L'espansione nei mercati internazionali può portare nuovi ricavi, ma può anche comportare un contesto fiscale completamente diverso. In molti paesi, uno dei primi requisiti è la registrazione ai fini dell'imposta sul valore aggiunto (IVA). È importante capire quando è necessario iniziare a riscuotere l'IVA, come registrarsi e come rimanere conformi una volta entrati nel sistema. Di seguito troverai una guida pratica per ogni fase del processo.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una partita IVA?
  
• Quando un'attività deve registrarsi ai fini IVA?
  
• Come prepararsi prima di richiedere la partita IVA?
  
• Come si richiede la partita IVA?
  
• Cosa succede dopo aver ricevuto la partita IVA?
  

Che cos'è una partita IVA?

L'IVA funziona in modo diverso dall'imposta sulle vendite; viene applicata in ogni fase della catena di fornitura. Le attività riscuotono l'IVA sulle vendite e la recuperano sulle spese sostenute.

La partita IVA è la chiave per partecipare a tale sistema. Si tratta di un codice identificativo rilasciato da un'autorità governativa che collega la tua attività al sistema fiscale di un paese e ti consente di riscuotere l'IVA, recuperare l'IVA pagata e rispettare le leggi locali. È il modo in cui le autorità fiscali tengono traccia di chi riscuote e versa l'IVA sui beni o servizi venduti. Ogni paese ha un formato leggermente diverso per la partita IVA, ma in genere si tratta di una combinazione di cifre e lettere.

Se vendi in Paesi soggetti a IVA come l'UE e il Regno Unito, è necessario ottenere la partita IVA per poter svolgere la propria attività. Senza di essa, potresti trovarti in una situazione di non conformità sin dalla tua prima vendita. Una volta avvenuta la registrazione, la partita IVA deve apparire sulle fatture e sulle dichiarazioni fiscali in quel Paese.

Quando un'attività deve registrarsi ai fini IVA?

La registrazione IVA è determinata da soglie specifiche e attività commerciali che variano a seconda del Paese. Ecco cosa devono pianificare le attività in base alla posizione dei propri clienti e alle modalità di vendita.

Vendita a clienti nell'UE

Se vendi nell'UE da un paese extra UE, devi registrarti ai fini IVA prima della tua prima vendita tassabile. Non esiste una soglia di registrazione per le aziende extra UE; anche una sola transazione con un cliente in un paese dell'UE comporta l'obbligo di registrazione ai fini IVA.

Invece di registrarti in ogni singolo paese dell'UE, puoi registrarti in uno Stato membro nell'ambito dello schema One Stop Shop (OSS). L'OSS copre le vendite B2C di beni e servizi in tutti i paesi dell'UE e ti consente di presentare un reso centralizzato, anche se vendi in più paesi.

Vendita a clienti nel Regno Unito

Se hai un'attività straniera che vende beni o servizi tassabili direttamente a clienti nel Regno Unito, devi registrarti ai fini IVA sin dalla prima vendita. Questo vale anche se spedisci solo pochi prodotti fisici o fornisci accesso digitale ad abbonati nel Regno Unito. La soglia standard per la registrazione IVA nel Regno Unito (90.000 £) si applica solo alle aziende con sede nel Regno Unito, non alle entità straniere.

Il Regno Unito applica inoltre norme IVA diverse a seconda che tu stia importando beni, vendendo servizi digitali o immagazzinando l'inventario a livello locale. In alcuni casi, la registrazione potrebbe richiedere anche la nomina di un rappresentante fiscale con sede nel Regno Unito.

Vendita tramite marketplace online

Le leggi fiscali di molti paesi richiedono ora ai marketplace di riscuotere e versare l'IVA per determinate transazioni per conto dei propri venditori. Se vendi esclusivamente tramite una piattaforma che gestisce l'IVA (ad esempio Amazon Marketplace), il marketplace potrebbe riscuotere l'imposta ed emettere le fatture ai clienti con la propria partita IVA.

Se vendi anche direttamente (tramite il tuo sito web) o disponi di un magazzino nel Paese (per la distribuzione locale), probabilmente dovrai comunque registrarti. In alcune giurisdizioni, l'utilizzo di un marketplace non esonera da altri obblighi di dichiarazione o rendicontazione, anche se la piattaforma riscuote le tasse.

Come prepararsi prima di richiedere la partita IVA?

La maggior parte dei Paesi richiede gli stessi tipi di informazioni generali per la registrazione IVA. Preparare i documenti in anticipo può farti risparmiare giorni di scambi di comunicazioni. Ecco cosa ti servirà in genere per presentare la domanda.

Informazioni sull'attività

• Ragione sociale dell'attività
  
• Nome commerciale, se diverso dalla ragione sociale
  
• Indirizzo aziendale registrato
  
• Dati di contatto (ad esempio, numero di telefono, email)
  
• Struttura dell'attività (ad esempio, ditta individuale, società)
  
• Numero di iscrizione dell’azienda o dettagli della costituzione
  

Alcuni paesi richiedono anche un documento di identità, solitamente un passaporto o un documento di identità rilasciato da un'autorità governativa, per la persona che presenta la richiesta.

Prova di registrazione

• Atto costitutivo o certificato di costituzione
  
• Licenza aziendale o commerciale (se applicabile)
  

Questi documenti aiutano a confermare che la tua attività è legittima e autorizzata a svolgere attività commerciali.

Descrizione della tua attività

• Classificazione del settore (alcune applicazioni utilizzano menu a discesa o codici standard)
  
• Descrizione della tua attività (se vendi prodotti digitali, beni fisici, abbonamenti o servizi)
  
• Data di inizio delle vendite imponibili
  

Alcune autorità fiscali richiedono anche entrate previste o stime delle vendite future nei loro paesi.

