Invoicing é uma daquelas práticas de empresa que podem parecer simples até você começar. Todo o processo, desde a escolha dos detalhes a serem incluídos até a decisão de como e quando você envia faturas e como você faz o acompanhamento, pode ter um grande impacto em seu fluxo de caixa e em seus relacionamentos cliente.

Diferentes tipos de negócios também têm diferentes necessidades de faturamento: um freelancer que trabalha em projetos de curto prazo provavelmente lidará com isso de maneira diferente de uma empresa de construção que cobra em fases ou um assinatura estabelecido empresa com cobranças recorrentes. Alguns setores contam com a automação para gerenciar dezenas (ou milhares) de faturas de uma só vez, enquanto outros preferem uma abordagem mais prática. O objetivo é esclarecer o que deve ser pago a você, facilitar o pagamento dos clientes e garantir que seu sistema de faturamento se adapte à sua empresa e aos seus clientes. Abaixo, veremos exatamente como isso é feito.

Neste artigo:

• O que é o processo de faturamento?
  
• Quais informações cada fatura deve incluir?
  
• Como as empresas podem facilitar o faturamento?
  
• Quais são os desafios comuns no faturamento para empresas?
  
• Como a Stripe pode ajudar as empresas a gerenciar o faturamento?
  

O que é o processo de faturamento?

Primeiro, certifique-se de que você e o cliente concordaram com o termos, incluindo o escopo do trabalho, preços, termos de pagamento e prazos. Documente esses detalhes em um contrato ou pedido de compra para evitar mal-entendidos posteriormente.

Em seguida, elabore a fatura. Inclua o máximo de informações possível sobre preços unitários, valores totais devidos, termos de pagamento , informações de contato de ambas as partes e qualquer outra coisa necessária para conformidade. Revise o rascunho quanto à precisão e certifique-se de que todos os detalhes correspondam ao contrato original. Mesmo pequenos erros podem retardar o pagamento ou criar idas e vindas desnecessárias.

Envie a fatura imediatamente por e-mail, plataforma de faturamento ou correio. Inclua qualquer documentação de suporte que você possa ter, como recibos e folhas de ponto, para que o cliente possa revisar e verificar as cobranças. Depois que o fatura for entregue, monitore-a para confirmar se foi recebida e está se movendo pelo processo de pagamento do cliente. Se o pagamento não for feito até a data de vencimento, envie um lembrete gentil.

Assim que o pagamento for recebido, atualize seus registros e envie um recibo ao cliente para confirmar a transação. Reconcilie periodicamente as faturas com seus registros financeiros.

Quais informações cada fatura deve incluir?

Cada fatura deve ser abrangente e fácil de entender. Aqui estão as informações que você deve incluir:

• Informações da empresa: Seu nome da empresa (ou seu nome, se você for um único proprietário), endereço, detalhes de contato (número de telefone, e-mail ou ambos) e Número de Identificação Fiscal (TIN), se exigido pela sua jurisdição

• Informações do cliente: O nome ou nome da empresa do seu cliente, endereço e detalhes de contato da pessoa física ou departamento que lida com pagamentos

• Detalhes da fatura: Um número de fatura exclusivo, a data de emissão e a data de vencimento

• Descrição de bens ou serviços: Uma lista detalhada e discriminada dos produtos vendidos ou serviços prestados, além das descrições e quantidades de cada item

• Informações de preços: Preços unitários, subtotais, quaisquer impostos, descontos ou tarifas adicionais aplicáveis e valor total devido

• Termos de pagamento: O prazo para pagar (por exemplo, "net 30"), as formas de pagamento aceitas (por exemplo, transferência bancária, cartão de crédito) e termos de pagamento atrasado, se aplicável

• Notas ou anexos adicionais: Uma breve mensagem de agradecimento, dados da conta ou referências do projeto, bem como quaisquer documentos de apoio (por exemplo, recibos, folhas de ponto)

Como as empresas podem facilitar o faturamento?

Para tornar o faturamento menos oneroso, concentre-se na criação de um sistema que minimize o esforço para você e seus clientes. Veja como.

Defina as expectativas com antecedência

Antes do início do trabalho, certifique-se de que você e o cliente concordem com preços, prazos de pagamento e o que acontece se os pagamentos estiverem atrasados. Em seguida, registre tudo por escrito. Quanto menos surpresas houver, mais suave será o faturamento.

