Facturatie is zoiets dat eenvoudig lijkt totdat je begint. Het hele proces, van het kiezen van de details die je wilt opnemen tot het beslissen hoe en wanneer je facturen stuurt en hoe je opvolgt, kan een grote impact hebben op je cashflow en je klantrelaties.

Verschillende typen bedrijven ondernemingen hebben ook verschillende behoeften op het gebied van facturatie: een freelancer die werkt aan kortlopende projecten zal er waarschijnlijk anders mee omgaan dan een bouwbedrijf dat gefaseerd factureert of een bedrijf met abonnementen met terugkerende kosten. Sommige branches vertrouwen op automatisering om tientallen (of duizenden) facturen tegelijk te beheren, terwijl andere een meer praktische aanpak prefereren. Het doel is om duidelijk te maken wat je verschuldigd bent, het makkelijker te maken voor klanten om te betalen en ervoor te zorgen dat je facturatiesysteem past bij je onderneming en je klanten. Hieronder bekijken we hoe dat precies in zijn werk gaat.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de facturatieprocedure?
  
• Welke informatie moet elke factuur bevatten?
  
• Hoe kunnen ondernemingen facturatie gemakkelijker maken?
  
• Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij facturatie voor ondernemingen?
  
• Hoe kan Stripe ondernemingen helpen bij het beheren van facturatie?
  

Wat is het facturatieproces?

Zorg er eerst voor dat jij en de klant het eens zijn geworden over de voorwaarden, waaronder de omvang van het werk, prijzen, betalingsvoorwaarden en deadlines. Documenteer deze gegevens in een contract of inkooporder om misverstanden later te voorkomen.

Stel vervolgens de factuur op. Voeg zoveel mogelijk informatie toe over eenheidsprijzen, verschuldigde totaalbedragen, betalingsvoorwaarden, de contactgegevens van beide partijen en alles wat verder vereist is voor compliance. Controleer het concept op juistheid en zorg ervoor dat alle details overeenkomen met de oorspronkelijke overeenkomst. Zelfs kleine fouten kunnen de betaling vertragen of er voor zorgen dat er heen en weer gecommuniceerd wordt.

Verstuur de factuur snel via e-mail, een facturatieplatform of post. Voeg eventuele ondersteunende documentatie toe, zoals bonnen en urenstaten, zodat de klant de kosten kan controleren en verifiëren. Nadat de factuur is geleverd, monitor je deze om te bevestigen dat deze is ontvangen en de betalingsproces van de klant doorloopt. Als de betaling niet op de vervaldatum is gedaan, stuur dan een beleefde herinnering.

Zodra de betaling is ontvangen, werk je je boekhouding bij en stuur je een ontvangstbewijs naar de klant om de transactie te bevestigen. Reconcilieer facturen regelmatig met je financiële administratie.

Welke informatie moet elke factuur bevatten?

Elke factuur moet volledig en gemakkelijk te begrijpen zijn. Dit is de informatie die je moet opnemen:

• Bedrijfsgegevens: je bedrijfsnaam (of je naam als je een eenmanszaak bent), adres, contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres of beide) en Tax Identification Number (TIN), indien vereist door je regio

• Klantinformatie: de naam of bedrijfsnaam van je klant, adres en contactgegevens van de persoon of afdeling die de betalingen afhandelt

• Factuurgegevens: een uniek factuurnummer, de uitgiftedatum en de vervaldatum van de betaling

• Beschrijving van goederen of diensten: een gedetailleerde, gespecificeerde lijst van verkochte producten of geleverde diensten, plus beschrijvingen en hoeveelheden voor elk item

• Prijsinformatie: eenheidsprijzen, subtotalen, eventuele toepasselijke belastingen, kortingen of extra kosten, en het totale verschuldigde bedrag

• Betalingsvoorwaarden: het tijdsbestek om te betalen (bijvoorbeeld 'netto 30'), geaccepteerde betaalmethoden (bijvoorbeeld bankoverschrijving, creditcard) en voorwaarden voor te late betaling, indien van toepassing

• Aanvullende opmerkingen of bijlagen: een kort bedankbericht, rekeninggegevens of projectreferenties, evenals eventuele ondersteunende documenten (bijvoorbeeld bonnen, urenstaten)

Hoe kunnen ondernemingen facturatie gemakkelijker maken?

Om facturatie minder omslachtig te maken, kun je je richten op het creëren van een systeem dat de inspanning voor zowel jou als je klanten minimaliseert. Dit is hoe.

