La facturación puede parecer una tarea sencilla: envíale los detalles a tu cliente, cobra su pago y listo. Pero, como empresa, la forma en que manejas tu proceso de facturación puede marcar la diferencia en la conversión. Las empresas deben hacer que sus procesos de facturación sean lo más sencillos posible para garantizar ciclos de pago rápidos y una fricción limitada en el proceso de pago. A continuación, explicaremos los conceptos básicos de la facturación: qué hay que incluir, cómo trabajar con la facturación electrónica y cómo gestionar las disputas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa enviar un recibo y en qué se diferencia de una factura?
  
• ¿Qué información se debe incluir en un recibo?
  
• ¿Cómo se puede enviar un recibo de manera electrónica?
  
• ¿Qué se debe hacer si el destinatario disputa el recibo?
  
• ¿Puede Stripe ayudar con el envío de recibos?
  

¿Qué significa enviar un recibo y en qué se diferencia de una factura?

A menudo, los términos «recibo» y «factura» se usan de forma indistinta. Pero, en ciertos casos, hay una diferencia. Por lo general, un recibo se refiere a una declaración directa de los cargos adeudados, mientras que una factura es más formal, a menudo detallada, y tiende a incluir condiciones de pago que permiten al cliente liquidar dentro de un tiempo determinado (por ejemplo, 30 días).

Por lo general, las empresas envían un recibo en el punto de venta o inmediatamente después de proporcionar un producto o servicio. Los recibos se utilizan en casos en los que se espera el pago completo con prontitud (como el recibo del consultorio de un médico o de una comida en un restaurante). Envías una factura cuando estás manejando proyectos más grandes en los que un cliente espera un registro detallado, cuando tienes un cronograma de pagos o pagos parciales (por ejemplo, a 30 días, a 60 días) o si las normas contables o tus propios procesos internos requieren que mantengas un registro de papel más formal. Las facturas son más comunes en las transacciones Business to business (B2B), mientras que los recibos se suelen utilizar para pagos Business to consumer (B2C).

Existe una superposición. Algunas empresas denominan «factura» a cada solicitud de pago para mantener una imagen de marca coherente, incluso si el pago vence de inmediato. Otros usan el término «recibo» para lo que técnicamente es una factura. Depende de la organización y del contexto. Lo importante es que enviar un recibo significa que estás pidiendo un pago que debería ocurrir en un futuro cercano, con una necesidad mínima de idas y vueltas entre la empresa y el cliente.

¿Qué información debe incluirse en un recibo?

Para crear un recibo desde el principio, ten en cuenta algunos conceptos básicos. Ya sea que cobres por un producto o un servicio, un recibo generalmente incluye lo siguiente:

• El nombre del vendedor (o el nombre de la empresa) y la información de contacto (como teléfono, correo electrónico y dirección postal).

• Fecha del recibo.

• Descripciones de los servicios (p. ej., «Diseño gráfico para el boletín informativo de marzo»).

• Precios por unidad.

• Importe total adeudado.

• Instrucciones de pago.

¿Cómo se puede enviar un recibo de manera electrónica?

Algunas empresas todavía usan recibos en papel, pero la entrega electrónica está ganando popularidad: se proyecta que el mercado mundial de recibos electrónicos crezca de 13.740 millones de dólares en 2023 a 31.610 millones de dólares en 2032. Las empresas pueden enviar un recibo digital por correo electrónico, mensaje de texto o una plataforma de pago segura. La entrega electrónica es conveniente para los clientes porque pueden abrir el mensaje dondequiera que estén y pagar en el acto si el recibo incluye un enlace. Así es como funciona.

Elige un método de facturación digital

• Correo electrónico: esta es una de las formas más fáciles de enviar un recibo digital. Puedes insertar tu recibo en el mensaje, adjuntar un archivo PDF o usar una plantilla de facturación.

• Plataformas de servicios de pagos: si utilizas un servicio de pagos, es posible que generes un recibo o una solicitud de pago dentro de la plataforma. En muchos casos, la plataforma te permitirá enviar un enlace que el destinatario puede abrir para pagarte directamente en línea.

• Aplicaciones móviles: algunos trabajadores independientes y pequeñas empresas usan aplicaciones específicas en sus teléfonos o tabletas para enviar recibos. Estas aplicaciones a menudo se integran con soluciones de pago y manejan todo el ciclo, desde la creación del recibo hasta la aceptación del pago.

