Die Expansion in internationale Märkte kann neue Umsätze bringen, aber auch ein völlig anderes Steuerumfeld mit sich bringen. In vielen Ländern ist eine der ersten Anforderungen die Registrierung für die Umsatzsteuer (USt.). Es ist wichtig zu verstehen, wann Sie mit der Erhebung der USt. beginnen müssen, wie Sie sich registrieren und wie Sie die Vorschriften einhalten können, sobald Sie im System sind. Im Folgenden finden Sie einen praktischen Leitfaden für jeden Schritt des Prozesses.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?
  
• Wann muss sich ein Unternehmen für die USt. registrieren?
  
• Wie sollten Sie sich vor der Beantragung einer USt-IdNr. vorbereiten?
  
• Wie wird eine USt-IdNr. beantragt?
  
• Was passiert, nachdem Sie Ihre USt-IdNr. erhalten haben?
  

Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

USt. funktioniert anders als Sales Tax; es wird in jeder Phase der Lieferkette berechnet. Unternehmen erheben USt. auf Umsätze und fordern USt. auf ihre Ausgaben zurück.

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist Ihr Schlüssel zur Teilnahme an diesem System. Es handelt sich um einen behördlich ausgestellten Ausweis, der Ihr Unternehmen mit dem Steuersystem eines Landes verbindet und es Ihnen ermöglicht, USt. zu erheben, die von Ihnen gezahlte USt. zurückzufordern und lokale Gesetze zu erfüllen. Auf diese Weise können die Steuerbehörden nachverfolgen, wer die USt. auf verkaufte Waren oder Dienstleistungen erhebt und abführt. Jedes Land formatiert seine USt.-IdNrn. etwas anders, aber es handelt sich in der Regel um eine Reihe von Ziffern und Buchstaben.

Wenn Sie in USt.-Regionen wie die EU und das Vereinigte Königreich verkaufen, ist die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erforderlich, um Ihre Geschäftstätigkeit auszuüben. Ohne eine solche könnten Sie ab dem ersten Verkauf nicht konform sein. Sobald Sie registriert sind, muss die Nummer auf Ihren Rechnungen und Steuererklärungen in diesem Land erscheinen.

Wann muss sich ein Unternehmen für die USt. registrieren?

Umsatzsteuer-Registrierung wird durch bestimmte Schwellenwerte und Geschäftstätigkeiten ausgelöst, die von Land zu Land unterschiedlich sind. Hier erfahren Sie, was Unternehmen planen sollten, je nachdem, wo sich ihre Kunden befinden und wie sie an sie verkaufen.

Verkaufen an Kunden in der EU

Wenn Sie von außerhalb in die EU verkaufen, müssen Sie sich vor Ihrem ersten steuerpflichtigen Verkauf für die USt. registrieren. Es gibt keine Registrierungsschwelle für Nicht-EU-Unternehmen; selbst eine einzige Transaktion an eine/n Kunden/Kundin in einem EU-Land begründet eine USt.- Verpflichtung.

Anstatt sich in jedem einzelnen EU-Land zu registrieren, können Sie sich im Rahmen des One-Stop-Shop (OSS)-Systems in einem Mitgliedstaat registrieren. Der OSS deckt den B2C-Verkauf von Waren und Dienstleistungen in allen EU-Ländern ab und ermöglicht es Ihnen, eine zentrale Steuererklärung einzureichen, auch wenn Sie in mehrere Länder verkaufen.

Verkaufen an Kunden im Vereinigten Königreich

Wenn Sie ein ausländisches Unternehmen haben, das steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen direkt an Kunden im Vereinigten Königreich verkauft, ist Umsatzsteuer-Registrierung ab Ihrem ersten Verkauf erforderlich. Dies gilt auch dann, wenn Sie nur wenige physische Produkte versenden oder Abonnenten aus dem Vereinigten Königreich digitalen Zugang gewähren. Der Standard Schwellenwert für die Umsatzsteuer- Registrierung im Vereinigten Königreich (90.000 £) gilt nur für im Vereinigten Königreich ansässige Unternehmen, nicht für ausländische Unternehmen.

Das Vereinigte Königreich wendet außerdem unterschiedliche USt.-Regeln an, je nachdem, ob Sie Waren importieren, digitale Dienstleistungen verkaufen oder Lagerbestand lokal lagern. In einigen Fällen kann die Registrierung auch erfordern, dass Sie einen im Vereinigten Königreich niedergelassenen Fiskalvertreter ernennen.

Verkaufen über Online-Marktplätze

Die Steuergesetze in vielen Ländern verlangen nun, dass Marktplätze für bestimmte Transaktionen im Namen ihrer Verkäufer USt. einziehen und abführen. Wenn Sie ausschließlich über eine Plattform verkaufen, die USt. abwickelt (z. B. Amazon Marketplace), kann der Marktplatz die Steuer einziehen und Kundenrechnungen unter seiner eigenen Umsatzsteuer-Registrierung ausstellen.

