Die Rechnungsstellung ist eine jener Elemente des Geschäftslebens, die einfach erscheinen, bis man tatsächlich damit konfrontiert ist. Der gesamte Prozess, von der Auswahl der zu inkludierenden Details bis hin zur Entscheidung, wie und wann Sie Rechnungen versenden und wie Sie diese weiterverfolgen, kann einen großen Einfluss auf Ihren Cashflow und Ihre Kunden haben.

Verschiedene Arten von Unternehmen haben auch unterschiedliche Anforderungen an die Rechnungsstellung: Ein Freiberufler, der an kurzfristigen Projekten arbeitet, wird sie wahrscheinlich anders handhaben als ein Bauunternehmen, das in Phasen abrechnet, oder ein Abonnementanbieter, der wiederkehrende Gebühren berechnet. Einige Branchen verlassen sich auf Automatisierung, um Dutzende (oder Tausende) Rechnungen auf einmal zu verwalten, während andere einen praxisorientierteren Ansatz bevorzugen. Ziel ist es, zu klären, was Ihnen geschuldet ist, Kunden die Zahlung zu erleichtern und sicherzustellen, dass Ihr Rechnungsstellungssystem zu Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden passt. Im Folgenden sehen wir uns genau an, wie das gemacht wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie erfolgt die Rechnungsstellung?
  
• Welche Informationen muss jede Rechnung enthalten?
  
• Wie können Unternehmen die Rechnungsstellung erleichtern?
  
• Was sind häufige Herausforderungen bei der Rechnungsstellung für Unternehmen?
  
• Wie kann Stripe Unternehmen bei der Rechnungsstellung unterstützen?
  

Wie erfolgt die Rechnungsstellung?

Versichern Sie sich zunächst, dass Sie und der Kunde die Konditionen einschließlich Umfang der Arbeiten, Preise, Konditionen für Zahlungen und Fristen vereinbart haben, und dokumentieren Sie diese Details in einem Vertrag oder einer Bestellung, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Als Nächstes erstellen Sie die Rechnung. Fügen Sie so viele Informationen wie möglich über Einzelpreise, Gesamtbeträge, Zahlungskonditionen, Kontaktinformationen beider Parteien und alles weitere hinzu, was für Compliance erforderlich ist. Prüfen Sie den Entwurf und stellen Sie sicher, dass alle Details mit der ursprünglichen Vereinbarung übereinstimmen. Selbst kleine Fehler können Zahlungen verlangsamen oder unnötiges Hin und Her verursachen.

Senden Sie die Rechnung umgehend per E-Mail, über eine die Invoicing-Plattform oder per Post. Legen Sie eventuell vorhandene Belege wie Belege und Stundenzettel bei, damit der Kunde die Beträge prüfen kann. Überwachen Sie den Eingang. Wenn die Zahlung nicht bis zum Fälligkeitsdatum erfolgt, fassen Sie mit einer höflichen Erinnerung nach.

Aktualisieren Sie nach Eingang der Zahlung Ihre Bücher und senden Sie dem Kunde einen Zahlungsbeleg zur Bestätigung der Transaktion, um Rechnungen regelmäßig mit Ihren Finanzunterlagen abzugleichen.

Welche Informationen muss jede Rechnung enthalten?

Rechnungen müssen vollständig und leicht verständlich sein. Sie sollten enthalten:

• Unternehmensinformationen: Ihr Unternehmensname (oder Name, wenn Sie ein Einzelunternehmer sind), Adresse, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail oder beides) und Umsatzteuer-Identifikationsnummer, falls lokal erforderlich

• Kundeninformationen: Name oder Unternehmensname Ihres Kunden, Adresse und Kontaktdaten der Einzelperson oder Abteilung, die Zahlungen abwickelt

• Rechnungsdetails: Eindeutige Rechnungsnummer zu.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Detaillierte, aufgeschlüsselte Liste der verkauften Waren oder Dienstleistungen sowie die dazugehörigen Beschreibungen und Mengen

• Preisinformationen: Stückpreise, Zwischensummen, Steuern, Rabatte oder zusätzliche Gebühren und Gesamtbetrag

• Zahlungskonditionen: Zahlungsziele (z. B. netto 30), akzeptierte Zahlungsmethoden (z. B. Banküberweisung, Kreditkarte) und gegebenenfalls Konditionen für verspätete Zahlung

• Zusätzliche Hinweise oder Anhänge: Eine kurze Dankesnachricht, Kontodetails oder Projektreferenzen sowie eventuelle Belege (z.B. Belege, Stundenzettel)

Wie können Unternehmen die Rechnungsstellung erleichtern?

Um die Rechnungsstellung weniger aufwändig zu gestalten, sollten Sie sich darauf konzentrieren, ein System zu schaffen, das den Aufwand für Sie und Ihre Kunden minimiert.

