De prime abord, la facturation peut sembler simple : vous envoyez les détails à votre client, vous encaissez son paiement, et le tour est joué. Cependant, en tant qu'entreprise, la façon dont vous gérez votre processus de facturation peut faire la différence en matière de conversion. Les entreprises doivent simplifier autant que faire se peut leurs processus de facturation afin de garantir des cycles de paiement rapides et fluidifier le processus de paiement. Dans cet article, nous allons vous présenter les principes de base de la facturation : les informations à inclure sur vos factures, comment utiliser la facturation électronique et comment gérer les litiges.

Que contient cet article?

• Que signifie envoyer une facture et en quoi se distingue-t-elle de la facture?
  
• Quelles informations doivent figurer sur une facture?
  
• Comment envoyer une facture par voie électronique?
  
• Que faire si le destinataire conteste votre facture?
  
• Stripe peut-elle vous aider à envoyer des factures?
  

Que signifie envoyer une facture et en quoi se distingue-t-elle de la facture?

Souvent, les termes « facture » et « note » sont utilisés de manière interchangeable. Or, dans certains cas, il existe une différence. La note fait généralement référence à un simple relevé des montants dus, tandis que la facture est plus formelle, souvent détaillée et contient les conditions de paiement qui permettent au client de savoir à quel moment effectuer le règlement (par exemple, sous 30 jours).

Les entreprises envoient généralement une note au point de vente ou immédiatement après avoir fourni un produit ou un service. Les notes sont utilisées dans les cas où le paiement intégral est attendu rapidement (note établie par un cabinet médical ou par un restaurant par exemple). Cependant, vous envoyez une facture lorsque vous traitez des projets plus importants pour lesquels un client s'attend à recevoir une ventilation détaillée du service, lorsque vous avez établi un calendrier de paiements ou des paiements partiels (par exemple, net 30 ou net 60), ou si les normes comptables ou vos processus internes vous obligent à conserver une trace écrite plus formelle. Les factures sont surtout utilisées dans le cadre des transactions interentreprises, tandis que les notes sont le plus souvent utilisées pour les paiements effectués par les particuliers.

Les deux termes sont utilisés indistinctement. Certaines entreprises utilisent toujours le terme « facture » pour désigner une demande de paiement afin de conserver une identité de marque cohérente, même si le paiement est dû immédiatement. D'autres préfèrent employer le terme « note » pour ce qui désigne techniquement des factures. Cela dépend de l'organisation et du contexte. Ce qui est important, c'est que l'envoi d'une facture signifie que vous demandez un paiement qui devrait avoir lieu dans un futur proche, avec un minimum d'échanges entre l'entreprise et le client.

Quelles informations doivent figurer sur une facture?

Pour créer une facture, gardez à l'esprit quelques notions de base. Qu'il s'agisse d'un produit ou d'un service, une facture comprend généralement :

• Le nom du marchand (ou de son entreprise) et ses coordonnées (téléphone, adresse courriel et adresse postale)

• La date de facturation

• La description des services (par exemple, « Conception graphique du bulletin d'information de mars »)

• Les prix unitaires

• Le montant total dû

• Les instructions de paiement

Comment envoyer une facture par voie électronique?

Certaines entreprises utilisent encore des factures papier, mais l'envoi électronique gagne en popularité : le marché mondial des factures électroniques devrait passer de 13,74 milliards de dollars en 2023 à 31,61 milliards de dollars d'ici 2032. Les entreprises peuvent envoyer une facture numérique par courriel, message texte ou via une plateforme de paiement sécurisée. L'envoi électronique est pratique pour les clients, car ils peuvent ouvrir le message et payer leur facture où qu'ils soient, si celle-ci inclut un lien. Voici comment cela fonctionne.

Choisir une méthode pour l'envoi des factures numériques

• Courriel : c'est l'un des moyens les plus simples d'envoyer une facture numérique. Vous pouvez intégrer votre facture au message, joindre un PDF ou utiliser un modèle de facture.

• Plateformes de services de paiement : si vous utilisez un service de paiement, vous pouvez générer une facture ou une demande de paiement au sein de la plateforme. Dans de nombreux cas, la plateforme vous permet d'envoyer un lien sur lequel le destinataire peut cliquer pour vous payer directement en ligne.

• Applications mobiles : certains travailleurs indépendants et certaines petites entreprises utilisent des applications spécialisées sur leur téléphone ou leur tablette pour envoyer des factures. Ces applications s'intègrent souvent aux solutions de paiement et gèrent l'ensemble du cycle, de la création de la facture à l'acceptation du paiement.

