La facturación es una de esas prácticas comerciales que puede parecer simple hasta que comienzas. Todo el proceso, desde elegir los detalles para incluir hasta decidir cómo y cuándo envías las facturas, y cómo haces el seguimiento, puede tener un gran efecto en tu flujo de caja y en tus relaciones con los clientes.

Los diferentes tipos de empresas también tienen diferentes necesidades de facturación: un profesional independiente que trabaja en proyectos a corto plazo probablemente lo manejará de manera distinta de una empresa de construcción que factura por etapas o una empresa basada en suscripciones con cargos recurrentes. Algunos sectores dependen de la automatización para gestionar docenas (o miles) de facturas a la vez, mientras que otros prefieren un enfoque más práctico. El objetivo es aclarar lo que se te debe, facilitar el pago a los clientes y garantizar que tu sistema de facturación se adapte a tu empresa y a tus clientes. A continuación, veremos exactamente cómo se hace eso.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿En qué consiste el proceso de facturación?
  
• ¿Qué información debe incluir cada factura?
  
• ¿Cómo pueden las empresas facilitar la facturación?
  
• ¿Cuáles son los desafíos comunes que supone la facturación para las empresas?
  
• ¿Cómo puede Stripe ayudar a las empresas a gestionar la facturación?
  

¿En qué consiste el proceso de facturación?

Primero, asegúrate de que tú y el cliente hayan acordado las condiciones, incluidos el alcance del trabajo, las tarifas, las condiciones de pago y los plazos. Documenta esta información en un contrato o una orden de compra para evitar malentendidos más adelante.

A continuación, redacta la factura. Incluye tanta información como sea posible sobre los precios unitarios, los montos totales adeudados, las condiciones de pago, la información de contacto de ambas partes y cualquier otro dato que se requiera para el cumplimiento de la normativa. Revisa el borrador para verificar su precisión y asegúrate de que todos los datos coincidan con el acuerdo original. Incluso pequeños errores pueden ralentizar el pago o crear un intercambio innecesario.

Envía la factura de manera puntual por correo electrónico, una plataforma de facturación o correo postal. Incluye cualquier documentación de respaldo que puedas tener, como recibos y planillas de horas trabajadas, a fin de que el cliente pueda revisar y verificar los cargos. Después de que se entregue la factura, haz un seguimiento de ella para confirmar que haya sido recibida y esté avanzando a través del proceso de pago del cliente. Si el pago no se realiza antes de la fecha de vencimiento, haz un seguimiento con un recordatorio cortés.

Una vez que recibas el pago, actualiza tus registros contables y envía un recibo al cliente para confirmar la transacción. De manera periódica, concilia las facturas con tus registros financieros.

¿Qué información debe incluir cada factura?

Cada factura debe ser completa y fácil de entender. A continuación detallamos la información que debes incluir:

• Información de la empresa: el nombre de la empresa (o tu nombre si tienes una empresa unipersonal), la dirección, los detalles de contacto (número de teléfono, correo electrónico o ambos), y el número de identificación fiscal (NIF) si tu jurisdicción lo requiere.

• Información del cliente: el nombre de tu cliente o el nombre de la empresa de este, dirección y detalles de contacto de la persona o del departamento que maneja los pagos

• Detalles de la factura: un número de factura único, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago

• Descripción de los bienes o servicios: una lista detallada y pormenorizada de los productos vendidos o servicios prestados, además de descripciones y cantidades para cada artículo.

• Información de tarifas: precios unitarios, subtotales, cualquier impuesto que corresponda, descuentos o comisiones adicionales, y el monto total que se debe pagar.

• Condiciones de pago: el plazo para pagar (por ejemplo, «a 30 días»), métodos de pago aceptados (por ejemplo, transferencia bancaria, tarjeta de crédito) y condiciones por pagos atrasados si corresponde

• Notas o adjuntos adicionales: un breve mensaje de agradecimiento, datos de la cuenta o referencias de proyectos, así como cualquier documento de respaldo (por ejemplo, recibos, planillas de horas trabajadas).

¿Cómo pueden las empresas facilitar la facturación?

Para hacer que la facturación sea menos engorrosa, concéntrate en crear un sistema que minimice el esfuerzo tanto para ti como para tus clientes. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

Establece expectativas desde el principio

Antes de que comience el trabajo, asegúrate de que tú y el cliente estén de acuerdo en las tarifas, los plazos de pago y qué sucede si los pagos se retrasan. Luego, ponlo por escrito. Cuantos menos sorpresas haya, más sencilla será la facturación.