Erwartungen früh setzen

Bevor die Arbeit beginnt, stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Kunden die Preise und Zahlungsfristen vereinbaren und sich einig sind, was passiert, wenn Zahlungen verspätet sind. Dann halten Sie es schriftlich fest. Je weniger Überraschungen es gibt, desto reibungsloser wird die Rechnungsstellung.

Möglichst stark automatisieren

Verwenden Sie Software, um wiederverwendbare Vorlagen zu erstellen, wiederkehrende Rechnungen zu planen und Erinnerungen automatisch zu senden, um Zeit zu sparen und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern.

Kundenprozesse berücksichtigen

Manche Kunden benötigen eine Auftragsnummer, andere müssen Rechnungen an eine bestimmte Abteilung senden. Fragen Sie vorab, wie sie Rechnungen erhalten möchten und welche Details sie benötigen.

Rechnung sofort stellen

Wenn Sie die Rechnungsstellung aufschieben, kann dies Auswirkungen auf Ihren Cashflow haben und wahrscheinlicher machen, dass die Rechnungen vergessen werden. Senden Sie die Rechnung, sobald ein Projekt abgeschlossen oder ein Meilenstein erreicht ist. Je frischer die Arbeit im Kopf des Kunden ist, desto schneller wird er wahrscheinlich zahlen.

Zahlungen einfacher machen

Akzeptieren Sie mehrere Zahlungsmethoden und enthalten Sie klare Anweisungen, damit Kunden die Zahlung ohne zusätzliche Folgemaßnahmen abschließen können. Wenn Sie Banküberweisungen akzeptieren, geben Sie Ihre Bankdaten an. Geben Sie Ihre Anschrift an, wenn Sie Schecks akzeptieren. Bei Online-Zahlungen geben Sie einen Zahlungslink an.

Rechnungsstatus verfolgen

Führen Sie organisierte Aufzeichnungen über gesendete Rechnungen, Fälligkeitstermine und eingegangene Payments. Wenn eine Zahlung verspätet ist, gehen Sie höflich, aber entschlossen nach. Oft genügt eine kurze E-Mail oder ein Anruf.

Ihren Prozess prüfen und verbessern

Wenn bestimmte Kunden immer spät zahlen oder Sie zu viel Zeit mit administrativer Arbeit verbringen, finden Sie heraus, warum. Vielleicht brauchen Sie strengere Konditionen oder effektivere Tools. Ein wenig Nachdenken kann Ihnen viel Zeit und Mühe sparen.

Was sind häufige Herausforderungen bei der Rechnungsstellung für Unternehmen?

Die Rechnungsstellung bringt viele Herausforderungen mit sich – das sind die häufigsten:

Zahlungsverzug

Selbst bei klaren Konditionen sind verspätete Zahlungen häufig: 2022 berichteten fast 90 % der Unternehmen von überfälligen Rechnungen. Kunden können Cashflow-Probleme haben und Rechnungen können in Genehmigungsprozessen stecken bleiben oder vergessen werden. Was auch immer die Ursache: Verspätete Zahlungen stören Ihren Cashflow und schaffen mehr Arbeit bei der Verfolgung überfälliger Rechnungen.

Anfechtungen

Kunden können die gelieferten Arbeiten, den Umfang oder sogar den vereinbarten Preis in Frage stellen. Diese Streitigkeiten entstehen oft, wenn es zwischen der ursprünglichen Vereinbarung und den Rechnungen Unstimmigkeiten gibt. Dies kann Kundenbeziehungen belasten und Zahlungen weiter verzögern.

Unvollständige Rechnungen

Rechnungen ohne Angaben wie Auftragsnummern oder nicht richtig formatierte Rechnungen können ebenfalls zu Verzögerungen führen. Manche Kunden haben strenge Vorgaben. Wenn Sie diese nicht einhalten, wird Ihre Rechnung möglicherweise abgelehnt oder auf unbestimmte Zeit verschoben.

Inkonsistente Prozesse

Ohne ein standardisiertes System zum Erstellen, Versenden und Verfolgen von Rechnungen können Details verloren gehen, Nachverfolgungen vergessen und Rechnungen verspätet verschickt werden, was zu entgangenen Zahlungen und unnötiger Verwirrung führen kann.

Unterschiedliche Zahlungskonditionen

Wenn Sie unterschiedliche Kunden mit unterschiedlichen Konditionen haben (z.B. 30 Tage, 45 Tage, Meilensteinzahlungen), kann die Nachverfolgung schwierig sein.

Internationale Zahlungen

Die Rechnungsstellung ist für Unternehmen mit internationalen Kunden meist komplizierter. Umtausch, Steuern und Compliance Anforderungen variieren je nach Land. Fehler können zu Unterbezahlung oder Verzögerungen führen.

Mangelnde Sichtbarkeit

Manchmal wissen Unternehmen selbst nicht, wo ihre Rechnungen verblieben sind. Im Posteingang des Kunden vergessen? In Genehmigung? Auf dem Postweg verloren? Ohne Sichtbarkeit können Sie zur falschen Zeit oder auf falsche Weise nachverfolgen.

