Att expandera till internationella marknader kan ge nya intäkter, men det kan också innebära en helt annan skattemiljö. I många länder är ett av de första kraven att registrera sig för mervärdesskatt (moms). Det är viktigt att förstå när du måste börja ta ut moms, hur du registrerar dig och hur du följer reglerna när du väl är inne i systemet. Nedan hittar du en praktisk guide för varje steg i processen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett momsregistreringsnummer?
  
• När behöver ett företag registrera sig för moms?
  
• Hur ska du förbereda dig innan du ansöker om ett momsregistreringsnummer?
  
• Hur ansöker man om ett momsregistreringsnummer?
  
• Vad händer efter att du har fått ditt momsregistreringsnummer?
  

Vad är ett momsregistreringsnummer?

Moms fungerar annorlunda än omsättningsskatt och debiteras i varje steg av leveranskedjan. Företag tar ut moms på försäljning och återfår moms på sina utgifter.

Ett momsregistreringsnummer är din nyckel till att delta i det systemet. Det är en myndighetsutfärdad id-handling som kopplar ditt företag till ett lands skattesystem och gör det möjligt för dig att samla in moms, återkräva den moms du har betalat och följa lokala lagar. Det är så skattemyndigheterna spårar vem som samlar in och betalar in moms på sålda varor eller tjänster. Varje land formaterar sina momsnummer på lite olika sätt, men det är vanligtvis en serie siffror och bokstäver.

Om du säljer till momsregioner som EU och Storbritannien är det nödvändigt att skaffa ett momsregistreringsnummer för att kunna göra affärer. Om du inte har ett sådant kan du inte uppfylla kraven redan från din första försäljning. När du har registrerat dig måste numret finnas med på dina fakturor och skattedeklarationer i det aktuella landet.

När behöver ett företag registrera sig för moms?

Momsregistreringsplikt utlöses av specifika tröskelvärden och affärsaktiviteter som varierar från land till land. Här är vad företag bör planera för baserat på var deras kunder finns och hur de säljer till dem.

Försäljning till kunder inom EU

Om du säljer till EU från ett land utanför EU måste du registrera dig för moms före din första skattepliktiga försäljning. Det finns ingen registreringströskel för företag utanför EU, men även en enda transaktion till en kund i ett EU-land skapar en momsskyldighet.

I stället för att registrera dig i varje enskilt EU-land kan du registrera dig i ett enda medlemsland enligt systemet One Stop Shop (OSS). OSS omfattar B2C-försäljning av varor och tjänster i alla EU-länder och gör att du kan lämna in en centraliserad deklaration, även om du säljer till flera länder.

Försäljning till kunder i Storbritannien

Om du har ett utländskt företag som säljer skattepliktiga varor eller tjänster direkt till brittiska kunder krävs momsregistrering från och med din första försäljning. Detta gäller även om du bara skickar ett fåtal fysiska produkter eller tillhandahåller digital åtkomst till brittiska abonnenter. Det standardmässiga tröskelvärdet för momsregistrering i Storbritannien (90 000 GBP) gäller endast företag som är baserade i Storbritannien, inte utländska verksamheter.

Storbritannien tillämpar också olika momsregler beroende på om du importerar varor, säljer digitala tjänster eller lagrar varor lokalt. I vissa fall kan registreringen också kräva att du utser ett skatteombud i Storbritannien.

Försäljning via marknadsplatser online

Skattelagstiftningen i många länder kräver nu att marknadsplatser samlar in och betalar in moms för vissa transaktioner för sina säljares räkning. Om du säljer uteslutande via en plattform som hanterar moms (t.ex. Amazon Marketplace) kan marknadsplatsen ta ut skatten och utfärda kundfakturor under sin egen momsregistrering.

Om du också säljer direkt (via din egen webbplats) eller har lager i landet (för lokal orderhantering) måste du sannolikt fortfarande registrera dig. I vissa jurisdiktioner innebär inte användning av en marknadsplats att du är befriad från andra inlämnings- eller rapporteringsskyldigheter, även om plattformen tar ut skatten.

Hur ska du förbereda dig innan du ansöker om ett momsregistreringsnummer?

De flesta länder ber om ungefär samma typ av information vid momsregistrering. Att få ordning på dina dokument i förväg kan spara dig onödigt krångel. Här är vad du vanligtvis behöver för att ansöka.

Företagsinformation

• Företagets registrerade namn
  
• Handelsnamn, om det skiljer sig från det registrerade namnet
  
• Registrerad företagsadress
  
• Kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer, e-post)
  
• Företagsstruktur (t.ex. enskild firma, aktiebolag)
  
• Företagets registreringsnummer eller bolagsbildninguppgifter
  

Vissa länder ber också om identitetsbevis, vanligtvis i form av ett pass eller en myndighetsutfärdad ID-handling, för den person som lämnar in ansökan.

Registreringsbevis

• Registreringsbevis eller intyg om bolagsbildning
  
• Företags- eller handelslicens (om tillämpligt)
  

Dessa dokument hjälper till att bekräfta att ditt företag är legitimt och behörigt att bedriva verksamhet.

Beskrivning av företaget

• Branschklassificering (vissa ansökningar använder rullgardinsmenyer eller standardkoder)
  
• Beskrivning av företaget (huruvida du säljer digitala produkter, fysiska varor, abonnemang eller tjänster)
  
• Startdatum för skattepliktig försäljning
  

Vissa skattemyndigheter ber också om prognostiserade intäkter eller uppskattningar av din framtida försäljning i deras länder.

