Fakturering är en av de företagsprocesser som verkar enkla, innan man har provat. Hela processen, från att välja detaljer som ska inkluderas till att bestämma hur och när fakturor ska skickas och följas upp, kan ha stor inverkan på företagets kassaflöde och kundrelationer.

Olika typer av företag har också olika faktureringsbehov: en frilansare som arbetar med kortsiktiga projekt kommer sannolikt att hantera det på ett annat sätt än ett byggföretag som fakturerar i faser eller ett abonnemangsbaserat företag med återkommande avgifter. Vissa branscher förlitar sig på automatisering för att hantera dussintals (eller tusentals) fakturor på en gång, medan andra föredrar ett mer praktiskt tillvägagångssätt. Målet är att klargöra vad du har rätt till, göra det lättare för kunderna att betala och se till att ditt faktureringssystem passar ditt företag och dina kunder. Nedan kommer vi att titta på exakt hur det går till.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur ser faktureringsprocessen ut?
  
• Vilken information ska varje faktura innehålla?
  
• Hur kan företag underlätta faktureringsprocessen?
  
• Vilka är de vanligaste utmaningarna vid företagsfakturering?
  
• Hur kan Stripe hjälpa företag att hantera fakturering?
  

Vad är faktureringsprocessen?

Se först till att du och kunden har kommit överens om villkor, inklusive arbetets omfattning, prissättning, betalningsvillkor och tidsfrister. Dokumentera dessa uppgifter i ett kontrakt eller en beställning för att undvika missförstånd senare.

Skapa sedan ett utkast till fakturan. Inkludera så mycket information som möjligt om enhetspriser, totala belopp som ska betalas, betalningsvillkor, båda parternas kontaktinformation och allt annat som krävs för efterlevnad. Granska utkastet för att se till att det är korrekt och att alla detaljer stämmer överens med det ursprungliga avtalet. Även små fel kan fördröja betalningen eller skapa onödiga turer fram och tillbaka.

Skicka fakturan omgående via e-post, en faktureringsplattform eller reguljärpost. Inkludera all styrkande dokumentation du har, till exempel kvitton och tidrapporter, så att kunden kan granska och verifiera avgifterna. När faktura har levererats övervakar du den för att bekräfta att den har tagits emot och går igenom kundens betalningsprocess. Om betalningen inte har inkommit senast på förfallodagen kan du följa upp med en artig påminnelse.

När betalningen har mottagits, uppdatera din bokföring och skicka ett kvitto till kunden för att bekräfta transaktionen. Avstäm fakturor med jämna mellanrum mot din bokföring.

Vilken information ska varje faktura innehålla?

Varje faktura ska vara heltäckande och lätt att förstå. Fakturan bör inkludera:

• Företagsinformation: Ditt företagsnamn (eller ditt namn om du är en enskild firma), adress, kontaktuppgifter (telefonnummer, e-post eller båda) och momsregistreringsnummer (TIN), om det krävs där företaget finns

• Kunduppgifter: Din kunds namn eller företagsnamn, adress och kontaktuppgifter till den enskild firma eller avdelning som hanterar betalningar

• Fakturauppgifter: Ett unikt fakturanummer, utfärdandedatumet och förfallodatumet för betalningen

• Beskrivning av varor eller tjänster: En detaljerad, specificerad lista över sålda produkter eller tillhandahållna tjänster, plus beskrivningar och mängd för varje artikel

• Prisuppgifter: Enhetspriser, delsummor, eventuella tillämpliga skatter, rabatter eller tilläggsavgifter och totalt belopp som ska betalas

• Betalningsvillkor: Tidsramen för att betala (t.ex. "30 dagar netto"), betalningsmetoder som accepterats (t.ex. banköverföring, kreditkort) och villkor vid sen betalning, om tillämpligt

• Ytterligare anteckningar eller bilagor: Ett kort tackmeddelande, kontouppgifter eller projektreferenser, samt eventuella styrkande dokument (t.ex. kvitton, tidrapporter)

Hur kan företag underlätta faktureringsprocessen?

För att göra faktureringen mindre betungande, fokusera på att skapa ett system som underlättar för både dig och dina kunder. Så här gör du.

