La facturation au Royaume-Uni est simple une fois que vous en connaissez les règles, qui peuvent être plus précises que vous ne le pensez. His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) a des exigences concernant les informations que vous devez inclure dans une facture, le délai dans lequel vous devez l’émettre ainsi que la durée pendant laquelle vous devez la conserver pour vos dossiers. Les erreurs peuvent entraîner des retards de paiement, des problèmes de conformité ou des factures que vos clients ne peuvent pas utiliser pour récupérer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Ci-dessous, nous verrons comment facturer au Royaume-Uni, comment facturer des clients internationaux depuis le Royaume-Uni, quelles informations vous sont nécessaires et que faire lorsqu’un client ne paie pas.

Contenu de l’article

• Comment facturer un client en tant qu’entreprise britannique?
  
• Comment facturer des clients internationaux depuis le Royaume-Uni?
  
• Quelles sont les règles de facturation au Royaume-Uni?
  
• Puis-je émettre des factures au Royaume-Uni si je n’ai pas d’entreprise?
  
• Quelles erreurs courantes les entreprises britanniques commettent-elles lors de la facturation?
  
• Que peuvent faire les entreprises britanniques si une facture n’est pas réglée?
  
• Les logiciels de facturation sont-ils utiles pour les entreprises britanniques?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Comment facturer un client en tant qu’entreprise britannique?

La facturation au Royaume-Uni suit un modèle assez uniforme, que vous soyez une entreprise individuelle qui envoie sa première facture ou une société à responsabilité limitée ayant des centaines de clients. Voici les étapes à suivre.

Choisissez votre format

Il n’existe actuellement aucun format de facture imposé par la loi au Royaume-Uni. De nombreuses entreprises utilisent des fichiers PDF envoyés par courriel, tandis que certains secteurs échangent encore des factures papier. Quel que soit le format choisi, assurez-vous qu’il est lisible, soigné et facile à exploiter pour votre client. À partir d’avril 2029, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les factures de TVA.

Attribuez un numéro de facture

Chaque facture doit avoir un numéro de référence unique. Un système séquentiel fonctionne bien, par exemple « FAC-001 », « FAC-002 », et ainsi de suite. Cela est important pour votre propre comptabilité, pour le traitement des comptes fournisseurs de votre client et pour le HMRC si vous faites l’objet d’une vérification.

Remplissez les informations requises

Les factures britanniques doivent inclure le nom et l’adresse de votre entreprise, les coordonnées de votre client, la date de la facture, une description des produits ou services fournis, la date à laquelle ils ont été fournis, le montant dû et vos conditions de paiement. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devrez indiquer votre numéro de TVA et le montant de la TVA de manière distincte.

Définir clairement les conditions de paiement

Indiquez précisément la date d’échéance du paiement. Le délai de paiement standard est de 30 jours suivant la date de facturation, sauf si vous négociez des délais plus courts ou plus longs avec votre client. Si vous avez l’intention de facturer des intérêts sur les paiements en retard, vous devez le mentionner dans votre facture.

Envoyer et enregistrer

Une fois envoyée, enregistrez immédiatement la facture dans votre système comptable. Savoir en tout temps quels sont les paiements en attente fait la différence entre garder le contrôle de votre trésorerie et être surpris par un déficit.

Comment facturer des clients internationaux depuis le Royaume-Uni?

En tant qu’entreprise britannique, la facturation de clients internationaux ne diffère pas beaucoup de celle de clients basés au Royaume-Uni, même s’il existe quelques différences..

Commencez par préciser la devise dans laquelle vous facturez — par exemple la livre sterling (GBP), le dollar américain (USD) ou l’euro (EUR) — et convenez à l’avance qui supportera les frais de virement ou de conversion. Si vous êtes assujetti à la TVA, consultez les recommandations du HMRC pour savoir si vous devez facturer la TVA britannique ou si la vente n’est pas assujettie à la TVA. Indiquez les coordonnées de paiement international, notamment votre numéro de compte bancaire international (IBAN) ou votre code d’identification bancaire (BIC) ou code SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications), et tenez compte de l’évolution de vos frais de traitement des paiements pour les transactions internationales.

Quelles sont les règles de facturation au Royaume-Uni?

Si votre entreprise est assujettie à la TVA, vous devez émettre une facture dans les 30 jours suivant la livraison du produit ou la prestation d’un service, sauf si vous avez convenu de conditions différentes avec votre client par écrit. Si votre chiffre d’affaires imposable dépasse 90 000 £ sur une période de 12 mois, vous êtes tenu de vous enregistrer à la TVA, quelle que soit la structure de votre entreprise. En dessous de ce seuil, l’enregistrement à la TVA est facultatif, mais devrait être pris en considération.

