Die Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich ist unkompliziert, wenn Sie die Regeln kennen, die möglicherweise spezifischer sind, als Sie erwarten. Die britische Steuer- und Zollbehörde (His Majesty’s Revenue and Customs, HMRC) hat Anforderungen hinsichtlich der Informationen, die Sie auf einer Rechnung angeben müssen, sowie dazu, wie schnell Sie eine solche ausstellen und wie lange Sie sie für Ihre Unterlagen aufbewahren müssen. Fehler können zu verspäteten Zahlungen, Compliance-Problemen oder Rechnungen führen, die Ihre Kundinnen und Kunden nicht nutzen können, um die Umsatzsteuer (VAT) zurückzufordern.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, wie im Vereinigten Königreich Rechnungen gestellt werden, wie man aus dem Vereinigten Königreich internationale Kundinnen und Kunden in Rechnung stellt, welche Informationen Sie benötigen und was zu tun ist, wenn eine Kundin oder ein Kunde nicht bezahlt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie stelle ich als Unternehmen im Vereinigten Königreich einer Kundin oder einem Kunden eine Rechnung?
  
• Wie stelle ich vom Vereinigten Königreich aus Rechnungen an internationale Kundinnen und Kunden?
  
• Was sind die Regeln für die Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich?
  
• Kann ich im Vereinigten Königreich Rechnungen ausstellen, wenn ich kein Unternehmen habe?
  
• Welche häufigen Fehler machen Unternehmen bei der Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich?
  
• Was können Unternehmen im Vereinigten Königreich tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?
  
• Lohnt sich eine Software zur Rechnungsstellung für Unternehmen im Vereinigten Königreich?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Wie stelle ich als Unternehmen im Vereinigten Königreich einer Kundin oder einem Kunden eine Rechnung?

Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich folgt einem ziemlich einheitlichen Muster, unabhängig davon, ob Sie als Einzelunternehmen Ihre erste Rechnung senden oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Hunderten von Kundinnen und Kunden sind. Die folgenden Schritte müssen Sie befolgen.

Wählen Sie das Format

Derzeit gibt es im Vereinigten Königreich kein gesetzlich vorgeschriebenes Rechnungsformat. Viele Unternehmen verwenden ein per E-Mail gesendetes PDF, während in einigen Branchen immer noch Papierrechnungen ausgetauscht werden. Unabhängig davon, welches Format Sie wählen, stellen Sie sicher, dass es lesbar und professionell ist und es Ihrer Kundschaft leicht macht, entsprechend zu handeln. Ab April 2029 wird E-Invoicing für alle Umsatzsteuerrechnungen obligatorisch.

Weisen Sie eine Rechnungsnummer zu

Jede Rechnung benötigt eine eindeutige Referenznummer. Ein fortlaufendes System funktioniert gut, wie zum Beispiel „INV-001“, „INV-002“ und so weiter. Dies ist wichtig für Ihre eigenen Unterlagen, für den Prozess der Kreditorenbuchhaltung Ihrer Kundschaft und für die HMRC im Falle einer Prüfung.

Füllen Sie die erforderlichen Details aus

Rechnungen im Vereinigten Königreich müssen Ihren Unternehmensnamen und Ihre Adresse, die Daten Ihrer Kundin oder Ihres Kunden, das Rechnungsdatum, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, das Datum, an dem sie bereitgestellt wurden, den fälligen Betrag und Ihre Zahlungsbedingungen enthalten. Wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind, benötigen Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und den separat ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag.

Legen Sie klare Zahlungsbedingungen fest

Geben Sie genau an, wann die Zahlung fällig ist. Innerhalb von 30 Tagen nach dem Rechnungsdatum ist die Standard-Zahlungsfrist, es sei denn, Sie vereinbaren kürzere oder längere Konditionen mit Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden. Wenn Sie planen, für verspätete Zahlungen Zinsen zu berechnen, sollten Sie dies auf Ihrer Rechnung angeben.

Senden und protokollieren

Sobald die Rechnung gesendet wurde, erfassen Sie sie sofort in Ihrem Buchhaltungssystem. Wenn Sie stets wissen, welche Beträge noch ausstehen, behalten Sie den Überblick über Ihren Cashflow und werden nicht von einem Finanzengpass überrascht.