Automatiza donde puedas

Utiliza software para crear plantillas reutilizables, programar facturas recurrentes y enviar recordatorios de forma automática para ahorrar tiempo y reducir el riesgo de error humano.

Piensa en el proceso de tu cliente

Algunos clientes necesitan un número de orden de compra, mientras que otros pueden requerir que las facturas se envíen a un departamento específico. Pregunta de antemano cómo prefieren recibir las facturas y qué datos necesitan. Ajustar sus facturas para que se adapten a sus sistemas puede acelerar la aprobación.

Factura de inmediato

Postergar la facturación puede afectar tu flujo de caja y aumenta la probabilidad de que los clientes se olviden. Envía la factura tan pronto como se complete un proyecto o se alcance un hito. Cuanto más fresco esté el trabajo en la mente del cliente, es probable que pague más rápido.

Haz que los pagos sean más sencillos

Acepta múltiples métodos de pago e incluye instrucciones claras para que los clientes puedan completar el pago sin seguimiento adicional. Si aceptas pagos por transferencia bancaria, incluye tus datos bancarios. E incluye una dirección si aceptas cheques. Para pagos en línea, proporciona un enlace de pago.

Haz un seguimiento del estado de la factura

Mantén registros organizados de las facturas enviadas, las fechas de vencimiento y los pagos recibidos. Si un pago se retrasa, haz un seguimiento de manera cortés pero firme. Un correo electrónico o una llamada rápida suele ser todo lo que se necesita.

Revisa y mejora tu proceso

Si determinados clientes siempre son lentos para pagar o estás gastando demasiado tiempo en trabajo administrativo, averigua por qué. Tal vez necesites condiciones más estrictas o herramientas más efectivas. Un poco de reflexión puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo.

¿Cuáles son los desafíos comunes que supone la facturación para las empresas?

La facturación supone muchos desafíos. Estos son los problemas de facturación más comunes que enfrentan las empresas.

Pagos atrasados

Incluso con condiciones claras, los pagos atrasados son frecuentes: en 2022, casi el 90 % de las empresas informaron haber experimentado facturas vencidas. El cliente podría tener problemas de flujo de caja, o las facturas podrían perderse o demorarse en los procesos de aprobación. Cualquiera que sea la causa, los pagos atrasados interrumpen tu flujo de caja y crean más trabajo para perseguir el cobro de facturas vencidas.

Disputas de cargos

Los clientes pueden cuestionar el trabajo entregado, el alcance o, incluso, el precio acordado. Estas disputas a menudo surgen cuando hay una brecha entre el acuerdo inicial y los detalles de la factura. Esto puede tensar las relaciones y retrasar aún más los pagos.

Facturas incompletas

Una factura que omite datos como números de órdenes de compra o que no tiene un formato correcto también puede crear retrasos. Algunos clientes tienen protocolos de facturación estrictos, y, si omites incluso un paso, tu factura podría ser rechazada o archivada durante un tiempo indefinido.

Procesos inconsistentes

Sin un sistema estandarizado para crear y enviar facturas, y realizar un seguimiento de estas, los datos pueden perderse, los seguimientos pueden olvidarse, y las facturas podrían enviarse tarde. Esto puede hacer que se omitan pagos y generar confusión innecesaria.

Múltiples condiciones de pago

Si tienes diferentes clientes con diferentes condiciones (por ejemplo, a 30 días, a 45 días, pagos por hitos), puede ser complicado hacer un seguimiento de cuándo vencen las facturas.

Pagos internacionales

La facturación es más complicada para las empresas con clientes internacionales. Las tasas de cambio, las leyes fiscales y los requisitos de cumplimiento de la normativa varían según el país, y cometer errores puede resultar en pagos insuficientes o retrasos mientras realiza correcciones.

Falta de transparencia

A veces, las empresas no saben en qué estado se encuentran sus facturas. ¿La factura está en la bandeja de entrada de un cliente, está siendo revisada o está completamente perdida? Sin visibilidad, podrías hacer un seguimiento en el momento equivocado o de la manera incorrecta.