Wenn Sie auch direkt verkaufen (über Ihre eigene Website) oder Lagerbestand im Land halten (für die lokale Ausführung), müssen Sie sich wahrscheinlich trotzdem registrieren. In einigen Ländern befreit Sie die Nutzung eines Marktplatzes nicht von anderen Einreichungs- oder Meldepflichten, selbst wenn die Plattform die Mehrwertsteuer erhebt.

Wie sollten Sie sich vorbereiten, bevor Sie eine USt-IdNr. beantragen?

Die meisten Länder verlangen die gleichen allgemeinen Informationen für die Umsatzsteuer-Registrierung. Wenn Sie Ihre Dokumente im Voraus in Ordnung bringen, können Sie sich tagelanges Hin und Her ersparen. Hier ist, was Sie in der Regel für die Beantragung benötigen.

Unternehmensinformationen

• Rechtsgültiger Name des Unternehmens
  
• Handelsname(n), falls abweichend vom rechtsgültigen Namen
  
• Eingetragene Geschäftsadresse
  
• Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail)
  
• Unternehmensform (z. B. Einzelunternehmen, Aktiengesellschaft)
  
• Handelsregisternummer oder Angaben zur Unternehmensgründung
  

Einige Länder verlangen auch einen Identitätsnachweis, in der Regel in Form eines Reisepasses oder eines behördlich ausgestellten Ausweises, für die Person, die das Anmeldeformular einreicht.

Nachweis über die Registrierung

• Gründungsurkunde
  
• Gewerbeschein oder Gewerbeerlaubnis (falls zutreffend)
  

Diese Dokumente helfen zu bestätigen, dass Ihr Unternehmen rechtmäßig und zur Ausübung seiner Geschäftstätigkeit berechtigt ist.

Beschreibung Ihres Unternehmens

• Branchenklassifizierung (einige Anwendungen verwenden Dropdown-Menüs oder Standardcodes)
  
• Beschreibung Ihres Unternehmens (unabhängig davon, ob Sie digitale Produkte, physische Waren, Abonnements oder Dienstleistungen verkaufen)
  
• Startdatum der steuerpflichtigen Verkäufe
  

Einige Steuerbehörden fragen auch nach prognostizierten Umsätzen oder Schätzungen Ihrer zukünftigen Verkäufe in ihren Ländern.

Bankdaten

• Kontodetails für die Rückerstattung der USt.
  

Dies muss nicht immer ein lokales Bankkonto sein, aber eine solches Bankkonto zu haben, kann die Auszahlungen beschleunigen.

Ansprechpartner

• Name, Position und Kontaktdaten der Person, die die Umsatzsteuer-Registrierung bearbeitet
  

Bei dem Ansprechpartner kann es sich um einen Unternehmensleiter, ein Mitglied Ihres Finanzteams oder einen externen Buchhalter handeln. Wenn eine andere Person das Anmeldeformular in Ihrem Namen einreicht, kann es sein, dass einige Länder eine schriftliche Autorisierung verlangen.

Fiskalvertreter

In bestimmten Ländern müssen ausländische Unternehmen einen Fiskalvertreter als lokalen Steuerberater ernennen, der in Ihrem Namen handelt. Geben Sie bei Bedarf den Namen, die Adresse und die Vollmacht in Ihrem Anmeldeformular an.

Wie wird eine USt-IdNr. beantragt?

Der Umsatzsteuer-Registrierungsprozess ist ziemlich standardisiert: Sie finden heraus, wo Sie sich registrieren müssen, sammeln Ihre Dokumente und reichen das Anmeldeformular über die Steuerbehörde des jeweiligen Landes ein. So funktioniert es normalerweise.

Finden Sie heraus, wo Sie sich registrieren müssen

Beginnen Sie mit einer übersichtlichen Liste der Länder, in denen Sie eine USt.-Pflicht ausgelöst haben. Diese Liste kann Folgendes enthalten:

• Ein EU-Land für die OSS-Registrierung
  
• Das Vereinigte Königreich, wenn Sie direkt an Kunden aus dem Vereinigten Königreich verkaufen
  
• Jedes Land, in dem Sie Lagerbestände halten oder über Ihre eigene Website verkaufen
  

Gehen Sie auf die Website der örtlichen Steuerbehörde

Jedes Land hat seinen eigenen Prozess und sein eigenes Portal. Hier sind einige Beispiele:

• Im Vereinigten Königreich registrieren Sie sich über das Government Gateway bei His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC).
  
• In der EU registrieren Sie sich über das Steuerportal des von Ihnen gewählten EU-Mitgliedstaats für das OSS-Verfahren.
  

Die meisten Anträge können online ausgefüllt werden, obwohl einige noch Formulare in Papierform beinhalten.

