Les entreprises qui se développent sur les marchés internationaux peuvent générer de nouveaux revenus, mais elles peuvent aussi être confrontées à un environnement fiscal complètement différent. Dans de nombreux pays, l'une des premières exigences est l'inscription à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Il est important de savoir quand vous devez commencer à percevoir la TVA, comment vous enregistrer et comment rester en conformité une fois que vous êtes dans le système. Vous trouverez ci-dessous un guide pratique pour chaque étape du processus.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un numéro de TVA?
  
• Quand une entreprise doit-elle s’inscrire à la TVA?
  
• Comment faut-il se préparer avant de demander un numéro de TVA?
  
• Comment faire une demande de numéro de TVA?
  
• Que se passe-t-il après la réception de votre numéro de TVA?
  

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA?

La TVA fonctionne différemment de la taxe sur les ventes ; elle est facturée à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement. Les entreprises collectent la TVA sur les ventes et la récupèrent sur leurs dépenses.

Un numéro de TVA est la clé qui vous permet de participer à ce système. Il s'agit d'une pièce d'identité officielle qui relie votre entreprise au système fiscal d'un pays et vous permet de percevoir la TVA, de récupérer la TVA que vous avez payée et de vous conformer à la législation locale. Il permet aux autorités fiscales de savoir qui collecte et reverse la TVA sur les biens ou les services vendus. Le format des numéros de TVA varie légèrement d'un pays à l'autre, mais il s'agit généralement d'une série de chiffres et de lettres.

Si vous vendez dans des régions soumises à la TVA, telles que l'UE et le Royaume-Uni, l'obtention d'un numéro de TVA est nécessaire pour faire des affaires. Sans ce numéro, vous risquez de ne pas être en règle dès votre première vente. Une fois que vous êtes enregistré, le numéro doit figurer sur vos factures et vos déclarations fiscales dans le pays concerné.

Quand une entreprise doit-elle s’immatriculer à la TVA?

L'immatriculation à la TVA est déclenchée par des seuils spécifiques et des activités commerciales qui varient d'un pays à l'autre. Voici ce que les entreprises doivent prévoir en fonction de l'endroit où se trouvent leurs clients et de la manière dont elles leur vendent leurs produits.

Vente à des clients au sein l’UE

Si vous vendez au sein de l'UE à partir d'un pays tiers, vous devez vous immatriculer à la TVA avant votre première vente imposable. Aucun seuil d'enregistrement n'est fixé pour les entreprises non européennes ; une seule transaction avec un client dans n'importe quel pays de l'UE crée une obligation en matière de TVA.

Au lieu de vous immatriculer dans chaque pays de l'UE, vous pouvez vous immatriculer dans un seul État membre dans le cadre du système One Stop Shop (OSS). Le système OSS couvre les ventes de biens et de services B2C dans tous les pays de l'UE et vous permet d'effectuer une déclaration centralisée, même si vous vendez dans plusieurs pays.

Vente à des clients au Royaume-Uni

Si vous avez une entreprise étrangère qui vend des biens ou des services imposables directement à des clients britanniques, vous devez vous immatriculer à la TVA dès votre première vente. Cette règle s'applique même si vous n'expédiez que quelques produits physiques ou si vous fournissez un accès numérique à des abonnés britanniques. Le seuil standard seuil d'immatriculation à la TVA au Royaume-Uni (90 000 £) ne s'applique qu'aux entreprises basées au Royaume-Uni, et non aux entités étrangères.

Le Royaume-Uni applique également des règles de TVA différentes selon que vous importez des biens, vendez des services numériques ou stockez des stocks localement. Dans certains cas, l'immatriculation peut également nécessiter la désignation d'un représentant fiscal basé au Royaume-Uni.

Vente sur les places de marché en ligne

Dans de nombreux pays, la législation fiscale impose désormais aux places de marché de collecter et de reverser la TVA pour certaines transactions au nom de leurs vendeurs. Si vous vendez exclusivement par l'intermédiaire d'une plateforme qui gère la TVA (par exemple, Amazon Marketplace), la place de marché peut collecter la taxe et émettre des factures pour les clients en vertu de sa propre immatriculation à la TVA.

