Facturatie lijkt misschien simpel: je stuurt je klant de gegevens, incasseert de betaling en klaar is Kees. Maar de manier waarop je onderneming omgaat met facturatie kan een wereld van verschil maken voor je conversie. Ondernemingen moeten het facturatieproces zo eenvoudig mogelijk maken om te zorgen voor snelle betaalcycli en zo min mogelijk frictie bij betaling. Hieronder leggen we de basisprincipes van facturatie uit: je leest welke informatie je moet opnemen, hoe je werkt met elektronische facturatie en hoe je chargebacks afhandelt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat komt er kijken bij het verzenden van een factuur en wat is het verschil tussen rekeningen en facturen?
  
• Welke informatie moet in een factuur staan?
  
• Hoe kun je een factuur elektronisch verzenden?
  
• Wat moet je doen als de ontvanger bezwaar maakt tegen de factuur?
  
• Kan Stripe helpen met het verzenden van facturen?
  

Wat komt er kijken bij het verzenden van een factuur en wat is het verschil tussen rekeningen en facturen?

Vaak worden de termen "rekening" en "factuur" door elkaar gebruikt. Af en toe is er een verschil. Een rekening verwijst meestal naar een eenvoudig overzicht van verschuldigde kosten, terwijl een factuur formeler en vaak gedetailleerder is en meestal betalingstermijnen noemt die aangeven dat de klant binnen een bepaalde tijd (bijvoorbeeld 30 dagen) kan betalen.

Ondernemingen sturen een rekening meestal bij het verkooppunt of direct nadat ze een product of dienst hebben geleverd. Rekeningen worden gebruikt in situaties waarin wordt verwacht dat het volledige bedrag onmiddellijk wordt betaald (zoals een rekening van de kapper of een maaltijd in een restaurant). Een factuur stuur je voor grotere projecten waarvoor je een klant een specificatie van de kosten wil hebben, wanneer je een schema van betalingen of gedeeltelijke betalingen hanteert (bijv. netto 30 dagen, netto 60 dagen) of als je op grond van boekhoudnormen of je eigen interne processen verplicht bent om een formeler papieren spoor bij te houden. Facturen zijn gebruikelijker bij B2B-transacties, terwijl rekeningen vaak worden gebruikt voor B2C-betalingen.

Er is sprake van overlapping. Sommige ondernemingen noemen elk betaalverzoek een "factuur" omdat ze de branding consistent willen houden, zelfs als betaling onmiddellijk is verschuldigd. Anderen gebruiken de term "rekening" voor wat technisch gezien facturen zijn. Het hangt dus af van de organisatie en de context. Belangrijk is dat je bij het verzenden van een rekening vraagt om betaling op korte termijn, met minimale ruggenspraak tussen de onderneming en de klant.

Welke informatie moet in een factuur staan?

Houd bij het maken van een geheel nieuwe factuur een paar basisprincipes in gedachten. Of je nu kosten in rekening brengt voor een product of een dienst, een factuur bevat doorgaans:

• De naam van de verkoper (of bedrijfsnaam) en contactgegevens (zoals telefoon, e-mail en postadres)

• Factuurdatum

• Beschrijving van de dienst (bijv. 'Grafisch ontwerp voor de nieuwsbrief van maart')

• Prijs per eenheid

• Totaal verschuldigd bedrag

• Betalingsinstructies

Hoe kun je een factuur elektronisch verzenden?

Sommige ondernemingen gebruiken nog steeds papieren facturen, maar elektronische bezorging wordt steeds populairder: de wereldwijde markt voor elektronische facturatie groeit naar verwachting van $ 13,74 miljard in 2023 tot $ 31,61 miljard in 2032. Ondernemingen kunnen een digitale factuur leveren via e-mail, sms of een beveiligd betaalplatform. Elektronische levering is handig voor klanten omdat ze het bericht overal waar ze zijn kunnen openen en ter plaatse kunnen betalen, als de factuur een link bevat. Zo werkt het.

Kies een digitale facturatiemethode

• E-mail. Dit is een van de makkelijkste manieren om een digitale factuur te verzenden. Je kunt je factuur toevoegen aan het bericht, een pdf bijvoegen of een facturatiesjabloon gebruiken.

• Platforms voor betaaldiensten. Als je gebruik maakt van een betaaldienst, kun je mogelijk binnen het platform een factuur of een betaalverzoek genereren. Vaak kun je via het platform een link sturen die de ontvanger kan openen om je direct online te betalen.

• Mobiele apps. Sommige freelancers en kleine bedrijven gebruiken speciale apps op hun telefoon of tablet om facturen te verzenden. Deze apps zijn vaak geïntegreerd met betaaloplossingen en handelen de volledige cyclus af, van het maken van facturen tot het ontvangen van betalingen.

