La facturation peut sembler simple : dans l'idée, vous envoyez les informations à votre client, encaissez son paiement, et le tour est joué. Mais en tant qu'entreprise, la façon dont vous gérez votre processus de facturation peut faire la différence en termes de conversion. Les entreprises doivent rendre leur processus de facturation aussi simple que possible afin de garantir des cycles de paiement rapides et de limiter les frictions dans le processus de paiement. Vous trouverez ci-dessous les principes de base de la facturation : les informations à inclure dans vos factures, comment utiliser la facturation électronique et comment gérer les litiges.

Sommaire de cet article

• Que signifie envoyer une facture et quelle est la différence avec une note ?
  
• Quelles informations doivent figurer dans une facture ?
  
• Comment envoyer une facture par voie électronique ?
  
• Que faire si le destinataire conteste la facture ?
  
• Stripe peut-elle vous aider à envoyer des factures ?
  

Que signifie envoyer une facture et quelle est la différence avec une note ?

Les termes « facture » et « note » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Mais dans certains cas, il y a une différence. La note fait généralement référence à un simple relevé des sommes dues, tandis qu'une facture est plus formelle, souvent détaillée et a tendance à inclure des conditions de paiement qui permettent au client de régler dans un délai défini (p. ex., sous 30 jours).

Les entreprises envoient généralement une note au point de vente ou immédiatement après avoir fourni un produit ou un service. Les notes sont utilisées dans les cas où le paiement intégral est attendu rapidement (p. ex., la note établie par un cabinet médical ou suite à un repas au restaurant). En revanche, vous envoyez une facture lorsque vous traitez des projets plus importants pour lesquels le client s'attend à recevoir le tarif détaillé, lorsque vous avez un calendrier de paiements ou de paiements partiels (par exemple, 30 ou 60 paiements nets), ou si les normes comptables ou vos propres processus internes vous obligent à conserver une trace écrite plus formelle. Les factures sont plus courantes dans les transactions B2B, tandis que les notes sont souvent utilisées pour les paiements B2C.

Les deux termes sont utilisés indistinctement. Certaines entreprises appellent chaque demande de paiement une « facture » afin de conserver une image de marque cohérente, même si le paiement est dû immédiatement. D'autres utilisent le terme de « note » pour ce qui désigne techniquement des factures. Cela dépend de l'organisation et du contexte. D'une manière générale, l'envoi d'une note ou d'une facture signifie que vous demandez un paiement qui doit avoir lieu dans un futur proche, avec un minimum d'allers-retours entre l'entreprise et le client.

Quelles informations doivent figurer dans une facture ?

Pour créer une facture, gardez à l'esprit quelques notions de base. Qu'il s'agisse d'un produit ou d'un service, une facture comprend généralement :

• Le nom du marchand (ou de l'entreprise) et ses coordonnées (téléphone, adresse courriel et adresse postale)

• La date de facturation

• La description des services (p. ex., « Conception graphique de la newsletter de mars »)

• Les prix unitaires

• Le montant total dû

• Les instructions de paiement

Comment envoyer une facture par voie électronique ?

Si certaines entreprises utilisent encore des factures papier, l'envoi électronique gagne en popularité : le marché mondial des factures électroniques devrait passer de 13,74 milliards de dollars en 2023 à 31,61 milliards de dollars d'ici 2032. Les entreprises peuvent envoyer une facture électronique par e-mail, SMS ou via une plateforme de paiement sécurisée. L'envoi électronique est pratique pour les clients, car ils peuvent ouvrir le message et payer leur facture où qu'ils soient, si celle-ci présente un lien intégré. Voici comment cela fonctionne.

Choisissez une méthode d'envoi de factures électroniques

• E-mails : c'est l'un des moyens les plus simples d'envoyer une facture électronique. Vous pouvez intégrer votre facture au message, joindre un PDF ou utiliser un modèle type.

• Plateformes de services de paiement : si vous utilisez un service de paiement, vous pouvez générer une facture ou une demande de paiement au sein de la plateforme. Dans de nombreux cas, la plateforme vous permet d'envoyer un lien sur lequel le destinataire peut cliquer pour vous payer directement en ligne.

• Applications mobiles : certains travailleurs indépendants et petites entreprises utilisent des applications dédiées sur leur téléphone ou leur tablette pour envoyer des factures. Ces applications s'intègrent souvent aux solutions de paiement et gèrent l'ensemble du cycle, de la création de la facture à l'acceptation du paiement.

