La facturation au Royaume-Uni est simple dès lors que vous en connaissez les règles, qui peuvent être plus spécifiques que prévu. L’administration fiscale britannique HMRC impose des obligations concernant les informations à inclure dans une facture, ainsi que les délais d’émission et de conservation pour vos archives. Des erreurs peuvent entraîner des retards de paiement, des problèmes de conformité, ou des factures que vos clients ne peuvent pas utiliser pour récupérer la TVA (taxe sur la valeur ajoutée).

Vous trouverez ci-dessous comment facturer au Royaume-Uni, comment facturer des clients internationaux depuis le Royaume-Uni, les informations nécessaires et la marche à suivre lorsqu’un client ne paie pas.

Sommaire

• Comment facturer un client en tant qu’entreprise britannique ?
  
• Comment facturer des clients internationaux depuis le Royaume-Uni ?
  
• Quelles sont les règles de facturation au Royaume-Uni ?
  
• Puis-je émettre des factures au Royaume-Uni sans avoir d’entreprise ?
  
• Quelles sont les erreurs courantes des entreprises en matière de facturation au Royaume-Uni ?
  
• Que peuvent faire les entreprises britanniques si une facture n’est pas payée ?
  
• Un logiciel de facturation est-il utile pour les entreprises britanniques ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Comment facturer un client en tant qu’entreprise britannique ?

La facturation au Royaume-Uni suit un schéma assez constant, que vous soyez un auto-entrepreneur envoyant sa première facture ou une société à responsabilité limitée avec des centaines de clients. Voici les étapes à suivre.

Choisissez votre format

Il n’existe actuellement aucun format de facture légalement imposé au Royaume-Uni. De nombreuses entreprises utilisent un PDF envoyé par e-mail, tandis que certains secteurs échangent encore des factures papier. Quel que soit le format choisi, assurez-vous qu’il soit lisible, soigné et facile à traiter pour votre client. À partir d’avril 2029, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les factures avec TVA.

Attribuez un numéro de facture

Chaque facture doit comporter un numéro de référence unique. Un système séquentiel convient parfaitement, par exemple « FAC-001 », « FAC-002 », etc. Ce numéro est important pour vos archives, pour le service des comptes fournisseurs de votre client, et pour la HMRC en cas de contrôle.

Renseignez les informations obligatoires

Les factures britanniques doivent inclure le nom et l’adresse de votre entreprise, les coordonnées de votre client, la date de la facture, une description des biens ou des services, la date à laquelle ils ont été fournis, le montant dû et vos conditions de paiement. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez indiquer votre numéro de TVA et le montant de la TVA séparément.

Définissez des conditions de paiement claires

Indiquez précisément la date d’échéance du paiement. Le délai standard est de 30 jours à compter de la date de la facture, sauf si vous négociez des conditions plus courtes ou plus longues avec votre client. Si vous prévoyez de facturer des intérêts en cas de retard de paiement, vous devez le mentionner dans votre facture.

Envoyez et enregistrez

Une fois la facture envoyée, enregistrez-la immédiatement dans votre système de comptabilité. La différence entre maîtriser sa trésorerie et être pris au dépourvu par un manque de liquidités, c’est savoir à tout moment ce qui reste en souffrance.

Comment facturer des clients internationaux depuis le Royaume-Uni ?

En tant qu’entreprise britannique, facturer des clients internationaux ne diffère pas beaucoup de la facturation de clients situés au Royaume-Uni, même si quelques particularités existent.

Indiquez d’abord la devise utilisée pour la facturation, par exemple la livre sterling (GBP), le dollar américain (USD) ou l’euro (EUR), et convenez à l’avance de qui prendra en charge les frais de transfert ou de conversion. Si vous êtes assujetti à la TVA, consultez les recommandations de la HMRC pour savoir si vous devez facturer la TVA britannique ou si la vente est hors champ d’application de la TVA. Incluez les coordonnées de paiement international, notamment votre numéro de compte bancaire international (IBAN) ou votre code d’identification de l’entreprise (BIC) ou le code de la Société mondiale de télécommunications financières interbancaires (SWIFT), et évaluez l’impact des frais de traitement des paiements pour les transactions internationales.

Quelles sont les règles de facturation au Royaume-Uni ?

Si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA, vous devez émettre une facture dans les 30 jours suivant la livraison de biens ou l’achèvement d’une prestation, sauf si vous avez convenu de conditions différentes par écrit avec votre client. Si votre chiffre d’affaires taxable dépasse 90 000 £ sur une période de 12 mois, vous êtes tenu de vous immatriculer à la TVA quelle que soit votre structure. En dessous de ce seuil, l’immatriculation à la TVA est facultative mais parfois judicieuse.

