一旦了解了相关规则（可能比您预期的更为具体），在英国开具账单其实很简单。英国税务及海关总署 (HMRC) 对账单必须包含的信息、开具时限及保存期限有明确要求。若出现错误，可能导致付款延迟、监管合规问题或客户无法使用账单抵扣增值税 (VAT)。
下面我们将介绍在英国开具账单的方法、如何向国际客户开具账单、所需信息，以及客户未付款时的应对措施。
本文内容
- 作为英国企业，我该如何向客户开具账单？
- 我该如何从英国向国际客户开具账单？
- 英国开具账单的规则是什么？
- 如果我没有公司，可以在英国开具账单吗？
- 英国企业开具账单常见错误有哪些？
- 如果账单未支付，英国企业可以采取哪些措施？
- 对英国企业而言，使用账单开具软件是否值得？
- Stripe Invoicing 如何提供帮助
作为英国企业，我该如何向客户开具账单？
在英国，无论您是发送首张账单的个体经营者，还是拥有数百名客户的有限责任公司，账单开具的流程大致相同。您需要遵循以下步骤。
选择账单格式
英国目前没有法律规定的固定账单格式。许多企业使用通过电子邮件发送的 PDF，而一些行业仍在使用纸质账单。无论选择哪种格式，请确保账单清晰易读、专业且便于您的客户进行处理。从 2029 年 4 月开始，所有增值税账单都将强制要求使用电子账单。
分配账单编号
每份账单都需要一个唯一的编号。可采用顺序编号，例如“INV-001”、“INV-002”等。这对您自身记录、客户的应付账款流程，以及日后税务及海关总署审计均十分重要。
填写必要信息
英国账单必须包含您的企业名称和地址、您客户的详细信息、账单日期、商品或服务描述及提供日期、应付金额以及付款条件。如您已注册增值税，还需单独列出增值税税号及增值税金额。
明确付款条款
请明确说明付款截止时间。标准条款为账单日期起 30 天内付款，除非您与客户协商了更短或更长的期限。如计划对逾期付款收取利息，需在账单中注明。
发送并记录
账单发送后，应立即在会计系统中登记。随时掌握未付账单情况，是有效管理现金流与避免资金短缺意外的关键。
我该如何从英国向国际客户开具账单？
作为一家英国企业，向国际客户开具账单与向英国国内客户开具账单的区别并不大，但也有一些不同之处。
首先，请明确账单使用的货币，例如英镑 (GBP)、美元 (USD) 或欧元 (EUR)，并提前确定由谁承担汇款或货币转换费用。如果您已注册增值税，请参考 HMRC 指南，了解是否需收取英国增值税，或该笔销售是否属于增值税范围之外。请提供国际付款信息，例如国际银行账户号 (IBAN)、企业识别码 (BIC) 或环球银行金融电信协会 (SWIFT) 代码，并考虑国际交易可能产生的手续费变化。
英国开具账单的规则是什么？
如果您的企业已注册增值税，则必须在交付商品或完成服务后 30 天内开具账单，除非您已与客户以书面形式商定其他条款。如果您在 12 个月内的应税营业额超过 9 万英镑，无论您的企业结构如何，都必须注册增值税。低于该阈值，注册增值税是可选的，但有时值得考虑。
如果您已注册增值税，那么开给另一个已注册增值税企业的每份账单都必须是完整的增值税账单，需显示您的增值税税号、适用的增值税税率，及单独列出的增值税金额。交易金额低于 250 英镑可使用简化增值税账单，但完整版账单更为稳妥。
账单编号中存在间隙在税务及海关总署审计时可能会引发质疑，因此切勿跳号或重复使用编号。虽可使用任何货币开具账单，但如果您已注册增值税，则增值税金额必须以英镑 (GBP) 显示。税务及海关总署要求您将所有账单副本保留至少六年。这既适用于您开出的账单，也适用于您收到的账单。
如果我没有公司，可以在英国开具账单吗？
在英国，您无需注册公司即可向客户开具账单。个体经营者、自由职业者以及自雇人士均拥有为其工作开具账单的合法权利。
个体经营者
如果您以个体经营者身份运营，可使用自己的姓名或交易名称开具账单。您无需在公司注册处注册，但如果您在单个纳税年度内的收入超过 1000 英镑，则需要向税务及海关总署 (HMRC) 注册自我评估。
如果您希望以企业名称而非个人名义开具账单，只要您的法定名称仍显示在账单的某个位置，您就可以这样做。您不能使用交易名称来隐藏您的身份。
自由职业者
年收入低于 1000 英镑的自由职业者无需向税务及海关总署注册为企业，通常也无需提交自我评估纳税申报表。（不确定的自由职业者应查看税务及海关总署指南。）作为此类自由职业者，一旦开始提供商品或服务，即可使用个人名义向客户开具账单。一旦年收入超过 1000 英镑，必须注册为个体经营者，并遵守该企业结构的税务规定。
有限公司
一旦您注册成立公司，规则就会发生变化。账单必须包含注册公司名称、公司编号及注册办公地址。
英国企业开具账单常见错误有哪些？
即使经验丰富的企业也可能出现账单错误，导致付款延迟或监管合规问题。一旦了解应注意事项，许多错误是可以避免的。
