การเรียกเก็บเงินอาจดูเหมือนเป็นงานที่ตรงไปตรงมา กล่าวคือ ส่งรายละเอียดให้ลูกค้า เก็บเงิน เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้น แต่ในฐานะธุรกิจ วิธีการจัดการกระบวนการเรียกเก็บเงินอาจช่วยสร้างความแตกต่างให้กับการเปลี่ยนเป็นผู้ใช้แบบชำระเงินได้ ธุรกิจควรปรับกระบวนการเรียกเก็บเงินให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะทําได้เพื่อให้รอบการชําระเงินรวดเร็วและลดปัญหาติดขัดในกระบวนการชําระเงิน ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายข้อมูลพื้นฐานของการเรียกเก็บเงิน ข้อมูลที่ต้องระบุ วิธีทำงานกับการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ และวิธีจัดการกับการโต้แย้งการชำระเงิน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การส่งใบแจ้งหนี้หมายถึงอะไร และแตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้อย่างไร
  
• ต้องระบุข้อมูลใดบ้างในใบเรียกเก็บเงิน
  
• จะส่งใบเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร
  
• คุณควรดําเนินการอย่างไรหากผู้รับโต้แย้งใบเรียกเก็บเงิน
  
• Stripe ช่วยส่งใบเรียกเก็บเงินได้หรือไม่
  

การส่งใบแจ้งหนี้หมายถึงอะไร และแตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้อย่างไร

คําว่า "ใบเรียกเก็บเงิน" และ "ใบแจ้งหนี้" มักจะใช้แทนกันได้ แต่ในบางกรณีก็มีความแตกต่างกัน โดยทั่วไปใบเรียกเก็บเงินจะหมายถึงรายการค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระซึ่งตรงไปตรงมา ในขณะที่ใบแจ้งหนี้จะเป็นทางการมากกว่า โดยมีรายละเอียดมากกว่า และมักจะมีเงื่อนไขการชำระเงินที่ให้ลูกค้าชำระเงินได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น 30 วัน)

โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจจะส่งใบเรียกเก็บเงินไปที่ระบบบันทึกการขาย หรือส่งทันทีหลังจากที่ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ ใบเรียกเก็บเงินจะใช้ในสถานการณ์ที่คาดว่าจะชำระเงินเต็มจำนวนทันที (เช่น ใบเรียกเก็บเงินจากคลินิคแพทย์หรือค่าอาหารที่ร้านอาหาร) คุณจะส่งใบแจ้งหนี้เมื่อจัดการโครงการขนาดใหญ่ซึ่งลูกค้าต้องการบันทึกรายการ เมื่อคุณมีตารางการชำระเงินหรือการชำระบางส่วน (เช่น เครดิต 30 วัน เครดิต 60 วัน) หรือหากมาตรฐานการบัญชีหรือกระบวนการภายในของคุณเองกำหนดให้คุณเก็บบันทึกทางกระดาษที่เป็นทางการมากขึ้น ใบแจ้งหนี้มักพบได้บ่อยในธุรกรรม B2B ในขณะที่ใบเรียกเก็บเงินมักใช้สำหรับการชำระเงิน B2C

ซึ่งมีข้อทับซ้อนกันอยู่ ธุรกิจบางแห่งจะเรียกการชําระเงินทุกรายการว่า "ใบแจ้งหนี้" เพื่อคงไว้ซึ่งการสร้างแบรนด์ที่สอดคล้องกัน แม้ว่าการชําระเงินนั้นจะครบกําหนดชําระทันทีก็ตาม ในขณะที่ธุรกิจบางแห่งเรียกใบแจ้งหนี้ในทางเทคนิคว่า "การเรียกเก็บเงิน" ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับองค์กรและบริบท สิ่งที่สำคัญคือ การส่งใบแจ้งหนี้หมายความว่าคุณกำลังขอชำระเงินที่ควรจะเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้นี้ โดยแทบไม่ต้องติดต่อกันระหว่างธุรกิจกับลูกค้าเลย

ต้องระบุข้อมูลใดบ้างในใบเรียกเก็บเงิน

หากต้องการสร้างใบเรียกเก็บเงินตั้งแต่เริ่มต้น ให้คํานึงถึงข้อมูลพื้นฐาน 2-3 ข้อก่อน ไม่ว่าคุณจะเรียกเก็บเงินสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ใบเรียกเก็บเงินมักจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อผู้ขาย (หรือชื่อธุรกิจ) และข้อมูลติดต่อ (เช่น หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และที่อยู่ทางไปรษณีย์)

• วันที่เรียกเก็บเงิน

• คําอธิบายเกี่ยวกับบริการ (เช่น "การออกแบบกราฟิกสําหรับจดหมายข่าวเดือนมีนาคม")