Si vous êtes immatriculé à la TVA, chaque facture adressée à une autre entreprise assujettie à la TVA doit être une facture avec TVA complète, qui doit indiquer votre numéro de TVA, le taux de TVA appliqué et le montant de TVA en tant que poste distinct. Les factures avec TVA simplifiées sont autorisées pour les transactions inférieures à 250 £, mais les factures complètes restent la valeur par défaut la plus sûre.

Les lacunes dans votre séquence de numérotation des factures peuvent soulever des questions lors d’un contrôle de la HMRC ; ne sautez donc pas de numéros et ne les réutilisez pas. Et si vous pouvez facturer dans n’importe quelle devise, si vous êtes assujetti à la TVA, le montant de TVA doit être indiqué en GBP. La HMRC exige que vous conserviez des copies de toutes les factures pendant au moins six ans. Cela s’applique aussi bien aux factures que vous avez émises qu’à celles que vous avez reçues.

Puis-je émettre des factures au Royaume-Uni sans avoir d'entreprise ?

Au Royaume-Uni, il n’est pas nécessaire d’avoir une entreprise immatriculée pour facturer des clients. Les auto-entrepreneurs, les freelances et les travailleurs non salariés ont tous le droit légal de facturer leurs prestations.

Auto-entrepreneurs

Si vous exercez en tant qu’auto-entrepreneur, émettez vos factures sous votre propre nom ou sous un nom commercial. Il n’est pas nécessaire de vous immatriculer auprès de la Companies House, mais vous devez vous inscrire au système Self Assessment auprès de l’administration fiscale britannique ou HMRC (officiellement « His Majesty’s Revenue and Customs ») si vous gagnez plus de 1 000 £ au cours d’une année fiscale.

Si vous souhaitez facturer sous un nom d’entreprise plutôt que sous votre propre nom, vous pouvez le faire, à condition que votre dénomination sociale figure toujours quelque part sur la facture. Vous ne pouvez pas utiliser un nom commercial pour dissimuler votre identité.

Freelances

Les freelances qui travaillent à leur compte et gagnent moins de 1 000 £ par an ne sont pas tenus de s’enregistrer en tant qu’entreprise auprès de la HMRC et n’ont généralement pas à déposer de déclaration fiscale Self Assessment. (Les freelances qui ne sont pas sûrs de leur situation doivent consulter les directives de l’HMRC.) Si vous correspondez à ce profil, vous pouvez facturer des clients sous votre propre nom dès que vous commencez à fournir des biens ou des services. Une fois que vous gagnez plus de 1 000 £ par an, vous devez vous enregistrer en tant qu’entrepreneur individuel et respecter les règles fiscales applicables à cette structure.

Sociétés à responsabilité limitée

Une fois que vous vous constituez en société, les règles changent. Votre facture doit inclure la raison sociale de votre entreprise, son numéro d’immatriculation et l’adresse de son siège social.

Quelles sont les erreurs courantes des entreprises en matière de facturation au Royaume-Uni ?

Même les entreprises expérimentées commettent des erreurs de facturation qui ralentissent les paiements ou créent des problèmes de conformité. Beaucoup d’entre elles sont évitables dès lors que vous savez ce qu’il faut surveiller.

Conditions de paiement vagues

Écrire « paiement dû prochainement » ou omettre la date d’échéance laisse aux clients la possibilité de différer le paiement. Indiquez toujours une date d’échéance précise : « paiement à régler dans les 30 jours à compter de la date de la facture » ne laisse place à aucune ambiguïté.

Numéros de facture manquants ou incohérents

Sauter des numéros de facture, les réutiliser ou changer de format de numérotation en cours d’année crée des problèmes lors du rapprochement et peut attirer l’attention de la HMRC. Il est important de choisir un système et de s’y tenir.

Descriptions incomplètes des prestations

Une facture qui mentionne « services de conseil : 2 000 £ » n’apporte que peu d’informations à votre client. Une description précise de ce qui a été fourni, à quelle date et à quel tarif permet de réduire les risques de litige et accélère le processus de validation au sein du service des comptes fournisseurs de votre client.

Absence d’informations sur la TVA

Les entreprises assujetties à la TVA envoient parfois des factures qui n’indiquent pas leur numéro de TVA ou qui ne ventilent pas les montants de TVA. Votre client ne peut pas récupérer la TVA sur une facture qui ne répond pas aux exigences de la HMRC ; cela entraîne parfois certaines tensions et occasionne souvent une réémission de la facture.

