La fatturazione nel Regno Unito è semplice una volta comprese le regole, che possono essere più specifiche di quanto ti aspetti. His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) prevede requisiti relativi alle informazioni che devi includere in una fattura, ai tempi entro cui devi emetterla e al periodo per cui devi conservarla nei tuoi registri. Gli errori possono causare ritardi nei pagamenti, problemi di conformità oppure fatture che i tuoi clienti non possono utilizzare per recuperare l'imposta sul valore aggiunto (IVA).

Di seguito vedremo come emettere fatture nel Regno Unito, come fatturare a clienti internazionali dal Regno Unito, quali informazioni devi includere e come agire quando un cliente non paga.

Contenuto dell'articolo

• Come emettere fatture ai clienti come attività nel Regno Unito
  
• Come emettere fatture a clienti internazionali dal Regno Unito
  
• Regole per la fatturazione nel Regno Unito
  
• Emissione di fatture nel Regno Unito senza una società
  
• Errori comuni che le attività commettono quando emettono fatture nel Regno Unito
  
• Come possono agire le attività del Regno Unito se una fattura non viene pagata
  
• Utilità dei software di fatturazione per le attività nel Regno Unito
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Come emettere fatture ai clienti come attività nel Regno Unito

La fatturazione nel Regno Unito segue uno schema piuttosto uniforme, sia che tu sia un'impresa individuale che invia la prima fattura, sia che tu sia una società a responsabilità limitata con centinaia di clienti. Ecco i passaggi che dovrai seguire.

Scegliere il formato

Attualmente nel Regno Unito non esiste un formato di fattura previsto dalla legge. Molte attività utilizzano un PDF inviato via email, mentre alcuni settori continuano a scambiarsi fatture cartacee. Qualunque sia il formato scelto, assicurati che sia leggibile, preciso e di facile utilizzo per il tuo cliente. A partire da aprile 2029, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutte le fatture IVA.

Assegnare un numero di fattura

Ogni fattura deve avere un numero di riferimento univoco. Un sistema sequenziale funziona bene, ad esempio "FAT-001", "FAT-002" e così via. Questo è importante per la tua contabilità, per il processo di contabilità fornitori del tuo cliente e per l'HMRC in caso di audit.

Inserire i dati richiesti

Le fatture nel Regno Unito devono includere la ragione sociale e l'indirizzo della tua attività, i dati del cliente, la data della fattura, una descrizione dei beni o dei servizi, la data in cui sono stati forniti, l'importo dovuto e i termini di pagamento. Se hai effettuato l'iscrizione al registro IVA, dovrai indicare la partita IVA e l'importo dell'IVA in una voce separata.

Stabilire termini di pagamento chiari

Indica con precisione la data di scadenza del pagamento. Il termine di pagamento standard previsto è di 30 giorni dalla data della fattura, a meno che non si concordino termini più brevi o più lunghi con il cliente. Se prevedi di applicare interessi sui pagamenti in ritardo, devi indicarlo nella fattura.

Inviare e registrare

Una volta inviata, registra immediatamente la fattura nel tuo sistema contabile. Sapere in ogni momento quali sono i crediti in sospeso fa la differenza tra avere il controllo del flusso di cassa ed essere colti di sorpresa da un ammanco.

Come emettere ai clienti internazionali dal Regno Unito

Per un'attività con sede nel Regno Unito, la fatturazione ai clienti internazionali non è molto diversa da quella ai clienti nazionali, sebbene vi siano alcune differenze.

In primo luogo, specifica la valuta in cui emetti la fattura, ad esempio la sterlina britannica (GBP), il dollaro statunitense (USD) o l'euro (EUR), e concorda in anticipo chi coprirà eventuali commissioni di trasferimento o di conversione. Se hai già effettuato la registrazione a fini IVA, consultale linee guida dell'HMRC per verificare se devi applicare l'IVA britannica o se la vendita non rientra nell'ambito di applicazione dell'IVA. Includi i dettagli di pagamento internazionali, come il numero di conto bancario internazionale (codice IBAN) o il tuo codice identificativo aziendale (BIC) o il codice della Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT) e considera come cambieranno le tue commissioni di elaborazione dei pagamenti per le transazioni internazionali.

