Questa operazione potrebbe sembrare un compito semplice: invii la ricevuta al cliente, riscuoti il pagamento e il gioco è fatto. Ma il modo in cui un'attività automatizza gli addebiti può fare la differenza in termini di conversione. Le attività dovrebbero rendere le procedure di addebito il più semplici possibile per garantire cicli di pagamento rapidi e limitare eventuali interruzioni. Di seguito vengono illustrate le informazioni di base per inviare una ricevuta: cosa includere, come utilizzare le ricevute in formato elettronico e come gestire le contestazioni.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa significa inviare una ricevuta e in che modo si differenzia dall'emissione di una fattura?
  
• Quali informazioni devono essere incluse in una ricevuta?
  
• Come si inviare una ricevuta in formato elettronico?
  
• Cosa fare se il destinatario contesta la ricevuta?
  
• Stripe può aiutarti a inviare le ricevute?
  

Cosa significa inviare una ricevuta e in che modo si differenzia dall'emissione di una fattura?

Spesso i termini "ricevuta" e "fattura" sono usati in modo intercambiabile. Ma in certi casi c'è una differenza. Una ricevuta di solito si riferisce a una semplice dichiarazione degli importi dovuti, mentre una fattura è più formale, spesso dettagliata e tende a includere termini di pagamento che consentono al cliente di saldare entro un tempo prestabilito (ad es. 30 giorni).

In genere le attività inviano una fattura presso il punto vendita o subito dopo aver fornito un prodotto o un servizio. Le ricevute vengono utilizzate quando ci si aspetta che il cliente paghi subito l'intero importo, ad esempio nel caso della ricevuta di uno studio medico o un pasto al ristorante. Mandi una fattura quando lavori a progetti grandi e il cliente vuole un elenco dettagliato di quello che hai fatto, quando i pagamenti sono dilazionati o parziali (ad es. a 30 o 60 giorni) oppure se devi tenere traccia di tutto in modo più formale per la contabilità o per le tue procedure interne. Le fatture sono più comuni nelle transazioni B2B, mentre le ricevute sono spesso utilizzate per i pagamenti B2C.

I due termini si sovrappongono in parte. Alcune attività chiamano "fattura" ogni richiesta di pagamento per mantenere un branding coerente, anche se il pagamento è dovuto immediatamente. Altre usano il termine "ricevuta" per quelle che tecnicamente sono fatture. Dipende dall'organizzazione e dal contesto. L'aspetto fondamentale è che l'invio di una ricevuta implica una richiesta di pagamento che dovrebbe avvenire a breve termine, con interazioni minime tra l'attività e il cliente.

Quali informazioni devono essere incluse in una ricevuta?

Per creare una ricevuta da zero, tieni a mente alcune nozioni di base. Che tu venda un prodotto o un servizio, una ricevuta in genere include:

• Il nome del venditore (o la ragione sociale) e le informazioni di contatto (come telefono, email e indirizzo postale)

• Data della ricevuta

• Descrizioni dei servizi (ad es. "Progettazione grafica della newsletter di marzo")

• Prezzi unitari

• Importo totale dovuto

• Istruzioni di pagamento

Come si invia una ricevuta in formato elettronico?

Alcune attività usano ancora le ricevute cartacee, ma quelle elettroniche sono sempre più diffuse. Si prevede che il mercato globale delle ricevute elettroniche crescerà da 13,74 miliardi di dollari nel 2023 a 31,61 miliardi di dollari entro il 2032. Le attività possono inviare una ricevuta digitale tramite email, SMS o una piattaforma di pagamento sicura. L'invio elettronico è comoda per i clienti perché possono aprire il messaggio ovunque si trovino e pagare immediatamente, se la ricevuta include un link. Ecco come funziona.

Scegli una modalità di addebito digitale

• Email: è uno dei modi più semplici per inviare una ricevuta digitale. Puoi incorporare la ricevuta nel messaggio, allegare un PDF o utilizzare un modello di addebito.

• Piattaforme di servizi di pagamento: se utilizzi un servizio di pagamento, potresti generare una ricevuta o una richiesta di pagamento nella piattaforma. In molti casi, la piattaforma ti permetterà di inviare un link che il destinatario potrà aprire per pagarti direttamente online.

• App mobili: alcuni liberi professionisti e piccole imprese utilizzano app dedicate su telefono o tablet per inviare le ricevute. Queste app spesso si integrano con le soluzioni di pagamento e gestiscono l'intero ciclo, dalla creazione della ricevuta all'accettazione del pagamento.

