La facturation est l’une de ces pratiques commerciales qui peut sembler simple jusqu’à ce que vous commenciez. L’ensemble du processus, du choix des détails à inclure à la décision de la manière et du moment où vous envoyez des factures et de la façon dont vous faites le suivi, peut avoir un impact majeur sur votre flux de trésorerie et vos relations avec les clients.

Différents types d’entreprises ont également des besoins de facturation différents : un travailleur indépendant qui travaille sur des projets à court terme gérera probablement cela différemment d’une entreprise de construction qui facture de manière échelonnée ou d’une entreprise proposant des abonnements avec des frais récurrents. Certains secteurs s’appuient sur l’automatisation pour gérer des dizaines (ou des milliers) de factures à la fois, tandis que d’autres privilégient une approche plus manuelle. L’objectif est de clarifier ce qui vous est dû, de faciliter le paiement pour vos clients et de vous assurer que votre système de facturation est adapté à votre entreprise et à vos clients. Dans cet article, nous verrons comment cela se fait exactement.

Que contient cet article?

• Quel est le processus de facturation?
  
• Quelles informations chaque facture doit contenir?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles faciliter la facturation?
  
• Quels sont les défis courants en matière de facturation pour les entreprises?
  
• Comment Stripe peut-elle aider les entreprises à gérer leur facturation?
  

Quel est le processus de facturation?

Tout d’abord, assurez-vous que vous et le client êtes d’accord sur les conditions, y compris la portée du travail, la tarification, les conditions de paiement et les délais. Documentez ces détails dans un contrat ou un bon de commande pour éviter tout malentendu ultérieur.

Ensuite, rédigez la facture. Incluez autant d’informations que possible sur les prix unitaires, les montants totaux dus, les conditions de paiement, les coordonnées des deux parties et tout autre élément requis pour la conformité. Passez en revue l’ébauche pour en vérifier l’exactitude et assurez-vous que tous les détails correspondent à l’accord original. Même de petites erreurs peuvent ralentir le paiement ou entraîner des échanges inutiles.

Envoyez rapidement la facture par courriel, par l’entremise d’une plateforme de facturation ou par courrier. Incluez tous les documents justificatifs dont vous disposez, tels que les reçus et les feuilles de temps, afin que le client puisse examiner et vérifier les frais. Après l’envoi de la facture, assurez-vous qu’elle a bien été reçue et qu’elle progresse dans le processus de paiement du client. Si le paiement n’est pas effectué à la date d’échéance, envoyez un rappel poli.

Une fois le paiement reçu, mettez à jour vos livres et envoyez un reçu au client pour confirmer la transaction. Effectuez régulièrement le rapprochement des factures avec vos dossiers financiers.

Quelles informations chaque facture doit contenir?

Chaque facture doit être complète et facile à comprendre. Voici les informations que vous devez inclure :

• Informations sur l’entreprise : le nom de votre entreprise (ou votre nom si vous êtes un entrepreneur individuel), son adresse, ses coordonnées (numéro de téléphone, adresse de courriel ou les deux) et son numéro d’identification fiscale (TIN), si votre territoire l’exige

• Informations sur le client : le nom de votre client ou le nom de son entreprise, son adresse et les coordonnées de la personne ou du service qui traite les paiements

• Détails de la facture : un numéro de facture unique, la date d’émission, et la date d’échéance du paiement

• Description des biens ou services : une liste détaillée et ventilée des produits vendus ou des services fournis, ainsi que la description et la quantité pour chaque poste

• Informations tarifaires : prix unitaires, sous-totaux, taxes applicables, réductions ou frais supplémentaires, et montant total dû

• Conditions de paiement : le délai de paiement (par exemple, « 30 jours nets »), les modes de paiement acceptés (par exemple, virement bancaire, carte de crédit), et les conditions de paiement en cas de retard, le cas échéant

• Notes ou pièces jointes supplémentaires : un bref message de remerciement, les informations du compte ou les références du projet, ainsi que tout document justificatif (par exemple, reçus, feuilles de temps)

Comment les entreprises peuvent-elles faciliter la facturation?

Pour rendre la facturation moins lourde, concentrez-vous sur la création d’un système qui réduit au minimum l’effort pour vous et vos clients. Voici comment.