Wie stelle ich vom Vereinigten Königreich aus Rechnungen an internationale Kundinnen und Kunden?

Als Unternehmen im Vereinigten Königreich unterscheidet sich die Rechnungsstellung an internationale Kundinnen und Kunden nicht allzu sehr von der Rechnungsstellung an Kundinnen und Kunden im Vereinigten Königreich. Dennoch gibt es einige Unterschiede.

Geben Sie zunächst die Währung an, in der Sie die Rechnung stellen – etwa Britische Pfund (GBP), US-Dollar (USD) oder Euro (EUR) – und vereinbaren Sie im Voraus, wer anfallende Überweisungs- oder Umtauschgebühren übernimmt. Wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind (VAT-registered), prüfen Sie die Leitlinien der HMRC, ob Sie die Umsatzsteuer (VAT) des Vereinigten Königreichs berechnen müssen oder ob der Verkauf nicht in den Anwendungsbereich der Umsatzsteuer fällt. Fügen Sie internationale Zahlungsdetails wie Ihre IBAN, Ihren Business Identifier Code (BIC) oder den Code der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT) hinzu und bedenken Sie, wie sich Ihre Gebühren für die Zahlungsabwicklung bei internationalen Transaktionen ändern werden.

Welche Regeln gelten für die Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich?

Wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen haben, müssen Sie innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung von Waren oder Abschluss einer Dienstleistung eine Rechnung ausstellen, es sei denn, Sie haben mit Ihren Kundinnen und Kunden schriftlich andere Konditionen vereinbart. Wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz in einem Zeitraum von 12 Monaten 90.000 £ überschreitet, sind Sie unabhängig von Ihrer Unternehmensstruktur verpflichtet, sich für die Umsatzsteuer zu registrieren. Unterhalb dieses Schwellenwerts ist die Umsatzsteuerregistrierung optional, aber manchmal eine Überlegung wert.

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, muss jede Rechnung an ein anderes umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen eine vollständige Umsatzsteuerrechnung sein, auf der Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), der angewendete Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag als separater Posten ausgewiesen sind. Vereinfachte Umsatzsteuerrechnungen sind für Transaktionen unter 250 £ zulässig, aber vollständige Rechnungen sind der sicherere Standard.

Lücken in Ihrer Rechnungsreihenfolge können bei einer HMRC-Prüfung Fragen aufwerfen. Überspringen Sie also keine Nummern und verwenden Sie sie nicht wieder. Und obwohl Sie in jeder Währung Rechnungen stellen können, muss der Umsatzsteuerbetrag in GBP ausgewiesen werden, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. HMRC verlangt, dass Sie Kopien aller Rechnungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Das gilt sowohl für Rechnungen, die Sie ausgestellt haben, als auch für solche, die Sie erhalten haben.

Kann ich im Vereinigten Königreich Rechnungen stellen, wenn ich kein Unternehmen habe?

Im Vereinigten Königreich benötigen Sie kein eingetragenes Unternehmen, um Kundinnen und Kunden Rechnungen zu stellen. Einzelunternehmen, Freiberufler/innen und Selbstständige haben das gesetzliche Recht, ihre Arbeit in Rechnung zu stellen.

Einzelunternehmen

Wenn Sie als Einzelunternehmen tätig sind, stellen Sie Rechnungen unter Ihrem eigenen Namen oder einem Handelsnamen. Sie müssen sich nicht beim Companies House registrieren, müssen sich jedoch bei der britischen Steuer- und Zollbehörde HMRC für das „Self Assessment“ registrieren, wenn Sie in einem Steuerjahr mehr als 1.000 £ verdienen.

Wenn Sie unter einem Unternehmensnamen anstatt unter Ihrem eigenen Namen Rechnungen stellen möchten, können Sie dies tun, solange Ihr rechtsgültiger Name weiterhin irgendwo auf der Rechnung steht. Sie dürfen keinen Handelsnamen verwenden, um Ihre Identität zu verschleiern.