Ställ in förväntningar tidigt

Innan arbetet påbörjas bör du se till att du och kunden kommer överens om prissättning, tidsfrister för betalning och vad som händer vid betalningsdröjsmål. Skriv sedan ner det. Ju färre överraskningar, desto smidigare faktureringsprocess.

Automatisera där det är möjligt

Använd programvara för att skapa återanvändbara mallar, schemalägg återkommande fakturor och skicka påminnelser automatiskt för att spara tid och minska risken för fel p.g.a den mänskliga faktorn.

Tänk på din kunds betalprocess

Vissa kunder behöver ett beställningsnummer, medan andra kan kräva att fakturor skickas till en specifik avdelning. Fråga i förväg hur de föredrar att få sina fakturor och vilka uppgifter de behöver. Att justera dina fakturor för att passa deras system kan påskynda godkännandet.

Fakturera direkt

Att skjuta upp faktureringen kan påverka ditt kassaflöde och gör det mer sannolikt att kunderna glömmer. Skicka fakturan så snart ett projekt är slutfört eller en delmål har nåtts. Ju färskare arbetet är i kundernas minne, desto snabbare kommer de sannolikt att betala.

Underlätta betalningar

Acceptera flera betalningsmetoder och inkludera tydliga instruktioner så att kunderna kan slutföra betalningen utan ytterligare uppföljning. Om du tar emot betalningar via banköverföring ska du inkludera dina bankuppgifter. Inkludera en adress om du accepterar checkar. För onlinebetalningar anger du en betalningslänk.

Spåra fakturastatus

Håll organiserade register över skickade fakturor, förfallodatum och mottagna betalningar. Om en betalning är försenad, följ upp artigt men bestämt. Ett snabbt e-postmeddelande eller samtal är ofta allt som krävs.

Se över och förbättra din process

Om vissa kunder alltid är långsamma med att betala eller om du spenderar för mycket tid på administrativt arbete, ta reda på varför. Kanske behöver du striktare villkor eller mer effektiva verktyg. Lite reflektion kan spara dig mycket tid och ansträngning.

Vilka är de vanligaste utmaningarna vid företagsfakturering?

Faktureringsprocessen har många utmaningar. Här är några av de vanligaste faktureringsproblem som kan drabba företag.

Sena betalningar

Även med tydliga villkor är sena betalningar vanliga: 2022 rapporterade nästan 90 % av företagen att de hade fakturor som förfallit. Kunden kan ha problem med kassaflödet, eller så kan fakturor begravas eller fastna i godkännandeprocesser. Oavsett orsak stör sena betalningar ditt kassaflöde och skapar mer arbete med att jaga förfallna fakturor.

Betalningstvister

Kunder kan ifrågasätta det levererade arbetet, dess omfattning eller till och med det överenskomna priset. Dessa tvister uppstår ofta när det finns ett glapp mellan det ursprungliga avtalet och fakturadetaljerna. Detta kan anstränga relationerna och ytterligare försena betalningarna.

Ofullständiga fakturor

En faktura som saknar information som inköps- eller beställningsnummer, eller inte är korrekt formaterad kan också skapa förseningar. Vissa kunder har strikta faktureringsprotokoll, och om du missar ett steg kan din faktura avvisas eller läggas på hyllan på obestämd tid.

Inkonsekventa processer

Utan ett standardiserat system för att skapa, skicka och spåra fakturor kan detaljer gå förlorade, uppföljningar kan glömmas bort och fakturor kan skickas ut för sent. Detta kan leda till missade betalningar och onödig förvirring.

Flera betalningsvillkor

Om företaget har olika kunder med olika villkor (t.ex. 30 dagar, 45 dagar, delbetalningar) kan det vara svårt att hålla koll på när fakturorna förfaller.

Internationella betalningar

Fakturering är mer komplicerat för företag med internationella kunder. Växelkurser, skatter och efterlevnad varierar beroende på land, och att göra misstag kan leda till underbetalning eller förseningar medan du gör korrigeringar.

Brist på transparens

Ibland vet företag inte var deras fakturor tar vägen. Ligger fakturan i en kunds inkorg, är den under granskning eller har den försvunnit helt? Utan synlighet kan du följa upp vid fel tidpunkt eller på fel sätt.

