La facturation est l'une de ces pratiques commerciales qui peut sembler simple jusqu'à ce que vous vous y mettiez. L'ensemble du processus, du choix des détails à inclure à la décision de la manière et du moment où vous envoyez des factures et de la façon dont vous effectuez le suivi, peut avoir un impact majeur sur votre flux de trésorerie et vos relations avec les clients.

Différents types d'entreprises ont également des besoins de facturation différents : un freelance qui travaille sur des projets à court terme gérera probablement cela différemment d'une entreprise de construction qui facture de manière échelonnée ou d'une entreprise proposant des abonnements avec des frais récurrents. Certaines industries s'appuient sur l'automatisation pour gérer des dizaines (ou des milliers) de factures à la fois, tandis que d'autres privilégient une approche plus manuelle. L'objectif est de clarifier ce qui vous est dû, de faciliter le paiement pour vos clients et de vous assurer que votre système de facturation est adapté à votre entreprise et à vos clients. Nous allons voir ci-dessous comment procéder exactement.

Sommaire

• Qu’est-ce que le processus de facturation ?
  
• Quelles informations doivent figurer sur chaque facture ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles faciliter la facturation ?
  
• Quels sont les défis courants en matière de facturation pour les entreprises ?
  
• Comment Stripe peut-il aider les entreprises à gérer leur facturation ?
  

Qu’est-ce que le processus de facturation ?

Tout d'abord, assurez-vous que vous et le client êtes d'accord sur les conditions, notamment l'étendue du travail, la tarification, les modalités de paiement et les délais. Consignez ces détails dans un contrat ou un bon de commande afin d'éviter tout malentendu ultérieur.

Ensuite, rédigez la facture. Indiquez autant d'informations que possible sur les prix unitaires, les montants totaux dus, les modalités de paiement, les coordonnées des deux parties et tout autre élément requis pour la conformité. Passez en revue le projet pour en vérifier l'exactitude et assurez-vous que tous les détails correspondent à l'accord original. Même de petites erreurs peuvent ralentir le paiement ou créer des allers-retours inutiles.

Envoyez rapidement la facture par e-mail, via une plateforme de facturation ou par courrier. Joignez tous les documents justificatifs dont vous disposez, tels que les reçus et les feuilles de temps, afin que le client puisse examiner et vérifier les frais. Une fois la facture envoyée, vérifiez qu'elle a bien été reçue et qu'elle suit le processus de paiement du client. Si le paiement n'est pas effectué à la date d'échéance, envoyez un rappel poli.

Une fois le paiement reçu, mettez à jour vos livres de compte et envoyez un reçu au client pour confirmer la transaction. Effectuez régulièrement le rapprochement des factures avec vos registres financiers.

Quelles informations doivent figurer sur chaque facture ?

Chaque facture doit être complète et facile à comprendre. Voici les informations que vous devez inclure :

• Informations sur l'entreprise : le nom de votre entreprise (ou votre nom si vous êtes un travailleur indépendant), son adresse, ses coordonnées (numéro de téléphone, e-mail ou les deux) et son numéro d'identification fiscale (TIN), si votre juridiction l'exige

• Informations sur le client : le nom ou la raison sociale de votre client, son adresse et les coordonnées de la personne ou du service chargé des paiements

• Détails de la facture : un numéro de facture unique, la date d'émission, et la date d'échéance du paiement

• Description des biens ou services : une liste détaillée et ventilée des produits vendus ou des services fournis, ainsi que la description et la quantité pour chaque article

• Informations tarifaires : prix unitaires, sous-totaux, taxes applicables, remises ou frais supplémentaires, et montant total dû

• Conditions de paiement : le délai de paiement (par exemple, « règlement à 30 jours nets »), les moyens de paiement acceptées (par exemple, virement bancaire, carte bancaire), et les conditions de paiement en cas de retard, le cas échéant

• Remarques ou pièces jointes supplémentaires : un bref message de remerciement, les informations du compte ou les références du projet, ainsi que tout document justificatif (par exemple, reçus, feuilles de temps)

Comment les entreprises peuvent-elles faciliter la facturation ?

Pour alléger la facturation, concentrez-vous sur la création d'un système qui réduit au minimum les efforts que vous et vos clients devez fournir. Voici comment procéder.

