การออกใบแจ้งหนี้ถือเป็นแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจอย่างหนึ่งที่ดูเหมือนจะง่ายจนกว่าคุณจะเริ่มดำเนินการ กระบวนการทั้งหมดตั้งแต่การเลือกรายละเอียดที่จะรวมไว้ ไปจนถึงการตัดสินใจว่าจะส่งใบแจ้งหนี้อย่างไรและเมื่อใด รวมถึงวิธีติดตามผล อาจมีผลกระทบอย่างมากต่อกระแสเงินสดและความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณ

ธุรกิจประเภทต่างๆ ยังมีความต้องการในการเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกันออกไป เช่น ฟรีแลนซ์ที่ทำงานในโครงการระยะสั้นมักจะจัดการกับการเรียกเก็บเงินในลักษณะที่แตกต่างจากบริษัทก่อสร้างที่เรียกเก็บเงินเป็นงวดๆ หรือบริษัทที่ให้บริการแบบสมัครใช้บริการและเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า อุตสาหกรรมบางประเภทพึ่งพาระบบอัตโนมัติในการจัดการใบแจ้งหนี้หลายสิบใบ (หรือหลายพันใบ) ในคราวเดียว ในขณะที่บางประเภทชอบแนวทางที่ลงมือทำมากกว่า เป้าหมายคือการชี้แจงให้ชัดเจนว่าคุณมีสิทธิได้รับเงินเท่าใด ทำให้ลูกค้าชำระเงินได้ง่ายขึ้น และดำเนินการให้แน่ใจว่าระบบการเรียกเก็บเงินเหมาะสมกับธุรกิจและลูกค้าของคุณ ด้านล่างนี้ เราจะมาดูวิธีการดำเนินการดังกล่าวโดยละเอียดกัน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ทุกใบควรมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ธุรกิจจะทําให้การออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นได้อย่างไร
  
• ความท้าทายที่พบบ่อยในการออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจคืออะไร
  
• Stripe ช่วยธุรกิจจัดการการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร
  

ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้คืออะไร

ขั้นแรก โปรดตรวจสอบว่าคุณและลูกค้าได้ตกลงกันเกี่ยวกับเงื่อนไขต่างๆ รวมถึงขอบเขตของงาน ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และกำหนดเวลา บันทึกรายละเอียดเหล่านี้ไว้ในสัญญาหรือใบสั่งซื้อเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดในภายหลัง

ขั้นตอนต่อไป ให้ร่างใบแจ้งหนี้ โดยรวมข้อมูลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เกี่ยวกับราคาต่อหน่วย ยอดรวมที่ต้องชําระ ข้อกําหนดของการชําระเงิน ข้อมูลติดต่อของทั้งสองฝ่าย และข้อมูลอื่นๆ ที่จําเป็นต่อการปฏิบัติตามข้อกําหนด ตรวจสอบความถูกต้องของฉบับร่างและตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดทั้งหมดตรงกับข้อตกลงเดิม แม้แต่ข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็อาจทําให้การชําระเงินล่าช้าลงหรือสร้างการขั้นตอนเพิ่มเติมที่ไม่จําเป็น

ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีผ่านทางอีเมล แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ หรือไปรษณีย์ แนบเอกสารประกอบใดๆ ที่คุณอาจมี เช่น ใบเสร็จรับเงินและใบลงเวลา เพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบและยืนยันค่าใช้จ่ายได้ หลังจากส่งใบแจ้งหนี้แล้ว ให้ติดตามเพื่อยืนยันว่าได้รับแล้วและกำลังอยู่ในขั้นตอนการชำระเงินของลูกค้า หากไม่ชำระเงินภายในวันที่กำหนด ให้แจ้งเตือนอย่างสุภาพ

เมื่อได้รับการชําระเงินแล้ว โปรดอัปเดตบัญชีและส่งใบเสร็จไปให้ลูกค้าเพื่อยืนยันธุรกรรม และกระทบยอดใบแจ้งหนี้กับบันทึกทางการเงินของคุณเป็นระยะๆ