Envoi des factures au mauvais interlocuteur

De nombreux retards de paiement sont dus à des factures qui arrivent dans la mauvaise boîte de réception. Dès le début de toute relation avec un client, vérifiez qui gère les comptes fournisseurs.

Absence de suivi

Un processus de recouvrement ne consiste pas à envoyer une facture et à attendre passivement son paiement. Vous pouvez programmer un rappel pour effectuer une relance quelques jours avant la date d’échéance, puis à nouveau le jour même où celle-ci est dépassée.

Que peuvent faire les entreprises au Royaume-Uni si une facture n’est pas payée ?

Les retards ou défauts de paiement sont une réalité à laquelle de nombreuses entreprises britanniques sont confrontées à un moment ou à un autre. Il est important de connaître vos options avant que cela ne se produise, pour vous éviter d’être pris au dépourvu à l’expiration d’une échéance sans paiement.

Envoyez un rappel de paiement

Avant que cela ne s’aggrave, envoyez à votre client un message de relance courtois mais direct. De nombreux retards de paiements sont dus à une facture perdue ou bloquée dans une file d’approbation, plutôt qu’à une décision délibérée de ne pas payer. Un e-mail bref mentionnant le numéro de la facture, le montant et la date d’échéance, suffit souvent.

Appliquez des intérêts légaux

En vertu du Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, vous avez le droit de facturer 8 % du montant dû au-dessus du taux directeur de la Banque d’Angleterre (BoE) sur les factures en retard adressées à d’autres entreprises. Vous pouvez également réclamer des frais fixes de recouvrement de créances de 40 à 100 £, selon la valeur de la facture. Vous n’êtes pas obligé de renoncer à ces droits pour préserver la relation commerciale.

Envoyez une mise en demeure formelle

Si les rappels ne suffisent pas, une lettre de mise en demeure écrite avertit le client que vous êtes prêt à engager un recouvrement formel. Il s’agit d’une étape classique avant toute procédure juridique, qui déclenche souvent le paiement à elle seule.

Recourez à la cour des petites créances

Pour les créances jusqu’à 10 000 £ en Angleterre et au Pays de Galles, la cour des petites créances est une voie relativement accessible. Vous pouvez faire une réclamation en ligne via Money Claim Online (MCOL), sans avoir besoin d’un avocat.

Faites appel à une agence de recouvrement de créances

Si vous préférez ne pas engager vous-même une action en justice, une agence de recouvrement de créances peut agir en votre nom. Elle prélève généralement un pourcentage des sommes récupérées ; pensez à le mettre en balance avec le montant dû.

Est-il rentable d’investir dans un logiciel de facturation pour les entreprises au Royaume-Uni ?

Une feuille de calcul ou un modèle de document bien structuré peut suffire pour des configurations très simples, par exemple un ou deux clients, des prestations simples et pas de TVA. Mais pour la plupart des entreprises, un logiciel de facturation se rentabilise rapidement grâce au temps gagné et aux erreurs évitées.

Tenez compte de ces avantages lorsque vous évaluez vos options :

• Calcul automatique de la TVA : un bon logiciel de facturation gère la TVA automatiquement et formate les factures de sorte à être compatibles aux exigences de la HMRC. Si vous êtes assujettie à la TVA, cela élimine à lui seul une source d’erreur non négligeable.

• Intégration des paiements : un logiciel connecté à un prestataire de paiement tel que Stripe vous permet d’inclure un lien de paiement directement sur la facture. Les clients peuvent payer immédiatement plutôt que d’initier manuellement un virement bancaire, ce qui tend à raccourcir le délai entre l’envoi d’une facture et la réception du paiement.

• Factures récurrentes : si vous facturez les mêmes clients selon un calendrier régulier, l’automatisation vous fait gagner du temps et réduit le risque qu’une facture soit oubliée.

• Intégration de la comptabilité : un logiciel de facturation synchronisé avec vos données comptables vous évite de devoir faire un rapprochement manuel de ce qui a été payé et de ce qui ne l’a pas été. Vos comptes restent à jour sans travail supplémentaire.

• Conformité Making Tax Digital : le programme Making Tax Digital (MTD) de la HMRC oblige les entreprises immatriculées à la TVA à tenir des registres numériques et à soumettre leurs déclarations à l'aide de logiciels compatibles. Si cela vous concerne, votre outil de facturation doit figurer sur la liste des produits compatibles de la HMRC.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.

• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.

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