Uitbreiden naar internationale markten kan nieuwe inkomsten opleveren, maar het kan ook een compleet andere belastingomgeving introduceren. In veel landen is een van de eerste vereisten de registratie van belasting over de toegevoegde waarde (BTW). Het is belangrijk dat u begrijpt wanneer u moet beginnen met het innen van btw, hoe u zich moet registreren en hoe u compliant kunt blijven als u eenmaal in het systeem zit. Hieronder vindt u een praktische handleiding voor elke stap in het proces.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een btw-nummer?
  
• Wanneer moet een bedrijf zich registreren voor btw?
  
• Hoe moet u zich voorbereiden voordat u een btw-nummer aanvraagt?
  
• Hoe vraagt u een btw-nummer aan?
  
• Wat gebeurt er nadat u uw btw-nummer hebt ontvangen?
  

Wat is een btw-nummer?

btw werkt anders dan omzetbelasting; het wordt in elk stadium van de toeleveringsketen in rekening gebracht. Bedrijven innen btw op hun verkopen en vragen btw terug op hun uitgaven.

Een btw-nummer is uw sleutel tot deelname aan dat systeem. Het is een door de overheid uitgegeven ID die uw bedrijf koppelt aan het belastingsysteem van een land en waarmee u btw kunt innen, de btw die u hebt betaald kunt terugvorderen en de lokale wetten kunt naleven. Het is de manier waarop de belastingdienst bijhoudt wie de btw op verkochte goederen of diensten int en afdraagt. Elk land maakt zijn btw-nummers net iets anders op, maar het is meestal een reeks cijfers en letters.

Als u verkoopt in btw-regio's zoals de EU en het VK, is het verkrijgen van een btw-nummer noodzakelijk om zaken te kunnen doen. Zonder nummer kunt u al bij uw eerste verkoop niet aan de regels voldoen. Zodra u geregistreerd bent, moet het nummer verschijnen op uw facturen en belastingaangiften in dat land.

Wanneer moet een bedrijf zich voor btw registreren?

btw-registratie wordt geactiveerd door specifieke drempels en bedrijfsactiviteiten die per land verschillen. Dit is waar bedrijven rekening mee moeten houden op basis van waar hun klanten zich bevinden en hoe ze aan hen verkopen.

Verkopen aan klanten in de EU

Als u van buiten de EU naar de EU verkoopt, moet u zich voor uw eerste belastbare verkoop voor btw registreren. Er is geen registratiedrempel voor niet-EU-bedrijven; zelfs één transactie aan een klant in een EU-land creëert een btw-verplichting.

In plaats van u in elk afzonderlijk EU-land te registreren, kunt u zich in één lidstaat registreren onder het One Stop Shop (OSS) schema. De OSS dekt B2C-verkoop van goederen en diensten in alle EU-landen en stelt u in staat om één gecentraliseerde aangifte in te dienen, zelfs als u in meerdere landen verkoopt.

Verkopen aan klanten in het Verenigd Koninkrijk

Als u een buitenlands bedrijf hebt dat belastbare goederen of diensten direct aan klanten in het VK verkoopt, is btw-registratie vereist vanaf uw eerste verkoop. Dit geldt zelfs als u slechts een paar fysieke producten verzendt of digitale toegang biedt aan Britse abonnees. De standaard btw-registratiedrempel in het VK (£90.000) is alleen van toepassing op in het VK gevestigde bedrijven, niet op buitenlandse entiteiten.

Het VK past ook verschillende btw-regels toe, afhankelijk van of u goederen importeert, digitale diensten verkoopt of inventaris lokaal opslaat. In sommige gevallen moet u voor de registratie ook een in het VK gevestigde fiscale vertegenwoordiger benoemen.

Verkopen via online marktplaatsen

Belastingwetten in veel landen verplichten marktplaatsen nu om btw te innen en af te dragen voor bepaalde transacties namens hun verkopers. Als u uitsluitend verkoopt via een platform dat de btw verwerkt (bijv. Amazon Marketplace), kan het zijn dat de marktplaats de belasting int en facturen uitreikt aan klanten onder zijn eigen btw-registratie.