Automatize onde puder

Use um software para criar modelos reutilizáveis, agendar faturas recorrentes e enviar lembretes automaticamente para economizar tempo e reduzir o risco de erro humano.

Pense no processo do seu cliente

Alguns clientes precisam de um número de pedido de compra, enquanto outros podem exigir que as faturas sejam enviadas para um departamento específico. Pergunte antecipadamente como eles preferem receber faturas e quais detalhes eles precisam. Ajustar suas faturas para acomodar seus sistemas pode acelerar a aprovação.

Fature imediatamente

Procrastinar no faturamento pode afetar seu fluxo de caixa e torna mais provável que os clientes esqueçam. Envie a fatura assim que um projeto for concluído ou um marco for alcançado. Quanto mais fresco o trabalho estiver na mente do cliente, mais rápido ele provavelmente pagará.

Facilite os pagamentos

Aceite várias formas de pagamento e inclua instruções claras para que os clientes possam concluir o pagamento sem acompanhamento adicional. Se você aceitar pagamentos por transferência bancária, inclua seus dados bancários. Inclua um endereço se você aceitar cheques. Para pagamentos online, forneça um link de pagamento.

Acompanhe o status da fatura

Mantenha registros organizados de faturas enviadas, datas de vencimento e pagamentos recebidos. Se um pagamento estiver atrasado, faça o acompanhamento educadamente, mas com firmeza. Um e-mail ou ligação rápida geralmente são suficientes.

Revise e melhore seu processo

Se certos clientes sempre demoram a pagar ou se você está gastando muito tempo em trabalho administrativo, descubra o porquê. Talvez você precise de termos mais rígidos ou ferramentas mais eficazes. Um pouco de reflexão pode economizar muito tempo e esforço.

Quais são os desafios comuns no faturamento para empresas?

O faturamento carrega consigo muitos desafios. Esses são os problemas de faturamento mais comuns que as empresas enfrentam.

Pagamentos atrasados

Mesmo com termos claros, os atrasos de pagamento são comuns: em 2022, quase 90 % das empresas comunicaram faturas em atraso. O cliente pode ter problemas de fluxo de caixa ou as faturas podem ficar enterradas ou presas nos processos de aprovação. Seja qual for a causa, os pagamentos atrasados interrompem seu fluxo de caixa e criam mais trabalho perseguindo faturas vencidas.

Disputas de cobrança

Os clientes podem questionar o trabalho entregue, o escopo ou até mesmo o preço acordado. Essas disputas geralmente surgem quando há uma lacuna entre o contrato inicial e os detalhes da fatura. Isso pode prejudicar os relacionamentos e atrasar ainda mais os pagamentos.

Faturas incompletas

Uma fatura sem detalhes, como números de pedido de compra, ou uma que não está formatada corretamente, também pode criar atrasos. Alguns clientes têm protocolos de faturamento rígidos e, se você perder uma etapa, sua fatura poderá ser rejeitada ou arquivada indefinidamente.

Processos inconsistentes

Sem um sistema padronizado para criar, enviar e rastrear faturas, os detalhes podem ser perdidos, os acompanhamentos podem ser esquecidos e as faturas podem ser enviadas com atraso. Isso pode levar a pagamentos perdidos e confusão desnecessária.

Múltiplos termos de pagamento

Se você tiver clientes diferentes com termos diferentes (por exemplo, 30 dias, 45 dias, pagamentos por marcos), pode ser complicado acompanhar as categorias de quando as faturas vencem.

Pagamentos internacionais

O faturamento é mais complicado para empresas com clientes internacionais. As taxas de câmbio, as leis de imposto e os requisitos de conformidade variam de acordo com o país, e cometer erros pode resultar em pagamento insuficiente ou atrasos enquanto você faz as correções.

Falta de transparência

Às vezes, as empresas não sabem onde estão suas faturas. A fatura está na caixa de entrada de um cliente, sendo revisada ou totalmente perdida? Sem visibilidade, você pode fazer o acompanhamento na hora errada ou da maneira errada.

Acompanhamentos manuais

Cada minuto gasto enviando lembretes ou fazendo chamadas para acompanhar pagamentos é um minuto tirado de um trabalho importante. Ao lidar com acompanhamentos manuais, você cria um custo oculto que pode aumentar, especialmente em várias contas.