Fixer les attentes dès le début

Avant de commencer le travail, assurez-vous que vous et le client êtes d’accord sur la tarification, les délais de paiement et ce qui se passe en cas de retard de paiement. Ensuite, consignez tout cela par écrit. Moins il y aura de surprises, plus le processus de facturation sera fluide.

Automatiser les processus chaque fois que c’est possible

Utilisez un logiciel pour créer des modèles réutilisables, planifier des factures récurrentes et envoyer des rappels automatiquement pour gagner du temps et réduire le risque d’erreur humaine.

Penser au processus du client

Certains clients ont besoin d’un numéro de bon de commande, tandis que d’autres peuvent exiger que les factures soient envoyées à un service spécifique. Demandez-leur dès le départ comment ils préfèrent recevoir leurs factures et de quelles informations ils ont besoin. Adaptez vos factures à leurs systèmes afin d’accélérer leur approbation.

Facturer immédiatement

Si vous retardez l’émission des factures, cela peut affecter votre flux de trésorerie et les clients risquent de les oublier. Envoyez vos factures dès l’achèvement des projets ou dès qu’une étape importante est atteinte. Plus le travail est frais dans l’esprit du client, plus il est probable qu’il paie rapidement.

Faciliter les paiements

Acceptez plusieurs modes de paiement et incluez des instructions claires afin que les clients puissent effectuer le paiement sans suivi supplémentaire. Si vous acceptez les paiements par virement bancaire, indiquez vos coordonnées bancaires. Indiquez également une adresse si vous acceptez les chèques. Pour les paiements en ligne, fournissez un lien de paiement.

Suivre l’état des factures

Conservez des registres organisés des factures envoyées, des dates d’échéance et des paiements reçus. Si un paiement est en retard, faites un suivi poli, mais ferme. Un courriel rapide ou un appel suffit souvent.

Réviser et améliorer vos processus

Si certains clients sont toujours lents à payer ou si vous passez trop de temps sur les tâches administratives, essayez de comprendre pourquoi. Peut-être avez-vous besoin de conditions plus strictes ou d’outils plus efficaces. Une petite réflexion peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’efforts.

Quels sont les défis courants en matière de facturation pour les entreprises?

La facturation comporte de nombreux défis. Voici les problèmes de facturation les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées.

Retards de paiement

Même avec des conditions claires, les retards de paiement sont fréquents : en 2022, près de 90 % des entreprises ont signalé avoir été confrontées à des factures impayées. Le client peut avoir des problèmes de trésorerie, ou les factures peuvent être égarées ou bloquées dans les processus d’approbation. Quelle que soit la cause, les retards de paiement perturbent votre flux de trésorerie et entraînent une surcharge de travail pour traiter les factures en souffrance.

Litiges relatifs aux paiements

Les clients peuvent contester le travail livré, sa portée ou même le prix convenu. Ces litiges surviennent souvent lorsqu’il existe un écart entre l’accord initial et les détails de la facture. Cela peut nuire aux relations et retarder davantage les paiements.

Factures incomplètes

Une facture sur laquelle il manque des détails tels que les numéros de bon de commande ou qui n’est pas correctement formatée peut également entraîner des retards. Certains clients ont des protocoles de facturation stricts, et si vous manquez ne serait-ce qu’une seule étape, votre facture pourrait être rejetée ou mise de côté indéfiniment.

Processus incohérents

Sans un système normalisé pour créer, envoyer et suivre les factures, les détails peuvent se perdre, les relances peuvent être oubliées et les factures peuvent être envoyées en retard. Cela peut entraîner des paiements manqués et une confusion inutile.

Conditions de paiement multiples

Si vous avez différents clients avec des conditions différentes (par exemple, paiement à 30 jours, à 45 jours, paiements échelonnés), il peut être difficile de suivre les échéances des factures.

Paiements internationaux

La facturation est plus compliquée pour les entreprises ayant des clients internationaux. Les taux de change, les lois fiscales et les exigences de conformité varient selon les pays, et faire des erreurs peut entraîner des sous-paiements ou des retards pendant que vous apportez les corrections nécessaires.

Manque de transparence

Parfois, les entreprises ne savent pas où en sont leurs factures. La facture est-elle dans la boîte de réception d’un client, en cours d’examen ou complètement perdue? Sans visibilité, vous pourriez effectuer des relances au mauvais moment ou de la mauvaise manière.