Prepara el recibo en formato digital

El recibo puede ser un archivo PDF, un enlace a una página web segura o un correo electrónico que explique los mismos detalles que tendrías en papel. Asegúrate de que tu diseño sea legible en teléfonos, tabletas y computadoras. Si vas a crear un archivo PDF, deja un poco de espacio en blanco alrededor de los bordes para que no se corte nada en las pantallas pequeñas.

Confirma los detalles

Verifica la dirección de correo electrónico o el número de contacto del destinatario, la ortografía de su nombre y el importe total.

Entrégalo

Adjunta el archivo o pega el enlace directamente en el cuerpo de tu correo electrónico o plataforma de mensajería. Brinda a tu destinatario un asunto claro y una nota cortés que resuma el propósito (p. ej., «tu recibo mensual de servicios de diseño: el pago vence en 14 días»).

Mantén un registro

Guarda una copia de cada recibo que envíes. Esto puede significar guardar un PDF en una carpeta en la nube o registrar la transacción en un sistema de pago. Si alguna vez necesitas demostrar que enviaste el recibo, tendrás el documento en el archivo, junto con marcas de tiempo que muestren cuándo se entregó.

¿Qué debes hacer si el destinatario disputa el recibo?

Incluso con el proceso más transparente, las disputas pueden ocurrir. Tal vez el comprador está confundido acerca de una partida o tenía la impresión de que el servicio costaba menos. Las disputas no siempre significan que un cliente esté tratando de evitar el pago; a veces, es una cuestión de falta de comunicación o un detalle que se pasa por alto. A continuación, te explicamos cómo responder con calma y de manera justa.

Escucha el problema

Pídele al destinatario que aclare qué cree que está mal con el recibo. Por ejemplo, ¿cree que se les cobró una cantidad incorrecta o que se le cobró por el producto equivocado?

Revisa los datos

Coteja los elementos en disputa con tus registros. Reúne todos los correos electrónicos, propuestas u otro material que muestre cómo se calculó un precio. Luego, comparte las partes relevantes con el cliente de una manera que sea fácil de entender para él.

Brinda una explicación con calma y corrige cualquier error

Si cometiste un error, corrígelo sin demora. Si crees que su acusación es correcta, aclara tu razonamiento. Mantén tu explicación lo más transparente posible.

Negocia si es necesario

Puede haber situaciones que requieran un reembolso parcial o un ajuste de la tasa. Si esto ocurre, pon el nuevo acuerdo por escrito y envía un recibo revisado con el importe actualizado.

Seguimiento

Pregunta si el importe revisado es correcto y si el destinatario necesita algo más de ti. La comunicación clara puede fortalecer la relación a largo plazo.

¿Puede Stripe ayudar con el envío de recibos?

Stripe puede simplificar tu proceso de facturación al automatizar tareas que actualmente realizas de forma manual. Se integra con muchas plataformas de e-commerce y contabilidad, lo que puede reducir el ingreso repetitivo de datos. Esto puede ayudar a tu empresa de las siguientes maneras:

• Solicitudes de pago y facturas: el Dashboard de Stripe tiene opciones para generar nuevos recibos o enlaces de pago y enviarlos al pagador.

• Recordatorios de pago: Stripe puede enviar recordatorios de pago automáticos si una factura o un recibo no se paga.

• Seguimiento de pagos: Stripe realiza un seguimiento automático del estado de pago de cada recibo.

• Métodos de pago: Stripe acepta una variedad de métodos de pago, desde tarjetas de crédito y débito hasta carteras digitales e, incluso, métodos de pago locales, según dónde operes. Eso significa que tus destinatarios pueden elegir una opción que se adapte a sus necesidades.

• Facturación recurrente: Stripe admite la repetición de cargos para empresas basadas en suscripciones. Puedes especificar la frecuencia con la que deben repetirse los cargos, y Stripe se encargará del resto, incluidos los recordatorios y las actualizaciones si una tarjeta caduca.

• Información y datos: el Dashboard de Stripe proporciona gráficos, tablas y datos exportables para que puedas ver cuándo llegan los pagos, detectar patrones sobre quién está pagando a tiempo y recibir actualizaciones sobre tus finanzas en un solo lugar.