Vroegtijdig verwachtingen schappen

Zorg er voordat het werk begint voor dat jij en de klant het eens worden over de tarieven, betalingstijdlijn en wat er gebeurt als betalingen te laat zijn. Leg het vervolgens schriftelijk vast. Hoe minder verrassingen er zijn, hoe soepeler de facturatie zal verlopen.

Automatiseren waar je kunt

Gebruik software om herbruikbare sjablonen te maken, terugkerende facturen te plannen en herinneringen automatisch te versturen om tijd te besparen en het risico op menselijke fouten te verkleinen.

Nadenken over het proces van je klant

Sommige klanten hebben een ordernummer nodig, terwijl andere facturen naar een specifieke afdeling moeten sturen. Vraag van tevoren hoe ze facturen willen ontvangen en welke gegevens ze nodig hebben. Door je facturen aan te passen aan hun systemen kun je de goedkeuring versnellen.

Direct factureren

Facturatie uitstellen kan van invloed zijn op je cashflow en maakt de kans groter dat klanten het vergeten. Verstuur de factuur zodra een project is voltooid of een mijlpaal is bereikt. Hoe frisser het werk in het geheugen van de klant, hoe sneller ze waarschijnlijk zullen betalen.

Betalingen eenvoudiger maken

Accepteer meerdere betaalmethoden en voeg duidelijke instructies toe, zodat klanten de betaling zonder extra opvolging kunnen voltooien. Als je betalingen ontvangt via bankoverschrijving, voeg dan je bankgegevens toe en een adres als je cheques accepteert. Verstrek voor online betalingen een betaallink.

Factuurstatus bijhouden

Houd een overzichtelijke administratie bij van verzonden facturen, vervaldatums en ontvangen betalingen. Als een betaling te laat is, volg dan beleefd maar krachtig op. Een snelle e-mail of telefoontje is vaak voldoende.

Je proces controleren en verbeteren

Als bepaalde klanten altijd traag betalen of als je te veel tijd kwijt bent aan administratieve werk, zoek dan uit waarom. Misschien heb je strengere voorwaarden of effectievere tools nodig. Door een beetje na te denken kun je jezelf veel tijd en moeite besparen.

Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij facturatie voor ondernemingen?

Facturatie brengt tal van uitdagingen met zich mee. Dit zijn de meest voorkomende facturatieproblemen waarmee ondernemingen te maken krijgen.

Betaalachterstanden

Zelfs onder duidelijke voorwaarden komen te late betalingen vaak voor: in 2022 gaf bijna 90% van de ondernemingen aan te maken te hebben met achterstallige facturen. De klant kan cashflowproblemen hebben of facturen kunnen vastlopen in goedkeuringsprocessen. Wat de oorzaak ook is, te late betalingen verstoren je cashflow en zorgen voor meer werk bij het najagen van achterstallige facturen.

Chargebackgeschillen

Klanten kunnen vragen stellen bij het geleverde werk, de omvang of zelfs de overeengekomen prijs. Deze geschillen ontstaan vaak wanneer er een kloof is tussen de oorspronkelijke overeenkomst en de factuurgegevens. Dit kan relaties onder druk zetten en betalingen verder vertragen.

Onvolledige facturen

Een factuur zonder details zoals inkoopordernummers of een factuur die niet de juiste opmaak heeft, kan ook leiden tot vertragingen. Sommige klanten hebben strikte facturatieprotocollen, als je ook maar één stap mist, kan je factuur worden geweigerd of voor onbepaalde tijd worden opgeschort.

Inconsistente processen

Zonder een gestandaardiseerd systeem voor het maken, versturen en bijhouden van facturen kunnen gegevens verloren gaan, opvolging worden vergeten en facturen te laat worden verstuurd. Dit kan leiden tot gemiste betalingen en onnodige verwarring.

Meerdere betalingsvoorwaarden

Als je verschillende klanten hebt met verschillende voorwaarden (bijvoorbeeld 30 dagen, 45 dagen, mijlpaalbetalingen), kan het lastig zijn om bij te houden wanneer facturen verschuldigd zijn.

Internationale betalingen

Facturatie is ingewikkelder voor ondernemingen met internationale klanten. Wisselkoersen, belastingwetgeving en compliancevereisten verschillen per land. Fouten kunnen resulteren in dat er te weinig wordt betaald of vertragingen terwijl je correcties aanbrengt.

Gebrek aan transparantie

Soms weten ondernemingen de status van hun factuur niet. Zit de factuur in de inbox van een klant, wordt deze gecontroleerd of is deze helemaal kwijt? Zonder zichtbaarheid kun je op het verkeerde moment of op de verkeerde manier contact met ons opnemen.

