La facturación puede parecer una tarea sencilla: envíale los detalles a tu cliente, cobra su pago y listo. Pero como empresa, la forma en que manejas tu proceso de facturación puede marcar la diferencia en la conversión. Las empresas deben lograr que sus procesos de facturación sean lo más sencillos posible para garantizar ciclos de pago rápidos y una fricción limitada durante el proceso. A continuación, explicaremos los conceptos básicos de la facturación: qué incluir, cómo trabajar con la facturación electrónica y cómo gestionar las disputas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa enviar una factura y en qué se diferencia de facturar?
  
• ¿Qué información debe incluirse en una factura?
  
• ¿Cómo se puede enviar una factura electrónicamente?
  
• ¿Qué debe hacer si el destinatario disputa la factura?
  
• ¿Puede Stripe ayudarte con el envío de facturas?
  

¿Qué significa enviar una factura y en qué se diferencia de facturación?

A menudo, los términos «factura» y «recibo» se usan indistintamente. Pero en ciertos casos, hay una diferencia. Por lo general, una factura se refiere a un extracto directo de los cargos adeudados, mientras que una factura es más formal, con frecuencia detallada y tiende a incluir condiciones de pago que permiten al cliente liquidar el pago dentro de un tiempo determinado (por ejemplo, 30 días).

Las empresas suelen enviar una factura en el punto de venta o inmediatamente después de ofrecer un producto o servicio. Las facturas se utilizan en situaciones en las que se espera el pago completo con prontitud (como una factura del consultorio del médico o una comida en un restaurante). Envías una factura cuando estás gestionando proyectos más grandes en los que un cliente espera un registro pormenorizado, cuando tienes un calendario de pagos o pagos parciales (por ejemplo, 30 netos, 60 netos) o si las normas contables o tus propios procesos internos requieren que lleves un registro de documentos más formal. Las facturas son más comunes en las transacciones B2B, mientras que las facturas se utilizan a menudo para pagos B2C.

Hay una superposición. Algunas empresas llaman «recibo» a todas las solicitudes de pago para mantener una imagen de marca coherente, incluso si el pago vence en ese momento. Otros usan el término «factura» para lo que técnicamente son facturas. Depende de la organización y del contexto. Lo importante es que enviar una factura significa que está solicitando un pago que debería ocurrir en un futuro cercano, con una necesidad mínima de idas y venidas entre la empresa y el cliente.

¿Qué información debe incluir una factura?

Para crear una factura desde cero, ten en cuenta algunos conceptos básicos. Ya sea que cobres por un producto o un servicio, una factura suele incluir:

• el nombre (o nombre de la empresa) y la información de contacto (como teléfono, correo electrónico y dirección postal) del vendedor;

• fecha de la factura;

• descripciones de servicios (p. ej., «Diseño gráfico para el boletín de marzo»);

• precios unitarios;

• monto total adeudado;

• instrucciones de pago.

¿Cómo se puede enviar una factura electrónicamente?

Algunas empresas todavía usan facturas en papel, pero la entrega electrónica está ganando popularidad: se proyecta que el mercado mundial de facturas electrónicas crezca de $ 13.74 mil millones en 2023 a $ 31.61 mil millones para 2032. Las empresas pueden entregar una factura digital por correo electrónico, mensaje de texto o una plataforma de pagos segura. La entrega electrónica es conveniente para los clientes porque pueden abrir el mensaje dondequiera que estén y pagar en el acto, si la factura incluye un enlace. Así es como funciona.

Elige un método de facturación digital

• Correo electrónico: esta es una de las formas más sencillas de enviar una factura digital. Puedes insertar tu factura en el mensaje, adjuntar un PDF o utilizar una plantilla de facturación.

• Plataformas de servicios de pago: si utilizas un servicio de pagos, es posible que generes una factura o una solicitud de pago dentro de la plataforma. En muchos casos, la plataforma te permitirá enviar un enlace que el destinatario puede abrir para pagarte directamente en línea.

• Aplicaciones móviles: algunos trabajadores autónomos y pequeñas empresas usan aplicaciones dedicadas en sus teléfonos o tabletas para enviar facturas. Estas aplicaciones suelen integrarse con soluciones de pago y gestionan todo el ciclo, desde la creación de la factura hasta la aceptación del pago.