ใบแจ้งหนี้ทุกใบควรมีข้อมูลอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับควรครอบคลุมและเข้าใจง่าย ต่อไปนี้คือข้อมูลที่คุณควรระบุ

• __ ข้อมูลธุรกิจ:__ ชื่อธุรกิจของคุณ (หรือชื่อของคุณหากคุณเป็นกิจการที่มีเจ้าของคนเดียว) ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ (หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล หรือทั้งสองอย่าง) และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN) หากเขตอํานาจศาลกําหนด

• ข้อมูลลูกค้า: ชื่อลูกค้าหรือชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และรายละเอียดติดต่อของบุคคลทั่วไปหรือหน่วยงานที่จัดการการชำระเงิน

• รายละเอียดใบแจ้งหนี้: หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และวันครบกําหนดการชําระเงิน

• คําอธิบายสินค้าหรือบริการ: รายการสินค้าที่ขายหรือบริการที่มอบให้ รวมถึงคําอธิบายและปริมาณของแต่ละรายการ

• ข้อมูลค่าบริการ: ราคาต่อหน่วย ยอดรวมย่อย ภาษีที่เกี่ยวข้อง ส่วนลด หรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม และยอดรวมที่ต้องชําระ

• เงื่อนไขการชําระเงิน: กรอบเวลาที่จะชําระเงิน (เช่น "สุทธิ 30) วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ (เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิต) และข้อกําหนดเกี่ยวกับการชําระเงินล่าช้า (หากมี)

• หมายเหตุหรือเอกสารแนบเพิ่มเติม: ข้อความขอบคุณสั้นๆ รายละเอียดบัญชี หรือข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับโครงการ รวมถึงเอกสารสนับสนุน (เช่น รายรับ และตารางเวลา)

ธุรกิจจะทําให้การออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นได้อย่างไร

เพื่อลดภาระในการออกใบแจ้งหนี้ ให้มุ่งเน้นไปที่การสร้างระบบที่ช่วยลดภาระงานทั้งสําหรับคุณและลูกค้าของคุณ

กําหนดความคาดหวังตั้งแต่เนิ่นๆ

ก่อนเริ่มงาน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและลูกค้าตกลงกันเรื่องราคา กำหนดเวลาชำระเงิน และสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากชำระเงินล่าช้า จากนั้นจึงเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ยิ่งมีเรื่องไม่คาดฝันน้อยเท่าไร การออกใบแจ้งหนี้ก็จะราบรื่นมากขึ้นเท่านั้น

นำระบบอัตโนมัติมาใช้ในส่วนที่ทำได้

ใช้ซอฟต์แวร์สร้างเทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้ กําหนดเวลาใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า และส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

คิดถึงขั้นตอนของลูกค้า

ลูกค้าบางรายต้องการหมายเลขใบสั่งซื้อ ในขณะที่รายอื่นอาจต้องการให้ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกใดแผนกหนึ่งโดยเฉพาะ สอบถามล่วงหน้าว่าลูกค้าต้องการรับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบใดและต้องการรายละเอียดใดบ้าง การปรับใบแจ้งหนี้ให้เหมาะกับระบบของลูกค้าจะช่วยให้การอนุมัติรวดเร็วขึ้น

ส่งใบแจ้งหนี้ทันที

การเลื่อนเวลาการออกใบแจ้งหนี้อาจส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดของคุณ และทําให้ลูกค้าลืมใบแจ้งหนี้ได้มากขึ้น ดังนั้นให้ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์หรือบรรลุเป้าหมาย ยิ่งลูกค้านึกถึงงานใหม่มากเท่าไร ก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะจ่ายเงินเร็วขึ้นเท่านั้น

