La expansión a mercados internacionales puede proporcionar nuevos ingresos, pero también puede introducir un entorno fiscal completamente diferente. En muchos países, uno de los primeros requisitos es el registro del impuesto sobre el valor añadido (IVA). Es importante entender cuándo tiene que empezar a recaudar el IVA, cómo registrarse y cómo seguir cumpliendo las normas una vez dentro del sistema. A continuación, encontrará una guía práctica para cada paso del proceso.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de IVA?
  
• ¿Cuándo debe una empresa registrarse a efectos del IVA?
  
• ¿Cómo debe prepararse antes de solicitar un número de IVA?
  
• ¿Cómo se solicita un número de IVA?
  
• ¿Qué ocurre después de recibir su número de IVA?
  

¿Qué es un número de IVA?

El IVA funciona de forma diferente al impuesto sobre las ventas; se cobra en cada etapa de la cadena de suministro. Las empresas recaudan el IVA sobre las ventas y reclaman el IVA sobre sus gastos.

Un número de IVA es su llave para participar en ese sistema. Es una identificación emitida por el gobierno que vincula su negocio al sistema fiscal de un país y le permite recaudar el IVA, reclamar el IVA que ha pagado y cumplir con las leyes locales. Es la forma en que las autoridades fiscales rastrean quién recauda y remite el IVA de los bienes o servicios vendidos. Cada país da un formato ligeramente diferente a sus números de IVA, pero normalmente se trata de una serie de dígitos y letras.

Si va a vender en regiones con IVA como la UE y el Reino Unido, obtener un número de IVA es necesario para hacer negocios. Sin uno, podría incumplir la normativa desde su primera venta. Una vez registrado, el número tiene que aparecer en sus facturas y declaraciones fiscales en ese país.

¿Cuándo necesita una empresa registrarse a efectos del IVA?

El registro del IVA se activa a partir de umbrales específicos y actividades empresariales que varían según el país. Esto es lo que deben prever las empresas en función de dónde se encuentren sus clientes y de cómo les vendan.

Vender a clientes de la UE

Si vende en la UE desde fuera de ella, está obligado a registrarse a efectos del IVA antes de su primera venta imponible. No existe un umbral de registro para las empresas de fuera de la UE; incluso una sola transacción a un cliente de cualquier país de la UE crea una obligación de IVA.

En lugar de registrarse en cada uno de los países de la UE, puede hacerlo en un Estado miembro bajo el régimen de Ventanilla Única (VU). El OSS cubre las ventas B2C de bienes y servicios en todos los países de la UE y le permite presentar una declaración centralizada, incluso si vende en varios países.

Vender a clientes en el Reino Unido

Si tiene una empresa extranjera que vende bienes o servicios sujetos a impuestos directamente a clientes del Reino Unido, el registro del IVA es obligatorio desde su primera venta. Esto se aplica incluso si sólo envía unos pocos productos físicos o proporciona acceso digital a los suscriptores del Reino Unido. El umbral estándar de registro del IVA en el Reino Unido (90.000 libras esterlinas) sólo se aplica a las empresas con sede en el Reino Unido, no a las entidades extranjeras.

El Reino Unido también aplica diferentes normas de IVA en función de si está importando mercancías, vendiendo servicios digitales o almacenando inventario localmente. En algunos casos, el registro también puede requerir que designe a un representante fiscal con sede en el Reino Unido.

Vender a través de mercados en línea

Las leyes fiscales de muchos países exigen ahora que los marketplaces recauden y remitan el IVA de determinadas transacciones en nombre de sus vendedores. Si usted vende exclusivamente a través de una plataforma que gestiona el IVA (por ejemplo, Amazon Marketplace), el marketplace podría recaudar el impuesto y emitir las facturas a los clientes bajo su propio registro de IVA.

Si también vende directamente (a través de su propio sitio web) o mantiene inventario en el país (para el cumplimiento local), es probable que todavía tenga que registrarse. En algunas jurisdicciones, el uso de un mercado no le exime de otras obligaciones de declaración o información, incluso si la plataforma recauda el impuesto.

¿Cómo debe prepararse antes de solicitar un número de IVA?

La mayoría de los países solicitan los mismos tipos generales de información para el registro del IVA. Tener la documentación en orden con anticipación puede ahorrarle días de gestiones innecesarias. A continuación, se detalla lo que suele necesitar para realizar la solicitud.

Información de la empresa

• Nombre legal de la empresa
  
• Nombres comerciales, si son diferentes del nombre legal
  
• Dirección comercial registrada
  
• Datos de contacto (por ejemplo, número de teléfono, correo electrónico)
  
• Estructura empresarial (p. ej., empresario individual, sociedad anónima)
  
• Número de registro de la empresa o datos de constitución
  

Algunos países también exigen una constancia de identidad, por lo general en forma de pasaporte o documento de identidad emitido por un organismo público, correspondiente a la persona que presenta la solicitud.

Prueba de registro

• Acta constitutiva o de formación
  
• Licencia comercial o empresarial (si procede)
  

Estos documentos permiten confirmar que su empresa es legítima y que está autorizada para operar.

Descripción de su negocio

• Clasificación industrial (algunas aplicaciones utilizan menús desplegables o códigos estándar)
  
• Descripción de su negocio (si vende productos digitales, bienes físicos, suscripciones o servicios)
  
• Fecha de inicio de las ventas sujetas a impuestos
  

Algunas autoridades fiscales también requieren previsiones de ingresos o estimaciones de sus ventas futuras en sus respectivos países.