Préparer la facture au format électronique

Il peut s'agir d'un fichier PDF, d'un lien vers une page Web sécurisée ou d'un courriel qui énonce les mêmes informations que celles figurant habituellement sur une facture papier. Assurez-vous que votre modèle est lisible sur les téléphones, les tablettes et les ordinateurs. Si vous créez un fichier PDF, laissez un espace blanc sur les bords afin que rien ne soit coupé sur les petits écrans.

Confirmer les informations

Vérifiez l'adresse courriel ou le numéro de téléphone du destinataire, l'orthographe de son nom et le montant total.

Envoyer la facture

Joignez le fichier ou collez le lien directement dans le corps de votre message ou de votre plateforme de messagerie. Indiquez un objet clair et une note polie qui résume l'objectif (par exemple, « Votre facture mensuelle pour les services de conception : paiement dû dans 14 jours »).

Garder une trace du document

Conservez une copie de chaque facture envoyée. Vous pouvez enregistrer la facture au format PDF dans un dossier dans le nuage ou enregistrer la transaction dans un système de paiement. Si jamais vous devez prouver que vous avez bien envoyé la facture, il vous sera plus facile de la retrouver dans vos dossiers, ainsi que les horodatages indiquant la date d'envoi.

Que faire si le destinataire conteste votre facture?

Même avec le processus le plus transparent possible, des litiges peuvent survenir. Le client peut avoir des doutes au sujet d'un poste, ou l'impression que le service coûtait moins cher. Les litiges ne signifient pas toujours que le client essaie d'éviter de payer : il peut s'agir d'une mauvaise communication ou d'un détail que vous auriez oublié. Voici comment répondre calmement et honnêtement aux litiges.

Être à l'écoute

Demandez au destinataire de préciser ce qui, selon lui, ne va pas avec la facture. Par exemple, s'agit-il d'une erreur de facturation au niveau du prix ou du produit?

Vérifier les données

Recoupez les éléments litigieux avec vos dossiers. Rassemblez tous les courriels, propositions commerciales ou autres documents qui montrent la manière dont le prix a été calculé. Partagez ensuite les informations pertinentes avec votre client de manière simple et compréhensible.

Expliquer calmement et corriger les erreurs

Si vous avez fait une erreur, corrigez-la sans tarder. Si vous pensez que le montant facturé est correct, clarifiez votre raisonnement. Faites en sorte que votre explication soit aussi transparente que possible.

Négocier si nécessaire

Certaines situations nécessitent un remboursement partiel ou un réajustement de tarif. Si c'est le cas, mettez le nouvel accord par écrit et envoyez une facture corrigée avec le montant mis à jour.

Faire un suivi

Demandez au client si le montant corrigé lui semble correct et s'il a besoin d'autres éléments. Une communication claire peut renforcer la relation à long terme.

Stripe peut-elle vous aider à envoyer des factures?

Stripe peut simplifier votre processus de facturation grâce à l'automatisation des tâches que vous effectuez manuellement. Cette fonctionnalité s'intègre à de nombreuses plateformes de comptabilité et de commerce en ligne et permet de réduire la saisie répétitive de données. Elle peut aider votre entreprise de différentes façons :

• Demandes de paiement et factures : le Dashboard Stripe propose des options permettant de générer de nouvelles factures ou de nouveaux liens de paiement, et de les envoyer au client.

• Rappels de paiement : Stripe peut envoyer des rappels de paiement automatiques pour les factures impayées.

• Suivi des paiements : Stripe suit automatiquement l'état de paiement de chaque facture.

• Moyens de paiement : Stripe accepte une grande variété de moyens de paiement, des cartes de crédit et de débit aux portefeuilles numériques en passant par les moyens de paiement locaux, selon l'endroit où vous opérez. Cela signifie que vos destinataires peuvent choisir l'option qui correspond à leurs besoins.

• Facturation récurrente : Stripe prend en charge les paiements récurrents pour les entreprises proposant des abonnements. Indiquez la fréquence des paiements et Stripe se chargera du reste, y compris des rappels et des mises à jour en cas d'expiration d'une carte.

• Informations et données : le Dashboard Stripe fournit des graphiques, des tableaux et des données exportables qui vous permettent de savoir à quel moment vous recevez les paiements, de repérer les tendances en matière de paiements et de recevoir des mises à jour sur vos finances de manière centralisée.