付款条件模糊
写上“即将到期”或完全省略到期日，会给客户留下延迟付款的空间。应明确具体到期日，例如：“账单日期后 30 天内付款”，确保无歧义。
账单编号缺失或不一致
跳过账单编号、重复使用编号或在年中更改编号格式会在对账时造成问题，也可能引起英国税务及海关总署的注意。选择一个体系并始终保持一致非常重要。
服务描述不完整
写着“咨询服务：2000 英镑”的账单能告诉客户的信息非常少。对交付内容、交付时间以及费率的描述可以降低发生争议的可能性，并加快客户应付账款流程的审批速度。
未包含增值税详情
已注册增值税的企业有时在发送账单时没有提供其增值税税号，或未单独列出增值税金额。如果账单不符合英国税务及海关总署的要求，您的客户就无法针对该账单抵扣增值税，这可能会造成问题，并且通常需要重新开具账单。
将账单寄给错误的联系人
许多付款延迟源于账单被发送到错误的收件箱。在建立客户关系初期，请确认由谁负责处理应付账款。
未进行跟进
发送账单后被动等待付款不构成完整的催款流程。您可以设置提醒在到期前几天和到期当天进行跟进。
如果账单未支付，英国企业可以采取哪些措施？
延迟或未付款是许多英国企业不可避免会遇到的情况。在事先了解可行方案，账单到期未付款时就不会手忙脚乱。
发送付款提醒
在采取进一步措施前，先向客户发送礼貌而直接的跟进通知。许多延迟付款并非故意，而是账单丢失或在审批队列中。通常，一封简短邮件，说明账单编号、金额和到期日即可。
收取法定利息
根据《1998 年商业债务延迟付款（利息）法》，对于向其他企业开具的逾期账单，您有权在英格兰银行 (BoE) 基准利率之上对欠款金额收取 8% 的利息。此外，您还可根据账单金额申请 40–100 英镑的固定债务追讨费。您无需为了维持关系而放弃这些权利。
签发正式诉前函
如果提醒无效，可发送书面诉前函，告知客户您已准备正式追讨欠款。这是法律程序前的标准步骤，通常也能促使付款。
诉诸小额索赔法院
在英格兰和威尔士，对于不超过最高 1 万英镑的债务，小额索赔法院是相对便捷的途径。可通过在线索赔服务 (MCOL) 在线提交索赔，无需律师。
考虑使用债务催收机构
如果不愿自行采取法律行动，可委托债务催收机构代为处理。他们通常从追回款项中抽取一定比例，因此需权衡费用与欠款金额。
对英国企业而言，使用账单开具软件是否值得？
结构良好的电子表格或文档模板可满足非常简单的需求（例如一两个客户、简单工作且没有增值税）。但对于许多企业来说，账单开具软件能通过节省时间和避免错误而快速回本。
评估选择时，可参考以下优势：
自动增值税计算：优秀的账单开具软件会自动处理增值税，并对账单进行格式化以满足税务及海关总署的要求。如果您已注册增值税，仅此一点就能消除一个主要的错误来源。
支付集成：连接到诸如 Stripe 等支付服务商的软件可在账单中直接嵌入付款链接。客户可以立即付款，而无需手动发起银行转账，这往往能缩短从发出账单到收到款项的时间。
循环账单：若对同一客户按固定周期开具账单，自动化可节省时间并降低遗漏风险。
会计集成：可与会计记录同步的账单开具软件意味着您不必人工对账已付和未付款项。无需额外工作，您的账簿即可保持最新状态。
税务数字化合规 (Making Tax Digital compliance)：税务及海关总署的税务数字化 (MTD) 计划要求已注册增值税的企业保留数字记录并使用兼容软件提交申报表。若适用，您的账单开具工具需在税务及海关总署的兼容产品列表中。
Stripe Invoicing 如何提供帮助
Stripe Invoicing 简化了您的应收账款 (AR) 流程，涵盖从账单创建到欠款回收的各个环节。无论您是管理一次性计费还是定期计费，Stripe 都能帮助企业加快收款并简化运营：
自动化应收账款：轻松创建、自定义和发送专业账单——无需代码。Stripe 会自动跟踪账单状态、发送付款提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。
加速现金流：通过集成的全球支付、自动提醒和 AI 驱动的催款工具，缩短应收账款周转天数 (DSO)，并更快地收款，帮助您收回更多收入。
增强客户体验：提供现代化的支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。客户可通过自助客户门户轻松访问并支付账单。
减少后台工作量：在几分钟内生成账单，并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款耗时。
与现有系统集成：Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入工作量。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。