Att skicka räkningar kan verka som en enkel uppgift: skicka uppgifterna till din kund, erhålla betalning och du är klar. Men som företag kan det sätt på vilket du hanterar räkningar göra skillnad för konverteringsgraden. Företag bör göra processen för att hantera räkningar så enkel som möjligt för att säkerställa snabba betalningscykler och begränsad friktion i betalningsprocessen. Nedan förklarar vi grunderna för att skicka räkningar: vad som ska inkluderas, hur man arbetar med elektroniska räkningar och hur man hanterar tvister.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär det att skicka en räkning och hur skiljer det sig från att fakturera?
  
• Vilka uppgifter ska finnas på en räkning?
  
• Hur kan du skicka en räkning elektroniskt?
  
• Vad ska du göra om mottagaren bestrider räkningen?
  
• Kan Stripe hjälpa till att skicka räkningar?
  

Vad innebär det att skicka en räkning och hur skiljer det sig från att fakturera?

Ofta används termerna "räkning" och "faktura" synonymt. Men i vissa fall finns det en skillnad. En räkning avser vanligtvis en enkel redogörelse över utestående betalningar, medan en faktura är mer formell, ofta detaljerad och tenderar att innehålla betalningsvillkor som gör det möjligt för kunden att betala inom en viss tid (till exempel 30 dagar).

Företag skickar vanligtvis en räkning vid försäljningstillfället eller omedelbart efter att de har levererrat en produkt eller tjänst. Räkningar används i scenarier där full betalning förväntas ske snabbt (till exempel en läkarmottagningsräkning eller en måltid på en restaurang). Du skickar en faktura när du hanterar större projekt där en kund förväntar sig en specificerad post, när du har ett schema för betalningar eller delbetalningar (t.ex. 30 eller 60 dagar netto), eller om redovisningsstandarder eller dina egna interna processer kräver att du har ett mer formellt fysiskt bevis. Fakturor är vanligare i B2B-transaktioner, medan räknignar ofta används för B2C-betalningar.

Det finns en överlappning. Vissa företag kallar varje betalningsförfrågan för en "faktura" för att upprätthålla en konsekvent profilering, även om betalning ska ske omedelbart. Andra använder termen "räkning" för vad som tekniskt sett är fakturor. Det beror på organisationen och sammanhanget. Det som är viktigt är att skicka en räkning innebär att du ber om betalning som bör ske inom en snar framtid, med minimalt behov av kommunikation fram och tillbaka mellan företaget och kunden.

Vilka uppgifter ska finnas på en räkning?

Om du vill skapa en räkning från grunden bör du tänka på några grundläggande saker. Oavsett om du tar betalt för en produkt eller en tjänst innehåller en räkning vanligtvis:

• Säljarens namn (eller företagsnamn) och kontaktinformation (t.ex. telefon, e-postadress och postadress)

• Datum för räkningen

• Tjänstebeskrivningar (t.ex. "Grafisk design för nyhetsbrevet i mars")

• Priser per enhet

• Totalt skuldbelopp

• Betalningsinstruktioner

Hur kan du skicka en räkning elektroniskt?

Vissa företag använder fortfarande pappersräkningar, men elektronisk leverans blir allt populärare: den globala marknaden för elektroniska räkningar förväntas växa från 13,74 miljarder USD 2023 till 31,61 miljarder USD år 2032. Företag kan leverera en digital räkning via e-post, sms eller en säker betalningsplattform. Elektronisk leverans är bekvämt för kunderna eftersom de kan öppna meddelandet var de än befinner sig och betala på plats, om räkningen innehåller en länk. Så här funkar det.

Välj en digital metod för att skicka räkningar

• E-post: Detta är ett av de enklaste sätten att skicka en digital räkning. Du kan bädda in räkningen i meddelandet, bifoga en PDF-fil eller använda en mall för att skicka räkningar.

• Plattformar för betaltjänster: Om du använder en betaltjänst kan du generera en räkning eller en betalningsbegäran på plattformen. I många fall låter plattformen dig skicka en länk som mottagaren kan öppna för att betala dig direkt online.

• Mobilappar: Vissa frilansare och småföretag använder dedikerade appar på sina telefoner eller surfplattor för att skicka räkningar. Dessa appar integreras ofta med betalningslösningar och hanterar hela cykeln, från skapande av räkningar till godkännande av betalning.

