La facturación es una de esas prácticas empresariales que puede parecer sencilla hasta que te pones con ella. Todo el proceso, desde elegir los datos que se van a incluir hasta decidir cómo y cuándo vas a enviar las facturas y cómo vas a hacer el seguimiento, puede tener un gran impacto en tu flujo de caja y en tus relaciones con los clientes.

Los diferentes tipos de negocios también tienen distintas necesidades de facturación: un autónomo que trabaja en proyectos a corto plazo probablemente lo manejará de manera diferente a una empresa de construcción que factura por fases o a una empresa basada en suscripciones con cargos recurrentes. Algunos sectores dependen de la automatización para gestionar docenas (o miles) de facturas a la vez, mientras que otras prefieren adoptar un enfoque más práctico. El objetivo es aclarar qué se te debe pagar, facilitar el pago a los clientes y asegurar que tu sistema de facturación se ajuste a tu empresa y a tus clientes. A continuación, veremos exactamente cómo hacerlo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuál es el proceso de facturación?
  
• ¿Qué información debe incluir cada factura?
  
• ¿Cómo pueden las empresas facilitar la facturación?
  
• ¿Cuáles son los desafíos más comunes en la facturación para las empresas?
  
• ¿Cómo puede Stripe ayudar a las empresas a gestionar la facturación?
  

¿Cuál es el proceso de facturación?

Primero, asegúrate de que tú y el cliente hayáis acordado las condiciones, incluyendo el alcance del trabajo, precios, condiciones de pago y plazos. Documenta estos detalles en un contrato o pedido de compra para evitar malentendidos más adelante.

A continuación, redacta la factura. Incluye tanta información como sea posible sobre los precios unitarios, los importes totales adeudados, las condiciones de pago, la información de contacto de ambas partes y cualquier otra cosa requerida para el cumplimiento. Revisa el borrador para verificar su precisión y asegúrate de que todos los detalles coincidan con el acuerdo original. Incluso pequeños errores pueden ralentizar el pago o crear un intercambio innecesario.

Envía la factura rápidamente por correo electrónico, a través de una plataforma de facturación o por correo postal. Incluye cualquier documento justificativo que puedas tener, como recibos y hojas de control del tiempo, para que el cliente pueda revisar y verificar los cargos. Después de que se entregue la factura, monitorea para confirmar que ha sido recibida y está avanzando a través del proceso de pago del cliente. Si el pago no se realiza antes de la fecha de vencimiento, haz un seguimiento con un recordatorio cortés.

Una vez que se recibe el pago, actualiza tus libros y envía un recibo al cliente para confirmar la transacción. Cada cierto tiempo coteja las facturas con tus registros financieros.

¿Qué información debe incluir cada factura?

Cada factura debe estar completa y ser fácil de entender. Aquí está la información que debes incluir:

• Información de la empresa: El nombre de tu empresa (o tu nombre si eres un propietario único), dirección, datos de contacto (número de teléfono, correo electrónico o ambos), y el número de identificación fiscal, si se requiere en tu jurisdicción

• Información del cliente: El nombre de tu cliente o el nombre de la empresa, dirección y datos de contacto de la persona o departamento que gestiona los pagos

• Datos de la factura: Un número de factura único, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago

• Descripción de bienes o servicios: Lista detallada y desglosada de productos vendidos o servicios prestados, además de descripciones y cantidades para cada artículo

• Información de precios: Precios unitarios, subtotales, cualquier impuesto aplicable, descuentos o tarifas adicionales, y el importe total a pagar

• Condiciones de pago: El plazo para pagar (por ejemplo, “30 días”), métodos de pago aceptados (por ejemplo, transferencia bancaria, tarjeta de crédito), y condiciones para los pagos con retraso, si corresponde

• Notas o adjuntos adicionales: Breve mensaje de agradecimiento, detalles de la cuenta o referencias de proyectos y cualquier documento justificativo (por ejemplo, recibos, hojas de control del tiempo)

¿Cómo pueden las empresas facilitar la facturación?

Para hacer que la facturación sea menos engorrosa, céntrate en crear un sistema que minimice el esfuerzo tanto para ti como para tus clientes. Aquí te explicamos cómo.