Si vous êtes assujetti à la TVA, chaque facture adressée à une autre entreprise assujettie à la TVA doit être une facture de TVA complète indiquant votre numéro de TVA, le taux de TVA appliqué et le montant de la TVA sur une ligne distincte. Les factures de TVA simplifiées sont autorisées pour les transactions inférieures à 250 £, mais les factures complètes constituent la solution la plus sûre.

Les erreurs dans la numérotation de vos factures peuvent susciter des questions lors d’un audit du HMRC; ne sautez donc pas de numéros et ne les réutilisez pas. Et bien que vous puissiez facturer dans n’importe quelle devise, si vous êtes assujetti à la TVA, le montant de la TVA doit être indiqué en livres sterling (GBP). Le HMRC vous oblige à conserver des copies de toutes les factures pendant au moins six ans. Cela s’applique à la fois aux factures que vous avez émises et à celles que vous avez reçues.

Puis-je émettre des factures au Royaume-Uni si je ne suis pas propriétaire d’entreprise?

Au Royaume-Uni, il n’est pas nécessaire d’avoir une entreprise enregistrée pour facturer ses clients. Les entreprises individuelles, les travailleurs indépendants et les professions libérales ont tous le droit légal de facturer pour leur travail.

Entreprises individuelles

Si vous exercez vos activités en tant qu’entreprise individuelle, vous pouvez émettre des factures sous votre nom ou sous un nom commercial. Vous n’avez pas besoin de vous inscrire auprès du registre des sociétés (Companies House), mais vous devez vous inscrire au régime d’auto-évaluation (Self Assessment) auprès du HMRC si vous gagnez plus de 1 000 £ au cours d’une année fiscale.

Si vous souhaitez facturer sous un nom commercial plutôt que sous votre propre nom, vous pouvez le faire, à condition que votre nom légal apparaisse tout de même quelque part sur la facture. Vous ne pouvez pas utiliser un nom commercial pour dissimuler votre identité.

Travailleurs indépendants

Les travailleurs indépendants qui exercent une activité à leur compte et dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 1 000 £ ne sont pas tenus de s’enregistrer en tant qu’entreprise auprès du HMRC et ne sont généralement pas tenus de produire une déclaration fiscale au système Self Assessment. (Les travailleurs indépendants qui ont des doutes à ce sujet devraient consulter les lignes directrices du HMRC.) Si vous êtes travailleur indépendant de cette catégorie, vous pouvez facturer vos clients sous votre propre nom dès que vous commencez à fournir des biens ou des services. Une fois que vous gagnez plus de 1 000 £ par année, vous devez vous inscrire en tant qu’entreprise individuelle et respecter les règles fiscales applicables à ce type d’entreprise.

Sociétés à responsabilité limitée

Une fois que vous vous constituez en société, les règles changent. Votre facture doit inclure le nom officiel de votre entreprise, son numéro d’immatriculation et l’adresse de son siège social enregistré.

Quelles sont les erreurs courantes commises par les entreprises lors de la facturation au Royaume-Uni?

Même les entreprises expérimentées commettent des erreurs de facturation qui retardent les paiements ou entraînent des problèmes de conformité. La plupart de ces erreurs peuvent être évitées dès lors que vous savez à quoi prêter attention.

Conditions de paiement ambiguës

Indiquer « paiement exigible le plutôt » ou omettre entièrement la date d’échéance laisse aux clients la possibilité de retarder. Indiquez toujours une date d’échéance précise : « Paiement exigible dans les 30 jours suivant la date de facturation » ne laisse place à aucune ambiguïté.

Numéros de facture manquants ou incohérents

Ne pas attribuer denuméros de facture, les réutiliser ou changer de format de numérotation en cours d’année crée des problèmes lors du rapprochement et peut attirer l’attention du HMRC. Il est important de choisir un système et de s’y tenir.

Descriptions de services incomplètes

Une facture indiquant « services de conseil : 2 000 £ » apporte très peu de détails à votre client. Une description du produit ou service, quand et à quel tarif permet d’éviter de litige et accélère la validation au sein du service comptabilité de votre client.

Ne pas inclure les détails relatifs à la TVA

Les entreprises inscrites à la TVA envoient parfois des factures sans leur numéro de TVA ou sans indiquer séparément le montant de la TVA. Votre client ne peut pas récupérer la TVA sur une facture qui ne répond pas aux exigences du HMRC. Cette situation peut créer des frictions et nécessite souvent une réémission.