Als u ook rechtstreeks verkoopt (via uw eigen website) of voorraden in het land zelf aanhoudt (voor lokale afhandeling), moet u zich waarschijnlijk toch zelf registreren. In sommige rechtsgebieden stelt het gebruik van een marktplaats u niet vrij van andere aangifte- of rapportageverplichtingen, zelfs als het platform de belasting int.

Hoe moet je je voorbereiden voordat je een btw-nummer aanvraagt?

De meeste landen vragen om dezelfde algemene soorten informatie voor btw registratie. Als je je documenten van tevoren op orde hebt, kan dat je dagen van heen-en-weer gepraat besparen. Dit is wat je meestal nodig hebt om je aan te melden.

Bedrijfsgegevens

• Juridische naam van het bedrijf
  
• Handelsnaam/-namen, indien verschillend van de wettelijke naam
  
• Geregistreerd adres van onderneming
  
• Contactgegevens (bijv. telefoonnummer, e-mail)
  
• Bedrijfsstructuur (bijv. eenmanszaak, bedrijf)
  
• Bedrijfsregistratienummer of oprichtingsgegevens
  

Sommige landen vragen ook om een identiteitsbewijs, meestal in de vorm van een paspoort of een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs, voor de persoon die de aanvraag indient.

Bewijs van registratie

• Oprichtingsakte
  
• Bedrijfs- of handelsvergunning (indien van toepassing)
  

Deze documenten helpen bevestigen dat je bedrijf legitiem is en bevoegd om zaken te doen.

Beschrijving van je bedrijf

• Brancheclassificatie (sommige toepassingen gebruiken vervolgkeuzemenu's of standaardcodes)
  
• Beschrijving van je bedrijf (of je nu digitale producten, fysieke goederen, abonnementen of diensten verkoopt)
  
• Begindatum van belastbare verkoop
  

Sommige belastingdiensten vragen ook naar verwachte inkomsten of schattingen van je toekomstige verkopen in hun land.

Bankgegevens

• Rekeninggegevens voor waar de btw-teruggave naartoe gestuurd moet worden
  

Dit hoeft niet altijd een lokale [bankrekening] te zijn (https://stripe.com/resources/more/what-is-a-bank-account-number-what-it-does-and-how-to-locate-yours), maar als je er een hebt, kun je de uitbetalingen versnellen.

Contactpersoon

• Naam, functie en contactgegevens van degene die de btw-registratie behandelt
  

De contactpersoon kan een bedrijf bestuurder zijn, iemand in je financiële team of een externe accountant. Als iemand anders de aanvraag namens jou indient, vragen sommige landen om schriftelijke toestemming.

Fiscaal vertegenwoordiger

Bepaalde landen eisen van buitenlandse bedrijven dat ze een fiscaal vertegenwoordiger aanstellen als lokale belastingagent die namens jou optreedt. Voeg indien nodig hun naam, adres en autorisatie documenten toe aan je aanmeldformulier.

Hoe vraag je een btw-nummer aan?

Het BTW-registratieproces is redelijk gestandaardiseerd: je zoekt uit waar je je moet registreren, verzamelt je documenten en dient de aanvraag in bij de belastingdienst van dat land. Dit is hoe het meestal werkt.

Identificeer waar je je moet registreren

Begin met een duidelijke lijst van de landen waar je een btw-verplichting hebt geactiveerd. Die lijst kan het volgende bevatten:

• Eén EU-land voor OSS-registratie
  
• Het VK, als je rechtstreeks aan Britse klanten verkoopt
  
• Elk land waar je inventaris houdt of via je eigen site verkoopt
  

Ga naar de website van de plaatselijke belastingdienst

Elk land heeft zijn eigen verwerken en portaal. Hier zijn enkele voorbeelden:

• In het Verenigd Koninkrijk, registreer je je bij His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) via de Government Gateway.
  
