Factureren in het Verenigd Koninkrijk is eenvoudig als je de regels kent, die wellicht specifieker zijn dan je verwacht. His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) heeft vereisten met betrekking tot de informatie die je op een factuur moet vermelden, hoe snel je deze moet uitschrijven en hoe lang je deze moet bewaren voor je administratie. Fouten kunnen leiden tot vertraagde betalingen, compliance-problemen of facturen die je klanten niet kunnen gebruiken om de btw terug te vorderen.

Hieronder bespreken we hoe je in het Verenigd Koninkrijk factureert, hoe je vanuit het Verenigd Koninkrijk aan internationale klanten factureert, welke informatie je nodig hebt en wat je moet doen als een klant niet betaalt.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe factureer ik een klant als Britse onderneming?
  
• Hoe factureer ik internationale klanten vanuit het Verenigd Koninkrijk?
  
• Wat zijn de regels voor factureren in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Kan ik in het Verenigd Koninkrijk facturen uitschrijven als ik geen bedrijf heb?
  
• Welke veelgemaakte fouten maken bedrijven bij het factureren in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Wat kunnen Britse ondernemingen doen als een factuur niet wordt betaald?
  
• Is facturatiesoftware de moeite waard voor Britse ondernemingen?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Hoe factureer ik een klant als Britse onderneming?

Facturatie in het VK verloopt vrij consistent, of je nu een eenmanszaak bent die zijn eerste factuur verstuurt of een naamloze onderneming met honderden klanten. Dit zijn de stappen die je moet volgen.

Kies je formaat

Er is momenteel geen wettelijk verplicht factuurformaat in het VK. Veel ondernemingen gebruiken een pdf die per e-mail wordt verstuurd, terwijl sommige sectoren nog steeds papieren facturen uitwisselen. Welk formaat je ook kiest, zorg ervoor dat het leesbaar en verzorgd is en dat je klant er gemakkelijk mee aan de slag kan. Vanaf april 2029 wordt e-facturatie verplicht voor alle btw-facturen.

Wijs een factuurnummer toe

Elke factuur heeft een uniek referentienummer nodig. Een opeenvolgend systeem werkt goed, zoals ’INV-001’, ’INV-002’ enzovoort. Dit is belangrijk voor je eigen administratie, voor het crediteurenadministratieproces van je klant en voor HMRC als je ooit gecontroleerd wordt.

Vul de vereiste gegevens in

Britse facturen moeten je bedrijfsnaam en adres bevatten, de gegevens van je klant, de factuurdatum, een beschrijving van de goederen of diensten, de datum waarop ze zijn geleverd, het verschuldigde bedrag en je betalingsvoorwaarden. Als je btw-geregistreerd bent, moet je je btw-nummer vermelden en het btw-bedrag apart vermelden.

Stel duidelijke betalingsvoorwaarden vast

Geef precies aan wanneer de betaling verschuldigd is. Binnen 30 dagen na de factuurdatum is de standaard vereiste betalingstermijn, tenzij je met je klant kortere of langere termijnen afspreekt. Als je van plan bent rente in rekening te brengen bij te late betalingen, moet je dat op je factuur vermelden.

Verstuur en registreer

Zodra de factuur is verstuurd, registreer je deze onmiddellijk in je boekhoudsysteem. Weten wat er op elk moment openstaat, is het verschil tussen je cashflow onder controle houden en verrast worden door een tekort.

Hoe factureer ik internationale klanten vanuit het Verenigd Koninkrijk?

Als Brits bedrijf verschilt het factureren van internationale klanten niet veel van het factureren van klanten binnen het Verenigd Koninkrijk, hoewel er een paar verschillen zijn.

Geef eerst aan in welke valuta je factureert – zoals het Britse pond (GBP), de Amerikaanse dollar (USD) of de euro (EUR) – en spreek van tevoren af wie eventuele overschrijvings- of omrekeningskosten betaalt. Als je btw-geregistreerd bent, kijk dan in de richtlijnen van HMRC of je Britse btw moet berekenen of dat de verkoop buiten het btw-toepassingsgebied valt. Vermeld internationale betalingsgegevens, zoals je International Bank Account Number (IBAN), je Identifier voor de onderneming (BIC) of je Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT)-code, en houd rekening met hoe je betalingsverwerkingskosten veranderen bij internationale transacties.

Wat zijn de regels voor factureren in het VK?