Prepara la ricevuta in formato digitale

La fattura può essere un PDF, un link a una pagina web sicura o un'email che riporta le stesse informazioni che avresti su carta. Assicurati che il design sia leggibile su telefoni, tablet e computer. Se crei un PDF, lascia uno spazio bianco intorno ai bordi in modo che si veda tutto anche su schermi piccoli.

Verifica le informazioni

Ricontrolla l'indirizzo email o il numero di contatto del destinatario, l'ortografia del nome e il totale.

Invia la ricevuta

Allega il file o incolla il link direttamente nel corpo dell'email o della piattaforma di messaggistica. L'oggetto dell'email deve essere chiaro e conciso e il messaggio deve riassumere in modo semplice lo scopo della ricevuta (ad es. "Ricevuta mensile per servizi di progettazione - Scadenza del pagamento: entro 14 giorni").

Conserva un registro

Conserva una copia di ogni ricevuta che invii. Potresti salvare un PDF della ricevuta in una cartella su cloud o registrare la transazione in un sistema di pagamento. Qualora dovessi dimostrare di avere inviato la ricevuta, avrai il documento in archivio con l'indicazione della data e dell'ora dell'invio.

Cosa fare se il destinatario contesta la ricevuta?

Anche con la procedura più trasparente, possono verificarsi contestazioni. Forse l'acquirente ha dubbi su una voce della ricevuta o pensava che il servizio costasse meno. Le contestazioni non sempre significano che un cliente sta cercando di evitare di pagare: a volte si tratta di un problema di comunicazione o di un dettaglio trascurato. Ecco come rispondere con calma e correttezza

Ascolta il problema

Chiedi al destinatario di specificare cosa non è corretto nella ricevuta. Ad esempio, pensa che gli sia stato addebitato l'importo o il prodotto sbagliato?

Rivedi i dati

Verifica la correttezza delle voci contestate confrontandole con la tua documentazione Raccogli eventuali email, proposte o altro materiale che mostri come è stato calcolato un prezzo. Poi condividi le parti rilevanti con il cliente in un modo che sia facile capire.

Spiega con calma e correggi eventuali errori

Se hai commesso un errore, correggilo senza indugio. Se ritieni che il tuo addebito sia corretto, chiarisci le tue ragioni. Rendi tua spiegazione la più trasparente possibile.

Negozia se necessario

Potrebbero esserci situazioni che richiedono un rimborso parziale o un rettifica della tariffa. In tal caso, metti per iscritto il nuovo accordo e invia una ricevuta rivista con l'importo aggiornato.

Follow-up

Chiedi al cliente se l'importo corretto va bene e se ha bisogno di altro. Una comunicazione chiara può rafforzare la relazione a lungo termine.

Stripe può aiutarti a inviare le ricevute?

Stripe può semplificare la procedura di addebito in quanto automatizza le attività che al momento svolgi manualmente. Si integra con molte piattaforme di contabilità e e-commerce, così non devi inserire i dati più volte. Stripe può supportare la tua attività nei seguenti modi:

• Richieste di pagamento e fatture: la Dashboard Stripe consente di generare nuove fatture o link di pagamento e di inviarli al pagatore.

• Promemoria di pagamento: se una fattura o una ricevuta non viene pagata, Stripe può inviare promemoria di pagamento automatici.

• Monitoraggio dei pagamenti: Stripe monitora automaticamente lo stato del pagamento di ogni ricevuta.

• Metodi di pagamento: Stripe accetta una serie di metodi di pagamento, dalle carte di credito e di debito ai wallet e persino metodi di pagamento locali, a seconda della località in cui operi. Ciò significa che i destinatari possono scegliere un'opzione adatta alle loro esigenze.

• Addebito ricorrente: Stripe supporta gli addebiti ripetuti per le attività basate su abbonamento. Puoi specificare la frequenza con cui gli addebiti devono ripetersi, mentre Stripe si occuperà del resto, inclusi promemoria e aggiornamenti se la carta scade.

• Approfondimenti e dati: la Dashboard Stripe fornisce grafici, tabelle e dati esportabili per monitorare l'arrivo dei pagamenti, individuare modelli di puntualità nei pagamenti e ricevere aggiornamenti sulle proprie finanze in un unico posto.