ทําให้การชำระเงินง่ายขึ้น

ยอมรับวิธีการชําระเงินหลายวิธีและระบุคําแนะนําที่ชัดเจน เพื่อให้ลูกค้าสามารถดําเนินการกับการชําระเงินได้โดยไม่ต้องติดตามเรื่องเพิ่มเติม หากคุณรับชําระเงินด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร ให้ระบุรายละเอียดธนาคารของคุณ และระบุที่อยู่หากคุณรับเช็ค สําหรับการชําระเงินออนไลน์ ให้ระบุลิงก์ชําระเงิน

ติดตามสถานะใบแจ้งหนี้

เก็บบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ส่ง วันครบกําหนดชําระ และการชำระเงินที่ได้รับอย่างเป็นระเบียบ หากการชําระเงินล่าช้า ให้ติดตามผลอย่างสุภาพแต่หนักแน่น การส่งอีเมลหรือติดต่อทางโทรศัพท์อย่างรวดเร็วล้วนเป็นวิธีที่ได้ผล

ตรวจสอบและปรับปรุงขั้นตอนของคุณ

หากลูกค้าบางรายชําระเงินได้ช้าหรือคุณใช้เวลามากเกินไปกับงานด้านการบริหาร คุณอาจต้องใช้ข้อกําหนดที่เข้มงวดขึ้นหรือเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น การกลับมาทบทวนขั้นตอนเล็กๆ น้อยๆ จะช่วยคุณประหยัดเวลาและแรงงานได้

ความท้าทายที่พบบ่อยในการออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจคืออะไร

การออกใบแจ้งหนี้มาพร้อมกับความท้าทายมากมาย ต่อไปนี้คือปัญหาด้านการออกใบแจ้งหนี้ที่ธุรกิจพบมากที่สุด

การชําระเงินที่ล่าช้า

แม้จะมีข้อกําหนดที่ชัดเจน แต่การชําระเงินล่าช้าก็พบได้บ่อย: ในปี 2022 เกือบ 90% ของธุรกิจรายงานว่าใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ ลูกค้าอาจมีปัญหาเรื่องกระแสเงินสด หรือใบแจ้งหนี้อาจค้างอยู่ในกระบวนการอนุมัติ ไม่ว่าจะด้วยสาเหตุใด การชำระเงินล่าช้าจะรบกวนกระแสเงินสดของคุณและทำให้ต้องทำงานมากขึ้นในการติดตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ

การโต้แย้งการเรียกเก็บเงิน

ลูกค้าอาจมีข้อสงสัยเกี่ยวกับงานที่ส่งมอบ ขอบเขต หรือแม้กระทั่งราคาที่ตกลงกันไว้ โดยการโต้แย้งการชําระเงินเหล่านี้มักเกิดขึ้นเมื่อมีช่องว่างระหว่างข้อตกลงเบื้องต้นกับรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ซึ่งอาจทําให้ความสัมพันธ์ตึงเครียดและการชำระเงินล่าช้า

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ครบถ้วน

ใบแจ้งหนี้ที่ขาดรายละเอียด เช่น หมายเลขคําสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้จัดรูปแบบอย่างถูกต้องก็อาจทําให้เกิดความล่าช้าเช่นกัน ลูกค้าบางรายมีระเบียบการออกใบแจ้งหนี้ที่เข้มงวด และหากทำผิดพลาดแม้กระทั่งหนึ่งขั้นตอน คุณอาจถูกปฏิเสธใบแจ้งหนี้หรือต้องรอนาน

กระบวนการที่ไม่สอดคล้องกัน

หากไม่มีระบบมาตรฐานในการสร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ รายละเอียดต่างๆ อาจสูญหาย การติดตามผลอาจถูกลืม และใบแจ้งหนี้อาจส่งล่าช้า ซึ่งอาจนำไปสู่การชำระเงินล่าช้าและความสับสนที่ไม่ควรจะเกิดขึ้น

