在任何商业关系中，收款都可能引发紧张情绪。大约 五分之四的小企业在收取客户款项方面面临相关挑战。理论上，为您所提供的商品或服务请求付款应该很容易，但在实际操作中，情况并非总是如此。您的信息的措辞、时机和结构，可能决定客户是否按时付款，以及他们对您企业的看法。

制定一个周到、尊重的付款请求方式，有助于维持业务关系，增强品牌信誉，并保持财务健康。下面，我们将解释您在请求客户付款时应该了解的事项，包括这些请求为何重要、如何撰写请求内容，以及要避免的常见错误。

本文内容

• 为什么请求付款对您的业务很重要？
  
• 付款请求应包含哪些详细信息？
  
• 何时应跟进未付发票？
  
• Stripe 如何帮助处理付款请求？
  
• 付款请求中的常见错误有哪些，如何避免？
  

为什么请求付款对您的业务很重要？

您处理付款请求和开具发票的方式对您的利润有重大影响。杂乱无章的付款请求会造成不确定性，进而可能导致付款延迟。如果您的信息过于生硬，可能会疏远可靠的客户；而如果您对金额总数和截止日期过于随意或表述不清，客户可能会忽略或忘记您的发票。

关于付款的清晰沟通能带来诸多好处，例如：

• 强化清晰度： 所有各方都应清楚知道欠款金额、付款到期时间，以及发票涵盖哪些服务。

• 为未来合作奠定基调： 公平、一致的政策会让客户更愿意再次与您合作。

• 防止延误： 礼貌的提醒、明确的条款和设计合理的发票，能让客户更易于立即处理付款。

付款请求应包含哪些详细信息？

不清晰或含糊的付款请求，可能会导致客户去寻找详细信息，或者将发票搁置一旁稍后处理。以下是您在付款请求中应包含的内容。

基本要素

• 发票或参考编号： 包含一个唯一标识符，将发票或账单与特定订单、项目或协议关联起来。

• 欠款金额： 写明确切的总金额，包括任何税费或费用。模棱两可会导致错误和不正确的付款。

• 到期日期： 说明付款的到期时间。如果款项已逾期，具体说明逾期了多少天或多少周。

• 付款说明： 提供结算发票的链接，列出您接受的付款方式（如信用卡、银行转账），并提供付款说明。

可选但有用的补充内容

• 明细清单： 记录交付的商品或提供的服务及其各自的费用。这些细节能让客户放心，确认发票准确无误，并让他们了解总金额是如何得出的。

• 提醒任何额外费用： 如果适用滞纳金或其他条款，一并列出。最好提前告知客户这些条款，并在账单上再次重申。

• 友好的语气： 简短友好的问候，表明您重视这种合作关系。

• 通俗易懂的语言： 避免使用晦涩难懂的术语或描述，以免掩盖您所提供的服务。客户欣赏简洁明了、易于立即采取行动的信息。

选择正确的格式

考虑您通常与客户的沟通方式。有些客户可能喜欢带有项目符号的电子邮件，而另一些客户可能更喜欢简短的短信或电话。保持简洁，特别是如果您的客户会收到多个供应商的发票。如果您的品牌风格较为随意，您可以在保持尊重和直接的同时，融入这种风格。

何时应跟进未付发票？

即使是完美的发票，也不能保证立即收到付款。发票可能会被埋没在收件箱中，有时客户只是忘记了。实施一个有条理的计划，如下所示，进行友好但坚定的跟进。

到期日之前

在到期日前几天发送温和的提醒。如果客户忽略了您的发票，这也可以帮助他们准备好必要的文件或安排预算。

到期日刚过

在到期日后一两天内，及时、礼貌地跟进。您可以提及原始发票，重申应付金额，并邀请客户如果有任何疑虑与您联系。保持友好，让对话保持畅通，表明您并没有对客户未付款的原因妄加揣测。

到期日后一周

如果在第一次提醒后仍未收到付款，通常在 7 - 10 天内再发送一条信息。这条信息可以比您最初的跟进更直接。例如，您可以说：“我们希望您能就发票 #XXXX 给予回复。如果有任何问题，请告知我们。”