• ราคาต่อหน่วย

• ยอดรวมที่ต้องชำระ

• วิธีการชําระเงิน

จะส่งใบเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร

ธุรกิจบางแห่งยังคงใช้ใบแจ้งหนี้กระดาษ แต่การจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์กำลังได้รับความนิยมมากขึ้น โดยตลาดใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั่วโลกคาดว่าจะเติบโตจาก 13.74 พันล้านดอลลาร์ในปี 2023 เป็น 31.61 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2032 ธุรกิจต่างๆ สามารถส่งใบเรียกเก็บเงินแบบดิจิทัลได้ผ่านทางอีเมล ข้อความ SMS หรือแพลตฟอร์มการชําระเงินที่ปลอดภัย การจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นสะดวกสบายสำหรับลูกค้า เพราะลูกค้าสามารถเปิดข้อความได้ทุกที่และชำระเงินได้ทันทีหากใบเรียกเก็บเงินมีลิงก์ระบุไว้ วิธีการทํางาน

เลือกวิธีการเรียกเก็บเงินแบบดิจิทัล

• อีเมล: เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการส่งใบเรียกเก็บเงินดิจิทัล คุณสามารถฝังใบเรียกเก็บเงินไว้ในข้อความ แนบไฟล์ PDF หรือใช้เทมเพลตการเรียกเก็บเงิน

• แพลตฟอร์มบริการชําระเงิน: หากใช้บริการชําระเงิน คุณอาจจะสร้างใบเรียกเก็บเงินหรือคําขอการชําระเงินภายในแพลตฟอร์มก็ได้ ในหลายๆ กรณี แพลตฟอร์มจะเปิดให้คุณส่งลิงก์ที่ผู้รับสามารถเปิดและชําระเงินให้คุณทางออนไลน์ได้โดยตรง

• แอปพลิเคชันบนอุปกรณ์เคลื่อนที่: ผู้ทํางานอิสระและธุรกิจขนาดเล็กบางรายใช้แอปเฉพาะบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตเพื่อส่งใบเรียกเก็บเงิน แอปเหล่านี้มักจะผสานการทํางานกับโซลูชันการชําระเงินและจัดการตลอดทั้งรอบ ตั้งแต่การสร้างใบเรียกเก็บเงินไปจนถึงการยอมรับการชําระเงิน

เตรียมใบเรียกเก็บเงินในรูปแบบดิจิทัล

ใบเรียกเก็บเงินอาจเป็นไฟล์ PDF, ลิงก์ไปยังหน้าเว็บที่ปลอดภัย หรืออีเมลที่แสดงรายละเอียดเดียวกันกับที่คุณระบุในฉบับกระดาษ ตรวจสอบว่าการออกแบบของคุณอ่านได้ชัดเจนบนโทรศัพท์ แท็บเล็ต และคอมพิวเตอร์ หากคุณสร้างไฟล์ PDF โปรดเว้นให้มีพื้นที่สีขาวรอบๆ ขอบ เพื่อให้ไม่มีข้อมูลตกหล่นหากอ่านบนหน้าจอขนาดเล็ก

ยืนยันรายละเอียด

ตรวจสอบที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของผู้รับอีกครั้ง

นําส่ง

แนบไฟล์หรือวางลิงก์ลงในเนื้อหาของแพลตฟอร์ม อีเมล หรือข้อความของคุณโดยตรง กำหนดหัวเรื่องอีเมลให้ชัดเจนและเขียนข้อความที่สุภาพเพื่อสรุปวัตถุประสงค์ (เช่น “ใบแจ้งค่าบริการออกแบบรายเดือนของคุณ—กำหนดชำระเงินภายใน 14 วัน”)

เก็บบันทึก

เก็บสําเนาของใบเรียกเก็บเงินทุกรายการที่คุณส่ง โดยอาจหมายถึงการบันทึก PDF ในโฟลเดอร์คลาวด์หรือการบันทึกธุรกรรมในระบบการชําระเงิน หากคุณจำเป็นต้องพิสูจน์ว่าคุณส่งใบแจ้งหนี้แล้ว คุณจะมีเอกสารดังกล่าวในแฟ้ม พร้อมด้วยวันที่และเวลาที่ระบุว่ามีการจัดส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด

คุณควรดําเนินการอย่างไรหากผู้รับโต้แย้งใบเรียกเก็บเงิน

แม้จะมีกระบวนการที่โปร่งใสที่สุด แต่การโต้แย้งการชําระเงินก็สามารถเกิดขึ้นได้ บางทีผู้ซื้ออาจสับสนเกี่ยวกับรายการสินค้าหรือเข้าใจว่าบริการนั้นมีราคาน้อยกว่าที่เรียกเก็บ การโต้แย้งการชําระเงินไม่ได้หมายความว่าลูกค้าพยายามหลีกเลี่ยงการชําระเงินเสมอไป บางครั้งอาจเป็นเรื่องของการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือรายละเอียดที่ถูกมองข้าม วิธีตอบกลับอย่างสงบและยุติธรรมมีดังนี้