Manuelle Follow-ups

Jede Minute, die mit dem Versenden von Erinnerungen oder Anrufen zur Nachverfolgung von Rechnungen verbracht wird, ist eine Minute, die bei wichtigen Arbeiten fehlt. Wenn Sie Follow-ups manuell erledigen müssen, verursachen Sie versteckte Kosten, die sich summieren können.

Stammkunden, die Rechnungen übersehen

Ihre Stammkunden können Rechnungen übersehen, besonders wenn sie jeden Monat zur gleichen Zeit eintreffen. Sie können annehmen, dass alles beim Alten geblieben ist oder einfach den Prozess vergessen.

Übermäßige Abhängigkeit von großen Kunden

Wenn ein wichtiger Kunde die Zahlung verzögert, kann dies Ihr Unternehmen erheblich belasten. Wenn ein zu hoher Umsatz nur von wenigen Kunden abhängt, werden deren Zahlungsgewohnheiten – oder deren Fehlen – zu einem viel größeren Problem.

Wie kann Stripe Unternehmen bei der Rechnungsstellung unterstützen?

Wenn es um die Rechnungsstellung geht, kann Stripe interne Prozesse automatisieren, den Einzug von Zahlungen verbessern und Flexibilität bieten, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Rechnungserstellung

Stripe Invoicing kann automatisch professionelle, detaillierte Rechnungen erstellen.

• Standardisierung Ihrer Rechnungen mit Vorlagen
  
• Vorausgefüllte Details wie Kunde, Preise und Mehrwertsteuer
  
• Automatisierung von wiederkehrenden Rechnungen für Abonnenten oder Stammkunden
  

Dies minimiert manuelle Fehler und spart Zeit, was besonders für Unternehmen mit hohen Rechnungen wichtig ist.

Zahlungseinzug

Stripe-Rechnungen verfügen über integrierte Zahlungsoptionen, sodass Kunden direkt in der Rechnung bezahlen können. Dies vereinfacht den Prozess der Zahlung und beschleunigt den Einzug. Stripe unterstützt zahlreiche Zahlungsmethoden, darunter:

• Kredit- und Debitkarten
  
• ACH-Transfers
  
• Internationale Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift und Alipay
  

Zahlungsverfolgung

Stripe verfolgt automatisch den Status von Rechnungen – unabhängig davon, ob diese versendet oder bezahlt wurden oder überfällig sind.

• Wissen, wann beim Kunden nachzufassen ist
  
• Fremdkommunikation vermeiden
  
• Zahlungen ohne zusätzlichen Aufwand organisieren
  

Automatisierte Follow-ups

Stripe kann automatisch Erinnerungen an Kunden bei überfälligen Rechnungen senden.Sie können den Zeitplan für den Versand dieser Erinnerungen anpassen, um die Kontrolle über den nachfolgenden Prozess zu behalten, ohne mehr Zeit mit manuellen Erinnerungen zu verbringen.

Zahlungsbedingungen

Stripe Invoicing ermöglicht es Ihnen, die Konditionen für Zahlungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen, mit Optionen für Pläne für Zahlungen, partielle Payments, Rabatte oder verspätete Gebühren. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die langfristige Kunde Beziehungen oder hochwertige Rechnungen verwalten.

Internationale Zahlungen

Für international tätige Unternehmen bewältigt Stripe Komplexitäten wie:

• Rechnungsstellung in mehreren Währungen mit Währungsumrechnung in Echtzeit
  
• Automatische Umsatzsteuer oder GST über Stripe Tax
  

Diese Funktionalität mindert den Verwaltungsaufwand bei internationalen Aufträgen.

Wiederkehrende Abrechnungen und Abonnements

Stripes Abonnement-Tools bieten Integrationen mit den Invoicing-Funktionen, was bedeutet, dass Unternehmen:

• wiederkehrende Rechnungen automatisieren können.
  
• Beträge unterjährig anpassen können (z. B. für anteilige Upgrades oder Downgrades von Abonnements)
  

Anpassbare Workflows

Stripe lässt sich in eine Vielzahl von Unternehmen wie Buchhaltungssoftware, Customer Relationship Management (CRM)-Systeme und Enterprise Resource Planning (ERP)-Plattformen integrieren und stellt so sicher, dass die Rechnungsstellung als Teil Ihres breiteren Workflows für Reporting, Kundenmanagement oder Steuerkonformität funktioniert.

Analysedaten

Das Stripe Dashboard bietet wertvolle Analysen zur Funktionsweise der Rechnungstellung, wie:

• Tatsächliche Zahlungszeiten
  
• Muster bei verspäteten Zahlungen
  
• Zahlungspräferenzen der Kunden
  

Diese Erkenntnisse können Unternehmen helfen, Muster zu erkennen und ihre die Rechnungsstellungspraktiken anzupassen.