Emitir faturas no Reino Unido é simples quando você conhece as regras, que podem ser mais específicas do que se espera. A His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) tem requisitos sobre as informações que devem constar em uma fatura, além de prazos para emissão e retenção dos registros. Erros podem resultar em atrasos nos pagamentos, problemas de conformidade ou faturas que seus clientes não conseguem usar para recuperar o imposto sobre valor agregado (IVA).

A seguir, explicamos como emitir faturas no Reino Unido, como faturar clientes internacionais a partir do Reino Unido, quais informações são necessárias e o que fazer quando um cliente não paga.

O que vamos abordar neste artigo?

• Como faço para emitir uma fatura para um cliente como empresa no Reino Unido?
  
• Como faço para faturar clientes internacionais a partir do Reino Unido?
  
• Quais são as regras para emissão de faturas no Reino Unido?
  
• Posso emitir faturas no Reino Unido sem ter uma empresa?
  
• Quais erros comuns as empresas cometem ao emitir faturas no Reino Unido?
  
• O que as empresas do Reino Unido podem fazer quando uma fatura não é paga?
  
• Vale a pena usar um software de faturamento para empresas no Reino Unido?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

Como faço para emitir uma fatura para um cliente como empresa no Reino Unido?

O processo de faturamento no Reino Unido segue um padrão bastante consistente, seja você um profissional autônomo enviando sua primeira fatura ou uma empresa limitada com centenas de clientes. Estas são as etapas que você precisará seguir.

Escolha o formato

Atualmente, não há um formato de fatura legalmente obrigatório no Reino Unido. Muitas empresas usam PDF enviado por e-mail, enquanto alguns setores ainda trocam faturas em papel. Independentemente do formato escolhido, certifique-se de que seja legível, apresentável e fácil de ser processado pelo cliente. A partir de abril de 2029, a fatura eletrônica passará a ser obrigatória para todas as faturas de IVA.

Atribua um número de fatura

Cada fatura precisa de um número de referência exclusivo. Um sistema sequencial funciona bem, como "INV-001", "INV-002" e assim por diante. Isso é importante para seus próprios registros, para o processo de contas a pagar do cliente e para a HMRC em caso de auditoria.

Preencha os dados obrigatórios

As faturas no Reino Unido devem incluir o nome e o endereço da empresa, os dados do cliente, a data da fatura, uma descrição dos bens ou serviços, a data em que foram fornecidos, o valor devido e as condições de pagamento. Se você estiver registrado para o IVA, precisará informar seu número de IVA e o valor do IVA discriminado separadamente.

Defina condições de pagamento claras

Indique exatamente quando o pagamento é devido. O prazo padrão exigido é de 30 dias a partir da data da fatura, salvo negociação de prazos mais curtos ou mais longos com o cliente. Se você pretende cobrar juros por atraso, isso deve estar declarado na fatura.

Envie e registre

Após o envio, registre a fatura no seu sistema de contabilidade imediatamente. Saber o que está em aberto a qualquer momento é o que diferencia quem mantém o controle do fluxo de caixa de quem é surpreendido por uma falta de recursos.

Como faço para faturar clientes internacionais a partir do Reino Unido?

Como empresa no Reino Unido, faturar clientes internacionais não é muito diferente de faturar clientes localizados dentro do país, embora haja algumas distinções.

Primeiro, especifique a moeda em que está faturando, como a libra esterlina (GBP), o dólar americano (USD) ou o euro (EUR), e combine com antecedência quem vai arcar com as taxas de transferência ou conversão. Se você estiver registrado para o IVA, consulte as orientações da HMRC sobre a necessidade de cobrar IVA do Reino Unido ou se a venda está fora do escopo do IVA. Inclua dados bancários internacionais, como o número de conta bancária internacional (IBAN) ou o código de identificação bancária (BIC) ou o código da Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT), e considere como as taxas de processamento de pagamento mudarão para transações internacionais.

Quais são as regras para faturamento no Reino Unido?