Regole per la fatturazione nel Regno Unito

Se la tua attività è registrata ai fini IVA, devi emettere una fattura entro 30 giorni dalla consegna della merce o dal completamento del servizio, a meno che tu non abbia concordato per iscritto termini diversi con il cliente. Se il tuo fatturato imponibile supera le 90.000 sterline in un periodo di 12 mesi, hai l'obbligo di registrarti ai fini IVA indipendentemente dalla struttura della tua attività. Al di sotto di tale soglia, la registrazione IVA è facoltativa, ma a volte vale la pena prenderla in considerazione.

Se hai effettuato la registrazione ai fini IVA, ogni fattura emessa a un'altra attività registrata ai fini IVA deve essere una fattura IVA completa che riporti il tuo numero di partita IVA, l'aliquota IVA applicata e l'importo dell'IVA come voce riga. Le fatture IVA semplificate sono consentite per le transazioni inferiori a 250 sterline, ma le fatture complete sono l'opzione predefinita più sicura.

Eventuali lacune nella numerazione progressiva delle fatture possono sollevare dubbi durante un audit da parte dell'HMRC, quindi non saltare né riutilizzare i numeri. E sebbene sia possibile emettere fatture in qualsiasi valuta, se hai effettuato la registrazione ai fini IVA, l'importo dell'IVA deve essere indicato in GBP. L'HMRC richiede di conservare copie di tutte le fatture per almeno sei anni. Ciò vale sia per le fatture emesse che per quelle ricevute.

Emissione di fatture nel Regno Unito senza una società

Nel Regno Unito, non è necessario avere una società registrata per emettere fatture ai clienti. Le ditte individuali, i liberi professionisti e i lavoratori autonomi hanno ciascuno il diritto legale di emettere fatture per il proprio lavoro.

Ditte individuali

Se operi come ditta individuale, emetti le fatture a tuo nome o con una ragione sociale. Non devi aver effettuato la registrazione presso la Companies House, ma è necessario registrarsi per il Self Assessment presso l'HMRC se guadagni oltre 1.000 sterline in un anno fiscale.

Se desideri emettere fatture con una ragione sociale anziché con il tuo nome, puoi farlo purché la ragione legale compaia comunque in un punto sulla fattura. Non puoi utilizzare una ragione sociale per nascondere la tua identità.

Liberi professionisti

I liberi professionisti che lavorano in proprio e guadagnano meno di 1.000 sterline all'anno non sono tenuti a registrarsi come attività presso l'HMRC e in genere non devono presentare una dichiarazione dei redditi. (I liberi professionisti che non ne sono sicuri devono consultare le linee guida dell'HMRC.) In qualità di libero professionista di questo tipo, puoi emettere fattura ai clienti a nome tuo non appena inizi a fornire beni o servizi. Una volta superate le 1.000 sterline all'anno, devi registrarti come ditta individuale e rispettare le norme fiscali relative a questa forma societaria.

Società a responsabilità limitata

Una volta costituita la società, le regole sono diverse. La fattura deve includere la ragione sociale, il numero di registrazione e l'indirizzo della sede legale.

Errori comuni che le attività commettono quando emettono fatture nel Regno Unito

Anche le attività più esperte commettono errori di fatturazione che rallentano i pagamenti o creano problemi di conformità. Molti di questi errori sono evitabili quando sai a quali aspetti prestare attenzione.

Termini di pagamento vaghi

Scrivere "pagamento da effettuare a breve" oppure omettere del tutto la data di scadenza offre ai clienti la possibilità di ritardare il pagamento. Indicare sempre una data di scadenza specifica: "Pagamento da effettuare entro 30 giorni dalla data della fattura" non lascia spazio ad ambiguità.

Numeri di fattura mancanti o incoerenti

Saltare numeri di fattura, riutilizzarli oppure cambiare formato di numerazione nel corso dell'anno crea problemi durante la riconciliazione e può attirare l'attenzione dell'HMRC. È importante scegliere un sistema e mantenerlo nel tempo.

Descrizioni incomplete dei servizi

Una fattura che riporta "servizi di consulenza: 2.000 £" dice ben poco al cliente. Una descrizione di ciò che è stato fornito, quando e a quale tariffa riduce la probabilità di contestazioni e accelera l'approvazione nel processo di contabilità fornitori del cliente.

Mancata indicazione dei dettagli relativi all'IVA

Le attività registrate ai fini IVA a volte inviano fatture senza la loro partita IVA o senza indicare separatamente l'importo dell'IVA. Il tuo cliente non può richiedere il rimborso dell'IVA su una fattura che non soddisfa i requisiti dell'HMRC, il che può creare attriti e spesso comporta una riemissione.