Fixer les attentes dès le début

Avant de commencer le travail, assurez-vous que vous et le client êtes d'accord sur les tarifs, les délais de paiement et les conséquences en cas de retard de paiement. Ensuite, consignez tout cela par écrit. Moins il y aura de surprises, mieux la facturation se déroulera.

Automatiser un maximum de tâches

Utilisez un logiciel pour créer des modèles réutilisables, programmer des factures récurrentes et envoyer automatiquement des rappels afin de gagner du temps et de réduire le risque d'erreur humaine.

Tenir compte des processus de votre client

Certains clients ont besoin d'un numéro de bon de commande, tandis que d'autres peuvent exiger que les factures soient envoyées à un service spécifique. Demandez-leur dès le départ comment ils préfèrent recevoir leurs factures et de quelles informations ils ont besoin. En adaptant vos factures à leurs systèmes, vous pouvez accélérer leur validation.

Facturer immédiatement

Si vous mettez du temps à facturer, cela peut avoir un impact sur votre trésorerie et les clients risquent d'oublier. Envoyez donc vos factures dès l'achèvement des projets ou dès qu'une étape importante est franchie. Plus le travail est frais dans l'esprit du client, plus il sera enclin à payer rapidement.

Faciliter les paiements

Acceptez plusieurs moyens de paiement et fournissez des instructions claires afin que les clients puissent effectuer le paiement sans suivi supplémentaire. Si vous acceptez les paiements par virement bancaire, indiquez vos coordonnées bancaires. Indiquez également une adresse si vous acceptez les chèques. Pour les paiements en ligne, fournissez un lien de paiement.

Suivre l'état des factures

Conservez des registres organisés des factures envoyées, des dates d'échéance et des paiements reçus. Si un paiement est en retard, effectuez un suivi poli mais ferme. Un simple e-mail ou un appel suffit souvent.

Réviser et améliorer vos processus

Si certains clients sont toujours lents à payer ou si vous passez trop de temps sur les tâches administratives, cherchez à en comprendre les raisons. Peut-être avez-vous besoin de conditions plus strictes ou d'outils plus efficaces. Une petite réflexion peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts.

Quels sont les défis courants en matière de facturation pour les entreprises ?

La facturation comporte de nombreux défis. Voici les problèmes de facturation les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées.

Retards de paiement

Même avec des conditions claires, les retards de paiement sont fréquents : en 2022, près de 90 % des entreprises ont déclaré avoir été confrontées à des factures en souffrance. Le client peut avoir des problèmes de trésorerie, ou les factures peuvent être égarées ou bloquées dans les processus d'approbation. Quelle que soit la cause, les retards de paiement perturbent votre trésorerie et vous obligent à consacrer plus de temps au recouvrement des factures en souffrance.

Litiges relatifs aux frais

Les clients peuvent contester le travail livré, son étendue ou même le prix convenu. Ces litiges surviennent souvent lorsqu'il existe un écart entre l'accord initial et les détails de la facture. Cela peut nuire aux relations et retarder davantage les paiements.

Factures incomplètes

Une facture sur laquelle il manque des détails tels que les numéros de bon de commande ou qui n'est pas correctement formatée peut également entraîner des retards. Certains clients ont des protocoles de facturation stricts, et si vous oubliez ne serait-ce qu'une seule étape, votre facture pourrait être rejetée ou mise de côté indéfiniment.

Processus incohérents

Sans un système standardisé pour créer, envoyer et suivre les factures, les détails peuvent se perdre, les relances peuvent être oubliées et les factures peuvent être envoyées en retard. Cela peut entraîner des paiements manqués et une confusion inutile.

Conditions de paiement multiples

Si vous avez différents clients avec des conditions différentes (par exemple, paiement sous 30 ou 45 jours, paiements échelonnés), il peut être difficile de suivre les échéances des factures.

Paiements internationaux

La facturation est plus compliquée pour les entreprises ayant des clients internationaux. Les taux de change, les lois fiscales et les exigences de conformité varient selon les pays, et faire des erreurs peut entraîner des moins-perçus ou des retards le temps d'apporter les rectifications nécessaires.

Manque de transparence

Parfois, les entreprises ne savent pas où en sont leurs factures. La facture est-elle dans la boîte de réception d'un client, en cours d'examen ou complètement perdue ? Sans visibilité, vous risquez de relancer au mauvais moment ou de la mauvaise manière.