Manuell uppföljning

Varje minut som spenderas på att skicka påminnelser eller ringa samtal för att söka upp saknade betalningar är tid som dras från viktigt arbete. När du hanterar uppföljningar manuellt skapar du en dold kostnad som kan öka, särskilt om företaget hanterar många konton.

Återkommande kunder som förbiser fakturor

Dina regelbundna kunder kan börja förbise fakturor, särskilt när de kommer vid samma tid varje månad. De kan anta att allt är som förr eller helt enkelt glömma att behandla betalningen.

Övertro på stora kunder

Om en stor kund försenar sin betalning kan det innebära stora påfrestningar på ditt företag. När för mycket av dina intäkter beror på bara ett fåtal kunder blir deras betalningsvanor – eller brist på dem – ett mycket större problem.

Hur kan Stripe hjälpa företag att hantera fakturering?

När det gäller fakturering kan Stripe automatisera interna processer, förbättra indrivningen och ge flexibilitet i takt med att ditt företag växer. Nedan följer några av de många sätt som Stripe kan förenkla faktureringsprocessen på.

Skapa faktura

Stripe Invoicing kan automatiskt skapa professionella, detaljerade fakturor. Företag kan:

• Använda mallar för att standardisera fakteringsprocessen
  
• Förifyllda uppgifter som kund, prissättning och moms
  
• Automatisera återkommande fakturor för abonnemangsbaserade eller återkommande kunder
  

Detta minimerar manuella fel och sparar tid, vilket är särskilt viktigt för företag med höga fakturavolymer.

Indrivning av betalningar

Stripefakturor har inbyggda betalningsalternativ så att kunderna kan betala direkt från fakturan. Det förenklar betalningsprocessen och påskyndar debitering. Stripe stödjer flera betalningsmetoder, bland annat:

• Kredit- och bankkort
  
• Överföringar via Automated Clearing House (ACH)
  
• Internationella betalningsmetoder som SEPA-autogiro och Alipay
  

Betalningsuppföljning

Stripe spårar automatiskt statusen för fakturor – oavsett om de har skickats eller betalats eller är försenade. Denna transparens hjälper företag att:

• veta när kunder ska följas upp
  
• undvika kommunikation i onödan
  
• hålla ordning på betalningar utan extra ansträngning
  

Automatiserade uppföljningar

Stripe kan automatiskt skicka påminnelser till kunder om förfallna fakturor. Du kan anpassa schemat för när dessa påminnelser går ut för att behålla kontrollen över uppföljningsprocessen utan att lägga mer tid på manuella påminnelser.

Betalningsvillkor

Stripe Invoicing ger dig möjlighet att anpassa betalningsvillkor efter dina behov, med alternativ för betalningsplaner, delbetalningar, rabatter eller förseningsavgifter. Detta är särskilt användbart för företag som hanterar långsiktiga kundrelationer eller fakturor med högt värde.

Internationella betalningar

För företag som är verksamma internationellt hanterar Stripe komplexa problem som:

• Fakturering i flera valutor med valutaväxling i realtid
  
• Automatiska skatteberäkningar, inklusive mervärdesskatt (moms) och skatt på varor och tjänster (GST) via Stripe Tax
  

Den här funktionaliteten minskar den administrativa bördan med att arbeta över landsgränserna.

Återkommande fakturering och abonnemang

Stripes abonnemangsverktyg kan integreras med dess faktureringsfunktioner, vilket innebär att företag kan:

• automatisera återkommande avgifter
  
• ändra debiteringar mitt i cykeln (t.ex. proratauppgraderingar eller -nedgraderingar)
  

Anpassningsbara arbetsflöden

Stripe integreras med ett brett utbud av företagsverktyg som bokföringsprogram, CRM-system (kundrelationshantering) och ERP-plattformar (Enterprise Resource Planning). Detta säkerställer att fakturering fungerar som en del av ditt bredare arbetsflöde för rapportering, kundhantering eller efterlevnad av skatteregler.

Fakturainsikt

Stripe Dashboard ger värdefull analys av faktureringsprestanda som:

• Tid till betalning efter att en faktura har skickats
  
• Trender vid sena betalningar
  
• Kundernas betalningspreferenser
  

Denna insikt kan hjälpa företag att identifiera mönster och förfina sina faktureringsmetoder.