イギリスでの請求は、ルールを把握してしまえば難しくありません。ただし、そのルールは想像以上に細かいことがあります。His Majesty ’ s Revenue and Customs (HMRC) は、請求書に記載しなければならない情報、発行までに必要な期間、記録用に保管しなければならない期間について要件を定めています。不備があると、決済の遅れや準拠上の問題が生じたり、クライアントが付加価値税 (VAT) の還付請求に使えない請求書になったりする可能性があります。

以下では、イギリスでの請求方法、イギリスから海外のクライアントに請求する方法、必要な情報、クライアントが決済しない場合の対応について説明します。

目次

• イギリス企業によるクライアントへの請求方法
  
• イギリスから海外のクライアントに請求書を発行する方法
  
• イギリスでの請求に関するルール
  
• 会社がない場合のイギリスでの請求書発行
  
• イギリスで請求する際に企業がよく犯すミス
  
• 請求書が支払われない場合にイギリス企業が取れる対応
  
• イギリス企業にとっての請求書作成ソフトウェアの有用性
  
• Stripe Invoicing のメリット
  

イギリス企業によるクライアントへの請求方法

イギリスでの請求は、初めて請求書を送る個人事業主でも、何百ものクライアントを抱える有限責任会社でも、おおむね同じ流れに従います。必要な手順は以下のとおりです。

フォーマットを選ぶ

現在、イギリスでは法的に義務付けられた請求書の形式はありません。多くの事業者はメールで送付する PDF を使用していますが、一部の業界では今でも紙の請求書をやり取りしています。どの形式を選ぶ場合でも、判読しやすく、体裁が整っていて、クライアントが対応しやすいものにしてください。2029 年 4 月から、すべての VAT 請求書で電子請求が義務化されます。

請求書番号を割り当てる

請求書ごとに一意の整理番号が必要です。「INV-001」「INV-002」のような連番方式が効果的です。これは自社の記録管理、クライアントの買掛金処理、そして税務調査の際の HMRC への対応においても重要です。

必要な詳細を記入する

イギリスの請求書には、ビジネス名と住所、クライアントの詳細、請求書の日付、商品またはサービスの説明、提供日、支払金額、決済条件を記載する必要があります。 VAT 登録済みの場合は、VAT 番号と VAT 額を別立てで記載する必要があります。

明確な決済条件を設定する

決済期限を明確に記載してください。クライアントとより短いまたは長い決済条件を交渉しない限り、請求書の日付から 30 日以内が標準的な決済期限です。支払遅延に対して遅延利息を請求する予定がある場合は、その旨を請求書に記載しておく必要があります。

送信と記録

送信後は、すぐに会計システムに請求書を記録します。その時点での未回収額を常に把握しておくことで、キャッシュフローを適切に管理し、資金不足に不意を突かれずに済みます。

イギリスから海外のクライアントに請求書を発行する方法

イギリスの事業者が海外のクライアントに請求書を発行する場合でも、イギリス国内のクライアントへの請求書発行と大きくは変わりませんが、いくつか異なる点があります。

まず、英ポンド (GBP)、米ドル (USD)、ユーロ (EUR) など、どの通貨で請求書を発行するかを明記し、送金手数料または両替手数料をどちらが負担するかを事前に合意しておきましょう。VAT 登録済みの場合は、イギリスの VAT を請求する必要があるか、またはその売上が VAT の対象外となるかについて、 HMRC のガイダンスを確認してください。また、国際銀行口座番号 (IBAN)、事業者識別コード (BIC)、または SWIFT コードなどの国際決済情報を記載し、海外取引では決済処理手数料がどのように変わるかも考慮してください。

イギリスでの請求に関するルール

VAT 登録済みの企業は、クライアントと書面で異なる支払条件に合意していない限り、商品の納品またはサービスの完了から 30 日以内に請求書を発行しなければなりません。12 ヵ月間の課税対象売上高が £ 90,000 を超える場合は、事業形態にかかわらず VAT 登録が義務付けられます。そのしきい値を下回る場合、VAT 登録は任意ですが、検討する価値があることもあります。

VAT 登録済みの場合、VAT 登録済みの別の事業者への請求書はすべて、VAT 番号、適用 VAT 率、VAT 金額を別項目として記載した完全な VAT 請求書でなければなりません。£ 250 未満の取引には簡易 VAT 請求書が認められていますが、完全な請求書を発行するほうが安全です。

請求書番号の連番管理に欠けがあると HMRC の監査で問題視される可能性があるため、請求書番号を飛ばしたり再利用したりしないでください。また、どの通貨でも請求書を発行できますが、VAT 登録済みの場合は VAT 額を GBP で表示する必要があります。HMRC は、発行した請求書と受領した請求書の両方について、少なくとも 6 年間コピーを保管するよう求めています。

会社がない場合のイギリスでの請求書発行

イギリスでは、クライアントに請求書を発行するために会社登録は必要ありません。個人事業主、フリーランス、自営業の人はいずれも、自分の業務に対して請求書を発行する法的権利があります。

個人事業主

個人事業主として事業を営む場合は、本名または屋号で請求書を発行できます。Companies House への登録は不要ですが、1 税年度の収入が £ 1,000 を超える場合は、HMRC で Self Assessment に登録する必要があります。

本名ではなくビジネス名で請求書を発行したい場合でも、請求書のどこかに法的な氏名が記載されていれば可能です。屋号を使って身元を隠すことはできません。

フリーランス

自営業のフリーランスで年間収入が £ 1,000 未満の場合は、HMRC に事業者として登録する必要はなく、通常は Self Assessment tax return を提出する必要もありません。(判断に迷う場合は、HMRC のガイドラインを確認してください。) このようなフリーランスは、商品またはサービスの提供を開始した時点で、本名でクライアントに請求書を発行できます。年間収入が £ 1,000 を超えたら、個人事業主として登録し、この事業形態に適用される税務ルールに従う必要があります。