Clientes recorrentes que ignoram as faturas

Seus clientes regulares podem começar a ignorar as faturas, principalmente quando chegam no mesmo período todos os meses. Eles podem presumir que tudo permaneceu igual ou simplesmente esqueceram de processá-las.

Dependência excessiva de clientes grandes

Se um grande cliente atrasar o pagamento, isso pode sobrecarregar substancialmente sua empresa. Quando grande parte de sua receita depende de apenas alguns clientes, seus hábitos de pagamento – ou a falta deles – tornam-se um problema muito maior.

Como a Stripe pode ajudar as empresas a gerenciar o faturamento?

Quando se trata de faturamento, a Stripe pode automatizar processos internos, melhorar a cobrança de pagamentos e fornecer flexibilidade à medida que sua empresa cresce. Veja abaixo algumas das muitas maneiras pelas quais a Stripe pode simplificar o faturamento.

Criação de faturas

Com o Stripe Invoicing, você pode criar faturas profissionais detalhadas automaticamente. As empresas podem:

• Usar modelos para padronizar suas faturas
  
• Preencher previamente detalhes, como dados do cliente, preços e cálculos de impostos
  
• Automatizar faturas recorrentes para clientes de assinatura ou recorrentes
  

Isso minimiza erros manuais e economiza tempo, o que é particularmente importante para empresas com altos volumes de fatura.

Cobrança de pagamentos

As faturas da Stripe vêm com opções de pagamento integradas para que os clientes possam pagar diretamente da fatura. Isso simplifica o processo de pagamento e acelera a cobrança. A Stripe oferece suporte a várias formas de pagamento, incluindo:

• Cartões de crédito e débito
  
• Transferências da Automated Clearing House (ACH)
  
• Formas de pagamento internacionais, como débito automático SEPA e Alipay
  

Rastreamento de pagamento

A Stripe rastreia automaticamente o status das faturas, independentemente de terem sido enviadas, pagas ou vencidas. Essa transparência ajuda as empresas a:

• Saber quando fazer o acompanhamento com os clientes
  
• Evitar uma comunicação estranha
  
• Manter registros de pagamento organizados sem esforço extra
  

Acompanhamentos automatizados

Com a Stripe, é possível enviar automaticamente lembretes aos clientes sobre faturas vencidas. Você pode personalizar a programação para quando esses lembretes forem enviados e manter o controle sobre o processo de acompanhamento sem gastar mais tempo com lembretes manuais.

Termos de pagamento

O Stripe Invoicing permite que você personalize os termos e as condições de pagamento para atender às suas necessidades, com opções de planos de pagamento, pagamentos parciais, descontos ou multas por atraso. Isso é especialmente útil para empresas que gerenciam relacionamentos de longo prazo com clientes ou faturas de alto valor.

Pagamentos internacionais

Para empresas que operam internacionalmente, a Stripe gerencia complexidades como:

• Faturamento multimoeda com conversão de moedas em tempo real
  
• Cálculos automáticos de imposto, incluindo imposto sobre valor agregado (IVA) e imposto de bens e serviços (GST), por meio do Stripe Tax
  

Essas funções atenuam os encargos administrativos do trabalho além das fronteiras.

Cobrança recorrente e assinaturas

As ferramentas de assinatura da Stripe integram-se com seus recursos de faturamento, o que significa que as empresas podem:

• Automatizar cobranças recorrentes
  
• Ajustar cobranças no meio do ciclo (por exemplo, ratear upgrades ou downgrades)
  

Fluxos de trabalho personalizáveis

A Stripe se integra a uma ampla variedade de ferramentas comerciais, como softwares de contabilidade, sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e plataformas de planejamento de recursos empresariais (ERP). Isso garante que o faturamento funcione como parte do seu fluxo de trabalho mais amplo para relatórios, gerenciamento de clientes ou conformidade fiscal.

Informações sobre faturas

O Stripe Dashboard fornece análises valiosas sobre o desempenho das suas faturas, como:

• Tempo para pagamento após o envio de uma fatura
  
• Tendências em atrasos de pagamento
  
• Preferências de pagamento do cliente
  

Essas informações podem ajudar as empresas a identificar padrões e refinar suas práticas de faturamento.