Fakturering i Storbritannien är enkelt när du väl känner till reglerna, som kan vara mer specifika än du förväntar dig. His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) har krav på vilken information du måste inkludera i en faktura, hur snabbt du behöver utfärda den och hur länge du behöver spara den i dina register. Fel kan leda till försenade betalningar, efterlevnadsproblem eller fakturor som dina klienter inte kan använda för att återkräva mervärdesskatt (moms).

Nedan går vi igenom hur man fakturerar i Storbritannien, hur man fakturerar internationella klienter från Storbritannien, vilken information du behöver och vad du ska göra när en klient inte betalar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fakturerar jag en klient som ett brittiskt företag?
  
• Hur fakturerar jag internationella klienter från Storbritannien?
  
• Vilka regler gäller för fakturering i Storbritannien?
  
• Kan jag utfärda fakturor i Storbritannien om jag inte har ett företag?
  
• Vilka vanliga misstag gör företag när de fakturerar i Storbritannien?
  
• Vad kan brittiska företag göra om en faktura inte betalas?
  
• Är faktureringsprogram värt det för företag i Storbritannien?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Hur fakturerar jag en klient som ett brittiskt företag?

Fakturering i Storbritannien följer ett ganska enhetligt mönster, oavsett om du är en enskild näringsidkare som skickar din första faktura eller ett aktiebolag med hundratals klienter. Här är de steg du behöver följa.

Välj format

Det finns för närvarande inget lagstadgat fakturaformat i Storbritannien. Många företag använder en PDF som skickas via e-post, medan vissa branscher fortfarande utbyter pappersfakturor. Oavsett vilket format du väljer, se till att det är läsbart, välpolerat och enkelt för din klient att agera på. Från och med april 2029 kommer e-fakturering att bli obligatoriskt för alla momsfakturor.

Tilldela ett fakturanummer

Varje faktura behöver ett unikt referensnummer. Ett sekventiellt system fungerar bra, t.ex. ”INV-001”, ”INV-002” och så vidare. Detta är viktigt för dina egna register, för din klients leverantörsreskontra och för HMRC om du någonsin granskas.

Fyll i de obligatoriska uppgifterna

Brittiska fakturor måste innehålla ditt företagsnamn och din adress, din klients uppgifter, fakturadatumet, en beskrivning av varorna eller tjänsterna, datumet då de levererades, det belopp som ska betalas och dina betalningsvillkor. Om du är momsregistrerad behöver du ditt momsregistreringsnummer, och momsbeloppet ska specificeras separat.

Sätt tydliga betalningsvillkor

Ange exakt när betalningen förfaller. Inom 30 dagar från fakturadatumet är den standardmässiga betalningsfristen, om du inte förhandlar fram kortare eller längre villkor med din klient. Om du planerar att debitera ränta på försenade betalningar bör du ange detta i din faktura.

Skicka och registrera

När fakturan har skickats registrerar du den omedelbart i ditt redovisningssystem. Att veta vad som är utestående vid varje given tidpunkt är skillnaden mellan att ha koll på ditt kassaflöde och att bli överraskad av ett underskott.

Hur fakturerar jag internationella klienter från Storbritannien?

Som ett brittiskt företag skiljer sig fakturering av internationella klienter inte nämnvärt från fakturering av klienter i Storbritannien, men det finns några skillnader.

Ange först vilken valuta du fakturerar i – t.ex. brittiska pund (GBP), amerikanska dollar (USD) eller euro (EUR) – och kom i förväg överens om vem som täcker eventuella överförings- eller konverteringsavgifter. Om du är momsregistrerad, kontrollera vägledning från HMRC om huruvida du behöver debitera brittisk moms eller om försäljningen faller utanför momsens tillämpningsområde. Inkludera internationella betalningsuppgifter, t.ex. ditt IBAN eller ditt Business Identifier Code (BIC) eller SWIFT-kod (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications), och fundera på hur dina avgifter för betalningsbehandling förändras vid internationella transaktioner.

Vilka regler gäller för fakturering i Storbritannien?