有限責任会社

いったん法人化すると、ルールが変わります。請求書には、登録会社名、会社番号、登記上の事務所住所を記載する必要があります。

イギリスで請求する際に企業がよく犯すミス

経験豊富な企業でも、支払いを遅らせたり、コンプライアンス上の問題を引き起こしたりする請求書作成上のミスをすることがあります。何に注意すべきかを把握すれば、その多くは防ぐことができます。

曖昧な決済条件

「支払期限は近日中です」と書いたり、支払期日をまったく記載しなかったりすると、クライアントに先延ばしの余地を与えてしまいます。必ず具体的な支払期日を明記してください。たとえば「請求書日付から 30 日後が支払期限」とすれば、曖昧さは残りません。

請求書番号の欠落または不一致

請求書番号を飛ばしたり、再利用したり、年度の途中で番号付け形式を変更したりすると、照合作業時に問題が生じ、HMRC に問題視される可能性があります。運用する仕組みを決めたら、それを一貫して維持することが重要です。

サービス内容の記載不足

請求書に「コンサルティングサービス: £ 2,000」とだけ書かれていても、クライアントにはほとんど情報が伝わりません。何が、いつ、どの料率で提供されたのかを記載すれば、不審請求の申し立てが起きにくくなり、クライアントの買掛金処理での承認も早まります。

VAT 情報の未記載

VAT 登録済みの企業が、 VAT 番号を記載しなかったり、VAT 額を別建てで明示しなかったりした請求書を送付することがあります。HMRC の要件を満たしていない請求書ではクライアントが VAT を還付できず、支障が生じ、多くの場合は再発行が必要になります。

誤った担当者への請求書送付

支払遅延の多くは、請求書が誤った受信箱に届くことが原因です。クライアントとの関係の早い段階で、誰が買掛金を担当しているのかを確認しておくとよいでしょう。

フォローアップを怠る

請求書を送って決済をただ待つだけでは、回収プロセスとはいえません。支払期日の数日前と、期日を過ぎた当日にフォローアップできるよう、お知らせを設定できます。

請求書が支払われない場合にイギリス企業が取れる対応

支払遅延や未入金は、多くのイギリス企業がいずれ直面する現実です。こうした事態が起きる前に選択肢を把握しておけば、決済期限を過ぎても入金がないときに慌てずに対応できます。

支払いの督促を送る

エスカレーションする前に、クライアントに丁寧ながらも率直なフォローアップを送ります。多くの支払遅延は、意図的に支払わないという判断ではなく、請求書の紛失や承認待ちのキューに留まっていることが原因です。請求書番号、金額、支払期日に触れた短いメールだけで十分なこともよくあります。

法定遅延利息を請求する

1998 年商業債務支払遅延法 (利息) に基づき、他の企業に対する支払期限超過の請求書については、イングランド銀行の基準金利に 8% を上乗せして請求する権利があります。また、請求書金額に応じて £ 40 ～ £ 100 の定額の債権回収手数料を請求することもできます。取引関係を維持するためだけに、これらの権利を放棄する必要はありません。

法的措置前の正式な通知書を送付する

督促しても効果がない場合は、法的措置前の正式な通知書を書面で送ることで、債権を正式に回収する意思があることをクライアントに伝えられます。これは法的手続きの前に行う標準的なステップであり、それだけで支払いにつながることもよくあります。

少額訴訟裁判所を利用する

イングランドおよびウェールズでは、 1 万ドル以下の債権であれば、少額訴訟裁判所は比較的利用しやすい手段です。Money Claim Online (MCOL) を通じてオンラインで請求を申し立てることができ、そのために弁護士は必要ありません。

債権回収会社を検討する

自分で法的措置を取りたくない場合は、債権回収会社に代行を依頼できます。通常は回収できた金額の一定割合を手数料として支払うことになるため、未払い額とのバランスを考えて判断してください。

イギリス企業にとっての請求書作成ソフトウェアの有用性

クライアントが 1 〜 2 社で、業務が単純で、VAT もないといった非常にシンプルな場合は、整理されたスプレッドシートやドキュメントテンプレートでも対応できます。しかし、多くの企業にとって、請求書作成ソフトウェアは、時間の節約とミスの防止によって、すぐに元が取れます。

選択肢を検討する際は、次のメリットを確認できます。

• VAT の自動計算: 優れた請求書作成ソフトウェアは VAT を自動的に計算し、HMRC の要件を満たす形式で請求書を作成します。VAT 登録済みであれば、これだけでも大きなミスの原因を取り除けます。

• 決済連携: Stripe などの決済代行業者と連携するソフトウェアを使えば、請求書に直接決済用リンクを記載できます。クライアントは銀行振込を手動で開始する代わりにすぐ決済できるため、請求書の送付から入金までの期間が短くなる傾向があります。

• *定期的な請求書: *同じクライアントに定期的なスケジュール で請求する場合、自動化によって時間を節約し、請求書の見落としを減らすことができます。

• *会計連携: *会計記録と同期する請求書ソフトウェアを使えば、支払済みのものと未払いのものを手作業で消し込む必要がなくなります。余計な作業を増やさずに、帳簿を常に最新の状態に保てます。

• *Making Tax Digital への準拠： *HMRC の Making Tax Digital (MTD) プログラムでは、VAT 登録済みの企業に対して、デジタル記録の保存と対応ソフトウェアを使用した申告が義務付けられています。これが該当する場合、請求ツールは HMRC の対応製品リストに掲載されている必要があります。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金 (AR) プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続課金でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要でプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供します。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済画面で回収にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの統合: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP ソフトと連携でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。

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