Se você tem uma empresa registrada no IVA, deve emitir uma fatura em até 30 dias após a entrega de bens ou a conclusão de um serviço, a menos que tenha acordado condições diferentes com o cliente por escrito. Se o seu faturamento tributável ultrapassar £ 90.000 em um período de 12 meses, você é obrigado a se registrar no IVA, independentemente da estrutura da empresa. Abaixo desse limite, o registro no IVA é opcional, mas às vezes vale a pena considerar.

Se você estiver registrado no IVA, toda fatura emitida para outra empresa registrada no IVA deve ser uma fatura de IVA completa, com seu número de IVA, a alíquota de IVA aplicada e o valor do IVA como um item de linha separado. Faturas de IVA simplificadas são permitidas para transações abaixo de £ 250, mas faturas completas são o padrão mais seguro.

Lacunas na sequência de numeração das faturas podem levantar questionamentos durante uma auditoria do HMRC, portanto, não pule nem reutilize números. E embora seja possível emitir faturas em qualquer moeda, se você estiver registrado no IVA, o valor do IVA deve ser indicado em GBP. O HMRC exige que você mantenha cópias de todas as faturas por pelo menos seis anos. Isso se aplica tanto às faturas emitidas quanto às recebidas.

Posso emitir faturas no Reino Unido sem ter uma empresa?

No Reino Unido, não é necessário ter uma empresa registrada para emitir faturas para clientes. Trabalhadores autônomos, freelancers e pessoas que trabalham por conta própria têm o direito jurídico de cobrar pelos seus serviços.

Trabalhadores autônomos

Se você trabalha como autônomo, emita faturas com o seu próprio nome ou com um nome comercial. Não é necessário se registrar na Companies House, mas é preciso se registrar no Self Assessment junto ao HMRC se você ganhar mais de £ 1.000 em um ano fiscal.

Se quiser emitir faturas com um nome de empresa em vez do seu próprio nome, você pode fazer isso, contanto que seu nome jurídico ainda apareça em algum lugar na fatura. Não é permitido usar um nome comercial para ocultar sua identidade.

Freelancers

Freelancers que trabalham por conta própria e ganham menos de £ 1.000 por ano não precisam se registrar como empresa no HMRC e, em geral, não precisam apresentar uma declaração de imposto pelo Self Assessment. (Freelancers com dúvidas devem verificar as diretrizes do HMRC.) Como freelancer nessa situação, você pode emitir faturas para clientes usando seu próprio nome assim que começar a fornecer bens ou serviços. Quando seus ganhos ultrapassarem £ 1.000 por ano, você deverá se registrar como trabalhador autônomo e seguir as regras tributárias para essa estrutura empresarial.

Sociedades limitadas

Após a constituição da empresa, as regras mudam. A fatura deve incluir o nome registrado da empresa, o número da empresa e o endereço da sede registrada.

Quais erros comuns as empresas cometem ao emitir faturas no Reino Unido?

Até empresas experientes cometem erros de faturamento que atrasam pagamentos ou criam problemas de conformidade. A maioria deles pode ser evitada quando se sabe o que observar.

Condições de pagamento vagas

Escrever "pagamento com vencimento em breve" ou omitir a data de vencimento dá margem para atrasos. Sempre indique uma data específica: "Pagamento em 30 dias a partir da data da fatura" não deixa dúvidas.

Números de fatura ausentes ou inconsistentes

Pular números de fatura, reutilizá-los ou mudar o formato de numeração no meio do ano cria problemas durante a reconciliação e pode levantar suspeitas no HMRC. É importante escolher um sistema e mantê-lo.

Descrições de serviços incompletas

Uma fatura que diz "serviços de consultoria: £ 2.000" diz muito pouco ao cliente. Uma descrição do que foi entregue, quando e a que taxa reduz a probabilidade de contestações e acelera a aprovação no processo de contas a pagar do cliente.

Não incluir os dados de IVA

Empresas registradas no IVA às vezes enviam faturas sem o número de IVA ou sem destacar o valor do IVA separadamente. O cliente não pode recuperar o IVA de uma fatura que não atende aos requisitos do HMRC, o que pode gerar atritos e muitas vezes exige a reemissão.

Enviar faturas para o contato errado

Muitos atrasos de pagamento ocorrem porque as faturas chegam à caixa de entrada errada. Confirme desde o início do relacionamento com o cliente quem é responsável pelas contas a pagar.