Om du har ett momsregistrerat företag måste du utfärda en faktura inom 30 dagar från det att du levererat varor eller slutfört en tjänst, såvida du inte har kommit överens om andra villkor med din klient skriftligen. Om din skattepliktiga omsättning överstiger 90 000 GBP under en tolvmånadersperiod är du skyldig att momsregistrera dig oavsett företagsform. Under den gränsen är momsregistrering frivilligt, men ibland värt att överväga.

Om du är momsregistrerad måste varje faktura till ett annat momsregistrerat företag vara en fullständig momsfaktura som visar ditt momsregistreringsnummer, den tillämpade momssatsen och momsbeloppet som en separat radpost. Förenklade momsfakturor är tillåtna för transaktioner på under 250 GBP, men fullständiga fakturor är det säkrare standardalternativet.

Luckor i din fakturanumrering kan väcka frågor vid en HMRC-revision, så hoppa inte över och återanvänd inte nummer. Och även om du kan fakturera i valfri valuta måste momsbeloppet anges i GBP om du är momsregistrerad. HMRC kräver att du behåller kopior av alla fakturor i minst sex år. Det gäller både fakturor som du har utfärdat och de som du har tagit emot.

Kan jag utfärda fakturor i Storbritannien om jag inte har ett företag?

I Storbritannien behöver du inte ha ett registrerat företag för att fakturera klienter. Enskilda näringsidkare, frilansare och egenföretagare har alla laglig rätt att fakturera för sitt arbete.

Enskilda näringsidkare

Om du är verksam som enskild näringsidkare fakturerar du under ditt eget namn eller ett handelsnamn. Du behöver inte registrera dig hos Companies House, men du måste registrera dig för Self Assessment hos HMRC om du tjänar mer än 1 000 GBP under ett räkenskapsår.

Om du vill fakturera under ett företagsnamn istället för ditt eget kan du göra det, så länge ditt registrerade namn fortfarande visas någonstans på fakturan. Du kan inte använda ett handelsnamn för att dölja din identitet.

Frilansare

Frilansare som är egenföretagare och tjänar mindre än 1 000 GBP per år behöver inte registrera sig som ett företag hos HMRC och behöver vanligtvis inte skicka in en Self Assessment-skattedeklaration (frilansare som är osäkra bör läsa HMRC:s riktlinjer). Som den här typen av frilansare kan du fakturera klienter under ditt eget namn så snart du börjar tillhandahålla varor eller tjänster. När du tjänar mer än 1 000 GBP per år måste du registrera dig som enskild näringsidkare och följa skattereglerna för den här företagsformen.

Aktiebolag

När du registrerar ett aktiebolag ändras reglerna. Din faktura måste innehålla ditt registrerade företagsnamn, företagsnummer och sätesadress.

Vilka vanliga misstag gör företag när de fakturerar i Storbritannien?

Även erfarna företag gör faktureringsfel som fördröjer betalningar eller skapar problem med efterlevnad. Många av dem kan undvikas när du vet vad du ska hålla utkik efter.

Vaga betalningsvillkor

Att skriva ”betalning förfaller snart” eller att helt utelämna förfallodatumet ger klienter utrymme att dröja. Ange alltid ett specifikt förfallodatum: ”Betalning förfaller 30 dagar från fakturadatumet” lämnar ingen tvetydighet.

Saknade eller inkonsekventa fakturanummer

Att hoppa över fakturanummer, återanvända dem eller byta numreringsformat mitt under året skapar problem vid avstämning och kan väcka misstankar hos HMRC. Det är viktigt att välja ett system och hålla sig till det.

Ofullständiga tjänstebeskrivningar

En faktura där det står ”konsulttjänster: 2 000 GBP” ger din klient väldigt lite information. En beskrivning av vad som levererades, när och till vilken taxa minskar risken för tvister och påskyndar godkännandet i din klients process för leverantörsskulder.

Att inte inkludera momsuppgifter

Momsregistrerade företag skickar ibland fakturor utan sitt momsregistreringsnummer eller utan att specificera momsbeloppet separat. Din klient kan inte kräva tillbaka moms på en faktura som inte uppfyller HMRC:s krav, vilket kan skapa friktion och ofta innebär att den måste utfärdas på nytt.