Fija las expectativas desde el principio

Antes de que comience el trabajo, asegúrate de que tú y el cliente estén de acuerdo en los precios, los plazos de pago y qué sucede si los pagos se retrasan. Luego, ponlo por escrito. Cuantas menos sorpresas haya, más fluida será la facturación.

Automatiza en lo que puedas

Utiliza software para crear plantillas reutilizables, programar facturas recurrentes y enviar recordatorios automáticamente para ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores humanos.

Piensa en el proceso de tu cliente

Algunos clientes necesitan un número de pedido de compra, mientras que otros pueden exigir que las facturas se envíen a un departamento específico. Pregunta de antemano cómo prefieren recibir las facturas y qué detalles necesitan. Ajustar tus facturas para adaptarlas a sus sistemas puede acelerar la aprobación.

Factura inmediatamente

Procrastinar en la facturación puede afectar a tu flujo de caja y hace que sea más probable que los clientes se olviden. Envía la factura en cuanto se complete un proyecto o se alcance un hito. Cuanto más reciente esté el trabajo en la mente del cliente, más rápido es probable que paguen.

Facilita los pagos

Acepta múltiples métodos de pago e incluye instrucciones claras para que los clientes puedan completar el pago sin seguimiento adicional. Si aceptas pagos por transferencia bancaria, incluye tus datos bancarios, y proporciona una dirección si aceptas cheques. Para pagos en línea, proporciona un enlace de pago.

Haz un seguimiento del estado de la factura

Mantén registros organizados de las facturas enviadas, fechas de vencimiento y pagos recibidos. Si un pago se retrasa, haz un seguimiento de manera educada pero firme. A menudo, un correo electrónico o una llamada rápida es todo lo que se necesita.

Revisa y mejora tu proceso

Si ciertos clientes siempre se retrasan en los pagos o gastas demasiado tiempo en trabajo administrativo, averigua por qué. Tal vez necesites plazos más estrictos o herramientas más efectivas. Un poco de reflexión puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo.

¿Cuáles son los desafíos más comunes en la facturación para las empresas?

La facturación conlleva muchos desafíos. Estos son los problemas de facturación más comunes a los que se enfrentan las empresas.

Retrasos en los pagos

Incluso con condiciones claras, los retrasos en los pagos son bastante habituales: en 2022, casi el 90 % de las empresas afirmaron haber experimentado retrasos en el cobro de las facturas. El cliente puede tener problemas de flujo de efectivo, o las facturas pueden quedarse enterradas o atascadas en procesos de aprobación. Cualquiera que sea la causa, los retrasos en los pagos interrumpen tu flujo de efectivo y te crean más trabajo al tener que reclamar las facturas vencidas.

Disputas de cargos

Los clientes pueden cuestionar el trabajo entregado, el alcance o incluso el precio acordado. Estas disputas a menudo surgen cuando hay una diferencia entre el acuerdo inicial y los detalles de la factura. Esto puede tensar las relaciones y retrasar aún más los pagos.

Facturas incompletas

Una factura en la que faltan detalles, como el número de pedido de compra, o que no tiene el formato correcto también puede causar retrasos. Algunos clientes tienen protocolos de facturación estrictos y, si omites un único paso, podrían rechazar o archivar tu factura indefinidamente.

Procesos inconsistentes

Sin un sistema estandarizado para crear, enviar y rastrear facturas, los datos pueden perderse, los seguimientos pueden olvidarse y las facturas podrían enviarse tarde. Esto puede llevar a impagos y confusión innecesaria.

Múltiples plazos de pago

Si tienes diferentes clientes con distintos plazos (por ejemplo, 30 días, 45 días, pagos por hitos), puede ser complicado hacer un seguimiento de cuándo vencen las facturas.

Pagos internacionales

La facturación es más complicada para las empresas con clientes internacionales. Los tipos de cambio, las leyes fiscales y los requisitos de cumplimiento varían según el país, y cometer errores puede dar lugar a un pago inferior al debido o a retrasos mientras realizas correcciones.

Falta de transparencia

A veces, las empresas no saben en qué estado se encuentran sus facturas. ¿La factura está en la bandeja de entrada de un cliente, la están revisando o se ha perdido por completo? Sin visibilidad, puedes hacer un seguimiento en el momento equivocado o de la manera incorrecta.