Freiberufler/innen

Freiberufler/innen, die selbstständig sind und weniger als 1.000 £ pro Jahr verdienen, müssen sich nicht als Unternehmen bei der HMRC registrieren und in der Regel keine Self Assessment-Steuererklärung einreichen. (Wer sich nicht sicher ist, sollte die HMRC-Richtlinien prüfen.) Als Freiberufler/innen dieses Typs können Sie Kundinnen und Kunden unter Ihrem eigenen Namen Rechnungen stellen, sobald Sie mit der Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen beginnen. Wenn Sie mehr als 1.000 £ pro Jahr verdienen, müssen Sie sich als Einzelunternehmen registrieren und die steuerlichen Vorschriften für diese Unternehmensstruktur einhalten.

Gesellschaften mit beschränkter Haftung

Sobald Sie eine Kapitalgesellschaft gründen, ändern sich die Regeln. Ihre Rechnung muss Ihren eingetragenen Unternehmensnamen, Ihre Unternehmensnummer und die Adresse des eingetragenen Firmensitzes enthalten.

Welche häufigen Fehler machen Unternehmen bei der Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich?

Selbst erfahrene Unternehmen machen Fehler bei der Rechnungsstellung, die Zahlungen verzögern oder Compliance-Probleme verursachen. Viele davon sind vermeidbar, wenn man weiß, worauf man achten muss.

Unklare Zahlungskonditionen

Zu schreiben „Zahlung bald fällig“ oder das Fälligkeitsdatum ganz wegzulassen, gibt Kundinnen und Kunden Spielraum für Verzögerungen. Geben Sie immer ein konkretes Fälligkeitsdatum an: „Zahlung fällig 30 Tage nach Rechnungsdatum“ lässt keine Zweideutigkeit zu.

Fehlende oder inkonsistente Rechnungsnummern

Das Überspringen von Rechnungs-nummern, deren Wiederverwendung oder der Wechsel von Nummerierungsformaten mitten im Jahr führt zu Problemen beim Abgleich und kann bei der HMRC Alarm schlagen. Es ist wichtig, sich für ein System zu entscheiden und dabei zu bleiben.

Unvollständige Leistungsbeschreibungen

Eine Rechnung mit der Angabe „Beratungsdienstleistungen: 2.000 £“ sagt Ihren Kundinnen und Kunden sehr wenig. Eine Beschreibung dessen, was geliefert wurde, wann und zu welchem Satz, macht Anfechtungen unwahrscheinlicher und beschleunigt die Freigabe im Kreditorenprozess Ihrer Kundschaft.

Keine Angaben zur Umsatzsteuer

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen versenden manchmal Rechnungen ohne ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder ohne den Umsatzsteuerbetrag separat auszuweisen. Ihre Kundinnen und Kunden können keine Umsatzsteuer auf eine Rechnung zurückfordern, die nicht den Anforderungen der HMRC entspricht, was zu Konflikten führen kann und oft eine Neuausstellung bedeutet.

Rechnungen an den falschen Kontakt senden

Viele Zahlungsverzögerungen rühren daher, dass Rechnungen im falschen Posteingang landen. Bestätigen Sie frühzeitig in jeder Kundenbeziehung, wer für die Kreditorenbuchhaltung zuständig ist.

Fehlgeschlagene Nachverfolgung

Eine Rechnung zu senden und passiv auf die Zahlung zu warten, ist kein Inkassoprozess. Sie können eine Erinnerung einrichten, um einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum und noch einmal am Tag der Fälligkeit nachzufassen.

Was können Unternehmen im Vereinigten Königreich tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?

Verspätete oder fehlende Zahlungen sind für viele Unternehmen im Vereinigten Königreich irgendwann Realität. Wenn Sie Ihre Optionen kennen, bevor es passiert, geraten Sie nicht in Hektik, wenn ein Fälligkeitsdatum ohne Zahlung verstreicht.

