开账单是那些看似简单、但实际操作起来却并非如此的商业实践之一。从选择需要包含的细节到决定如何以及何时发送账单、如何进行跟进，整个流程都可能对您的现金流和客户关系产生重大影响。

不同类型的企业对开账单的需求也不同：从事短期项目的自由职业者可能与分阶段收费的建筑公司或采用订阅制、有周期性费用的公司处理方式不同。某些行业依赖自动化一次性管理数十份（或数千份）账单，而其他行业则倾向于更手动的方式。目标是明确应收款项、方便客户付款，并确保您的开账单系统适合您的业务和客户。下文我们将具体探讨如何实现这一点。

目录

• 开账单的流程是什么？
  
• 每份账单应包含哪些信息？
  
• 企业如何让开账单更轻松？
  
• 企业在开账单时常见的挑战有哪些？
  
• Stripe如何帮助企业管理开账单？
  

开账单的流程是什么？

首先确保与客户就工作范围、价格、付款条款和截止日期等条款达成一致。将这些细节写入合同或采购订单，避免后续误解。

接着起草账单。尽可能详尽地包含单价、应付总额、付款条款、双方联系信息及其他合规所需内容。核对草稿准确性，确保所有细节与原始协议一致——细微差错也可能延缓付款或引发不必要的反复沟通。

通过电邮、账单平台或邮寄及时发送账单。附上收据、工时表等证明文件供客户核验。账单发出后需跟踪确认其已被接收并进入客户付款流程。若到期未付款，应礼貌提醒。

收到款项后更新账目并向客户发送收据确认交易。定期将账单与财务记录进行对账。

每份账单应包含哪些信息？

每份账单都应全面且易于理解。以下是应包含的信息：

• 企业信息： 您的企业名称（或如果您是独资经营者，则为您的姓名）、地址、联系方式（电话号码、电子邮件或两者）以及税务识别号（TIN，如果您的司法管辖区要求）

• 客户信息： 客客户的姓名或企业名称、地址以及负责付款的个人或部门的联系方式

• 账单详情： 唯一的账单编号、开具日期和付款截止日期

• 商品或服务描述： 所售商品或所提供服务的详细分项列表，包括每项的描述和数量

• 价格信息： 单价、小计、任何适用的税费、折扣或额外费用，以及应付总额

• 付款条款： 付款时间范围（例如“净 30 天”）、接受的付款方式（例如银行转账、信用卡）以及逾期付款条款（如适用）

• 附加说明或附件： 简短的感谢信息、账户详情或项目参考，以及任何支持文件（例如收据、时间表）。

企业如何让开账单更轻松？

为了让开账单不那么繁琐，重点在于创建一个能减少您和客户双方工作量的系统。以下是具体方法。

提前设定预期

在工作开始前，确保您与客户就定价、付款时间表以及逾期付款的处理方式达成一致，并将其书面化。意外越少，开账单就会越顺利。

尽可能实现自动化

使用软件创建可重复使用的模板、安排经常性账单并自动发送提醒，以节省时间并降低人为错误的风险。

考虑客户的流程

某些客户需要采购订单编号，而其他客户可能要求账单发送至特定部门。提前询问他们偏好如何接收账单以及需要哪些细节。根据他们的系统调整账单可以加快审批速度。

立即开账单

拖延开账单会影响您的现金流，并增加客户遗忘的可能性。在项目完成或达到里程碑后立即发送账单。客户对工作的印象越新鲜，付款可能越快。

简化付款流程

接受多种付款方式并提供清晰的说明，以便客户无需额外跟进即可完成付款。如果您接受银行转账，请包含您的银行详情。如果接受支票，请提供地址。对于在线支付，请提供付款链接。

跟踪账单状态

记录已发送的账单、付款截止日期和已收到的付款。如果付款逾期，礼貌但坚定地跟进。通常只需一封简短的电子邮件或电话即可解决问题。

审查并改进流程

如果某些客户总是延迟付款，或者您在行政工作上花费了太多时间，请找出原因。可能需要更严格的条款或更有效的工具。稍加反思可以节省大量时间和精力。

企业在开账单时常见的挑战有哪些？

开账单伴随诸多挑战。以下是企业最常遇到的账单问题。

逾期付款

即使条款清晰，逾期付款仍很常见：2022 年，近 90% 的企业报告遭遇过账单逾期。客户可能面临现金流问题，或账单可能被搁置或卡在审批流程中。无论原因如何，逾期付款会扰乱您的现金流，并增加追讨未结账单的工作量。