Informazioni bancarie

• Dati del conto a cui inviare i rimborsi IVA
  

Questo non deve essere sempre un [conto bancario] locale(https://stripe.com/resources/more/what-is-a-bank-account-number-what-it-does-and-how-to-locate-yours), ma averne uno può velocizzare i bonifici.

Persona di riferimento

• Nome, ruolo e dati di contatto di chi gestisce la registrazione IVA
  

Il contatto può essere un direttore aziendale, qualcuno del team finanziario o un contabile esterno. Se qualcun altro presenta la domanda per tuo conto, alcuni Paesi potrebbero richiedere un'autorizzazione scritta.

Rappresentante fiscale

Alcuni paesi richiedono alle attività straniere di nominare un rappresentante fiscale come agente fiscale locale che agisca per loro conto. Se richiesto, includere il nome, l'indirizzo e i documenti di autorizzazione nella richiesta di registrazione.

Come si richiede la partita IVA?

Il processo di registrazione dell'IVA è abbastanza standardizzato: stabilisci dove devi registrarti, raccogli i tuoi documenti e presenta la richiesta di registrazione tramite l'autorità fiscale di quel Paese. Ecco come funziona in genere.

Identifica dove devi registrarti

Inizia con un elenco chiaro dei Paesi in cui hai attivato un obbligo IVA. Tale elenco potrebbe includere:

• Un paese dell'UE per la registrazione OSS
  
• Regno Unito, se vendi direttamente a clienti del Regno Unito
  
• Qualsiasi paese in cui possiedi l'inventario o vendi tramite il tuo sito
  

Vai al sito web dell'autorità fiscale locale

Ogni paese ha il suo processo e il suo portale. Ecco alcuni esempi:

• Nel Regno Unito, ti registrerai al His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) tramite il Government Gateway.
  
• Nell'UE, ti registrerai all'OSS tramite il portale fiscale dello stato membro dell'UE prescelto.
  

La maggior parte delle richieste di registrazione può essere compilata online, sebbene alcune richiedano ancora moduli fisici.

Compila la richiesta di registrazione

Dovrai fornire le informazioni raccolte in precedenza, tra cui:

• Ragione sociale e indirizzo della tua attività
  
• Data di inizio dell'obbligo IVA (potrebbe trattarsi della prima vendita imponibile o di una data prevista)
  
• Descrizione di ciò che vendi e dove
  
• Informazioni bancarie per i rimborsi
  
• Dati del rappresentante fiscale, se richiesti
  

Alcuni paesi potrebbero richiedere copie scannerizzate di documenti quali la registrazione della tua attività, un documento di identità e persino i contratti con i distributori locali. Assicurati di includere tutto il necessario.

Invia e attendi l'approvazione

Dopo aver inviato la richiesta, riceverai un numero di riferimento o di conferma. I tempi di elaborazione variano. In alcuni Paesi, le partite IVA vengono rilasciate in pochi giorni. In altri, possono essere necessarie diverse settimane, soprattutto in caso di arretrati o di ulteriori verifiche. L'autorità fiscale potrebbe contattarti per ulteriori domande, quindi assicurati che la persona di contatto indicata controlli la propria email o il proprio telefono.

Una volta approvata, riceverai lai partita IVA, di solito via email o in un certificato scaricabile. Quel numero fa ora parte della tua identità ufficiale nel sistema fiscale di quel paese.

Cosa succede dopo aver ricevuto la partita IVA?

Ottenere la partita IVA è il punto di partenza per la conformità. Una volta avvenuta la registrazione, ecco i passaggi successivi.

Addebita l'IVA sulle vendite applicabili

Ora sei responsabile della riscossione dell'IVA sulle vendite tassabili nel Paese in cui sei registrato. Ciò significa che devi aggiornare il flusso di pagamento per applicare l'aliquota fiscale corretta in base alla sede del cliente e al tipo di prodotto o servizio che vendi.

Se lavori con Stripe, Stripe Tax può calcolare automaticamente l'IVA e applicarla a ogni transazione in tempo reale.

Aggiungi la tua partita IVA alle fatture

I Paesi richiedono solitamente che la partita IVA compaia su tutte le fatture relative a vendite tassabili. Se vendi a clienti aziendali, richiedi anche la loro partita IVA. Ti servirà per applicare un'aliquota zero o l'inversione contabile dell'IVA a determinate transazioni B2B.

Tieni traccia di ciò che raccogli e di ciò che spendi

Dovresti tenere registri dettagliati sia dell'IVA riscossa dai clienti (IVA a credito) sia dell'IVA pagata sulle spese aziendali (IVA a debito). Queste registrazioni costituiscono la documentazione di supporto per la dichiarazione IVA e devono essere conservate per diversi anni, spesso 5-10, come previsto dalla legge. Le registrazioni da conservare includono fatture, ricevute, note di credito e documentazione di importazione o esportazione.

Buoni strumenti di contabilità possono aiutarti a rimanere organizzato, soprattutto se vendi in più regioni.

Presenta le dichiarazioni IVA e paga in tempo

La maggior parte dei paesi richiede che le dichiarazioni IVA vengano presentate mensilmente o trimestralmente. Dovrai riportare quanto hai incassato, sottrarre quanto hai diritto a recuperare e pagare la differenza. Le scadenze per la presentazione e le regole di pagamento variano, ma le sanzioni per le dichiarazioni tardive o inesatte possono essere elevate, quindi vale la pena impostare dei promemoria sul calendario o utilizzare un software che si occupi di questo aspetto.

Se utilizzi Stripe, puoi esportare report fiscali dettagliati o integrare il servizio con partner di archiviazione che aiutano ad automatizzare questo flusso di lavoro.