La fatturazione è una di quelle pratiche commerciali che possono sembrare semplici finché non si inizia. L'intera procedura, dalla scelta dei dettagli da includere alla decisione su come e quando inviare le fatture e come eseguire il follow-up, può avere un impatto importante sul flusso di cassa e sulle relazioni con i clienti.

I diversi tipi di attività hanno anche esigenze di fatturazione diverse: un libero professionista che lavora su progetti a breve termine probabilmente lo gestirà in modo diverso da un'impresa di costruzioni che fattura in più fasi o da una società in abbonamento con addebiti ricorrenti. Alcuni settori si affidano all'automazione per gestire decine (o migliaia) di fatture contemporaneamente, mentre altri preferiscono un approccio più pratico. L'obiettivo è chiarire quanto ti è dovuto, facilitare i pagamenti per i clienti e garantire che il tuo sistema di fatturazione sia adatto alla tua attività e ai tuoi clienti. Di seguito, vedremo esattamente come avviene tutto questo.

Di cosa tratta questo articolo?

• Qual è la procedura di fatturazione?
  
• Quali informazioni deve includere ogni fattura?
  
• In che modo le attività possono semplificare la fatturazione?
  
• Quali sono le difficoltà più comuni della fatturazione per le attività?
  
• In che modo Stripe può aiutare le attività a gestire la fatturazione?
  

Cos'è la procedura di fatturazione?

Innanzitutto, assicurati che tu e il cliente abbiate concordato i termini, inclusi l'ambito del lavoro, i prezzi, i termini di pagamento e le scadenze. Documenta questi dettagli in un contratto o in un ordine di acquisto per evitare malintesi in seguito.

Quindi, redigi la fattura. Includi quante più informazioni possibili su prezzi unitari, importi totali dovuti, termini di pagamento, recapiti di entrambe le parti e qualsiasi altra informazione necessaria per la conformità. Controlla la bozza per verificarne l'accuratezza e assicurati che tutti i dettagli corrispondano all'accordo originale. Anche piccoli errori possono rallentare i pagamenti o creare inutili botta e risposta.

Invia la fattura tempestivamente tramite email, una piattaforma di fatturazione o per posta. Includi tutta la documentazione di supporto in tuo possesso, come ricevute e fogli presenze, in modo che il cliente possa esaminare e verificare gli addebiti. Una volta consegnata la fattura, monitorala per confermare che sia stata ricevuta e che la procedura di pagamento del cliente vada avanti. Se il pagamento non viene effettuato entro la data di scadenza, invia un cortese promemoria.

Una volta ricevuto il pagamento, aggiorna i libri contabili e invia una ricevuta al cliente per confermare la transazione. Riconcilia periodicamente le fatture con i tuoi registri finanziari.

Quali informazioni deve includere ogni fattura?

Ogni fattura deve essere completa e facile da capire. Ecco le informazioni da includere:

• Informazioni sull'attività: ragione sociale (o il tuo nome se sei a capo di una ditta individuale), indirizzo, recapiti (numero di telefono, indirizzo email o entrambi) e numero di identificazione fiscale (TIN), se richiesto dalla tua giurisdizione

• Informazioni sul cliente: nome o ragione sociale, indirizzo e recapiti del cliente relativi alla persona o al reparto che gestisce i pagamenti

• Dettagli della fattura: numero di fattura univoco, data di emissione e data di scadenza del pagamento

• Descrizione di beni o servizi: elenco dettagliato dei prodotti venduti o dei servizi resi, oltre a descrizioni e quantità per ciascun articolo

• Informazioni sui prezzi: prezzi unitari, subtotali, eventuali tasse applicabili, sconti o costi aggiuntivi e importo totale dovuto

• Termini di pagamento: intervallo di tempo per il pagamento (ad esempio, 30 giorni netti, metodi di pagamento accettati (ad esempio, bonifico bancario, carta di credito) e condizioni per il pagamento tardivo, se applicabili

• Note o allegati aggiuntivi: breve messaggio di ringraziamento, dati dell'account o riferimenti al progetto, nonché qualsiasi documento di supporto (ad esempio ricevute, fogli presenze)

In che modo le aziende possono semplificare la fatturazione?

Per rendere la fatturazione meno onerosa, concentrati sulla creazione di un sistema che riduca al minimo lo sforzo sia per te che per i tuoi clienti. Ecco come fare.