Seguimientos manuales

Cada minuto que se pasa enviando recordatorios o haciendo llamadas para rastrear pagos es un minuto que se quita del trabajo importante. Cuando gestionas los seguimientos de forma manual, creas un coste oculto que puede acumularse, especialmente en múltiples cuentas.

Clientes recurrentes que pasan por alto las facturas

Tus clientes habituales pueden comenzar a pasar por alto las facturas, particularmente cuando llegan en el mismo momento todos los meses. Pueden asumir que todo ha permanecido igual o simplemente olvidarse de procesarlas.

Dependencia excesiva de grandes clientes

Si un cliente importante retrasa el pago, eso puede poner una presión sustancial en tu empresa. Cuando una parte demasiado grande de tus ingresos depende de solo unos pocos clientes, sus hábitos de pago (o la falta de ellos) se convierten en un problema mucho mayor.

¿Cómo puede Stripe ayudar a las empresas a gestionar la facturación?

Cuando se trata de facturación, Stripe puede automatizar procesos internos, mejorar la recaudación de pagos y proporcionar flexibilidad a medida que tu negocio crece. A continuación se presentan algunas de las muchas formas en que Stripe puede simplificar la facturación.

Creación de facturas

Stripe Invoicing puede crear facturas profesionales y detalladas de forma automática. Las empresas pueden:

• Utilizar plantillas para estandarizar sus facturas
  
• Autocompletar datos, como información del cliente, precios y cálculos de impuestos
  
• Automatizar facturas recurrentes para clientes basados en suscripciones o que vuelven a comprar en tu empresa
  

Esto minimiza errores manuales y ahorra tiempo, lo cual es particularmente importante para empresas con altos volúmenes de facturas.

Cobro de pagos

Las facturas de Stripe vienen con opciones de pago integradas para que los clientes puedan pagar directamente desde la factura. Esto simplifica el proceso de pago y acelera la recaudación. Stripe admite numerosos métodos de pago, entre los que se incluyen:

• Tarjetas de crédito y débito
  
• Transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH)
  
• Métodos de pago internacionales como el adeudo directo SEPA y Alipay
  

Seguimiento de pagos

Stripe rastrea automáticamente el estado de las facturas, ya sea que se hayan enviado, se hayan pagado o estén vencidas. Esta transparencia ayuda a las empresas a lo siguiente:

• Saber cuándo hacer seguimiento con los clientes
  
• Evitar comunicaciones innecesarias
  
• Mantener los registros de pagos organizados sin esfuerzo adicional
  

Seguimientos automáticos

Stripe puede enviar automáticamente recordatorios a los clientes para las facturas vencidas. Puedes personalizar el horario de cuándo se envían estos recordatorios para mantener el control sobre el proceso de seguimiento sin gastar más tiempo en recordatorios manuales.

Condiciones de pago

Stripe Invoicing te permite personalizar las condiciones de pago para adaptarse a tus necesidades, con opciones para planes de pago, pagos parciales, descuentos o comisiones por retraso. Esto es especialmente útil para empresas que gestionan relaciones con clientes a largo plazo o facturas de alto valor.

Pagos internacionales

Para las empresas que operan internacionalmente, Stripe gestiona complejidades como:

• Facturación en múltiples divisas con conversión de divisas en tiempo real
  
• Cálculos automáticos de impuestos, incluyendo el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), a través de Stripe Tax
  

Estas funciones mitigan la carga administrativa de trabajar a través de fronteras.

Facturación recurrente y suscripciones.

Las herramientas de suscripciones de Stripe se integran con sus características de facturación, lo que significa que las empresas pueden:

• Automatizar cargos recurrentes
  
• Ajustar cargos a mitad de ciclo (por ejemplo, prorratear cambios a una categoría superior o inferior)
  

Flujos de trabajo personalizables

Stripe se integra con una gran variedad de herramientas empresariales como software de contabilidad, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esto asegura que la facturación funcione como parte de tu flujo de trabajo más amplio para informes, gestión de clientes o cumplimiento de la normativa fiscal.

Información sobre las facturas

El Dashboard de Stripe proporciona análisis valiosos sobre el rendimiento de las facturas, como:

• Tiempo hasta el pago después de enviar una factura
  
• Tendencias en pagos atrasados
  
• Preferencias de pago del cliente
  

Esta información puede ayudar a las empresas a identificar patrones y a perfeccionar sus prácticas de facturación.