Preparar la factura en formato digital

La factura puede ser un PDF, un enlace a una página web segura o un correo electrónico que detalla los mismos detalles que tendrías en papel. Asegúrate de que tu diseño sea legible en teléfonos, tabletas y computadoras. Si vas a crear un PDF, deja un poco de espacio en blanco alrededor de los bordes para que no se corte nada en las pantallas pequeñas.

Confirma los detalles

Vuelve a verificar la dirección de correo electrónico o el número de contacto del destinatario, la ortografía de su nombre y el total.

Entrégalo

Adjunta el archivo o pega el enlace directamente en el cuerpo de tu correo electrónico o plataforma de mensajería. Dale a tu destinatario un asunto claro y una nota amable que resuma el propósito (p. ej., «tu factura mensual de servicios de diseño, el pago vence en 14 días»).

Lleva un registro

Guarda una copia de cada factura que envía. Esto puede significar guardar un PDF en una carpeta en la nube o registrar la transacción en un sistema de pago. Si alguna vez necesitas demostrar que enviaste la factura, tendrás el documento archivado, junto con las marcas de tiempo que muestran cuándo se entregó.

¿Qué debes hacer si el destinatario disputa la factura?

Incluso con el proceso más transparente, las disputas pueden ocurrir. Tal vez el comprador está confundido acerca de una partida individual o tenía la impresión de que el servicio costaba menos. Las disputas no siempre significan que un cliente esté tratando de evitar pagar: a veces, es una cuestión de falta de comunicación o un detalle que se pasa por alto. A continuación, te explicamos cómo responder con calma y justicia.

Escucha el tema

Pídele al destinatario que aclare qué es lo que cree que está mal con la factura. Por ejemplo, ¿creen que se les cobró un importe equivocado o que se les cobró un producto equivocado?

Revisa los datos

Coteja los elementos en disputa con tus registros. Reúne correos electrónicos, propuestas u otro material que muestre cómo se calculó un precio. Luego, comparte las partes relevantes con el cliente de una manera que sea fácil de entender para ellos.

Explica con calma y corrige cualquier error

Si cometió un error, corríjalo sin demora. Si crees que tu acusación es correcta, aclara tus argumentos. Mantén tu explicación lo más transparente posible.

Negocia si es necesario

Puede haber situaciones que requieran un reembolso parcial o una tasa ajustada. Si ocurren, pon el nuevo acuerdo por escrito y envía una factura revisada con el monto actualizado.

Seguimiento

Pregunta si el monto revisado tiene sentido y si el destinatario necesita algo más de ti. Comunicarse con claridad puede fortalecer la relación a largo plazo.

¿Stripe puede ayudarte a enviar facturas?

Stripe puede simplificar tu proceso de facturación automatizando las tareas que actualmente realizas manualmente. Se integra con muchas plataformas de contabilidad y ecommerce, lo que puede reducir la entrada repetitiva de datos. Esto puede ayudar a tu empresa de las siguientes maneras:

• Solicitudes de pago y facturas: el Dashboard de Stripe tiene opciones para generar nuevas facturas o enlaces de pago y enviarlos al pagador.

• Recordatorios de pago: Stripe puede enviar recordatorios de pago automáticos si una factura o recibo no se paga.

• Seguimiento de pagos: Stripe realiza un seguimiento automático del estado de pago de cada factura.

• Modos de pago: Stripe acepta distintos modos de pago, desde tarjetas de crédito y débito hasta carteras digitales e incluso modos de pago locales, según dónde operes. Eso significa que tus destinatarios pueden elegir una opción que se adapte a sus necesidades.

• Facturación recurrente: Stripe acepta cargos recurrentes para empresas basadas en suscripciones. Puedes especificar la frecuencia con la que se deben repetir los cargos y Stripe se encargará del resto, incluidos los recordatorios y las actualizaciones si la tarjeta caduca.

• Información y datos: el Dashboard de Stripe proporciona gráficos, tablas y datos exportables para que puedas ver cuándo llegan los pagos, detectar patrones sobre quién paga a tiempo y recibir actualizaciones sobre tus finanzas en un solo lugar.