Handmatige opvolging

Elke minuut die je kwijt bent aan het versturen van herinneringen of het bijhouden van betalingen is een minuut minder die je aan belangrijk werk kunt besteden. Als je opvolgingen handmatig afhandelt, creëer je verborgen kosten die kunnen oplopen, vooral voor meerdere rekeningen.

Terugkerende klanten die facturen over het hoofd zien

Je vaste klanten zien facturen misschien over het hoofd, vooral wanneer ze elke maand op hetzelfde tijdstip binnenkomen. Ze denken misschien dat alles hetzelfde is gebleven of vergeten de verwerking gewoon.

Te veel vertrouwen op grote klanten

Als een grote klant de betaling vertraagt, kan dat een aanzienlijke druk leggen op je onderneming. Wanneer een te groot deel van je inkomsten afhankelijk is van slechts een paar klanten, worden hun betalingsgewoonten (of het gebrek daaraan) een veel groter probleem.

Hoe kan Stripe ondernemingen helpen bij het beheren van facturatie?

Op het gebied van facturatie kan Stripe interne processen automatiseren, het innen van betalingen verbeteren en flexibiliteit bieden naarmate je onderneming groeit. Hieronder vind je een paar van de vele manieren waarop Stripe facturatie kan vereenvoudigen.

Facturen maken

Stripe Invoicing kan automatisch professionele, gedetailleerde facturen maken. Ondernemingen kunnen:

• Sjablonen gebruiken om hun facturen te standaardiseren
  
• Vooraf gegevens invullen zoals klantinformatie, tarieven en belastingberekeningen
  
• Terugkerende facturen voor abonnementen of terugkerende klanten automatiseren
  

Dit minimaliseert handmatige fouten en bespaart tijd, wat vooral belangrijk is voor ondernemingen met hoge volumes aan facturen.

Betalingen innen

Stripe-facturen hebben ingebouwde betaalopties zodat klanten direct vanaf de factuur kunnen betalen. Dit vereenvoudigt het betaalproces en versnelt het innen. Stripe ondersteunt tal van betaalmethoden, waaronder:

• Creditcards en debitcards
  
• Automated Clearing House (ACH) overschrijvingen
  
• Internationale betaalmethoden zoals SEPA-incasso en Alipay
  

Betalingen bijhouden

Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, of ze nu zijn verzonden, betaald of achterstallig zijn. Deze transparantie helpt ondernemingen om:

• Te Weten wanneer je contact moet opnemen met klanten
  
• Onnodige communicatie te vermijden
  
• Administratie van betalingen georganiseerd te houden zonder extra inspanning
  

Geautomatiseerde opvolging

Stripe kan automatisch herinneringen naar klanten sturen voor achterstallige facturen. Je kunt het schema aanpassen voor wanneer deze herinneringen worden verstuurd om controle te houden over het opvolgproces zonder meer tijd te besteden aan handmatige herinneringen.

Betalingsvoorwaarden

Met Stripe Invoicing kun je de betalingsvoorwaarden aanpassen aan je behoeften, met opties voor betalingsregelingen, gedeeltelijke betalingen, kortingen of kosten voor te late betaling. Dit is vooral handig voor ondernemingen die langdurige klantrelaties of facturen met een hoge waarde beheren.

Internationale betalingen

Voor ondernemingen die internationaal actief zijn, beheert Stripe complexe aspecten zoals:

• Facturatie in meerdere valuta's met realtime valuta omwisselen
  
• Automatische omzetbelastingberekeningen, inclusief belasting toegevoegde waarde (btw) en goods and services tax (GST), via Stripe Tax
  

Deze functionaliteit beperkt de administratieve lasten van internationaal werken.

Terugkerende facturatie en abonnementen

De tools voor abonnementen van Stripe kunnen worden geïntegreerd met de facturatiefuncties, wat betekent dat ondernemingen het volgende kunnen:

• Terugkerende betalingen automatiseren
  
• Kosten halverwege de cyclus aanpassen (bijvoorbeeld evenredige verdeling van upgrades of downgrades)
  

Aanpasbare workflows

Stripe kan worden geïntegreerd met een breed scala aan zakelijke tools, zoals boekhoudsoftware, CRM-systemen (Customer Relationship Management) en ERP-platformen (Enterprise Resource Planning). Dit zorgt ervoor dat facturatie werkt als onderdeel van je bredere workflow voor rapportage, klant of fiscale compliance.

Inzicht in facturatie

Het Stripe Dashboard biedt waardevolle analyses van factuurprestaties, zoals:

• Tijd tot betaling nadat een factuur is verzonden
  
• Trends in achterstallige betalingen
  
• Betaalvoorkeuren van klanten
  

Dit inzicht kan ondernemingen helpen patronen te identificeren en hun facturatiepraktijken te verfijnen.