Seguimientos manuales

Cada minuto que se pasas enviando recordatorios o haciendo llamadas para rastrear pagos es un minuto que se quita de un trabajo importante. Cuando manejas los seguimientos de forma manual, creas un costo oculto que puede acumularse, especialmente en múltiples cuentas.

Clientes recurrentes que pasan por alto las facturas

Tus clientes habituales pueden comenzar a pasar por alto las facturas, especialmente cuando llegan al mismo tiempo cada mes. Pueden asumir que todo ha permanecido igual o, simplemente, olvidar procesarlas.

Dependencia excesiva de grandes clientes

Si un cliente importante retrasa el pago, eso puede generar una presión considerable para tu empresa. Cuando una parte importante de tus ingresos depende de solo unos pocos clientes, sus hábitos de pago o la falta de ellos se convierten en un problema mucho mayor.

¿Cómo puede Stripe ayudar a las empresas a gestionar la facturación?

Cuando se trata de facturación, Stripe puede automatizar procesos internos, mejorar el cobro de pagos y proporcionar flexibilidad a medida que tu empresa crece. A continuación se presentan algunas de las muchas formas en que Stripe puede simplificar la facturación.

Creación de facturas

Stripe Invoicing puede crear facturas profesionales y detalladas de forma automática. Las empresas pueden hacer lo siguiente:

• Utilizar plantillas para estandarizar sus facturas.
  
• Completar datos con anterioridad como información del cliente, tarifas y cálculos de impuestos.
  
• Automatizar facturas recurrentes para clientes de suscripciones o recurrentes.
  

Esto minimiza los errores manuales y ahorra tiempo, lo cual es particularmente importante para empresas con altos volúmenes de facturas.

Cobro de pagos

Las facturas de Stripe vienen con opciones de pago integradas para que los clientes puedan pagar directamente desde la factura. Esto simplifica el proceso de pago y acelera el cobro. Stripe admite numerosos métodos de pago, incluidos los siguientes:

• Tarjetas de crédito y débito.
  
• Transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH).
  
• Métodos de pago internacionales como el débito directo SEPA y Alipay.
  

Seguimiento de pagos

Stripe realiza un seguimiento automático del estado de las facturas, ya sea que se hayan enviado, se hayan pagado o estén vencidas. Esta transparencia ayuda a las empresas a lo siguiente:

• Saber cuándo hacer seguimiento de los clientes.
  
• Evitar comunicaciones innecesarias.
  
• Mantener los registros de pagos organizados sin esfuerzo adicional.
  

Seguimientos automáticos

Stripe puede enviar automáticamente recordatorios a los clientes para facturas vencidas. Puedes personalizar el horario en el cual se envíen estos recordatorios para mantener el control sobre el proceso de seguimiento sin gastar más tiempo en recordatorios manuales.

Condiciones de pago

Stripe Invoicing te permite personalizar los términos y condiciones de pago para adaptarse a tus necesidades, con opciones para planes de pago, pagos parciales, descuentos o cargos por pagos atrasados. Esto es especialmente útil para empresas que gestionan relaciones con clientes a largo plazo o facturas de alto valor.

Pagos internacionales

Para las empresas que operan a nivel internacional, Stripe gestiona complejidades como estas:

• Facturación en múltiples monedas con conversión de monedas en tiempo real.
  
• Cálculos automáticos de impuestos, incluidos el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), a través de Stripe Tax.
  

Esta funcionalidad mitiga la carga administrativa de trabajar a través de fronteras.

Facturación recurrente y suscripciones

Las herramientas de suscripción de Stripe se integran con tus funcionalidades de facturación, lo que significa que las empresas pueden hacer lo siguiente:

• Automatizar cargos recurrentes.
  
• Ajustar cargos a mitad de ciclo (por ejemplo, prorratear cambios a planes superiores o inferiores).
  

Flujos de trabajo personalizables

Stripe se integra con una amplia gama de herramientas empresariales como software contable, sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esto garantiza que la facturación funcione como parte de tu flujo de trabajo más amplio para informes, gestión de clientes o cumplimiento de la normativa fiscal.

Información sobre las facturas

El Dashboard de Stripe proporciona análisis valiosos sobre el rendimiento de las facturas, tales como los siguientes:

• Tiempo hasta el pago después de enviar una factura.
  
• Tendencias en pagos atrasados.
  
• Preferencias de pago del cliente.
  

Esta información puede ayudar a las empresas a identificar patrones y perfeccionar sus prácticas de facturación.