Att skicka fakturor till fel kontakt

Många betalningsförseningar beror på att fakturor hamnar i fel inkorg. Bekräfta tidigt i varje klientrelation vem som hanterar leverantörsskulder.

Misslyckad uppföljning

Att skicka en faktura och vänta passivt på betalning är ingen inkassoprocess. Du kan ställa in en påminnelse om att följa upp några dagar före förfallodatumet och igen samma dag som det passerar.

Vad kan företag i Storbritannien göra om en faktura inte betalas?

Sena eller uteblivna betalningar är förr eller senare en verklighet för många företag i Storbritannien. Att känna till dina alternativ innan det händer innebär att du inte behöver stressa när ett förfallodatum passerar utan betalning.

Skicka en betalningspåminnelse

Innan du eskalerar ärendet bör du skicka en artig men direkt uppföljning till din klient. Många sena betalningar beror på att en faktura försvinner eller hamnar i en godkännandekö, snarare än ett medvetet beslut att inte betala. Ett kort e-postmeddelande som anger fakturanummer, belopp och förfallodatum räcker ofta.

Ta ut lagstadgad ränta

Enligt Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 har du rätt att ta ut 8 % av det utestående beloppet över Bank of Englands (BoE) styrränta på förfallna fakturor till andra företag. Du kan även göra anspråk på en fast förseningsavgift på 40–100 GBP, beroende på fakturabeloppet. Du behöver inte avstå från dessa rättigheter bara för att gynna relationen.

Utfärda ett formellt kravbrev

Om påminnelser inte fungerar varnar ett skriftligt kravbrev klienten om att du är beredd att driva in skulden formellt. Detta är ett standardsteg före en juridisk process och leder ofta till betalning i sig självt.

Använd småmålsdomstolen

För skulder på upp till 10 000 GBP i England och Wales är småmålsdomstolen en relativt tillgänglig väg. Du kan skicka in ett anspråk online via Money Claim Online (MCOL), och du behöver inte en advokat för att göra det.

Överväg en inkassobyrå

Om du hellre vill undvika att vidta juridiska åtgärder själv kan en inkassobyrå agera för din räkning. De tar vanligtvis en procentandel av det som drivs in, så väg det mot det utestående beloppet.

Är faktureringsprogram värt det för företag i Storbritannien?

Ett välstrukturerat kalkylblad eller en dokumentmall kan göra jobbet för mycket enkla upplägg, till exempel en eller två klienter, okomplicerat arbete och ingen moms. Men för många företag betalar sig faktureringsprogram snabbt genom sparad tid och undvikta fel.

Överväg dessa fördelar när du utvärderar dina alternativ:

• Automatisk momsberäkning: Bra faktureringsprogram hanterar moms automatiskt och formaterar fakturor för att uppfylla HMRC:s krav. Om du är momsregistrerad tar enbart detta bort en betydande felkälla.

• Betalningsintegration: Programvara som ansluter till en betalleverantör som Stripe låter dig inkludera en betalningslänk direkt på fakturan. Klienter kan betala omedelbart istället för att manuellt initiera en banköverföring, vilket tenderar att förkorta tiden mellan att en faktura skickas och betalning tas emot.

• Återkommande fakturor: Om du fakturerar samma klienter med ett regelbundet schema sparar automatisering tid och minskar risken för att en faktura förbises.

• Bokföringsintegration: Faktureringsprogram som synkroniseras med dina bokföringsposter innebär att du inte behöver avstämma manuellt vad som har betalats och vad som inte har det. Din bokföring hålls uppdaterad utan extra arbete.

• Efterlevnad av Making Tax Digital: HMRC:s program Making Tax Digital (MTD) kräver att momsregistrerade företag för digitala register och lämnar in deklarationer med hjälp av kompatibel programvara. Om det gäller dig måste ditt faktureringsverktyg finnas på HMRC:s lista över kompatibla produkter.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.