Si vous vendez également directement (par l'intermédiaire de votre propre site web) ou si vous conservez des stocks dans le pays (pour l'exécution locale), vous devrez probablement vous enregistrer. Dans certaines juridictions, l'utilisation d'une place de marché ne vous dispense pas d'autres obligations de déclaration, même si la plateforme perçoit les taxes.

Comment faut-il se préparer avant de demander un numéro de TVA?

La plupart des pays demandent les mêmes types de renseignements pour une immatriculation à la TVA. Le fait de mettre vos documents en ordre à l'avance peut vous épargner des jours d'allers-retours. Voici ce dont vous aurez généralement besoin pour déposer votre demande.

Informations sur l’entreprise

• Dénomination sociale de l'entreprise
  
• Nom commercial ou noms commerciaux (le cas échéant) s’ils sont différentes de la dénomination sociale
  
• Adresse du siège social
  
• Coordonnées (p. ex., numéro de téléphone, courriel)
  
• Structure de l’entreprise (p. ex. entreprise individuelle, société)
  
• Numéro d’inscription de l’entreprise ou informations de constitution
  

Certains pays demandent également une preuve d'identité, généralement sous la forme d'un passeport ou d'une pièce d'identité officielle, pour la personne qui présente la demande.

Preuve d’immatriculation

• Certificat de constitution
  
• Licence d’exploitation ou commerciale (le cas échéant)
  

Ces documents permettent de confirmer que votre entreprise est légitime et autorisée à mener des activités commerciales.

Description de votre entreprise

• Classification du secteur (certaines applications utilisent des menus déroulants ou des codes standard)
  
• Description de votre activité (que vous vendiez des produits numériques, des biens matériels, des abonnements ou des services)
  
• Date de début des ventes taxables
  

Certaines autorités fiscales demandent également des prévisions de recettes ou des estimations de vos ventes futures dans leur pays.

Coordonnées bancaires

• Coordonnées du compte sur lequel les remboursements de TVA doivent être envoyés
  

Il ne s'agit pas nécessairement d'un [compte bancaire] local (https://stripe.com/resources/more/what-is-a-bank-account-number-what-it-does-and-how-to-locate-yours), mais le fait d'en avoir un peut accélérer les virements.

Personne-ressource

• Nom, rôle et coordonnées de la personne chargée de l'immatriculation à la TVA
  

Il peut s'agir d'un directeur d'entreprise, d'un membre de l'équipe financière ou d'un comptable externe. Si quelqu'un d'autre soumet la demande en votre nom, certains pays peuvent demander une autorisation écrite.

Représentant fiscal

Certains pays exigent des entreprises étrangères qu'elles désignent un représentant fiscal en tant qu'agent fiscal local agissant en leur nom. Le cas échéant, joignez à votre demande le nom, l'adresse et les documents d'autorisation de ce représentant.

Comment faire une demande de numéro de TVA?

La procédure d'immatriculation à la TVA est relativement classique : vous déterminez où vous devez vous immatriculer, vous rassemblez vos documents et vous soumettez votre demande à l'administration fiscale du pays concerné. La démarche est généralement la suivante.

Déterminez où vous devez vous immatriculer

Commencez par dresser une liste précise des pays dans lesquels vous êtes soumis à l'obligation de TVA. Cette liste peut comprendre :

• Un pays de l’UE pour l’enregistrement OSS
  
• Le Royaume-Uni, si vous vendez directement à des clients britanniques
  
• Tout pays où vous détenez des stocks ou vendez par l'intermédiaire de votre propre site
  

Aller sur le site de l'autorité taxatrice locale

Chaque pays a sa propre procédure et son propre portail. Voici quelques exemples :

• Au Royaume-Uni, vous vous inscrirez auprès de HMRC (His Majesty's Revenue and Customs ou Service de la fiscalité et des douanes du Royaume-Uni) par l'intermédiaire du portail du gouvernement (Government Gateway).
  
