A expansão para mercados internacionais pode gerar novas receitas, mas também pode introduzir um ambiente de impostos completamente diferente. Em muitos países, um dos primeiros requisitos é o cadastro do imposto sobre valor agregado (IVA). É importante entender quando você precisa começar a recolher IVA, como se registrar e como manter a conformidade assim que estiver no sistema. Abaixo, você encontrará um guia prático para cada etapa do processo.

O que há neste artigo?

• O que é um número de IVA?
  
• Quando uma empresa precisa se cadastrar para IVA?
  
• Como você deve se preparar antes de solicitar um número de IVA?
  
• Como solicitar um número de IVA?
  
• O que acontece depois de receber seu número de IVA?
  

O que é um número de IVA?

O IVA funciona de forma diferente do imposto sobre vendas; ele é cobrado em todas as etapas da cadeia de suprimentos. As empresas recolhem o IVA sobre as vendas e o recuperam sobre suas despesas.

Um número de IVA é sua chave para participar desse sistema. É uma identificação emitida pelo governo que vincula sua empresa ao sistema tributário de um país e permite que você recolha o IVA, recupere o IVA pago e cumpra as leis locais. É como as autoridades fiscais rastreiam quem está recolhendo e remetendo o IVA sobre os bens ou serviços vendidos. Cada país formata seus números de IVA de maneira um pouco diferente, mas normalmente é uma série de dígitos e letras.

Se você estiver vendendo para regiões sujeitas ao IVA, como a UE e o Reino Unido, é necessário obter um número de IVA para fazer negócios. Sem ele, você pode não estar em conformidade desde a sua primeira venda. Depois de registrado, o número precisa aparecer em suas faturas e declarações fiscais no país.

Quando uma empresa precisa se cadastrar para IVA?

O cadastro do IVA é acionado por limites específicos e atividades comerciais que variam de acordo com o país. Veja a seguir o que as empresas devem planejar com base em onde estão seus clientes e como estão vendendo para eles.

Vendas para clientes na UE

Se você estiver vendendo para fora da UE, é obrigado a se cadastrar no IVA antes da primeira venda tributável. Não há limite para cadastro de empresas de fora da UE. Mesmo uma única transação com um cliente em qualquer país da UE cria uma obrigação de IVA.

Em vez de se registrar em todos os países da UE, você pode se registrar em um estado-membro sob o esquema One Stop Shop (OSS). O OSS abrange as vendas B2C de bens e serviços em todos os países da UE e permite que você apresente uma declaração centralizada, mesmo que esteja vendendo para vários países.

Vendas para clientes no Reino Unido

Se você tem uma empresa estrangeira que vende bens ou serviços tributáveis diretamente a clientes do Reino Unido, o cadastro no IVA é necessário desde a sua primeira venda. Isso se aplica mesmo que você esteja enviando apenas alguns produtos físicos ou fornecendo acesso digital a assinantes do Reino Unido. O limite de registro de IVA no Reino Unido (£90.000) padrão aplica-se somente a empresas sediadas no Reino Unido, não a entidades estrangeiras.

O Reino Unido também aplica regras diferentes de IVA, dependendo se você está importando mercadorias, vendendo serviços digitais ou armazenando estoque localmente. Em alguns casos, o registro também pode exigir a nomeação de um representante fiscal baseado no Reino Unido.

Vendas por meio de marketplaces on-line

As leis tributárias em muitos países agora exigem que os marketplaces coletem e remetam o IVA para determinadas transações em nome de seus vendedores. Se você vender exclusivamente por meio de uma plataforma que lida com o IVA (por exemplo, Amazon Marketplace), o marketplace poderá recolher o imposto e emitir faturas para o cliente com seu próprio registro de IVA.

Se você também vende diretamente (usando seu próprio site) ou mantém inventário no país (para atendimento local), provavelmente ainda precisará se cadastrar. Em algumas jurisdições, o uso de um marketplace não isenta você de outras obrigações de registro ou declaração, mesmo que a plataforma recolha o imposto.

Como você deve se preparar antes de solicitar um número de IVA?

A maioria dos países solicita os mesmos tipos de informações gerais para cadastro do IVA. Obter seus documentos com pedido antecipado pode poupar dias de atraso. Aqui está o que você normalmente precisará solicitar.

Dados comerciais

• Nome jurídico da empresa
  
• Nomes comerciais, se diferentes do nome jurídico
  
• Endereço registrado da empresa
  
• Dados de contato (por exemplo, número de telefone, e-mail)
  
• Estrutura da empresa (por exemplo, empresário individual, corporação)
  
• Número de registro da empresa ou detalhes de incorporação
  

Alguns países também exigem a comprovação de identidade, geralmente na forma de passaporte ou identificação oficial, da pessoa que apresenta a inscrição.

Comprovante de cadastro

• Certificado de incorporação ou formação
  
• Licença empresa ou comercial (se aplicável)
  

Esses documentos ajudam a confirmar que sua empresa é legítima e autorizada a fazer negócios.

Descrição da sua empresa

• Classificação do setor (alguns aplicativos usam menus suspensos ou códigos padrão)
  
• Descrição da sua empresa (se você vende produtos digitais, produtos físicos, assinaturas ou serviços)
  
• Data de início das vendas tributáveis
  

Algumas autoridades fiscais também pedem receitas projetadas ou estimativas de suas vendas futuras em seus países.