Não fazer acompanhamento

Enviar uma fatura e aguardar passivamente o pagamento não é um processo de cobrança. Você pode programar um lembrete para fazer um acompanhamento alguns dias antes da data de vencimento e novamente no dia seguinte ao vencimento.

O que as empresas do Reino Unido podem fazer se uma fatura não for paga?

Pagamentos atrasados ou ausentes são uma realidade para muitas empresas do Reino Unido em algum momento. Conhecer as opções antes que isso aconteça evita correria quando uma data de vencimento passa sem pagamento.

Envie um lembrete de pagamento

Antes de escalar a situação, envie ao seu cliente um acompanhamento educado, mas direto. Muitos pagamentos em atraso acontecem porque uma fatura se perdeu ou está aguardando aprovação, e não por uma decisão deliberada de não pagar. Muitas vezes, um e-mail curto mencionando o número da fatura, o valor e a data de vencimento é suficiente.

Cobre juros legais

Nos termos do Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, você tem direito a cobrar 8% sobre o valor em atraso acima da taxa base do Bank of England (BoE) em faturas vencidas para outras empresas. Você também pode reivindicar uma taxa fixa de recuperação de dívida de £ 40 a £ 100, dependendo do valor da fatura. Não é preciso abrir mão desses direitos apenas para preservar o relacionamento.

Envie uma carta formal antes de acionar a justiça

Se os lembretes não surtirem efeito, uma carta escrita antes de acionar a justiça notifica o cliente de que você está disposto a cobrar a dívida formalmente. Essa é uma etapa padrão antes de qualquer processo jurídico e, muitas vezes, já é suficiente para provocar o pagamento.

Use o tribunal de pequenas causas

Para dívidas de até £ 10.000 na Inglaterra e no País de Gales, o tribunal de pequenas causas é uma via relativamente acessível. É possível registrar uma reclamação online pelo Money Claim Online (MCOL), sem necessidade de um advogado.

Considere uma agência de cobrança de dívidas

Se preferir não entrar com ação judicial, uma agência de cobrança de dívidas pode agir em seu nome. Em geral, ela fica com um percentual do valor recuperado, então avalie isso em relação ao montante devido.

Vale a pena usar um software de faturamento para empresas do Reino Unido?

Uma planilha bem estruturada ou um modelo de documento pode resolver para configurações muito simples, como um ou dois clientes, trabalhos diretos e sem IVA. Mas para muitas empresas, um software de faturamento se paga rapidamente pelo tempo economizado e pelos erros evitados.

Considere esses benefícios ao avaliar suas opções:

• Cálculo automático de IVA: um bom software de faturamento calcula o IVA automaticamente e formata as faturas para atender aos requisitos do HMRC. Para empresas registradas no IVA, isso por si só elimina uma fonte significativa de erros.

• Integração de pagamentos: softwares que se conectam a um provedor de pagamento como a Stripe permitem incluir um link de pagamento diretamente na fatura. Os clientes podem pagar imediatamente, em vez de iniciar manualmente uma transferência bancária, o que tende a reduzir o tempo entre o envio da fatura e o recebimento do pagamento.

• Faturas recorrentes: se você cobra dos mesmos clientes em um cronograma regular, a automação economiza tempo e reduz a chance de uma fatura ser ignorada.

• Integração contábil: um software de faturamento que sincroniza com seus registros contábeis dispensa a reconciliação manual do que foi pago e do que ainda está em aberto. Seus livros se mantêm atualizados sem trabalho extra.

• Conformidade com o Making Tax Digital: o programa Making Tax Digital (MTD) do HMRC exige que empresas registradas no IVA mantenham registros digitais e enviem declarações usando softwares compatíveis. Se isso se aplicar a você, sua ferramenta de faturamento precisa estar na lista de produtos compatíveis do HMRC.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatize as contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle de fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal de autoatendimento do cliente.

• Reduza o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing se conecta a softwares populares de contabilidade e ERP, ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a inserção manual de dados.

Saiba mais como a Stripe pode tornar o processo de contas a receber mais ágil e organizado, ou comece já.