La expansión a mercados internacionales puede proporcionar nuevos ingresos, pero también puede introducir un entorno fiscal completamente diferente. En muchos países, uno de los primeros requisitos es el registro del impuesto sobre el valor añadido (IVA). Es importante entender cuándo tienes que empezar a recaudar el IVA, cómo registrarse y cómo seguir cumpliendo la normativa una vez dentro del sistema. A continuación, encontrarás una guía práctica para cada paso del proceso.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un número de IVA?
  
• ¿Cuándo debe una empresa registrarse a efectos del IVA?
  
• ¿Cómo debe prepararse antes de solicitar un número de IVA?
  
• ¿Cómo se solicita un número de IVA?
  
• ¿Qué ocurre después de recibir el número de IVA?
  

¿Qué es un número de IVA?

El IVA funciona de forma diferente al impuesto sobre las ventas; se cobra en cada etapa de la cadena de suministro. Las empresas recaudan el IVA sobre las ventas y reclaman el IVA sobre sus gastos.

Un número de IVA es tu llave para participar en ese sistema. Es una identificación emitida por el gobierno que vincula tu negocio al sistema fiscal de un país y te permite recaudar el IVA, reclamar el IVA que has pagado y cumplir con las leyes locales. Es la forma en que las autoridades fiscales rastrean quién recauda y remite el IVA de los bienes o servicios vendidos. Cada país da un formato ligeramente diferente a sus números de IVA, pero normalmente se trata de una serie de dígitos y letras.

Si vas a vender en regiones con IVA como la UE y el Reino Unido, obtener un número de IVA es necesario para hacer negocios. Si no tienes uno, podrías incumplir la normativa desde tu primera venta. Una vez registrado, el número tiene que aparecer en tus facturas y declaraciones fiscales en ese país.

¿Cuándo necesita una empresa registrarse a efectos del IVA?

El registro del IVA se activa a partir de umbrales específicos y actividades empresariales que varían según el país. Esto es lo que deben prever las empresas en función de dónde se encuentren sus clientes y de cómo les vendan.

Vender a clientes de la UE

Si vendes en la UE desde fuera de ella, estás obligado a registrarse a efectos del IVA antes de tu primera venta gravable. No existe un umbral de registro para las empresas de fuera de la UE; incluso una sola transacción a un cliente de cualquier país de la UE crea una obligación de IVA.

En vez de registrarte en cada uno de los países de la UE, puedes hacerlo en un Estado miembro bajo el régimen de Ventanilla Única (OSS). La OSS cubre las ventas B2C de bienes y servicios en todos los países de la UE y te permite presentar una declaración centralizada, incluso si vendes en varios países.

Vender a clientes en el Reino Unido

Si tienes una empresa extranjera que vende bienes o servicios sujetos a impuestos directamente a clientes del Reino Unido, el registro del IVA es obligatorio desde tu primera venta. Esto se aplica incluso si solo envías unos pocos productos físicos o proporcionas acceso digital a los suscriptores del Reino Unido. El umbral estándar de registro del IVA en el Reino Unido (90.000 libras esterlinas) solo se aplica a las empresas con sede en el Reino Unido, no a las entidades extranjeras.

El Reino Unido también aplica diferentes normas de IVA en función de si estás importando mercancías, vendiendo servicios digitales o almacenando inventario localmente. En algunos casos, el registro también puede requerir que designes a un representante fiscal con sede en el Reino Unido.

Vender a través de mercados en línea

Las leyes fiscales de muchos países exigen ahora que los marketplaces recauden y remitan el IVA de determinadas transacciones en nombre de sus vendedores. Si vendes exclusivamente a través de una plataforma que gestiona el IVA (por ejemplo, Amazon Marketplace), el marketplace podría recaudar el impuesto y emitir las facturas a los clientes bajo su propio registro de IVA.

Si también vendes directamente (a través de tu propio sitio web) o mantienes inventario en el país (para la gestión logística local), es probable que todavía tengas que registrarte. En algunas jurisdicciones, el uso de un mercado no te exime de otras obligaciones de declaración o información, incluso si la plataforma recauda el impuesto.

¿Cómo debes prepararte antes de solicitar un número de IVA?

La mayoría de los países piden el mismo tipo de información general para el registro del IVA. Poner tus documentos en orden con anterioridad puede ahorrarte días de idas y venidas. Esto es lo que normalmente necesitarás tener a mano para la solicitud.

Información de la empresa

• Nombre legal de la empresa
  
• Nombre comercial, si difiere del nombre legal
  
• Dirección de la empresa registrada
  
• Datos de contacto (por ejemplo, número de teléfono, correo electrónico)
  
• Estructura de la empresa (por ejemplo, trabajador autónomo, sociedad)
  
• Número de registro de la empresa o detalles de incorporación
  

Algunos países también piden una prueba de identidad, normalmente en forma de pasaporte o documento de identidad expedido por el gobierno, para la persona que presenta la solicitud.

Prueba de registro

• Acta de constitución o formación
  
• Licencia comercial o empresarial (si procede)
  

Estos documentos ayudan a confirmar que tu empresa es legítima y está autorizada para hacer negocios.

Descripción de tu negocio

• Clasificación industrial (algunas solicitudes utilizan menús desplegables o códigos estándar)
  
• Descripción de tu negocio (si vendes productos digitales, bienes físicos, suscripciones o servicios)
  
• Fecha de inicio de las ventas gravables
  

Algunas autoridades fiscales también solicitan previsiones de ingresos o estimaciones de tus ventas futuras en sus países.