收款争议

客户可能质疑交付的工作、范围甚至约定价格。当初始协议与账单细节存在差异时，常引发此类争议。这不仅会损害客户关系，还可能进一步延迟付款。

不完整的账单

缺少采购订单号等细节或格式不规范的账单同样会导致延误。部分客户有严格的账单处理流程，若遗漏任一环节，您的账单可能被拒绝或无限期搁置。

不规范的流程

若缺乏创建、发送和跟踪账单的标准化系统，可能导致细节遗漏、跟进遗忘或账单延迟发出。这会引发漏付款项和不必要的混乱。

多样化的付款条款

若不同客户采用不同条款（如 30 天、45 天、按里程碑付款），跟踪账单到期日将变得困难。

国际付款

对于拥有国际客户的企业，开账单更为复杂。汇率、税法与合规要求因国家而异，任何差错都可能导致付款不足或修正期间的延误。

条款不透明问题

企业有时无法掌握账单状态：账单是滞留在客户收件箱、正在审核还是彻底丢失？缺乏可视性可能导致在不恰当的时机或以错误方式跟进。

人工跟进

每花一分钟发送提醒或致电催款，就意味着从重要工作中抽离一分钟。人工跟进会产生隐性成本，尤其在处理多个账户时更为明显。

常客忽略账单

长期客户可能忽视周期性账单——尤其是每月固定时间发送的账单。他们可能假设一切照旧，或单纯忘记处理。

过度依赖大客户

若主要客户延迟付款，将对企业造成重大压力。当营收过度集中于少数客户时，其付款习惯（或拖欠行为）的影响会被放大。

Stripe 如何帮助企业管理开账单？

在开账单方面，Stripe 可以自动化内部流程、改善收款效率，并随着业务增长提供灵活性。以下是 Stripe 简化开账单的多种方式。

创建账单

Stripe Invoicing 可自动生成专业且详细的账单。企业可以：

• 使用模板标准化账单
  
• 预填客户信息、价格和税费计算等细节
  
• 为订阅制或重复客户自动化周期性账单
  

这能减少人工错误并节省时间，对于账单量大的企业尤为重要。

收款

Stripe 账单内置支付选项，客户可直接通过账单付款。这简化了支付流程并加速收款。Stripe 支持多种支付方式，包括：

• 信用卡和借记卡
  
• 自动票据交换所 (ACH) 转账
  
• 国际支付方式，如 SEPA 直接借记和支付宝
  

付款跟踪

Stripe 自动跟踪账单状态——是否已发送、已支付或逾期。这种透明度帮助企业：

• 掌握何时需跟进客户
  
• 避免多余沟通
  
• 无需额外努力即可保持付款记录有序
  

自动化跟进

Stripe 可自动向客户发送逾期账单提醒。您可以自定义提醒发送时间表，从而掌控跟进流程，无需花费时间手动提醒。

付款条件

Stripe Invoicing 允许您根据需求自定义付款条款，支持分期付款、部分支付、折扣或滞纳金等选项。这对管理长期客户关系或高额账单的企业特别有用。

国际付款

对于跨国经营的企业，Stripe 可处理以下复杂问题：

• 实时货币转换的多币种账单
  
• 通过 Stripe Tax 自动计算税费，包括增值税 (VAT) 和商品及服务税 (GST)，
  

这些功能减轻了跨境业务的行政负担。

经常性计费和订阅

Stripe 的订阅工具与其开账单功能集成，企业可以：

• 自动化经常性收款
  
• 在周期中调整费用（如按比例计算升级或降级）
  

可定制工作流

Stripe 与各类业务工具集成，如会计软件、客户关系管理 (CRM) 系统和企业资源规划 (ERP) 平台。这确保开账单能融入更广泛的工作流，用于报告、客户管理或税务合规。

账单分析

Stripe 管理平台提供有价值的账单绩效分析，例如：

• 账单发送后的付款时间
  
• 逾期付款趋势
  
• 客户支付偏好
  

这些洞察可帮助企业识别模式并优化开账单实践。