Envoyer des factures à la mauvaise adresse

De nombreux retards de paiement sont dus à des factures qui arrivent dans la mauvaise boîte de réception. Précisez dès le début de toute relation avec un client qui s’occupe de la gestion des comptes fournisseurs.

Manque de suivi

Envoyer une facture et attendre passivement un paiement ne constitue pas un processus de recouvrement. Vous pouvez programmer un rappel pour effectuer un suivi quelques jours avant la date d’échéance et de nouveau le jour où elle est dépassée.

Que peuvent faire les entreprises du Royaume-Uni en cas de non-paiement d’une facture?

Les retards ou les défauts de paiement sont une réalité à laquelle de nombreuses entreprises britanniques sont confrontées à un moment ou à un autre. Connaître vos options à votre disposition avant que la situation ne se présente vous évitera de vous retrouver dans une position délicate lorsque la date d’échéance sera dépassée sans que le paiement ait été effectué.

Envoyer un rappel de paiement

Avant d’aggraver la situation, envoyez à votre client un message de suivi poli, mais direct. De nombreux paiements en retard sont souvent dus à la perte d’une facture ou à son blocage dans une file d’attente d’approbation, plutôt qu’à une décision délibérée de ne pas payer. Un court courriel mentionnant le numéro de facture, le montant et la date d’échéance est souvent suffisant.

Facturer des intérêts légaux

En vertu de la loi de 1998 sur les retards de paiement des dettes commerciales (intérêts), vous avez le droit de facturer 8 % du montant dû en plus du taux de base de la Banque d’Angleterre (BoE) sur les factures en souffrance à d’autres entreprises. Vous pouvez également réclamer des frais fixes de recouvrement de créances compris entre 40 et 100 £, selon le montant de la facture. Vous n’avez pas à renoncer à ces droits uniquement pour préserver la relation.

Envoyer une lettre de mise en demeure

Si les rappels ne fonctionnent pas, une lettre de mise en demeure informe le client que vous êtes prêt à poursuivre le recouvrement de la créance par voie formelle. Il s’agit d’une étape standard avant toute procédure judiciaire et elle suffit souvent à elle seule à obtenir le paiement.

Recourir au tribunal des petites créances

Pour les dettes allant jusqu’à 10 000 £ en Angleterre et au pays de Galles, le tribunal des petites créances constitue une voie relativement accessible. Vous pouvez déposer une demande en ligne à travers Money Claim Online (MCOL), et vous n’avez pas besoin d’un avocat pour le faire.

Envisager de faire appel à une agence de recouvrement

Si vous préférez ne pas engager vous-même de poursuites judiciaires, une agence de recouvrement peut agir en votre nom. Elle prélève généralement un pourcentage des sommes recouvrées; évaluez le coût par rapport au montant dû.

Les logiciels de facturation sont-ils utiles pour les entreprises britanniques?

Un tableur ou un modèle de document bien structuré peut suffire pour des configurations basiques, comme pour un ou deux clients, un travail simple et sans TVA. Mais pour de nombreuses entreprises, un logiciel de facturation est rapidement rentabilisé grâce au temps gagné et aux erreurs évitées.

Tenez compte de ces avantages lors de l’évaluation de vos options :

• Calcul automatique de la TVA : un bon logiciel de facturation gère la TVA automatiquement et met en forme les factures pour répondre aux exigences du HMRC. Le fait que vous soyez assujetti à la TVA élimine une source d’erreurs non négligeable.

• Intégration des paiements : un logiciel connecté à un prestataire de services de paiement comme Stripe vous permet d’inclure un lien de paiement directement sur la facture. Les clients peuvent payer immédiatement plutôt que d’initier manuellement un virement bancaire, ce qui tend à raccourcir le délai entre l’envoi d’une facture et la réception du paiement.

• Factures récurrentes   si vous facturez les mêmes clients selon un calendrier régulier, l’automatisation permet de gagner du temps et réduit le risque d’oubli d’une facture.

• Intégration comptable : un logiciel de facturation qui se synchronise avec vos registres comptables vous évite d’avoir à rapprocher manuellement les paiements effectués et ceux en attente. Vos livres de comptes restent à jour sans travail supplémentaire.

• Conformité au programme Making Tax Digital : le programme Making Tax Digital (MTD) du HMRC oblige les entreprises assujetties à la TVA à tenir des registres numériques et à soumettre leurs déclarations à l’aide de logiciels compatibles. Si cela s’applique à vous, votre outil de facturation doit figurer sur la liste des produits compatibles du HMRC.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.

• *Accélérer le flux d’argent comptant : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• *Améliorez l’expérience client : * offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par un portail client en libre-service.

• *Réduisez la charge de travail du back-office : * générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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