• Au sein de l'UE, vous vous inscrirez au système OSS par l'intermédiaire du portail fiscal de l'État membre de votre choix.
  

La plupart des demandes peuvent être remplies en ligne, mais certaines nécessitent encore des formulaires physiques.

Remplir le formulaire d'inscription

Vous devrez fournir les renseignements que vous avez recueillies précédemment, notamment :

• La dénomination sociale et adresse de votre entreprise
  
• La date du début de votre assujettissement à la TVA (il peut s'agir de votre première vente imposable ou d'une date prévisionnelle)
  
• une description de ce que vous vendez et où
  
• Les coordonnées bancaires pour les remboursements
  
• Les renseignements sur le représentant fiscal, si nécessaire
  

Certains pays peuvent exiger des copies scannées de documents tels que l'immatriculation de votre entreprise, une preuve d'identité et même des contrats avec des distributeurs locaux.Veillez à inclure tous les documents requis.

Soumettre et attendre l’approbation

Après avoir envoyé votre demande, vous recevrez généralement un numéro de référence ou de confirmation. Les délais de traitement varient. Dans certains pays, les numéros de TVA sont délivrés en quelques jours. Dans d'autres, cela peut prendre plusieurs semaines, surtout s'il y a un arriéré ou si un examen supplémentaire est nécessaire. L'administration fiscale peut vous contacter pour vous poser des questions ; assurez-vous donc que la personne -ressource que vous avez indiquée surveille son courrier électronique ou son téléphone.

Une fois approuvé, vous recevrez votre numéro de TVA, généralement par courriel ou sous la forme d'un certificat téléchargeable. Ce numéro fait désormais partie de votre identité officielle dans le système fiscal de ce pays.

Que se passe-t-il après la réception de votre numéro de TVA?

L'obtention du numéro de TVA est le point de départ de la mise en conformité. Une fois que vous êtes enregistré, voici ce que vous devez faire.

Débiter la TVA sur les ventes applicables

Vous êtes désormais responsable de la perception de la TVA sur les ventes taxables dans le pays où vous êtes enregistré. Cela signifie que vous devez mettre à jour votre processus de paiement afin d'appliquer le taux de TVA correct en fonction de la localisation du client et du type de produit ou de service que vous vendez.

Si vous travaillez avec Stripe, Stripe Tax peut calculer automatiquement la TVA et l’appliquer à chaque transaction en temps réel.

Ajouter votre numéro de TVA aux factures

Les pays exigent généralement que votre numéro de TVA figure sur toutes les factures pour les ventes imposables. Si vous vendez à des entreprises, demandez également leur numéro de TVA. Vous en aurez besoin pour appliquer un taux zéro ou une TVA autoliquidée à certaines transactions B2B.

Suivre ce que vous percevez et ce que vous dépensez

Vous devez tenir des registres détaillés de la TVA perçue auprès de vos clients (TVA en aval) et de la TVA payée sur vos dépenses professionnelles (TVA en amont). Ces registres servent à étayer vos déclarations de TVA et doivent légalement être conservés pendant plusieurs années, souvent de 5 à 10 ans. Les documents à conserver comprennent les factures, les reçus, les notes de crédit et les documents d'importation ou d'exportation.

De bons outils comptables peuvent vous aider à rester organisé, surtout si vous vendez dans plusieurs régions.

Remplir les déclarations de TVA et payer à temps

La plupart des pays exigent que les déclarations de TVA soient soumises mensuellement ou trimestriellement. Vous devez déclarer ce que vous avez collecté, soustraire ce que vous pouvez récupérer et payer la différence. Les délais de dépôt et les règles de paiement varient, mais les pénalités en cas de retard ou d'inexactitude des déclarations peuvent être élevées. Il est donc utile de fixer des rappels dans le calendrier ou d'utiliser un logiciel qui s'en charge pour vous.

Si vous utilisez Stripe, vous pouvez exporter des rapports fiscaux détaillés ou vous intégrer à des partenaires de déclaration qui aident à automatiser ce flux de travail.