账单可能看起来是一个简单的任务：发送客户详细信息，收取他们的付款，任务就完成了。但作为一项业务，您处理账单流程的方式可能决定了转化率。企业应尽可能简化账单流程，确保快速的付款周期，并减少支付过程中出现的摩擦。接下来，我们将解释账单的基本知识：该包括哪些内容，如何处理电子账单，如何处理争议。

目录

• 什么是发送账单，它与开具账单有何不同？
  
• 账单应包含哪些信息？
  
• 如何电子化发送账单？
  
• 如果收款人对账单提出争议该怎么办？
  
• Stripe 能帮助发送账单吗？
  

什么是发送账单 (Send a bill)，它与开具账单 (Invoicing) 有何不同？

“账单 (Bill)”和“账单 (Invoice)”这两个术语通常可以互换使用。但在某些情况下，它们是有区别的。账单 (Bill) 通常指的是一份简单明了的费用说明，而账单 (Invoice) 则更正式，通常包含详细信息，并且包括支付条款，允许客户在规定时间内（例如 30 天）结清款项。

企业通常在销售点或提供产品或服务后立即发送账单 (Bill)。账单 (Bill) 适用于那些期望客户及时支付全部款项的场景（例如医生办公室账单或餐厅账单）。而账单通常用于处理更大项目的场合，这时客户期望看到逐项记录，或者有付款计划或分期付款安排（例如 Net 30、Net 60），或者如果会计标准或内部流程要求您保留更正式的书面记录。账单 (Invoice) 在 B2B（企业对企业）交易中更常见，而账单 (Bill) 通常用于 B2C（企业对消费者）支付。

两者之间有重叠的地方。一些企业为了保持一致的品牌形象，将每一笔付款请求称为“账单 (Invoice)”，即使付款是即时到期的。其他企业则使用“账单 (Bill)”这一术语来表示本应为账单 (Invoice) 的支付请求。这取决于组织和具体情境。重要的是，发送账单 (Bill) 意味着您在请求客户在不久的将来进行付款，并且需要的来回沟通尽可能少。

账单 (Bill) 应包含哪些信息？

从头开始制作账单时，记住几个基本要素。无论您是为产品还是服务收费，账单通常包括：

• 卖方的名称（或公司名称）和联系信息（如电话、电子邮件和邮寄地址）

• 账单日期

• 服务描述（例如：“三月通讯的图形设计”）

• 单价

• 应付总金额

• 付款说明

如何电子化发送账单？

一些企业仍然使用纸质账单，但电子账单的发送方式正逐渐流行：全球电子账单市场预计将从 2023 年的 137.4 亿美元增长至 2032 年的 316.1 亿美元。企业可以通过电子邮件、短信或安全支付平台发送数字账单。电子化发送便于客户，因为他们可以在任何地方打开信息，如果账单中包含支付链接，还能立即完成支付。发送电子账单的步骤

选择数字账单的方式

• 电子邮件： 这是发送数字账单最简单的方法之一。您可以将账单嵌入到消息中，附加 PDF 文件，或使用账单模板。

• 支付服务平台： 如果您使用支付服务，您可以在平台内生成账单或支付请求。在许多情况下，平台会让您发送一个链接，收件人可以点击链接直接在线支付。

• 移动应用： 一些自由职业者和小企业使用专门的手机或平板应用来发送账单。这些应用通常与支付解决方案集成，处理整个流程，从账单创建到付款接收。

准备数字格式的账单

账单可以是 PDF 文件，指向安全网页的链接，或一封包含与纸质账单相同信息的电子邮件。确保您的设计在手机、平板和计算机上都能清晰可读。如果您创建的是 PDF 文件，确保四周留出空白区域，以免在小屏幕上被截断。

确认细节

再次核对收件人的电子邮件地址或联系电话，确认名字的拼写，并核实应付金额。

发送账单

将文件附件或链接直接粘贴到电子邮件或消息平台的正文中。给收件人提供清晰的主题行，并附上一条礼貌的说明，概括账单的目的（例如：“您的月度设计服务账单——14 天内支付到期”）。

保留记录

保留您发送的每一份账单副本。这可以意味着将 PDF 文件保存在云端文件夹中，或在支付系统中记录交易。如果您以后需要证明已发送账单，您将可以找到文件，并查看交付时的时间戳。

如果收款人对账单提出争议该怎么办？

即使流程最透明，争议仍然可能发生。也许买家对某个项目有疑问，或者误以为服务费用更低。争议并不总是意味着客户想避免付款——有时只是误解或某个细节被忽略。以下是如何冷静而公正地应对争议的方式。

倾听问题

请收件人澄清他们认为账单中的哪个部分有问题。例如，他们认为自己被收取了错误的金额，还是被收费了错误的产品？

核对数据

对比争议项与您的记录。收集任何能证明价格计算依据的邮件、提案或其他资料。然后，以容易理解的方式与客户共享相关部分。

冷静解释并修正错误

如果您确实犯了错误，请马上更正它。如果您认为收费是正确的，请清楚地解释您的理由。尽可能保持解释的透明度。

如有必要，进行协商

可能会出现需要部分退款或调整费用的情况。如果出现这种情况，请将新的协议以书面形式确认，并发送修订后的账单，注明更新后的金额。

跟进

询问修改后的金额是否合理，收件人是否还需要其他帮助。清晰的沟通有助于在长期内加强关系。

Stripe 能帮助发送账单吗？

Stripe 可以通过自动化您当前手动处理的任务，简化您的账单处理流程。它与许多会计和电商平台集成，可以减少重复的数据输入。这可以帮助您的企业以以下方式：

• 付款请求和账单： Stripe Dashboard 提供生成新账单或支付链接并发送给付款人的选项。

• 支付提醒： 如果账单或账单未支付，Stripe 可以自动发送付款提醒。

• 付款跟踪： Stripe 会自动跟踪每个账单的付款状态。

• 支付方式： Stripe 接受多种支付方式，从信用卡和借记卡到数字钱包甚至本地支付方式——这取决于您的运营地点。这意味着您的收款人可以选择适合他们需求的支付方式。

• 定期计费： Stripe 支持订阅型企业的重复收费。您可以指定收费的频率，Stripe 会处理其余部分，包括提醒和在卡片过期时更新。

• 分析和数据： Stripe 管理平台提供图表、图形和可导出的数据，帮助您查看付款何时到账，发现按时付款的模式，并在一个地方接收您的财务更新。