Eine Zahlungserinnerung senden

Bevor Sie den Fall eskalieren, senden Sie Ihren Kundinnen und Kunden eine höfliche, aber direkte Erinnerung. Viele verspätete Zahlungen sind darauf zurückzuführen, dass eine Rechnung verloren gegangen ist oder in einer Freigabeschleife festhängt, und nicht auf eine bewusste Entscheidung, nicht zu zahlen. Eine kurze E-Mail mit Verweis auf Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum ist oft ausreichend.

Gesetzliche Zinsen berechnen

Gemäß dem Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 sind Sie berechtigt, bei überfälligen Rechnungen an andere Unternehmen 8 % des geschuldeten Betrags über dem Leitzins der Bank of England (BoE) zu berechnen. Sie können auch eine feste Inkassogebühr von 40–100 £ geltend machen, abhängig vom Rechnungswert. Sie müssen nicht auf diese Rechte verzichten, nur um die Beziehung aufrechtzuerhalten.

Ein formelles Mahnschreiben senden

Wenn Erinnerungen nicht funktionieren, setzt ein schriftliches Mahnschreiben die Kundinnen und Kunden davon in Kenntnis, dass Sie bereit sind, die Schulden formell einzutreiben. Dies ist ein Standardschritt vor jedem rechtlichen Prozess und veranlasst oft von selbst zur Zahlung.

Das Gericht für Bagatellforderungen nutzen

Für Schulden bis zu 10.000 £ in England und Wales ist das Gericht für Bagatellforderungen ein relativ zugänglicher Weg. Sie können eine Klage online über Money Claim Online (MCOL) einreichen und benötigen dafür keinen Anwalt.

Ein Inkassounternehmen in Betracht ziehen

Wenn Sie rechtliche Schritte lieber nicht selbst einleiten möchten, kann ein Inkassounternehmen in Ihrem Namen handeln. Dieses behält in der Regel einen Prozentsatz des eingetriebenen Betrags ein; wägen Sie dies also gegen den geschuldeten Betrag ab.

Lohnt sich Rechnungssoftware für Unternehmen im Vereinigten Königreich?

Eine gut strukturierte Tabelle oder Dokumentvorlage kann für sehr einfache Konstellationen ausreichen, wie z. B. bei ein oder zwei Kundinnen und Kunden, unkomplizierter Arbeit und keiner Umsatzsteuer. Für viele Unternehmen macht sich Rechnungssoftware jedoch durch Zeitersparnis und vermiedene Fehler schnell bezahlt.

Berücksichtigen Sie diese Vorteile bei der Bewertung Ihrer Optionen:

• Automatische Umsatzsteuerberechnung: Eine gute Rechnungssoftware berechnet die Umsatzsteuer automatisch und formatiert Rechnungen so, dass sie den Anforderungen von HMRC entsprechen. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, beseitigt dies allein schon eine bedeutende Fehlerquelle.

• Zahlungsintegration: Software, die eine Verbindung zu einem Zahlungsdienstleister wie Stripe herstellt, ermöglicht es Ihnen, einen Zahlungslink direkt in die Rechnung einzufügen. Kundinnen und Kunden können sofort bezahlen, anstatt manuell eine Banküberweisung zu veranlassen, was in der Regel die Zeit zwischen dem Versand einer Rechnung und dem Zahlungseingang verkürzt.

• Wiederkehrende Rechnungen: Wenn Sie denselben Kundinnen und Kunden in einem regelmäßigen Rhythmus Rechnungen stellen, spart die Automatisierung Zeit und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass eine Rechnung übersehen wird.

• Integration für die Buchhaltung: Invoicing-Software, die mit Ihren Buchhaltungsunterlagen synchronisiert wird, bedeutet, dass Sie nicht mehr manuell abgleichen müssen, was bezahlt wurde und was nicht. Ihre Bücher bleiben ohne zusätzlichen Aufwand auf dem neuesten Stand.

• Compliance mit Making Tax Digital: Das Programm Making Tax Digital (MTD) der HMRC verlangt von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, digitale Aufzeichnungen zu führen und Steuererklärungen mit kompatibler Software einzureichen. Wenn dies auf Sie zutrifft, muss Ihr Rechnungsstellungs-Tool auf der HMRC-Liste der kompatiblen Produkte stehen.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann, oder starten Sie noch heute.