Stabilisci le aspettative in anticipo

Prima dell'inizio del lavoro, assicurati che tu e il cliente concordiate i prezzi, le tempistiche di pagamento e cosa succede se i pagamenti sono in ritardo. Metti tutto per iscritto. Meno sorprese ci sono, più agevole sarà la fatturazione.

Automatizza dove puoi

Utilizza il software per creare modelli riutilizzabili, pianificare fatture ricorrenti e inviare promemoria automaticamente per risparmiare tempo e ridurre il rischio di errore umano.

Pensa al processo del tuo cliente

Alcuni clienti necessitano di un numero d'ordine di acquisto, mentre altri potrebbero richiedere l'invio delle fatture a un reparto specifico. Chiedi in anticipo come preferiscono ricevere le fatture e di quali dettagli hanno bisogno. Adattando le fatture ai relativi sistemi potrai accelerare l'approvazione.

Emetti fatture immediate

Procrastinare la fatturazione può influire sul flusso di cassa e aumenta le probabilità che i clienti se ne dimentichino. Invia la fattura non appena un progetto è completato o viene raggiunto un obiettivo. Più il lavoro è fresco nella mente del cliente, più velocemente è probabile che paghi.

Semplifica i pagamenti

Accetta più metodi di pagamento e includi istruzioni chiare in modo che i clienti possano completare il pagamento senza ulteriore follow-up. Se accetti pagamenti tramite bonifico bancario, includi le tue coordinate bancarie, oltre a un indirizzo se accetti assegni. Per i pagamenti online, fornisci un link di pagamento.

Tieni traccia dello stato della fattura

Tieni registri organizzati delle fatture inviate, delle scadenze e dei pagamenti ricevuti. Se un pagamento è in ritardo, esegui follow-up educati, ma fermi. Spesso è sufficiente una breve email o chiamata.

Esamina e migliora le procedure interne

Se alcuni clienti sono sempre lenti nei pagamenti o dedichi troppo tempo alle attività amministrative, scopri perché. Forse hai bisogno di termini più rigorosi o di strumenti più efficaci. Una piccola riflessione può farti risparmiare molto tempo e fatica.

Quali sono le difficoltà più comuni della fatturazione per le attività?

La fatturazione comporta molte complessità. Questi sono i problemi di fatturazione più comuni che le attività devono affrontare.

Ritardi nei pagamenti

Anche con termini chiari, i ritardi nei pagamenti sono comuni: nel 2022, quasi il 90% delle attività ha riferito di aver avuto a che fare con fatture scadute. Il cliente potrebbe avere problemi di liquidità oppure le fatture potrebbero rimanere nascoste o bloccate nei processi di approvazione. Qualunque sia la causa, i ritardi nei pagamenti interrompono il flusso di cassa e creano ulteriore lavoro per le fatture scadute.

Contestazioni circa gli addebiti

I clienti potrebbero contestare il lavoro consegnato, l'ambito o persino il prezzo concordato. Queste contestazioni sorgono spesso quando c'è un divario tra l'accordo iniziale e i dettagli della fattura. Ciò può mettere a dura prova le relazioni e ritardare ulteriormente i pagamenti.

Fatture incomplete

Anche una fattura in cui mancano dettagli come i numeri degli ordini di acquisto o una fattura non correttamente formattata può creare ritardi. Alcuni clienti hanno protocolli di fatturazione rigidi e, se perdi anche solo un passaggio, la fattura potrebbe essere rifiutata o archiviata a tempo indeterminato.

Procedure incoerenti

Senza un sistema standardizzato per la creazione, l'invio e il monitoraggio delle fatture, i dettagli possono andare persi, i follow-up potrebbero essere dimenticati e le fatture potrebbero scadere. Ciò può portare a mancati pagamenti e a inutili confusioni.

Termini di pagamento multipli

Se hai clienti diversi con termini diversi (ad esempio, 30 giorni, 45 giorni, pagamenti intermedi), può essere difficile tenere traccia della scadenza delle fatture.

Pagamenti internazionali

La fatturazione è più complicata per le attività con clienti internazionali. I tassi di cambio, le leggi fiscali e i requisiti di conformità variano in base al Paese e commettere errori può comportare pagamenti insufficienti o ritardi nelle correzioni.

Mancanza di trasparenza

A volte, le attività non sanno dove si trovano le fatture. La fattura è nella casella di posta di un cliente, è in fase di revisione o è andata persa? Senza visibilità, potresti effettuare il follow-up nel momento sbagliato o nel modo sbagliato.

Follow-up manuali

Ogni minuto impiegato per inviare promemoria o effettuare chiamate per rintracciare i pagamenti è un minuto sottratto a un lavoro importante. Quando gestisci i follow-up manualmente, crei un costo nascosto che può sommarsi, soprattutto per più account.

