Faturar pode parecer uma tarefa simples: enviar os dados ao cliente, coletar o pagamento e pronto. Mas, como empresa, a maneira como você gerencia seu processo de cobrança pode fazer a diferença na conversão. As empresas devem simplificar seus processos de cobrança ao máximo para garantir ciclos de pagamento rápidos e atrito limitado no processo de pagamento. Abaixo, explicamos os conceitos básicos da cobrança: o que incluir, como trabalhar com a cobrança eletrônica e como gerenciar contestações.

Neste artigo:

• O que significa enviar uma conta e qual a diferença entre ela e fatura?
  
• Quais informações devem constar em uma cobrança?
  
• Como enviar uma cobrança eletronicamente?
  
• O que fazer se o destinatário contestar a cobrança?
  
• A Stripe pode ajudar no envio de contas?
  

O que significa enviar uma conta e qual a diferença entre ela e fatura?

Muitas vezes, os termos “conta” e “fatura” são usados alternadamente. Mas, em certos casos, há uma diferença. Uma conta geralmente se refere a uma declaração simples de cobranças devidas, enquanto uma fatura é mais formal, frequentemente detalhada e tende a incluir termos de pagamento que permitem ao cliente liquidar dentro de um prazo definido (por exemplo, 30 dias).

Normalmente, as empresas enviam uma conta no ponto de venda ou imediatamente após o fornecimento de um produto ou serviço. As contas são usadas em cenários em que o pagamento total é esperado prontamente (como uma conta de consultório médico ou uma refeição em um restaurante). Você envia uma fatura quando está lidando com projetos maiores em que um cliente espera um registro detalhado, quando você tem um cronograma de pagamentos ou pagamentos parciais (por exemplo, líquido 30, líquido 60) ou se as normas contábeis ou seus próprios processos internos exigem que você mantenha uma comprovação documental mais formal. As faturas são mais comuns em transações B2B, enquanto as contas são frequentemente usadas para pagamentos B2C.

Há uma sobreposição. Algumas empresas chamam cada solicitação de pagamento de “fatura” para manter a consistência da marca, mesmo que o pagamento vença imediatamente. Outros usam o termo “conta” para o que são tecnicamente faturas. Depende da organização e do contexto. O importante é que o envio de uma conta significa que você está pedindo um pagamento que deve acontecer em um futuro próximo, com o mínimo de necessidade de idas e vindas entre a empresa e o cliente.

Quais informações devem ser incluídas em uma conta?

Para criar uma conta do zero, considere alguns aspectos básicos. Se você cobra por um produto ou serviço, as contas normalmente incluem:

• O nome (ou nome comercial) e as informações de contato do vendedor (como telefone, e-mail e endereço)

• Data da conta

• Descrições de serviços (por exemplo, "Design gráfico para o boletim informativo de março")

• Preços unitários

• Valor total devido

• Instruções de pagamento

Como enviar uma conta eletronicamente?

Algumas empresas ainda usam cédulas de papel, mas a entrega eletrônica está ganhando popularidade: o mercado global de contas eletrônicas deve crescer de US$ 13,74 bilhões em 2023 para US$ 31,61 bilhões até 2032. As empresas podem entregar uma fatura digital por e-mail, mensagem de texto ou uma plataforma de pagamento segura. A entrega eletrônica é conveniente para os clientes porque eles podem abrir a mensagem em qualquer lugar e pagar na hora, se a conta incluir um link. Veja como funciona.

Escolha uma forma de cobrança digital

• E-mail: Essa é uma das formas mais fáceis de enviar uma conta digital. Você pode incorporar sua fatura à mensagem, anexar um PDF ou usar um modelo de cobrança.

• Plataformas de serviços de pagamento: Caso use um serviço de pagamentos, é possível gerar uma conta ou uma solicitação de pagamento dentro da plataforma. Em muitos casos, a plataforma permite que você envie um link que o destinatário pode abrir para pagar você diretamente online.

• Aplicativos móveis: Alguns freelancers e pequenas empresas usam aplicativos dedicados em seus telefones ou tablets para enviar contas. Esses aplicativos geralmente se integram a soluções de pagamento e gerenciam todo o ciclo, desde a criação da conta até a aceitação do pagamento.