Información bancaria

• Datos de la cuenta a la que deben enviarse las devoluciones del IVA
  

Esto no tiene porque ser siempre una cuenta bancaria local, pero tener una puede acelerar las transferencias.

Persona de contacto

• Nombre, función y datos de contacto de quien se encargue del registro del IVA
  

El contacto puede ser un director de la empresa, alguien de su equipo de finanzas o un contable externo. Si otra persona presenta la solicitud de acceso en su nombre, algunos países podrían solicitar una autorización por escrito.

Representante fiscal

Algunos países requieren que las empresas extranjeras nombren a un representante fiscal como agente local encargado de los impuestos que actúe en su nombre. Si es necesario, incluye documentos con sus nombres, direcciones y autorización en tu solicitud de acceso.

¿Cómo se solicita un número de IVA?

El proceso de registro del IVA está bastante estandarizado: averigua dónde necesitas registrarte, reúne tus documentos y presenta la solicitud a través de la autoridad fiscal de ese país. Así es como suele funcionar.

Identifica dónde necesitas registrarte

Empieza con una lista clara de los países en los que has activado una obligación de IVA. Esa lista podría incluir:

• Un país de la UE para el registro del OSS
  
• El Reino Unido, si vendes directamente a clientes del Reino Unido
  
• Cualquier país en el que tengas existencias o vendas a través de tu propio sitio web
  

Ir a la página web de la autoridad fiscal local

Cada país tiene su propio proceso y portal. He aquí algunos ejemplos:

• En el Reino Unido, te registrarás en el Servicio de Impuestos y Aduanas de Su Majestad (HMRC) a través del Portal del Gobierno.
  
• En la UE, te registrarás en el OSS a través del portal fiscal del Estado miembro de la UE que hayas elegido.
  

La mayoría de las solicitudes pueden cumplimentarse en línea, aunque algunas aún requieren formularios físicos.

Rellena la solicitud

Tendrás que proporcionar la información que recopilaste anteriormente, incluyendo:

• Nombre legal y dirección de tu empresa
  
• Fecha de inicio de tu obligación de pagar el IVA (puede ser tu primera venta sujeta a impuestos o una fecha prevista)
  
• Descripción de lo que vendes y dónde
  
• Información bancaria para reembolsos
  
• Datos del representante fiscal, si procede
  

Algunos países pueden pedirte copias escaneadas de documentos como el registro de tu empresa, pruebas de identidad e incluso contratos con distribuidores locales. Asegúrate de que incluyes todo lo necesario.

Enviar y esperar la aprobación

Tras el envío, normalmente recibirás un número de referencia o confirmación. Los plazos de tramitación varían. En algunos países, los números de IVA se emiten en pocos días. En otros, puede llevar varias semanas, sobre todo si hay trabajo atrasado o se necesita una revisión adicional. Es posible que la autoridad fiscal se ponga en contacto contigo para hacerte preguntas, así que asegúrate de que la persona de contacto que has indicado está pendiente de su correo electrónico o teléfono.

Una vez aprobado, obtendrás tu número de IVA, normalmente por correo electrónico o en un certificado descargable. Ese número forma ahora parte de tu identidad oficial en el sistema fiscal de ese país.

¿Qué ocurre después de recibir el número de IVA?

Conseguir el número de IVA es el punto de partida para el cumplimiento de la normativa. Una vez registrado, esto es lo que debes hacer a continuación.

Cargar el IVA sobre las ventas aplicables

Ahora eres responsable de recaudar el IVA sobre las ventas sujetas a impuestos en el país en el que estés registrado. Eso significa que debes actualizar tu flujo de pago para aplicar el tipo impositivo correcto en función de la ubicación del cliente y del tipo de producto o servicio que estés vendiendo.

Si trabajas con Stripe, Stripe Tax puede calcular automáticamente el IVA y aplicarlo a cada transacción en tiempo real.

Añade tu número de IVA a las facturas

Los países suelen exigir que tu número de IVA aparezca en todas las facturas de ventas sujetas a impuestos. Si vendes a clientes empresariales, pídeles también su número de IVA. Los necesitarás para aplicar un tipo cero o IVA de inversión del sujeto pasivo a determinadas transacciones B2B.

Controla lo que recaudas y lo que gastas

Se espera que guardes registros detallados tanto del IVA que recaudas de los clientes (IVA repercutido) como del IVA que pagas por los gastos de la empresa (IVA soportado). Estos registros sirven de apoyo a tus declaraciones de IVA y, por ley, deben conservarse durante varios años, a menudo entre 5 y 10. Los registros que debes conservar incluyen facturas, recibos, notas de crédito y documentación de importación o exportación.

Unas buenas herramientas de contabilidad pueden ayudarte a organizarte, especialmente si vendes en varias regiones.

Presentar las declaraciones del IVA y pagar a tiempo

La mayoría de los países exigen la presentación de declaraciones de IVA mensual o trimestralmente. Declararás lo que has cobrado, restarás lo que tienes derecho a reclamar y pagarás la diferencia. Los plazos de presentación y las normas de pago varían, pero las sanciones por declaraciones tardías o inexactas pueden ser elevadas, por lo que merece la pena establecer recordatorios en el calendario o utilizar un software que se encargue de ello por ti.

Si utilizas Stripe, puedes exportar informes fiscales detallados o integrarte con socios declarantes que te ayuden a automatizar este flujo de trabajo.