Dados bancários

• Dados da conta para onde os reembolsos de IVA devem ser enviados
  

Isso nem sempre precisa ser uma conta bancária local, mas ter uma pode acelerar os pagamentos.

Pessoa de contato

• Nome, função e dados de contato da pessoa responsável pelo cadastro do IVA
  

O contato pode ser um diretor da empresa, alguém da sua equipe financeira ou um contador externo. Se outra pessoa estiver enviando a inscrição em seu nome, alguns países podem solicitar uma autorização por escrito.

Representante fiscal

Alguns países exigem que empresas estrangeiras nomeiem um representante fiscal como agente fiscal local que atue em seu nome. Se necessário, inclua o nome, o endereço e os documentos de autorização da empresa em sua solicitação.

Como solicitar um número de IVA?

O processo de cadastro do IVA é bastante padronizado: você descobre onde precisa se registrar, reúne seus documentos e envia a solicitação por meio da autoridade fiscal do país. Veja como normalmente funciona.

Identifique onde você precisa se registrar

Comece com uma lista clara dos países em que você iniciou uma obrigação de IVA, que pode incluir:

• Um país da UE para registro de OSS
  
• O Reino Unido, se você estiver vendendo diretamente para clientes do Reino Unido
  
• Qualquer país onde você mantém estoque ou vende pelo seu próprio site
  

Acesse o site da autoridade fiscal local

Cada país tem seu próprio processar e portal. Aqui estão alguns exemplos:

• No Reino Unido, você se registrará com a Receita e Alfândega de Sua Majestade (HMRC) através do Portal do Governo.
  
• Na UE, você se registrará para o OSS através do portal fiscal do Estado-Membro da UE escolhido.
  

A maioria das inscrições pode ser preenchida on-line, embora algumas ainda envolvam formulários físicos.

Preencha a inscrição

Você precisará fornecer as informações coletadas anteriormente, incluindo:

• Nome jurídico e endereço da sua empresa
  
• Data de início da sua obrigação de IVA (pode ser a primeira venda tributável ou uma data prevista)
  
• Descrição do que você vende e onde
  
• Dados bancários para reembolsos
  
• Detalhes do representante fiscal, se necessário
  

Alguns países podem solicitar cópias digitalizadas de documentos, como o registro da empresa, comprovante de identidade e até mesmo contratos com distribuidores locais. Certifique-se de incluir tudo o que for necessário.

Envie e aguarde a aprovação

Após o envio, você normalmente receberá um número de referência ou de confirmação. Os tempos de processamento variam. Em alguns países, os números de IVA são emitidos em poucos dias. Em outros, isso pode levar várias semanas, especialmente se houver um acúmulo de pedidos ou se for necessária uma revisão adicional. A autoridade fiscal pode entrar em contato com você para fazer perguntas, portanto, certifique-se de que a pessoa de contato indicada esteja monitorando o e-mail ou o telefone.

Depois de aprovado, você receberá seu número de IVA, geralmente por e-mail ou em um certificado que pode ser baixado. Esse número agora faz parte da sua identidade oficial no sistema tributário do país.

O que acontece depois de receber seu número de IVA?

Obter seu número de IVA é o ponto de partida para a conformidade. Depois de registrado, veja o que fazer em seguida.

Cobrança do IVA sobre as vendas aplicáveis

Agora você é responsável pela cobrança do IVA sobre vendas tributáveis no país em que está registrado. Isso significa que você deve atualizar seu fluxo de checkout para aplicar a taxa de imposto correta com base na localização do cliente e no tipo de produto ou serviço que você está vendendo.

Se estiver trabalhando com a Stripe, o Stripe Tax pode calcular automaticamente o IVA e aplicá-lo a cada transação em tempo real.

Adicione seu número de IVA às faturas

Normalmente, os países exigem que seu número de IVA apareça em todas as faturas de vendas tributáveis. Se estiver vendendo para clientes comerciais, peça também os números de IVA deles. Você precisará deles para aplicar uma taxa zero ou IVA de cobrança reversa a determinadas transações B2B.

Acompanhe o que você coleta e o que você gasta

Você deve manter registros detalhados do IVA cobrado dos clientes (IVA de saída) e do IVA pago sobre as despesas comerciais (IVA de entrada). Esses registros dão suporte às suas declarações de IVA e, por lei, devem ser armazenados por vários anos, geralmente de 5 a 10 anos. Os registros a serem mantidos incluem faturas, recibos, notas de crédito e documentação de importação ou exportação.

Boas ferramentas de contabilidade podem ajudá-lo a se manter organizado, especialmente se você estiver vendendo em várias regiões.

Apresentar declarações de IVA e pagar em dia

A maioria dos países exige que as declarações de IVA sejam apresentadas mensal ou trimestralmente. Você informará o que coletou, subtrairá o que tem direito a recuperar e pagará a diferença. Os prazos de apresentação e as regras de pagamento variam, mas as penalidades para declarações atrasadas ou imprecisas podem ser altas, portanto, vale a pena definir lembretes no calendário ou usar um software que cuide disso para você.

Se estiver usando a Stripe, você poderá exportar relatórios fiscais detalhados ou integrar-se a parceiros de arquivamento que ajudam a automatizar esse fluxo de trabalho.