Información bancaria

• Datos de la cuenta a la que deben enviarse los reembolsos del IVA
  

No siempre tiene que ser una [cuenta bancaria] local (https://stripe.com/resources/more/what-is-a-bank-account-number-what-it-does-and-how-to-locate-yours), pero contar con una puede acelerar las transferencias.

Persona de contacto

• Nombre, función y datos de contacto de quien se encargue del registro del IVA
  

El contacto puede ser el director de una empresa, un miembro de su equipo financiero o un contador externo. Si otra persona presenta la solicitud en su nombre, algunos países pueden exigir una autorización por escrito.

Representante fiscal

Algunos países exigen que las empresas extranjeras designen un representante fiscal como agente fiscal local que actúe en su nombre. Si este fuera el caso, incluya su nombre, dirección y los documentos de autorización correspondientes junto con la solicitud.

¿Cómo se solicita un número de IVA?

El proceso de registro del IVA está bastante estandarizado: debe determinar en qué países necesita registrarse, reunir la documentación necesaria y presentar la solicitud ante la autoridad fiscal correspondiente. A continuación, se describe cómo funciona habitualmente este procedimiento.

Identifique dónde necesita registrarse

Comience con una lista clara de los países en los que ha activado una obligación de IVA. Esa lista podría incluir:

• Un país de la UE para el registro de la OSS
  
• El Reino Unido, si vende directamente a clientes del Reino Unido
  
• Cualquier país en el que tenga existencias o venda a través de su propio sitio web
  

Visite el sitio web de la autoridad fiscal local

Cada país tiene su propio proceso y portal. He aquí algunos ejemplos:

• En el Reino Unido, se registrará en el Servicio de Impuestos y Aduanas de Su Majestad (HMRC) a través del Portal del Gobierno.
  
• En la UE, se deberá registrar en la OSS a través del portal fiscal del Estado miembro de la UE que haya elegido.
  

La mayoría de las solicitudes pueden cumplimentarse en línea, aunque algunas aún requieren formularios físicos.

Rellene la solicitud

Tendrá que proporcionar la información que recopiló anteriormente, incluido:

• Nombre legal y dirección de su empresa
  
• Fecha de inicio de su obligación de pagar el IVA (puede ser su primera venta sujeta a impuestos o una fecha prevista)
  
• Descripción de lo que vende y dónde
  
• Información bancaria para reembolsos
  
• Datos del representante fiscal, si procede
  

Algunos países pueden pedirle copias escaneadas de documentos como el registro de su empresa, pruebas de identidad e incluso contratos con distribuidores locales. Asegúrese de que incluye todo lo necesario.

Envíe y espere la aprobación

Después de enviarla, normalmente recibirá un número de referencia o una confirmación. Los plazos de procesamiento varían: en algunos países, los números de IVA se emiten en pocos días; en otros, el proceso puede demorar varias semanas, especialmente si existe acumulación de solicitudes o se requiere una revisión adicional. Es posible que la autoridad fiscal se comunique con usted para realizarle preguntas, por lo que debe asegurarse de que la persona de contacto indicada esté pendiente de su correo electrónico o teléfono.

Una vez aprobado, recibirá su número de IVA, por lo general mediante correo electrónico o en un certificado descargable. Ese número pasa a formar parte de su identidad oficial dentro del sistema fiscal de ese país.

¿Qué ocurre después de recibir su número de IVA?

Conseguir su número de IVA es el punto de partida para el cumplimiento de la normativa. Una vez registrado, esto es lo que debe hacer a continuación.

Cargar el IVA sobre las ventas aplicables

Ahora es usted responsable de recaudar el IVA sobre las ventas sujetas a impuestos en el país en el que esté registrado. Eso significa que debe actualizar su flujo de pago para aplicar el tipo impositivo correcto en función de la ubicación del cliente y del tipo de producto o servicio que esté vendiendo.

Si trabaja con Stripe, Stripe Tax puede calcular automáticamente el IVA y aplicarlo a cada transacción en tiempo real.

Añada su número de IVA a las facturas

Los países suelen exigir que su número de IVA aparezca en todas las facturas de ventas sujetas a impuestos. Si vende a clientes empresariales, pídales también su número de IVA. Los necesitará para aplicar un tipo cero o IVA de inversión del sujeto pasivo a determinadas transacciones B2B.

Controle lo que recauda y lo que gasta

Se espera que mantenga registros detallados tanto del IVA que recauda de los clientes (IVA repercutido) como del IVA que paga por los gastos de la empresa (IVA soportado). Estos registros sirven de apoyo a sus declaraciones de IVA y, por ley, deben conservarse durante varios años, a menudo de 5 a 10. Los registros que debe conservar incluyen facturas, recibos, notas de crédito y documentación de importación o exportación.

Unas buenas herramientas de contabilidad pueden ayudarle a mantenerse organizado, especialmente si vende en varias regiones.

Presentar las declaraciones del IVA y pagar a tiempo

La mayoría de los países exigen la presentación de declaraciones de IVA mensual o trimestralmente. Usted declarará lo que ha cobrado, restará lo que tiene derecho a reclamar y pagará la diferencia. Los plazos de presentación y las normas de pago varían, pero las sanciones por declaraciones tardías o inexactas pueden ser elevadas, por lo que merece la pena establecer recordatorios en el calendario o utilizar un software que se encargue de ello por usted.

Si utiliza Stripe, puede exportar informes fiscales detallados o integrarse con socios declarantes que le ayuden a automatizar este flujo de trabajo.