Als je een btw-geregistreerde onderneming hebt, moet je binnen 30 dagen na levering van goederen of voltooiing van een dienst een factuur uitschrijven, tenzij je schriftelijk andere voorwaarden met je klant bent overeengekomen. Als je belastbare omzet meer dan £ 90.000 bedraagt in een periode van 12 maanden, ben je verplicht je voor de btw te registreren, ongeacht je bedrijfsstructuur. Onder de drempel is btw-registratie optioneel, maar soms het overwegen waard.

Als je btw-geregistreerd bent, moet elke factuur aan een andere btw-geregistreerde onderneming een volledige btw-factuur zijn, waarop je btw-nummer, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag als aparte factuurregel staan vermeld. Vereenvoudigde btw-facturen zijn toegestaan voor transacties onder £ 250, maar volledige facturen zijn de veiligere standaard.

Hiaten in je factuurnummering kunnen vragen oproepen tijdens een controle door de HMRC, dus sla geen nummers over en hergebruik ze niet. En hoewel je in elke valuta kunt factureren, moet het btw-bedrag in GBP worden vermeld als je btw-geregistreerd bent. De HMRC eist dat je kopieën van alle facturen minimaal zes jaar bewaart. Dat geldt zowel voor facturen die je hebt uitgegeven als voor facturen die je hebt ontvangen.

Kan ik facturen uitschrijven in het Verenigd Koninkrijk als ik geen bedrijf heb?

In het Verenigd Koninkrijk heb je geen geregistreerd bedrijf nodig om klanten te factureren. Eenmanszaken, freelancers en zelfstandigen hebben allemaal het wettelijke recht om hun werk te factureren.

Eenmanszaken

Als je als eenmanszaak werkt, factureer dan onder je eigen naam of een handelsnaam. Je hoeft je niet te registreren bij Companies House, maar je moet je wel aanmelden voor Self Assessment bij HMRC als je meer dan £ 1.000 verdient in een belastingjaar.

Als je onder een bedrijfsnaam wilt factureren in plaats van onder je eigen naam, kan dat, zolang je wettelijke naam ergens op de factuur staat. Je mag een handelsnaam niet gebruiken om je identiteit te verbergen.

Freelancers

Freelancers die als zelfstandige werken en minder dan £ 1.000 per jaar verdienen, hoeven zich niet als onderneming te registreren bij HMRC en hoeven doorgaans geen Self Assessment-belastingaangifte in te dienen. (Freelancers die twijfelen, kunnen de HMRC-richtlijnen raadplegen.) Als dit type freelancer kun je klanten onder je eigen naam factureren zodra je begint met het leveren van goederen of diensten. Zodra je meer dan £ 1.000 per jaar verdient, moet je je registreren als eenmanszaak en je houden aan de belastingregels voor deze onderneming.

Bedrijven

Zodra je een bedrijf opricht, veranderen de regels. Je factuur moet je geregistreerde bedrijfsnaam, bedrijfsnummer en het adres van de statutaire zetel bevatten.

Welke veelgemaakte fouten maken ondernemingen bij het factureren in het VK?

Zelfs ervaren ondernemingen maken facturatiefouten die betalingen vertragen of compliance-problemen veroorzaken. Veel daarvan zijn te voorkomen als je weet waar je op moet letten.

Vage betalingsvoorwaarden

Als je ‘betaling binnenkort’ schrijft of de vervaldatum helemaal weglaat, geef je klanten de ruimte om uit te stellen. Vermeld altijd een specifieke vervaldatum: ‘Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum’ laat geen ruimte voor onduidelijkheid.

Ontbrekende of inconsistente factuurnummers

Het overslaan van factuurnummers, het hergebruiken ervan of het halverwege het jaar veranderen van de nummering zorgt voor problemen bij de reconciliatie en kan vragen oproepen bij de belastingdienst. Het is belangrijk om een systeem te kiezen en je daar aan te houden.

Onvolledige dienstbeschrijvingen

Een factuur met de tekst ’adviesdiensten: £ 2.000’ zegt je klant heel weinig. Een beschrijving van wat er is geleverd, wanneer en tegen welk tarief, maakt geschillen minder waarschijnlijk en versnelt de goedkeuring in het crediteurenproces van je klant.

Geen btw-gegevens vermelden

Ondernemingen die btw-plichtig zijn, sturen soms facturen zonder hun btw-nummer of zonder het btw-bedrag apart te vermelden. Je klant kan geen btw terugvorderen op een factuur die niet voldoet aan de eisen van de belastingdienst, wat voor wrijving kan zorgen en vaak betekent dat de factuur opnieuw moet worden verstuurd.