何时升级处理

如果多次提醒都未得到回应，您可能需要升级处理此事。这可能包括打电话或采取更正式的措施，具体取决于您公司的政策。无论采取何种行动，保持礼貌都很重要。例如，您可以说：“我们再次与您联系，因为我们的记录显示发票 #XXXX 仍未支付。如果您遇到困难，请告知我们。我们希望找到一个可行的解决方案。”

Stripe 如何助力付款请求？

Stripe 是一款用户友好的一体化支付解决方案。许多企业依靠它来处理支付处理、经常性订阅、开具发票等事务。Stripe 还可以协助您完成请求和跟踪付款的工作流程。以下是更详细的介绍。

简单易用的发票开具工具

Stripe 的开票系统让您只需点击几下就能创建精美的发票。您可以添加项目明细、您的品牌标识、税务详情和折扣信息。完成发票定稿后，您可以直接将其发送到客户的电子邮件地址。他们会收到一个链接，指向一个安全的结账页面，在那里他们可以进行付款。

可定制的提醒功能

使用 Stripe，您可以设置自动提醒，避免手动联系客户告知逾期发票。例如，您可以设置在到期日前三天发送提醒电子邮件，到期日当天再发一次，如果一周后发票 仍未支付，再跟进一次。

支持多种支付方式

Stripe 支持多种支付方式，使您能够为客户提供这种灵活性。在很多情况下，仅此一点就能减少逾期付款的情况，因为客户可以选择最适合他们的支付方式。

如果客户同意，您还可以保存他们的支付信息，以便日后计费。如果他们注册了自动计费，您可以在向他们发送即将处理付款的提醒后，使用他们保存的支付信息对重复交易进行收费。这对于持续性的订阅服务或预付费项目来说，尤为有用。

实时跟踪和分析功能

只需看一眼 Stripe 管理平台，您就能知道哪些发票已支付、哪些处于待处理状态，以及哪些已逾期。这种可见性意味着您可以发现规律，了解某些客户是否需要反复跟进。它还能帮助您跟踪收入趋势，了解哪些项目明细最畅销。这种详细程度对企业来说可能非常宝贵。

付款请求中的常见错误有哪些，如何避免？

以下是付款请求中的一些陷阱以及解决方法。

请求含糊不清

发送带有消息的请求，例如“是时候支付账单了。谢谢！”听起来可能很友好，但对客户来说没有任何明确信息。您指的是哪张账单？欠多少钱？什么时候到期？含糊不清会延迟付款，并可能导致来回的邮件沟通。

• 解决方法： 提及 发票编号，说明欠款余额，并重申到期日期（或发票逾期了多少天）。如果您在提及之前的讨论，简要总结一下，以唤起客户的记忆。
  

使用过于正式或令人困惑的语言

一些企业认为付款请求必须写得像法律备忘录。但如果收件人不能轻松理解您的发票，您的企业可能会损失收入。

• 解决方法： 使用清晰、平和的语气。去除复杂的行话，保持结构简单。如果您必须包含法律术语，将它们放在底部的简短参考部分，以免分散对主要信息的注意力。
  

发送意外的发票

客户可能会惊讶地收到他们没有预料到的费用或发票。这可能会导致延误或争议。

• 解决方法： 提前联系客户，告知他们发票即将发出。对于经常性交易，在向客户计费前几天发送简短的提醒。这种预先通知能设定正确的预期，避免混淆。
  

未能提供便捷的支付方式

如果您的付款流程过于复杂，客户可能会把发票搁置一旁，然后忘记支付。

• 解决方法： 使用支持多种支付方式的服务。确保您的客户能通过几个简单步骤结清发票。
  

未进行跟进

一些企业主因担心显得过于催促，而不愿就未支付的发票多次发送信息。但如果没有适当的跟进，您的发票可能不会在客户的首要关注事项中，特别是当他们忙于处理众多任务时。

• 解决方法： 制定一个跟进计划。在日历上标记好发送温和提醒和更坚定请求的日期 — 或者使用 Stripe 实现提醒自动化。如有必要，逐渐加强语气。
  

过早采取对抗态度

如果您的第一份逾期通知读起来像威胁，您可能会破坏与客户建立起来的良好关系。即使您对延迟付款感到不满，也要克制言辞。

• 解决方法： 在早期阶段，给予客户疑虑的余地。假设可能存在误解或技术故障。仅在多次出现未付款情况时，才使用更强硬的措辞，即便如此，也要保持适度和基于事实。