Clienti ricorrenti che trascurano le fatture

I tuoi clienti abituali potrebbero iniziare a trascurare le fatture, in particolare quando arrivano ogni mese alla stessa ora. Potrebbero dare per scontato che tutto sia rimasto uguale o semplicemente dimenticarsi di elaborarle.

Affidamento eccessivo su clienti di grandi dimensioni

Se un cliente importante ritarda il pagamento, ciò può mettere a dura prova la tua attività. Quando una parte eccessiva delle tue entrate dipende solo da pochi clienti, le abitudini di pagamento, o la relativa assenza, diventano un problema molto più grande.

In che modo Stripe può aiutare le attività a gestire la fatturazione?

Quando si tratta di fatturazione, Stripe può automatizzare i processi interni, migliorare la riscossione dei pagamenti e fornire flessibilità man mano che la tua attività cresce. Di seguito sono riportati alcuni dei molti modi in cui Stripe può semplificare la fatturazione.

Creazione delle fatture

Stripe Invoicing può creare automaticamente fatture professionali e dettagliate. Le aziende possono:

• utilizzare modelli per standardizzare le fatture;
  
• inserire dettagli come informazioni sui clienti, tariffe e calcoli delle tasse
  
• automatizzare le fatture ricorrenti per i clienti con abbonamento o abituali
  

Ciò riduce al minimo gli errori manuali e fa risparmiare tempo, il che è particolarmente importante per le attività con volumi di fatture elevati.

Riscossione dei pagamenti

Le fatture Stripe sono dotate di opzioni di pagamento integrate in modo che i clienti possano pagare direttamente dalla fattura. Ciò semplifica il processo di pagamento e velocizza l'incasso. Stripe supporta numerosi metodi di pagamento, tra cui:

• Carte di credito e di debito
  
• Trasferimenti ACH
  
• Metodi di pagamento internazionali come addebito diretto SEPA e Alipay
  

Monitoraggio dei pagamenti

Stripe monitora automaticamente lo stato delle fatture, indipendentemente dal fatto che siano state inviate, pagate o scadute. Questa trasparenza aiuta le aziende a:

• Sapere quando effettuare il follow-up con i clienti
  
• Evitare comunicazioni irrilevanti
  
• Organizzare i registri dei pagamenti senza ulteriori sforzi
  

Follow-up automatici

Stripe può inviare automaticamente promemoria ai clienti per le fatture scadute. Puoi personalizzare la pianificazione dell'invio di questi promemoria per mantenere il controllo sul processo di follow-up senza dedicare più tempo ai promemoria manuali.

Termini di pagamento

Stripe Invoicing ti consente di personalizzare i termini e le condizioni di pagamento in base alle tue esigenze, con opzioni per piani di pagamento, pagamenti parziali, sconti o penali per ritardi. Ciò è particolarmente utile per le attività che gestiscono relazioni a lungo termine con i clienti o fatture di alto valore.

Pagamenti internazionali

Per le attività che operano a livello internazionale, Stripe gestisce complessità come:

• Fatturazione multivaluta con conversione di valuta in tempo reale
  
• Calcolo automatico delle imposte, inclusa l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e l'imposta su beni e servizi (GST), tramite Stripe Tax
  

Questa funzionalità riduce l'onere amministrativo derivante dalle operazioni transfrontaliere.

Addebiti e abbonamenti ricorrenti

Gli strumenti in abbonamento di Stripe si integrano con le sue funzionalità di fatturazione, il che significa che le attività possono:

• Automatizzare gli addebiti ricorrenti
  
• Modificare gli addebiti a metà ciclo (ad esempio, ripartendo proporzionalmente upgrade o downgrade)
  

Flussi di lavoro personalizzabili

Stripe si integra con un'ampia gamma di strumenti aziendali come software di contabilità, sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e piattaforme di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Ciò garantisce che la fatturazione funzioni come parte di un flusso di lavoro più ampio per la rendicontazione, la gestione dei clienti o la conformità fiscale.

Informazioni sulle fatture

La Dashboard Stripe fornisce preziose analisi sulle prestazioni delle fatture, ad esempio:

• Tempistiche di pagamento dopo l'invio della fattura
  
• Tendenze circa i ritardi di pagamento
  
• Preferenze di pagamento dei clienti
  

Queste informazioni possono aiutare le attività a identificare i modelli e a perfezionare le pratiche di fatturazione.