Bankinformation

• Kontouppgifter för vart momsåterbäringen ska skickas
  

Det behöver inte alltid vara ett lokalt bankkonto, men om du har ett kan det påskynda utbetalningarna.

Kontaktperson

• Kontaktuppgifter till den som hanterar momsregistreringen samt personens namn och arbetsroll
  

Kontaktpersonen kan vara en företagsledare, någon i ditt ekonomiteam eller en extern revisor. Om någon annan lämnar in ansökan för din räkning kan vissa länder begära ett skriftligt tillstånd.

Skatterepresentant

Vissa länder kräver att utländska företag utser en skatterepresentant som ett lokalt skatteombud som agerar för din räkning. Om så krävs ska du bifoga namn, adress och behörighetshandlingar till din ansökan.

Hur ansöker man om ett momsregistreringsnummer?

Momsregistreringsprocessen är ganska standardiserad: du tar reda på var du behöver registrera dig, samlar ihop dina dokument och skickar in ansökan via det landets skattemyndighet. Så här fungerar det vanligtvis.

Identifiera var du behöver registrera dig

Börja med att göra en tydlig lista över de länder där du är momspliktig. Den listan kan innehålla följande:

• Ett EU-land för OSS-registrering
  
• Storbritannien, om du säljer direkt till brittiska kunder
  
• Alla länder där du har lager eller säljer via din egen webbplats
  

Gå till den lokala skattemyndighetens webbplats

Varje land har sin egen process och portal. Här är några exempel:

• I Storbritannien registrerar du dig hos His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) via Government Gateway.
  
• Inom EU registrerar du dig för OSS via skatteportalen i det EU-land du valt.
  

De flesta ansökningar kan fyllas i online, även om vissa fortfarande kräver fysiska formulär.

Fyll i ansökan

Du måste lämna den information som du samlade in tidigare, inklusive:

• Registrerat namn och adress för ditt företag
  
• Datum då din momsplikt började gälla (detta kan vara din första skattepliktiga försäljning eller ett framtida beräknat datum)
  
• Beskrivning av vad du säljer och var
  
• Bankuppgifter för återbetalningar
  
• Uppgifter om skatterepresentant, om så krävs
  

Vissa länder kan be om skannade kopior av dokument som företagsregistrering, identitetsbevis och till och med avtal med lokala distributörer. Se till att du inkluderar allt som krävs.

Skicka in och vänta på godkännande

När du har skickat in ansökan får du vanligtvis ett referens- eller bekräftelsenummer. Handläggningstiderna varierar. I vissa länder utfärdas momsregistreringsnummer inom några dagar. I andra kan det ta flera veckor, särskilt om det finns en eftersläpning eller om ytterligare granskning behövs. Skattemyndigheten kan komma att kontakta dig med frågor, så se till att den kontaktperson du angett bevakar sin e-postinkorg eller telefon.

När du har godkänts får du ditt momsregistreringsnummer, vanligtvis via e-post eller som ett nedladdningsbart certifikat. Numret är nu en del av din officiella identitet i det landets skattesystem.

Vad händer efter att du fått ditt momsregistreringsnummer?

Att få ditt momsregistreringsnummer är startpunkten för efterlevnad. När du väl är registrerad ska du göra följande.

Ta ut moms på tillämplig försäljning

Du är nu ansvarig för att ta ut moms på skattepliktiga försäljningar i det land där du är registrerad. Det innebär att du måste uppdatera ditt kassaflöde så att du tillämpar rätt skattesats baserat på var kunden befinner sig och vilken typ av produkt eller tjänst du säljer.

Om du arbetar med Stripe kan Stripe Tax automatiskt beräkna moms och tillämpa den på varje transaktion i realtid.

Ange ditt momsregistreringsnummer på fakturor

Länder kräver vanligtvis att ditt momsnummer ska finnas med på alla fakturor för skattepliktig försäljning. Om du säljer till företagskunder ska du också be om deras momsregistreringsnummer. Du behöver dem för att tillämpa nollskattesats eller omvänd moms på vissa B2B-transaktioner.

Spåra vad du tar ut och vad du spenderar

Du förväntas föra detaljerade register över både den moms du tar ut från kunder (utgående moms) och den moms du betalar för verksamhetens kostnader (ingående moms). Dessa underlag utgör stöd för din momsdeklaration och måste enligt lag sparas i flera år, ofta 5-10 år. Exempel på underlag som ska sparas är fakturor, kvitton, kreditnotor samt import- och exportdokumentation.

Bra redovisningsverktyg kan hjälpa dig att hålla ordning och reda, särskilt om du säljer i flera regioner.

Lämna in momsdeklarationer och betala i tid

De flesta länder kräver att momsdeklarationer lämnas in månadsvis eller kvartalsvis. Du rapporterar vad du tagit ut, drar av vad du är berättigad att återkräva och betalar mellanskillnaden. Tidsfrister för inlämning och betalningsregler varierar, men påföljderna för sena eller felaktiga deklarationer kan vara höga, så det är värt att sätta upp påminnelser i kalendern eller använda programvara som hanterar detta åt dig.

Om du använder Stripe kan du exportera detaljerade skatterapporter eller integrera med arkiveringspartners som hjälper till att automatisera detta arbetsflöde.