เงื่อนไขการชําระเงินที่แตกต่าง

หากคุณมีลูกค้ารายต่างๆ ที่มีเงื่อนไขไม่เหมือนกัน (เช่น กำหนดการชำระเงินใน 30 วัน, 45 วัน หรือตามเป้าหมาย) การติดตามกำหนดเวลาของใบแจ้งหนี้อาจเป็นเรื่องยาก

การชําระเงินระหว่างประเทศ

การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องที่ซับซ้อนมากขึ้นสําหรับธุรกิจที่มีลูกค้าต่างประเทศ อัตราแลกเปลี่ยน กฎหมายภาษี และข้อกําหนดการปฏิบัติตามข้อกําหนดจะแตกต่างกันไปตามประเทศ และการทําผิดพลาดอาจส่งผลให้ชําระเงินไม่ครบหรือล่าช้า ขณะที่คุณดำเนินการแก้ไข

การขาดความโปร่งใส

บางครั้งธุรกิจอาจไม่ทราบว่าใบแจ้งหนี้ของตนอยู่ในจุดใด ใบแจ้งหนี้อยู่ในกล่องจดหมายของลูกค้า กำลังได้รับการตรวจสอบ หรือสูญหายไปโดยสิ้นเชิง หากไม่ทราบข้อมูล คุณอาจติดตามในเวลาที่ไม่เหมาะสมหรือด้วยวิธีที่ไม่เหมาะสม

การติดตามผลด้วยตนเอง

ทุกนาทีที่ใช้ไปกับการส่งการแจ้งเตือนหรือโทรไปติดตามการชำระเงินคือหนึ่งนาทีที่เสียไปกับงานสำคัญ เมื่อคุณจัดการการติดตามด้วยตนเอง คุณจะสร้างต้นทุนที่แฝงอยู่ให้เพิ่มขึ้น โดยเฉพาะเมื่อดำเนินงานในหลายบัญชี

ลูกค้าที่เรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าซึ่งลืมใบแจ้งหนี้

ลูกค้าประจำของคุณอาจเริ่มมองข้ามใบแจ้งหนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อได้รับในเวลาเดิมๆ ในแต่ละเดือน พวกเขาอาจคิดว่าทุกอย่างยังคงเหมือนเดิมหรือลืมที่จะดําเนินการตามขั้นตอน

การพึ่งพาลูกค้ารายใหญ่มากเกินไป

หากลูกค้ารายใหญ่ชำระเงินล่าช้า อาจสร้างความตึงเครียดให้กับธุรกิจของคุณได้มาก เมื่อรายได้ของคุณขึ้นอยู่กับลูกค้าเพียงไม่กี่รายมากเกินไป พฤติกรรมการชำระเงินของพวกเขาหรือการขาดการชำระเงินจะกลายเป็นปัญหาที่ใหญ่ขึ้นมาก

Stripe ช่วยธุรกิจจัดการการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

ในแง่ของการออกใบแจ้งหนี้ Stripe สามารถปรับกระบวนการภายในให้เป็นอัตโนมัติ ปรับปรุงการเก็บเงิน และมอบความยืดหยุ่นเมื่อธุรกิจของคุณเติบโต ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีต่างๆ ที่ Stripe สามารถทําให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่าย

การสร้างใบแจ้งหนี้

Stripe Invoicing สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ที่ละเอียดและเป็นมืออาชีพได้โดยอัตโนมัติ

• ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างมาตรฐานใบแจ้งหนี้
  
• กรอกรายละเอียดล่วงหน้า เช่น ข้อมูลลูกค้า ค่าบริการ และการคํานวณภาษี
  
• ออกใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าแบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินตามรอบบิลหรือลูกค้าที่กลับมาใช้บริการซ้ำ
  

วิธีนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการดําเนินการด้วยตัวเองและประหยัดเวลา ซึ่งสําคัญอย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่มีปริมาณใบแจ้งหนี้สูง