Facturen naar de verkeerde contactpersoon sturen

Veel betalingsachterstanden komen doordat facturen in de verkeerde inbox terechtkomen. Zorg dat je in het begin van elke klantrelatie afspreekt wie de crediteurenadministratie regelt.

Geen opvolging

Een factuur versturen en passief wachten op betaling is geen incassoproces. Je kunt een herinnering instellen om een paar dagen voor de vervaldatum op te volgen en nogmaals op de dag dat deze verstreken is.

Wat kunnen Britse ondernemingen doen als een factuur niet wordt betaald?

Te late of ontbrekende betalingen zijn voor veel Britse ondernemingen op een gegeven moment een realiteit. Als je weet wat je opties zijn voordat het gebeurt, raak je niet in paniek als de vervaldatum verstrijkt zonder dat er is betaald.

Stuur een betalingsherinnering

Voordat je het verder escaleert, stuur je je klant een beleefde maar directe herinnering. Veel te late betalingen zijn het gevolg van een factuur die zoek is geraakt of in een goedkeuringswachtrij staat, in plaats van een bewuste keuze om niet te betalen. Een kort e-mailtje met het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum is vaak voldoende.

Breng wettelijke rente in rekening

Op grond van de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 heb je het recht om 8% bovenop de basisrente van de Bank of England (BoE) in rekening te brengen over achterstallige facturen aan andere ondernemingen. Je kunt ook een vaste incassokostenvergoeding van £ 40 tot £ 100 claimen, afhankelijk van de factuurwaarde. Je hoeft deze rechten niet op te geven alleen maar om de relatie in stand te houden.

Stuur een formele aanmaningsbrief

Als herinneringen niet werken, laat een schriftelijke aanmaningsbrief de klant weten dat je bereid bent de vordering formeel te verhalen. Dit is een standaardstap voorafgaand aan een juridische procedure en leidt vaak al tot betaling.

Maak gebruik van de kantonrechter

Voor schulden tot £ 10.000 in Engeland en Wales is de kantonrechter een relatief toegankelijke route. Je kunt online een vordering indienen via Money Claim Online (MCOL), en je hebt daar geen advocaat voor nodig.

Overweeg een incassobureau

Als je liever niet zelf juridische stappen onderneemt, kan een incassobureau namens jou optreden. Zij vragen doorgaans een percentage van het geïnde bedrag, dus weeg dat af tegen het verschuldigde bedrag.

Is facturatiesoftware de moeite waard voor Britse ondernemingen?

Een goed gestructureerde spreadsheet of documentsjabloon kan volstaan voor heel eenvoudige situaties, zoals één of twee klanten, eenvoudig werk en geen btw. Maar voor veel ondernemingen verdient facturatiesoftware zich snel terug door de tijd die je bespaart en de fouten die je voorkomt.

Houd rekening met deze voordelen wanneer je je opties afweegt:

• Automatische btw-berekening: goede facturatiesoftware verwerkt de btw automatisch en formatteert facturen zodat ze voldoen aan de eisen van de HMRC. Als je btw-geregistreerd bent, neemt dit alleen al een belangrijke bron van fouten weg.

• Betalingsintegratie: met software die koppelt aan een betaaldienstverlener zoals Stripe kun je een betaallink direct op de factuur zetten. Klanten kunnen direct betalen in plaats van handmatig een bankoverschrijving te doen, wat de tijd tussen het versturen van een factuur en het ontvangen van de betaling meestal verkort.

• Terugkerende facturen: als je dezelfde klanten op een regelmatig schema factureert, bespaart automatisering tijd en verkleint het de kans dat een factuur over het hoofd wordt gezien.

• Boekhoudintegratie: facturatiesoftware die synchroniseert met je boekhouding betekent dat je niet handmatig hoeft te controleren wat er wel en niet is betaald. Je boekhouding blijft up-to-date zonder extra werk.

• Compliance met Making Tax Digital: het Making Tax Digital (MTD) programma van HMRC vereist dat ondernemingen die geregistreerd zijn voor btw digitale administratie bijhouden en aangiften indienen met behulp van compatibele software. Als dat op jou van toepassing is, moet je facturatiesysteem op de lijst met compatibele producten van HMRC staan.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.