Préparez la facture au format électronique

Il peut s'agir d'un fichier PDF, d'un lien vers une page Web sécurisée ou d'un e-mail qui énonce les mêmes informations que celles figurant habituellement sur une facture papier. Assurez-vous que votre design est lisible sur les téléphones, les tablettes et les ordinateurs. Si vous créez un fichier PDF, laissez un espace blanc sur les bords afin que rien ne soit coupé sur les petits écrans.

Confirmez les informations

Vérifiez l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du destinataire, l'orthographe de son nom et le montant total.

Envoyez la facture

Joignez le fichier ou collez le lien directement dans le corps de votre e-mail ou de votre plateforme de messagerie. Indiquez un objet clair et une note polie qui résume l'objectif (par exemple, « Votre facture mensuelle de services de conception : paiement dû dans 14 jours »).

Gardez une trace du document

Conservez une copie de chaque facture envoyée. Vous pouvez par exemple enregistrer le PDF dans un dossier dans le cloud ou enregistrer la transaction dans un système de paiement. Vous pourrez ainsi retrouver la facture dans vos dossiers, dans l'éventualité où vous devriez prouver qu'elle a été envoyée, ainsi que les horodatages qui indiquent la date d'envoi.

Que faire si le destinataire conteste la facture ?

Des litiges peuvent survenir, même si votre processus de facturation est le plus transparent possible. Le client peut avoir des doutes au sujet d'un poste, ou l'impression que le service coûtait moins cher. Les litiges ne signifient pas toujours que le client essaie d'éviter de payer : il peut s'agir d'une mauvaise communication ou d'un détail que vous auriez occulté. Voici comment répondre justement et calmement aux litiges.

Soyez à l'écoute du problème

Demandez au bénéficiaire de préciser ce qui, selon lui, pose problème avec la facture. Par exemple, s'agit-il d'une erreur de montant ou du mauvais produit ?

Vérifiez les données

Recoupez les éléments litigieux avec vos dossiers. Rassemblez tous les e-mails, propositions commerciales ou autres documents qui justifient le calcul du prix, puis partagez ces informations avec votre client de manière simple.

Expliquez calmement et corrigez les erreurs

Si vous avez fait une erreur, corrigez-la sans tarder. Si vous pensez que le montant facturé est correct, clarifiez votre raisonnement. Faites en sorte que votre explication soit aussi transparente que possible.

Négociez si nécessaire

Certaines situations nécessitent un remboursement partiel ou un réajustement du tarif. Dans ce cas, mettez le nouvel accord par écrit et envoyez une facture corrigée avec le montant mis à jour.

Suivi

Demandez au client de confirmer que le montant corrigé est correct et s'il a besoin de renseignements complémentaires. Une communication claire peut renforcer la relation que vous entretenez avec vos clients à long terme.

Stripe peut-elle vous aider à envoyer des factures ?

Stripe peut simplifier votre processus de facturation en automatisant les tâches que vous effectuez manuellement. Notre solution, qui s'intègre à de nombreuses plateformes de comptabilité et d'e-commerce, permet de réduire la saisie répétitive de données. Elle peut aider votre entreprise grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Demandes de paiement et factures : le Dashboard Stripe propose des options permettant de générer de nouvelles factures ou de nouveaux liens de paiement et de les envoyer au client.

• Rappels de paiement : Stripe peut envoyer des rappels de paiement automatiques en cas de factures impayées.

• Suivi des paiements : Stripe suit automatiquement l'état de paiement de chaque facture.

• Moyens de paiement : Stripe accepte une multitude de moyens de paiement, des cartes de crédit et de débit aux wallets en passant par les moyens de paiement locaux, selon le ou les pays dans lesquels vous exercez vos activités. Vos destinataires peuvent ainsi choisir l'option qui correspond à leurs besoins.

• Facturation récurrente : Stripe prend en charge les paiements récurrents pour les entreprises qui utilisent des abonnements. Indiquez simplement la fréquence des paiements, et Stripe se chargera du reste, y compris des rappels et des mises à jour en cas d'expiration d'une carte.

• Informations et données : le Dashboard Stripe fournit des graphiques, des tableaux et des données exportables qui vous permettent de suivre le versement des paiements, de repérer les tendances en matière de paiements et de recevoir des informations sur vos finances de manière centralisée.