การเรียกเก็บเงิน

ใบแจ้งหนี้ของ Stripe มีตัวเลือกการชําระเงินในตัว เพื่อให้ลูกค้าสามารถชําระเงินจากใบแจ้งหนี้ได้โดยตรง ซึ่งจะช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนการชําระเงินและเร่งกระบวนการเรียกเก็บเงินได้ Stripe รองรับวิธีการชำระเงินมากมาย รวมถึง:

• บัตรเครดิตและบัตรเดบิต
  
• การโอนเงินแบบสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH)
  
• วิธีการชําระเงินระหว่างประเทศ เช่น การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA และ Alipay
  

การติดตามการชําระเงิน

Stripe ติดตามสถานะของใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะส่งหรือชําระเงินแล้วหรือเลยกําหนดชําระ ความโปร่งใสนี้จะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ดําเนินการดังต่อไปนี้ได้

• รู้ว่าต้องติดตามผลกับลูกค้าเมื่อใด
  
• หลีกเลี่ยงการสื่อสารมากเกินไป
  
• จัดระเบียบบันทึกการชําระเงินโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม
  

การติดตามผลอัตโนมัติ

Stripe สามารถส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถปรับแต่งกําหนดเวลาการแจ้งเตือนเหล่านี้เพื่อควบคุมขั้นตอนการติดตามผลโดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการแจ้งเตือนด้วยตัวเอง

เงื่อนไขการชําระเงิน

Stripe Invoicing ช่วยให้คุณปรับแต่งข้อกําหนดและเงื่อนไขของการชําระเงินให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ โดยมีตัวเลือกสําหรับแพ็กเกจการชําระเงิน การชําระเงินบางส่วน ส่วนลด หรือค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่จัดการความสัมพันธ์กับไคลเอ็นต์ในระยะยาวหรือใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าสูง

การชําระเงินระหว่างประเทศ

สําหรับธุรกิจที่ดําเนินงานในต่างประเทศ Stripe จัดการความซับซ้อนต่างๆ เช่น

• การออบใบแจ้งหนี้แบบหลายสกุลเงินที่มาพร้อมการแปลงสกุลเงินเงินแบบเรียลไทม์
  
• การคํานวณภาษีอัตโนมัติ รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีมูลค่าเพิ่ม) และภาษีสินค้าและบริการ (GST) ผ่าน Stripe Tax
  

ฟังก์ชันนี้ช่วยลดภาระด้านการบริหารในการทํางานข้ามพรมแดน

การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าและการชําระเงินตามรอบบิล

เครื่องมือการชําระเงินตามรอบบิลของ Stripe ผสานการทํางานกับฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจสามารถทําสิ่งต่อไปนี้ได้

• การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าแบบอัตโนมัติ
  
• ปรับการเรียกเก็บเงินระหว่างรอบ (เช่น การอัปเกรดตามสัดส่วนหรือการดาวน์เกรด)
  

ขั้นตอนการทํางานที่ปรับแต่งได้

Stripe ผสานการทํางานกับเครื่องมือธุรกิจที่หลากหลาย เช่น ซอฟต์แวร์การทําบัญชี ระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) และแพลตฟอร์มการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เพื่อให้แน่ใจว่าการออกใบแจ้งหนี้ทํางานเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทํางานที่กว้างขึ้นสําหรับการรายงาน การจัดการลูกค้า หรือปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี

ข้อมูลเชิงลึกในใบแจ้งหนี้

แดชบอร์ด Stripe ให้ข้อมูลวิเคราะห์ที่มีคุณค่าเกี่ยวกับประสิทธิภาพใบแจ้งหนี้ เช่น:

• เวลาในการการชําระเงินหลังจากใบแจ้งหนี้ถูกส่ง
  
• แนวโน้มการชําระเงินล่าช้า
  
• ความต้องการด้านการชําระเงินของลูกค้า
  

ข้อมูลเชิงลึกนี้จะช่วยให้ธุรกิจระบุรูปแบบและปรับปรุงแนวทางการออกใบแจ้งหนี้ของตนได้