Relances manuelles

Chaque minute passée à envoyer des rappels ou à passer des appels pour suivre les paiements est une minute qui n'est pas consacrée à une tâche importante. Lorsque vous gérez les relances manuellement, vous créez un coût caché qui peut s'accumuler, surtout sur plusieurs comptes.

Clients récurrents qui négligent les factures

Vos clients réguliers peuvent commencer à négliger les factures, en particulier lorsqu'elles arrivent à la même période chaque mois. Ils peuvent supposer que rien n’a changé d’un mois à l’autre ou simplement oublier de les traiter.

Dépendance excessive aux gros clients

Si un client important tarde à payer, cela peut mettre votre entreprise dans une situation très difficile. Lorsque vos revenus dépendent trop d'un petit nombre de clients, leurs habitudes de paiement, ou leur absence, deviennent un problème beaucoup plus important.

Comment Stripe peut-il aider les entreprises à gérer leur facturation ?

En matière de facturation, Stripe peut automatiser les processus internes, améliorer le recouvrement des paiements et offrir une flexibilité adaptée à la croissance de votre entreprise. Voici quelques-unes des nombreuses façons dont Stripe peut simplifier la facturation.

Création de factures

Stripe Invoicing peut automatiquement créer des factures professionnelles et détaillées. Les entreprises peuvent :

• Utiliser des modèles pour standardiser leurs factures
  
• Préremplir des informations telles que les coordonnées des clients, les prix et les calculs de taxes
  
• Automatiser les factures récurrentes pour les clients abonnés ou réguliers
  

Cela minimise les erreurs manuelles et permet de gagner du temps, ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui traitent un volume important de factures.

Encaissement des paiements

Les factures Stripe intègrent des options de paiement permettant aux clients de payer directement à partir de la facture. Cela simplifie le processus de paiement et accélère l'encaissement. Stripe prend en charge de nombreux moyens de paiement, notamment :

• Cartes bancaires
  
• Transferts ACH (Automated Clearing House)
  
• Moyens de paiement internationaux tels que le prélèvement automatique SEPA et Alipay
  

Suivi des paiements

Stripe suit automatiquement l'état des factures, qu'elles aient été envoyées, payées ou qu’elles soient en retard. Cette transparence aide les entreprises à :

• Savoir quand relancer les clients
  
• Éviter les communications superflues
  
• Conserver des registres de paiement organisés sans effort supplémentaire
  

Relances automatisées

Stripe peut automatiquement envoyer des rappels aux clients pour les factures en retard. Vous pouvez personnaliser le calendrier d'envoi de ces rappels pour garder le contrôle sur le processus de suivi sans passer plus de temps sur des rappels manuels.

Conditions de paiement

Stripe Invoicing vous permet de personnaliser les conditions de paiement en fonction de vos besoins, avec des options pour les échéanciers de paiement, les paiements partiels, les remises ou les frais de retard. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui gèrent des relations clients à long terme ou des factures de grande valeur.

Paiements internationaux

Pour les entreprises qui opèrent à l'international, Stripe gère des opérations complexes telles que :

• Facturation en plusieurs devises avec conversion en temps réel
  
• Calcul automatique des taxes, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe sur les produits et services (TPS), via Stripe Tax
  

Cette fonctionnalité réduit la charge administrative liée au travail transfrontalier.

Facturation récurrente et abonnements

Les outils d'abonnement de Stripe s'intègrent à ses fonctionnalités de facturation, ce qui signifie que les entreprises peuvent :

• Automatiser les frais récurrents
  
• Ajuster les frais en cours de cycle (par exemple, calculer au prorata les mises à niveau ou les rétrogradations)
  

Flux de travail personnalisables

Stripe s'intègre à un large éventail d'outils professionnels tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les plateformes de planification des ressources d'entreprise (ERP). Cela garantit que la facturation s'intègre parfaitement à votre flux de travail global pour le reporting, la gestion des clients ou la conformité fiscale.

Analyse des factures

Le Dashboard Stripe fournit des analyses précieuses sur la performance des factures, telles que :

• Délai de paiement après l'envoi d'une facture
  
• Tendances en matière de paiements en retard
  
• Préférences de paiement des clients
  

Ces informations peuvent aider les entreprises à identifier des tendances et à affiner leurs pratiques de facturation.