รับฟังปัญหา

ขอให้ผู้รับชี้แจงว่าเหตุใดใบเรียกเก็บเงินจึงมีข้อผิดพลาด ตัวอย่างเช่น พวกเขาคิดว่าถูกเรียกเก็บเงินในจํานวนที่ไม่ถูกต้องหรือเรียกเก็บเงินจากผลิตภัณฑ์ที่ไม่ถูกต้องหรือไม่

ตรวจสอบข้อมูล

ตรวจสอบรายการที่ถูกโต้แย้งโดยเทียบกับบันทึกของคุณ รวบรวมอีเมล ข้อเสนอ หรือเนื้อหาอื่นๆ ที่แสดงว่ามีการคํานวณราคาอย่างไร จากนั้นแจ้งข้อมูลส่วนที่เกี่ยวข้องให้ลูกค้าทราบในวิธีที่พวกเขาสามารถเข้าใจได้ง่าย

อธิบายอย่างใจเย็นและแก้ไขข้อผิดพลาด

หากคุณทําผิดพลาด ให้แก้ไขโดยไม่เกิดความล่าช้า หากคุณเชื่อว่าการเรียกเก็บเงินถูกต้อง โปรดอธิบายเหตุผล อธิบายให้โปร่งใสที่สุด

เจรจาหากจําเป็น

อาจมีสถานการณ์ที่ต้องขอคืนเงินบางส่วนหรือปรับอัตรา หากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น ให้ทําข้อตกลงใหม่เป็นลายลักษณ์อักษรและส่งใบเรียกเก็บเงินที่แก้ไขแล้วพร้อมจํานวนเงินที่อัปเดต

ติดตามผล

ถามว่าจำนวนเงินที่แก้ไขนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่ และผู้รับต้องการอะไรเพิ่มเติมจากคุณหรือไม่ การสื่อสารอย่างชัดเจนสามารถเสริมสร้างความสัมพันธ์ในระยะยาว

Stripe ช่วยส่งใบเรียกเก็บเงินได้หรือไม่

Stripe ช่วยลดความยุ่งยากของกระบวนการเรียกเก็บเงิน โดยการทำให้กระบวนการต่างๆ ที่คุณกำลังดำเนินการด้วยตนเองในปัจจุบันเป็นแบบอัตโนมัติ Stripe จะผสานการทํางานกับแพลตฟอร์มการทําบัญชีและอีคอมเมิร์ซจํานวนมาก ซึ่งอาจช่วยลดการป้อนข้อมูลที่ซ้ำซ้อนได้ ซึ่งจะช่วยธุรกิจของคุณได้ในหลายๆ ทางดังนี้

• คําขอให้ชําระเงินและใบแจ้งหนี้: แดชบอร์ด Stripe มีตัวเลือกในการสร้างใบเรียกเก็บเงินหรือลิงก์ชําระเงินใหม่และส่งไปให้ผู้ชําระเงิน

• การแจ้งเตือนการชําระเงิน: Stripe ส่งการแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติได้ หากใบแจ้งหนี้หรือใบเรียกเก็บเงินยังไม่ได้ชําระ

• การติดตามการชําระเงิน: Stripe จะติดตามสถานะการชําระเงินของใบเรียกเก็บเงินทุกใบโดยอัตโนมัติ

• วิธีการชําระเงิน: Stripe ยอมรับวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย ตั้งแต่บัตรเครดิตและเดบิต ไปจนถึงกระเป๋าเงินดิจิทัลหรือแม้แต่วิธีการชําระเงินในท้องถิ่น ขึ้นอยู่กับว่าคุณดําเนินธุรกิจที่ไหน นั่นหมายความว่าผู้รับของคุณสามารถเลือกตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการของพวกเขาได้

• การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า: Stripe รองรับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าสำหรับธุรกิจแบบสมัครใช้บริการ คุณสามารถระบุความถี่ในการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าได้ โดย Stripe จะจัดการที่เหลือเอง ซึ่งรวมถึงการเตือนและการอัปเดตหากบัตรหมดอายุ

• ข้อมูลเชิงลึกและข้อมูล: แดชบอร์ด Stripe มีกราฟ แผนภูมิ และข้อมูลที่ส่งออกได้ เพื่อให้คุณดูได้ว่าได้รับการชําระเงินเมื่อใด หารูปแบบของบุคคลที่ชําระเงินตรงเวลา และรับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับการเงินของคุณได้ในที่เดียว