• In de EU registreer je je voor de OSS via het belastingportaal van de EU-lidstaat van je keuze.
  

De meeste aanvragen kunnen online worden ingevuld, hoewel sommige nog steeds fysieke formulieren vereisen.

Vul de aanvraag in

Je moet de informatie opgeven die je eerder hebt verzameld, waaronder:

• Juridische naam en adres van je bedrijf
  
• Datum waarop je btw-plicht begon (dit kan je eerste belastbare verkoop zijn of een verwachte datum)
  
• Beschrijving van wat je verkoopt en waar
  
• Bankgegevens voor terugbetalingen
  
• Gegevens van de fiscaal vertegenwoordiger, indien vereist
  

Sommige landen kunnen vragen om gescande kopieën van documenten zoals je ondernemingsregistratie, een identiteitsbewijs en zelfs contracten met lokale distributeurs. Zorg ervoor dat je alles toevoegt wat nodig is.

Indienen en wachten op goedkeuring

Na het indienen ontvang je meestal een referentie- of bevestigingsnummer. Verwerkingstijden variëren. In sommige landen worden btw-nummers binnen enkele dagen uitgegeven. In andere gevallen kan dit enkele weken duren, vooral als er een achterstand is of als er een aanvullende controle nodig is. De belastingdienst kan contact met je opnemen met vragen, dus zorg ervoor dat de contactpersoon die je hebt opgegeven zijn e-mail of telefoon in de gaten houdt.

Na goedkeuring krijg je je btw-nummer, meestal per e-mail of in een downloadbaar certificaat. Dat nummer maakt nu deel uit van je officiële identiteit in het belastingstelsel van dat land.

Wat gebeurt er nadat u uw btw-nummer hebt ontvangen?

Uw btw-nummer krijgen is het startpunt voor compliance. Dit is dit wat u moet doen nadat u geregistreerd bent.

btw in rekening brengen op de toepasselijke verkoop

U bent nu verantwoordelijk voor het innen van btw op belastbare verkopen in het land waar u geregistreerd bent. Dat betekent dat u het afrekenproces moet bijwerken om het juiste belastingtarief toe te passen op basis van de locatie van de klant en het type product of dienst dat u verkoopt.

Als u met Stripe werkt, kan Stripe Tax automatisch btw berekenen en deze in realtime op elke transactie toepassen.

Uw btw-nummer aan facturen toevoegen

Landen eisen doorgaans dat uw btw-nummer op alle facturen voor belastbare verkopen staat. Als u aan zakelijke klanten verkoopt, vraag dan ook naar hun btw-nummer. U hebt ze nodig om een nultarief of verleggingsregeling toe te passen op bepaalde B2B-transacties.

Houd bij wat u ontvangt en wat u uitgeeft

Er wordt van u verwacht dat u een gedetailleerde administratie bijhoudt van zowel de btw die u van klanten int (output-btw) als de btw die u betaalt op zakelijke uitgaven (input-btw). Deze administratie dient ter ondersteuning van uw btw-aangifte en moet volgens de wet meerdere jaren bewaard worden, vaak 5-10 jaar. De administratie die u moet bewaren omvat facturen, kwitanties, creditnota's en import- of exportdocumenten.

Goede boekhoudprogramma's kunnen u helpen om georganiseerd te blijven, vooral als u in meerdere regio's verkoopt.

btw-aangifte doen en op tijd betalen

In de meeste landen moeten btw-aangiften maandelijks of driemaandelijks worden ingediend. U rapporteert wat u hebt verzameld, trekt daarvan af wat u kunt terugvorderen en betaalt het verschil. Indieningstermijnen en betalingsregels variëren, maar boetes voor te late of onnauwkeurige aangiftes kunnen hoog oplopen, dus het loont de moeite om herinneringen in te stellen of software te gebruiken die dit voor u regelt.

Als u Stripe gebruikt, kunt u gedetailleerde belastingrapporten exporteren of integreren met archiveringspartners die deze workflow helpen automatiseren.