Förbered räkningen i digitalt format

Räkningen kan vara en PDF-fil, en länk till en säker webbsida eller ett e-postmeddelande som anger samma information som du skulle ha på en pappersräkning. Se till att din design är läsbar på telefoner, surfplattor och datorer. Om du skapar en PDF-fil, lämna lite vitt utrymme runt kanterna så att inget skärs av på små skärmar.

Bekräfta uppgifterna

Dubbelkolla mottagarens e-postadress eller kontaktnummer, stavningen av deras namn och din totalsumma.

Leverera det

Bifoga filen eller klistra in länken direkt i brödtexten i din e-post- eller meddelandeplattform. Ge mottagaren en tydlig ämnesrad och en artig kommentar som sammanfattar syftet (t.ex. "din månatliga räkning för designtjänster – betalning förfaller om 14 dagar").

För ett register

Spara en kopia av varje räkning du skickar. Det kan innebära att du sparar en PDF i en molnmapp eller loggar transaktionen i ett betalningssystem. Om du någonsin behöver bevisa att du skickade räkningen har du dokumentet registrerat, tillsammans med tidsstämplar som visar när den levererades.

Vad ska du göra om mottagaren bestrider räkningen?

Även med den mest transparenta processen kan tvister uppstå. Kanske är köparen förvirrad över en post eller hade intrycket att tjänsten kostade mindre. Tvister innebär inte alltid att en kund försöker undvika att betala, ibland handlar det om missförstånd eller en förbisedd detalj. Så här svarar du lugnt och rättvist.

Lyssna på problemet

Be mottagaren att förtydliga vad hen anser är fel med räkningen. Tror de till exempel att de debiterades fel belopp eller debiterades för fel produkt?

Granska uppgifterna

Dubbelkontrollera de bestridda objekten mot dina register. Samla in e-postmeddelanden, offerter eller annat material som visar hur ett pris beräknades. Dela sedan de relevanta delarna med kunden på ett sätt som är lätt för dem att förstå.

Förklara lugnt och åtgärda eventuella misstag

Om du har gjort ett misstag ska du rätta till det utan dröjsmål. Om du anser att din debitering är korrekt, förtydliga ditt resonemang. Håll din förklaring så transparent som möjligt.

Förhandla om det behövs

Det kan finnas situationer som kräver en partiell återbetalning eller ett justerat pris. Om de inträffar, skriv det nya avtalet och skicka en reviderad räkning med det uppdaterade beloppet.

Följ upp

Fråga om det ändrade beloppet är rimligt och om mottagaren behöver något annat från dig. Att kommunicera tydligt kan stärka relationen på lång sikt.

Kan Stripe hjälpa till att skicka räkningar?

Stripe kan förenkla din process för att skickar räkningar genom att automatisera uppgifter som du för närvarande utför manuellt. Stripe integreras med många redovisnings- och e-handelsplattformar, vilket kan minska repetitiv datainmatning. Detta kan hjälpa ditt företag på följande sätt:

• Betalningsbegäranden och fakturor: I Stripe Dashboard finns alternativ för att generera nya räkningar eller betalningslänkar och skicka dem till betalaren.

• Betalningspåminnelser: Stripe kan skicka automatiska betalningspåminnelser om en faktura eller räkning inte betalas.

• Spårning av betalningar: Stripe spårar automatiskt betalningsstatus för varje räkning.

• Betalningsmetoder: Stripe accepterar en rad olika betalningsmetoder, från kredit- och bankkort till e-plånböcker och till och med lokala betalningsmetoder, beroende på var du bedriver din verksamhet. Det betyder att dina mottagare kan välja ett alternativ som passar deras behov.

• Återkommande fakturering: Stripe stöder återkommande debiteringar för abonnemangsbaserade företag. Du kan ange hur ofta debiteringar ska återkomma så hanterar Stripe resten, inklusive påminnelser och uppdateringar om ett kort löper ut.

• Insikt och data: Stripe Dashboard tillhandahåller grafer, diagram och exporterbara data så att du kan se när betalningar kommer fram, upptäcka mönster i vem som betalar i tid och få uppdateringar om din ekonomi på en och samma plats.