Prepare a conta em formato digital

A conta pode ser um PDF, um link para uma página segura da Web ou um e-mail que explique os mesmos detalhes que você teria no papel. Verifique se o design está legível em telefones, tablets e computadores. Se você estiver criando um PDF, deixe algum espaço em branco ao redor das bordas para que nada seja cortado em telas pequenas.

Confirme os detalhes

Verifique o endereço de e-mail ou número de contato do destinatário, a ortografia do nome e seu total.

Entregue

Anexe o arquivo ou cole o link diretamente no corpo do seu e-mail ou plataforma de mensagens. Forneça ao destinatário um assunto claro e uma observação educada que resuma o propósito (por exemplo, “sua conta mensal de serviços de design – pagamento com vencimento em 14 dias”).

Mantenha um registro

Retenha uma cópia de cada fatura enviada. Isso pode significar salvar um PDF em uma pasta na nuvem ou registrar a transação em um sistema de pagamentos. Se precisar comprovar que enviou a conta, você terá o documento cadastrado, com os carimbos de data e hora com a data de entrega.

O que fazer se o destinatário contestar a conta?

Mesmo com o processo mais transparente, contestações podem acontecer. Talvez o comprador esteja confuso sobre um item de linha ou tenha ficado com a impressão de que o serviço custou menos. As contestações nem sempre significam que o cliente está tentando evitar o pagamento. Às vezes, é uma questão de falha de comunicação ou um detalhe ignorado. Veja como responder de forma calma e justa.

Ouça sobre o que é o problema

Peça ao destinatário que esclareça o que acredita estar errado com a conta. Por exemplo, ele acha que recebeu a cobrança do valor errado ou que foi cobrado pelo produto errado?

Revise os dados

Verifique os itens contestados com seus registros. Reúna e-mails, propostas ou outro material que mostre como um preço foi calculado. Em seguida, compartilhe as partes relevantes com o cliente de uma maneira que seja fácil para ele entender.

Explique com calma e corrija os erros

Se você cometeu um erro, corrija-o logo. Se acreditar que sua cobrança está correta, esclareça seu raciocínio. Mantenha sua explicação o mais transparente possível.

Negocie se necessário

Pode haver situações que exijam um reembolso parcial ou uma taxa ajustada. Se ocorrerem, coloque o novo contrato por escrito e envie uma conta revisada com o valor atualizado.

Acompanhamento

Pergunte se o valor revisado faz sentido e se o beneficiário precisa de mais alguma coisa de você. Comunicar-se claramente pode fortalecer o relacionamento a longo prazo.

A Stripe pode ajudar com o envio de contas?

A Stripe pode simplificar seu processo de cobrança automatizando tarefas que você está realizando manualmente. Ele se integra a muitas plataformas de contabilidade e comércio eletrônico, o que pode reduzir a entrada de dados repetitiva. Isso pode ajudar sua empresa das seguintes maneiras:

• Solicitações de pagamento e cobranças: O Stripe Dashboard tem opções para gerar novas contas ou links de pagamento e enviá-las ao pagador.

• Lembretes de pagamento: A Stripe pode enviar lembretes de pagamento automáticos se uma fatura ou conta não for paga.

• Acompanhamento de pagamentos: A Stripe acompanha automaticamente o status de pagamento de cada conta.

• Formas de pagamento: A Stripe aceita diversas formas de pagamento, de cartões de crédito e débito, carteiras digitais e até mesmo formas de pagamento locais, dependendo de onde você opera. Isso significa que seus destinatários podem escolher uma opção que atenda às suas necessidades.

• Cobrança recorrente: A Stripe aceita cobranças repetidas para empresas que usam assinatura. Você pode especificar a frequência de recorrência das cobranças e a Stripe fará o resto, incluindo lembretes e atualizações em caso de expiração do cartão.

• Insight e dados: O Stripe Dashboard fornece gráficos, tabelas e dados exportáveis para que você possa ver quando os pagamentos chegam, identificar padrões em quem está pagando pontualmente e receber atualizações sobre suas finanças em um único lugar.