Relances manuelles

Chaque minute passée à envoyer des rappels ou à passer des appels pour suivre les paiements est une minute perdue pour une tâche importante. Lorsque vous gérez les relances manuellement, vous créez un coût caché qui peut s’accumuler, surtout sur plusieurs comptes.

Clients récurrents qui négligent les factures

Vos clients réguliers pourraient commencer à négliger les factures, en particulier lorsqu’elles arrivent au même moment chaque mois. Ils pourraient supposer que rien n’a changé ou simplement oublier de les traiter.

Dépendance excessive aux gros clients

Si un client important retarde un paiement, cela peut mettre votre entreprise à rude épreuve. Lorsque vos revenus dépendent trop d’un petit nombre de clients, leurs habitudes de paiement, ou leur négligence, deviennent un problème beaucoup plus important.

Comment Stripe peut-elle aider les entreprises à gérer leur facturation?

En matière de facturation, Stripe peut automatiser les processus internes, améliorer l’encaissement des paiements et offrir une certaine flexibilité à mesure que votre entreprise se développe. Voici quelques-unes des nombreuses façons dont Stripe peut simplifier la facturation.

Création de factures

Stripe Invoicing peut automatiquement créer des factures professionnelles et détaillées. Les entreprises peuvent :

• Utiliser des modèles pour standardiser leurs factures
  
• Préremplir des informations telles que les coordonnées des clients, les prix et les calculs de taxes
  
• Automatiser les factures récurrentes pour les clients abonnés ou réguliers
  

Cela réduit au minimum les erreurs manuelles et fait gagner du temps, ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui traitent des volumes de factures élevés.

Encaissement des paiements

Les factures Stripe intègrent des options de paiement afin que les clients puissent payer directement à partir de la facture. Cela simplifie le processus de paiement et accélère l’encaissement. Stripe prend en charge de nombreux modes de paiement, notamment :

• Cartes de crédit et de débit
  
• Transferts ACH (Automated Clearing House)
  
• Modes de paiement internationaux tels que le prélèvement SEPA et Alipay
  

Suivi des paiements

Stripe suit automatiquement l’état des factures, qu’elles aient été envoyées, payées ou qu’elles soient en retard. Cette transparence aide les entreprises à :

• Savoir quand relancer les clients
  
• Éviter les communications superflues
  
• Conserver des registres de paiement organisés sans effort supplémentaire
  

Relances automatiques

Stripe peut automatiquement envoyer des rappels aux clients pour les factures en retard. Vous pouvez personnaliser le calendrier d’envoi de ces rappels pour garder le contrôle sur le processus de suivi sans passer plus de temps sur des rappels manuels.

Conditions de paiement

Stripe Invoicing vous permet de personnaliser les conditions de paiement en fonction de vos besoins, avec des options pour les échéanciers de paiement, les paiements partiels, les réductions ou les frais de retard. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui gèrent des relations clients à long terme ou des factures de grande valeur.

Paiements internationaux

Pour les entreprises qui opèrent à l’international, Stripe gère des opérations complexes telles que :

• Facturation en plusieurs devises avec conversion de devises en temps réel
  
• Calcul automatique des taxes, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe sur les produits et services (TPS), par l’entremise de Stripe Tax
  

Cette fonctionnalité réduit la charge administrative liée aux opérations transfrontalières.

Facturation récurrente et abonnements

Les outils d’abonnement de Stripe s’intègrent à ses fonctionnalités de facturation, ce qui signifie que les entreprises peuvent :

• Automatiser les frais récurrents
  
• Réajuster les frais en cours de cycle (par exemple, calculer au prorata les passages à un forfait supérieur ou inférieur)
  

Processus personnalisables

Stripe s’intègre à un large éventail d’outils professionnels tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes de gestion de la relation client (GRC) et les plateformes de planification des ressources d’entreprise (ERP). Cela garantit une intégration parfaite à votre processus global pour la création de rapports, la gestion des clients ou la conformité fiscale.

Analyse des factures

Le Dashboard Stripe fournit des analyses précieuses sur la performance des factures, telles que :

• Délai de paiement après l’envoi d’une facture
  
• Tendances en matière de retards de paiements
  
• Préférences de paiement des clients
  

Ces informations peuvent aider les entreprises à identifier des schémas et à affiner leurs pratiques de facturation.