Füllen Sie das Anmeldeformular aus

Sie müssen die Informationen bereitstellen, die Sie zuvor gesammelt haben, einschließlich:

• Rechtsgültiger Name und Adresse Ihres Unternehmens
  
• Datum, an dem Ihre USt.-Pflicht begonnen hat (dies kann Ihr erster steuerpflichtiger Verkauf oder ein voraussichtliches Datum sein)
  
• Beschreibung, was Sie wo verkaufen
  
• Bankdaten für Rückerstattungen
  
• Angaben zum Fiskalvertreter, falls erforderlich
  

Einige Länder verlangen möglicherweise gescannte Kopien von Dokumenten wie Ihre Unternehmensregistrierung, Identitätsnachweise und sogar Verträge mit lokalen Händlern. Stellen Sie sicher, dass Sie alles Erforderliche enthalten.

Einreichen und auf Genehmigung warten

Nach dem Absenden erhalten Sie in der Regel eine Referenz- oder Bestätigungsnummer. Die Bearbeitungszeiten variieren. In einigen Ländern werden die USt.-IdNrn. innerhalb weniger Tage ausgestellt. In anderen Fällen kann dies mehrere Wochen dauern, insbesondere wenn es einen Rückstand gibt oder eine zusätzliche Prüfung erforderlich ist. Die Steuerbehörde kann sich mit Fragen an Sie wenden, also stellen Sie sicher, dass die von Ihnen angegebene Kontaktperson ihre E-Mail oder ihr Telefon überwacht.

Nach der Genehmigung erhalten Sie Ihre USt-IdNr., in der Regel per E-Mail oder in einem herunterladbaren Zertifikat. Diese Nummer ist jetzt Teil Ihrer offiziellen Identität im Steuersystem des jeweiligen Landes.

Was passiert, nachdem Sie Ihre USt-IdNr. erhalten haben?

Die Beantragung Ihrer USt-IdNr. ist der Ausgangspunkt für die Compliance. Sobald Sie registriert sind, müssen Sie Folgendes tun.

Berechnen Sie USt. auf zutreffende Verkäufe

Sie sind jetzt für die Erhebung der USt. auf steuerpflichtige Verkäufe in dem Land verantwortlich, in dem Sie registriert sind. Das bedeutet, dass Sie Ihren Bezahlvorgang aktualisieren müssen, um den richtigen Steuersatz je nach Standort des Kunden/der Kundin und der Art des Produkts oder der Dienstleistung, die Sie verkaufen, anzuwenden.

Wenn Sie mit Stripe arbeiten, kann Stripe Tax automatisch die USt. berechnen und in Echtzeit auf jede Transaktion anwenden.

Fügen Sie Ihre USt-IdNr. zu Rechnungen hinzu

In Ländern ist es in der Regel erforderlich, dass Ihre USt-IdNr. auf allen Rechnungen für steuerpflichtige Verkäufe angegeben wird. Wenn Sie an Unternehmen verkaufen, fragen Sie auch nach deren USt.-IdNrn. Sie benötigen sie, um auf bestimmte B2B-Transaktionen einen Nullsatz oder eine [Umkehrung der Steuerschuld]((https://stripe.com/resources/more/reverse-charge-vat-in-netherlands-domestic-and-eu-transactions) anzuwenden.

Verfolgen Sie, was Sie erheben und was Sie ausgeben

Von Ihnen wird erwartet, dass Sie detaillierte Aufzeichnungen sowohl über die USt. führen, die Sie von Kunden einziehen (Ausgangs-USt.), als auch über die USt., die Sie auf Unternehmensausgaben zahlen (Vorsteuer-USt.). Diese Aufzeichnungen dienen als Beleg für Ihre Umsatzsteuererklärungen und müssen gesetzlich für mehrere Jahre, oft 5-10, gespeichert werden. Zu den aufzubewahrenden Aufzeichnungen gehören Rechnungen, Quittungen, Gutschriften sowie Import- oder Exportdokumente.

Gute Buchhaltungstools können Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, insbesondere wenn Sie in mehreren Regionen verkaufen.

Reichen Sie Umsatzsteuererklärungen ein und zahlen Sie pünktlich

Die meisten Länder verlangen, dass Umsatzsteuererklärungen monatlich oder vierteljährlich eingereicht werden. Sie melden wieder, was Sie eingezogen haben, ziehen ab, was Sie zurückfordern können, und zahlen die Differenz. Die Einreichungsfristen und Zahlungsregeln variieren, aber die Strafen für verspätete oder ungenaue Rückgaben können hoch sein, daher lohnt es sich, Kalendererinnerungen festzulegen oder eine Software zu verwenden, die dies für Sie erledigt.

Wenn Sie Stripe verwenden, können Sie detaillierte Steuerberichte exportieren oder mit Partnern für die Einreichung zusammenarbeiten, die diesen Workflow automatisieren.