Maak de factuur in een digitale indeling

De factuur kan een pdf zijn, een link naar een beveiligde webpagina of een e-mail met dezelfde gegevens als je in een papieren factuur zou opnemen. Controleer of je ontwerp goed leesbaar is op telefoons, tablets en computers. Als je een pdf maakt, laat dan wat witruimte rond de randen, zodat er niets wordt afgesneden op kleine schermen.

Controleer de gegevens

Controleer het e-mailadres of telefoonnummer van de ontvanger, kijk of je de naam goed hebt gespeld en controleer of het totaal klopt.

Lever de factuur

Voeg het bestand toe of plak de link in de hoofdtekst van je e-mail of sms. Voeg een duidelijke onderwerpregel toe en een beleefde begeleidende tekst waarin je het doel samenvat (bijvoorbeeld: "maandfactuur voor ontwerpdiensten - betaling verschuldigd binnen 14 dagen").

Houd je administratie bij

Bewaar een kopie van elke factuur die je verzendt. Dit kan betekenen dat een pdf wordt opgeslagen in een map in de cloud of dat de transactie wordt geregistreerd in een betalingssysteem. Als je ooit moet bewijzen dat je de factuur hebt verzonden, is het document beschikbaar, met een tijdstempel die aangeeft wanneer het is afgeleverd.

Wat moet je doen als de ontvanger bezwaar maakt tegen de factuur?

Ook al verloopt alles nog zo transparant, toch kun je te maken krijgen met chargebacks. De koper is misschien in de war over een bepaald item of verkeert in de veronderstelling dat de service minder zou kosten. Chargebacks betekenen niet altijd dat een klant probeert onder de betaling uit te komen. Soms is er sprake van miscommunicatie of heeft iemand iets over het hoofd gezien. Hier lees je hoe je kalm en eerlijk reageert.

Luister naar wat er aan de hand is

Vraag de ontvanger om uit te leggen wat er is misgegaan met de factuur. Is de ontvanger bijvoorbeeld van mening dat het verkeerde bedrag of het verkeerde product in rekening zijn gebracht?

Controleer de gegevens

Vergelijk de items waartegen bezwaar wordt gemaakt, met je administratie. Verzamel e-mails, offertes of ander materiaal waaruit blijkt hoe een prijs is berekend. Deel vervolgens de relevante informatie met de klant op een manier die gemakkelijk te begrijpen is.

Leg het rustig uit en herstel eventuele fouten

Als je een fout hebt gemaakt, corrigeer deze dan onmiddellijk. Als je van mening bent dat je de juiste kosten in rekening hebt gebracht, licht dan je redenering toe. Houd je uitleg zo transparant mogelijk.

Onderhandel als dat nodig is

Er kunnen zich situaties voordoen waarin een gedeeltelijke terugbetaling of een aangepast tarief op zijn plaats is. Leg in dat geval de nieuwe afspraken schriftelijk vast en stuur een herziene factuur met het bijgewerkte bedrag.

Volg op

Vraag of het herziene bedrag klopt en of de ontvanger nog iets van je nodig heeft. Duidelijk communiceren kan de relatie op de lange termijn versterken.

Kan Stripe helpen met het verzenden van facturen?

Stripe kan je facturatieproces vereenvoudigen door taken te automatiseren die je nu handmatig uitvoert. Dankzij de integratie met een groot aantal verschillende boekhoud- en e-commerceplatforms hoef je niet steeds opnieuw dezelfde gegevens in te voeren. Dit kan je onderneming op de volgende manieren helpen:

• Betaalverzoeken en facturen. Op het Stripe-dashboard staan opties om nieuwe facturen of betaallinks te genereren en deze naar de betaler te verzenden.

• Betalingsherinneringen. Stripe kan automatisch een herinnering sturen wanneer een factuur niet wordt betaald.

• Betaling volgen. Stripe volgt automatisch de betaalstatus van elke factuur.

• Betaalmethoden. Stripe accepteert allerlei verschillende betaalmethoden, van creditcards en debitcards tot digitale wallets en zelfs lokale betaalmethoden, afhankelijk van waar je onderneming actief is. Dat betekent dat je ontvangers een optie kunnen kiezen die bij ze past.

• Terugkerende facturatie. Stripe ondersteunt terugkerende betalingen voor ondernemingen die met abonnementen werken. Jij kunt aangeven hoe vaak betalingen moeten plaatsvinden en Stripe doet de rest, inclusief herinneringen en updates als een betaalkaart verloopt.

• Inzicht en data. Het Stripe-dashboard biedt grafieken, diagrammen en exporteerbare gegevens, zodat je kunt zien wanneer betalingen zijn bijgeschreven, patronen kunt herkennen in wie er op tijd betaalt en updates kunt ontvangen over je financiën. Alles op één plek.