Namens und die Gesamtsumme.

Lieferung

Hängen Sie die Datei an oder fügen Sie den Link direkt in den Text Ihrer E-Mail- oder Messaging-Plattform ein. Geben Sie Ihrer/Ihrem Empfänger/in eine klare Betreffzeile mit sowie eine höfliche Notiz, die den Zweck zusammenfasst (z. B. „Ihre monatliche Abrechnung für Designdienstleistungen – Zahlung in 14 Tagen fällig“).

Aufzeichnungen führen

Bewahren Sie von jeder gesendeten Abrechnung eine Kopie auf. Dies kann bedeuten, dass eine PDF-Datei in einem Cloud-Ordner gespeichert oder die Transaktion in einem Zahlungssystem protokolliert wird. Sollten Sie einmal nachweisen müssen, dass Sie die Abrechnung verschickt haben, können Sie das Dokument zusammen mit einem Zeitstempel für die Zustellung in Ihren Unterlagen aufbewahren.

Was tun, wenn die/der Empfänger/in die Abrechnung anficht?

Selbst bei einem äußerst transparenten Verfahren kann es zu Anfechtungen kommen. Vielleicht ist die/der Käufer/in verwirrt über einen Einzelposten oder hatte den Eindruck, dass die Dienstleistung weniger kostet. Anfechtungen bedeuten nicht immer, dass eine Kundin/ein Kunde versucht, eine Zahlung zu vermeiden – manchmal liegt es an Missverständnissen oder einem übersehenen Detail. Hier erfahren Sie, wie Sie ruhig und fair reagieren.

Hören Sie sich das Problem an

Bitten Sie die/den Empfänger/in, klarzustellen, was seiner Meinung nach an der Abrechnung falsch ist. Glaubt sie/er beispielsweise, dass der falsche Betrag oder das falsche Produkt abgerechnet wurde?

Daten überprüfen

Vergleichen Sie die angefochtenen Posten mit Ihren Unterlagen. Sammeln Sie alle E-Mails, Vorschläge oder andere Materialien, aus denen hervorgeht, wie ein Preis berechnet wurde. Teilen Sie dann die relevanten Teile mit der Kundin/dem Kunden auf eine Weise, die für ihn leicht verständlich ist.

Erklären Sie ruhig und beheben Sie eventuelle Fehler

Wenn Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, korrigieren Sie ihn unverzüglich. Wenn Sie glauben, dass Ihre Abbuchung korrekt ist, erläutern Sie Ihre Argumentation. Halten Sie Ihre Erklärung so transparent wie möglich.

Bei Bedarf verhandeln

Es kann Situationen geben, in denen eine teilweise Rückerstattung oder ein angepasster Preis erforderlich ist. Wenn dies der Fall ist, legen Sie die neue Vereinbarung schriftlich fest und senden Sie eine überarbeitete Abrechnung mit dem aktualisierten Betrag.

Nachfassen

Fragen Sie, ob der revidierte Betrag sinnvoll ist und ob die/der Empfänger/in noch etwas von Ihnen braucht. Eine klare Kommunikation kann die Beziehung langfristig stärken.

Kann Stripe beim Versenden von Abrechnungen behilflich sein?

Stripe kann Ihren Abrechnungsprozess vereinfachen, indem es Aufgaben automatisiert, die Sie derzeit manuell erledigen. Es lässt sich in viele Buchhaltungs- und E-Commerce-Plattformen integrieren, wodurch die wiederholte Dateneingabe reduziert werden kann. Dies kann Ihrem Unternehmen auf folgende Weise helfen:

• Zahlungsaufforderungen und Rechnungen: Das Stripe-Dashboard bietet Optionen zum Generieren neuer Abrechnungen oder Zahlungslinks und deren Übermittlung an die/den Zahlungspflichtige/n.

• Zahlungserinnerungen: Stripe kann automatische Zahlungserinnerungen senden, wenn eine Abrechnung nicht bezahlt wird.

• Nachverfolgung von Zahlungen: Stripe verfolgt automatisch den Zahlungsstatus jeder Abrechnung.

• Zahlungsmethoden: Stripe akzeptiert eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, von Kredit- und Debitkarten über Digital Wallets bis hin zu lokalen Zahlungsmethoden – je nachdem, wo Sie tätig sind. Das bedeutet, dass Ihre Empfänger/innen eine Option auswählen können, die ihren Bedürfnissen entspricht.

• Wiederkehrende Abrechnung: Stripe unterstützt wiederholte Zahlungen für Unternehmen auf Abonnementbasis. Sie können angeben, wie oft Zahlungen erfolgen sollen, und Stripe kümmert sich um den Rest, einschließlich Erinnerungen und Aktualisierungen, wenn eine Karte abläuft.

• Einblick und Daten: Das Stripe-Dashboard bietet Grafiken, Diagramme und exportierbare Daten. So können Sie sehen, wann Zahlungen eingehen, Muster bei (un)pünktlichen Zahlungen erkennen und Updates zu Ihren Finanzen an einem Ort erhalten.