Invio di fatture al contatto sbagliato

Molti ritardi nei pagamenti derivano dal fatto che le fatture vengono inviate al destinatario sbagliato. All'inizio di qualsiasi rapporto con un cliente, verifica chi si occupa della contabilità fornitori.

Mancato follow-up

Inviare una fattura e attendere passivamente il pagamento non costituisce un processo di riscossione crediti. Puoi impostare un promemoria per inviare un sollecito qualche giorno prima della scadenza e un altro il giorno successivo alla scadenza stessa.

Come possono agire le attività del Regno Unito se una fattura non viene pagata

I pagamenti in ritardo o quelli mancati sono una realtà che molte attività nel Regno Unito si trovano ad affrontare prima o poi. Conoscere le opzioni disponibili prima che accada ti permette di non dover reagire all'ultimo momento quando una scadenza passa senza ricevere il pagamento.

Inviare un sollecito di pagamento

Prima di procedere con ulteriori azioni, invia al cliente un sollecito cortese ma diretto. Molti pagamenti in ritardo derivano dal fatto che una fattura viene smarrita o resta bloccata in un flusso di approvazione, piuttosto che da una decisione intenzionale di non pagare. Spesso è sufficiente una breve email che riporti il numero della fattura, l'importo e la data di scadenza.

Addebitare gli interessi legali di mora

Ai sensi del Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, hai il diritto di applicare sugli importi scaduti dovuti da altre attività un interesse pari all'8% oltre il tasso base della Bank of England (BoE). Puoi inoltre richiedere un importo fisso per il recupero del credito compreso tra 40 e 100 sterline, a seconda del valore della fattura. Non devi rinunciare a questi diritti solo per preservare il rapporto commerciale.

Inviare una lettera formale prima di intraprendere un'azione legale

Se i solleciti non funzionano, una lettera formale di messa in mora informa il cliente che è tutto pronto ad avviare formalmente il recupero del credito. Si tratta di un passaggio standard prima di qualsiasi procedura legale e spesso è sufficiente da solo a ottenere il pagamento.

Ricorrere al tribunale per le controversie di modesta entità

Per i debiti fino a 10.000 sterline in Inghilterra e Galles, il tribunale per le controversie di modesta entità è una via relativamente accessibile. Puoi presentare una richiesta online tramite Money Claim Online (MCOL) e non è necessario un avvocato per farlo.

Prendere in considerazione un'agenzia per la riscossione dei crediti

Se preferisci non intraprendere un'azione legale in prima persona, un'agenzia perla riscossione dei crediti può agire per tuo conto. Di solito queste agenzie trattengono una percentuale dell'importo recuperato, quindi valuta se tale commissione è giustificata rispetto al credito vantato.

Utilità dei software di fatturazione per le attività nel Regno Unito

Un foglio di calcolo o un modello di documento ben strutturato può essere sufficiente per configurazioni molto semplici, come uno o due clienti, attività lineari e assenza di IVA. Tuttavia, per molte attività, un software di fatturazione si ripaga rapidamente grazie al tempo risparmiato e agli errori evitati.

Quando valuti le opzioni disponibili, considera i seguenti vantaggi:

• Calcolo automatico dell'IVA: un buon software di fatturazione gestisce automaticamente l'IVA e formatta le fatture in modo da soddisfare i requisiti dell'HMRC. Se hai effettuato la registrazione ai fini IVA, questo da solo elimina una significativa fonte di errore.

• Integrazione dei pagamenti: un software che si collega a un fornitore di servizi di pagamento come Stripe consente di includere un link di pagamento direttamente sulla fattura. I clienti possono pagare immediatamente invece di avviare manualmente un bonifico bancario, il che tende a ridurre il tempo che intercorre tra l'invio di una fattura e la ricezione del pagamento.

• Fatture ricorrenti: se emetti fattura agli stessi clienti con cadenza regolare, l'automazione ti consente di risparmiare tempo e riduce la possibilità che una fattura venga trascurata.

• Integrazione contabile: un software di fatturazione sincronizzato con i registri contabili evita di dover riconciliare manualmente ciò che è stato pagato e ciò che non lo è stato. La contabilità resta aggiornata senza lavoro aggiuntivo.

• Conformità al programma "Making Tax Digital": il programma Making Tax Digital (MTD) dell'HMRC richiede alle attività registrate ai fini IVA di tenere registrazioni digitali e presentare le dichiarazioni utilizzando software compatibili. Se questo è il tuo caso, il tuo strumento di fatturazione deve figurare nell'elenco dei prodotti compatibili dell'HMRC.

Vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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