今日、電子帳簿保存法が施行されている日本において、電子取引はより一般化し、請求書などの取引関係書類の扱いについても従来の紙に代わる電子データ化が進んでいます。請求書電子化のメリットには、紙の文書で対応する場合と比べ、郵送や手渡しする手間が軽減できるといった利便性が挙げられます。

また、2024 年 10 月付けで実施された日本郵便による郵便料金改定後は、郵送へのコスト負担がこれまで以上にかかることから、電子化に切り替える事業者は増え続けていると考えられています。

自社が請求書の電子化に対応するにあたり、取引先の了承を事前に得ることは非常に重要です。本記事では、電子化に関する案内文を作成する事業者向けに、必須項目や例文を紹介し、作成のポイントも解説します。

目次

• 請求書電子化の際に案内文が必要な理由
  
• 請求書電子化の案内文に必要な項目
  
• 請求書電子化に関する案内文の一例
  
• 請求書電子化の案内文を作成する際の重要ポイント
  
• 電子請求書の導入に関する注意点
  
• Stripe Invoicing でできること
  

請求書電子化の際に案内文が必要な理由

冒頭でも解説したように、請求書の電子化には、郵送の手間が省けるといったメリットがあります。たとえば、決済代行業者が提供する請求書自動生成ツールを利用した場合、郵送作業が不要なことはもちろん、Web 請求書として 1 つのシステム上で書類の作成から送付、保存までを一元的に行うことができます。

しかし、請求書や領収書の対応は事業者によってさまざまで、電子データに未対応な取引先があるのも事実です。そのため、取引先への了承を得ずに無断で請求書の電子化を進めた場合、請求書を送信したにもかかわらず、取引先がいつまで経っても請求書に気付くことができず、支払いが遅れるといったトラブルが発生する可能性があります。

また、請求書を受け取る態勢が整っていない取引先であれば、突然の電子化に混乱してしまい、信頼の低下を招くほか、「これまでどおり紙の請求書でお願いします」と要求されるケースも考えられます。

こうした理由から、請求書の電子化に際しては、あらかじめ取引先に一報を入れ、承諾を得ておくことが非常に重要なのです。なお、取引先への通達は、口頭だけでは関係者全員に正しく情報が行き渡らない可能性があるため、認識の不一致とならないよう案内文を作成し、メールまたは郵送で知らせるようにしましょう。ただし、普段メールでやり取りをしていない取引先の場合は、郵送での対応が最適といえます。

請求書電子化の案内文に必要な項目

• 時候の挨拶: 社外向けの案内文は社内文書とは異なり、儀礼として時候の挨拶を冒頭に記載します。

• 電子化の理由: インボイス制度や電子帳簿保存法のように、日本政府による昨今の社会的要請に準拠するための対策であることや、環境保護の観点から電子請求書の導入に至った旨を記載すると、より親切といえるでしょう。

• 利用開始日: 具体的にいつから請求書のペーパーレス化を開始するのかを明確に記載します。

• 電子化のメリット: 請求書の発行側と受領側の双方が得られるメリットを記載します。

  • 発行側: スピーディーな書類作成、郵送にかかる手間の削減
    
  • 受領側: いち早く請求書を受領できる、いつでもダウンロード・閲覧が可能
    
  • 双方: ファイリングの手間や保管場所の削減、書類の紛失リスクの回避など
    

• システムに関する詳細: 自社が採用するシステムの名称、登録方法、電子データの確認方法、ダウンロード方法などを記載します。また、取引先のメールアドレスを改めて確認しておく必要がある場合は、案内文の依頼内容に加えます。

• 問い合わせ先: 担当部署・担当者名、電話番号、メールアドレスなど、電子請求書に関する問い合わせ窓口の情報を記載します。

請求書電子化に関する案内文の一例

前述の内容を踏まえたうえで、ここでは、請求書の発行側と受領側に分けて、案内文の一例を紹介します。なお、「敬具」や「以上」は書面の右側に、「記」は中央に記載します。

発行側が作成する場合の書き方

受領側が作成する場合の書き方

請求書電子化の案内文を作成する際の重要ポイント

スケジュールは余裕を持って伝える

取引先には、実際に電子請求書に移行するまでのスケジュールについて、時間に余裕を持って知らせておく必要があります。これは、取引先でもシステム登録やテスト運用など、事前に求められる対応事項に時間を要するためです。したがって、自社の案内文に沿って電子化に対応してもらえるよう、取引先側に配慮することがとても大切です。具体的には、移行の 2〜3 カ月前には案内文を送付するのが望ましいといえるでしょう。

電子データ・紙のどちらにも対応できる姿勢を示す

取引先が電子化に対応できない場合は、これまで通り紙の文書で請求書を送付するなどの、柔軟な対応を行うことも大切です。たとえば、以下のような取引先の場合、郵送か FAX のみでの対応しかないと返答する可能性があります。

• インターネットが整備されておらず、電子機器を利用できない環境にある
  
• 既に独自のフォーマットを用いている
  
• 紙ベースの請求書を前提とした処理を行っている
  

紙での請求書を希望する取引先に配慮した柔軟な対応を行えば、取引先からの信頼を損なわずに済むほか、今後取引先が段階的な電子化を進めるにあたって、導入までのハードルを下げることにもつながるでしょう。

電子請求書の導入に関する注意点

法制度に準拠したシステムを選ぶ

請求書の電子化を図るにあたって最も大切といえるのが、請求書の作成から保存までの工程において、インボイス制度や電子帳簿保存法に準拠しているかどうかです。これらの法制度では、請求書の必須記載要件や保存方法について要件が細かく設けられています。つまり、請求書がこれらの法制度に則っていないと、発行側および受領側の双方が税務上のリスクを負うことにもなりかねないのです。

たとえば、もし電子データ化された請求書がインボイス制度で定める適格請求書の要件を満たしていなかった場合、受領側は消費税の仕入税額控除を適用できなくなります。そのため、請求書を電子化する際は、導入を検討中のシステムが最新の法制度に対応しているかどうかを事前に確認するようにしましょう。

電子印鑑を検討する

請求書への押印は義務ではないものの、企業によっては商習慣として広く用いられていることがあります。そのため、電子印鑑の導入についても検討してみるのもよいかもしれません。電子印鑑が押印された請求書を発行することができれば、押印が定着している取引先に安心感を与えられるでしょう。

このように、請求書の電子化には、取引先に対する案内文の事前送付をはじめとし、電子請求書の採用に際して注意点がともなう一方、電子化に一旦対応しておけば、より快適に請求書業務を行えるようになります。

また、本記事内でも解説したように、決済代行業者がサービスの一環として提供するオンラインツールなら、請求書の管理を一本化でき、時間や手間を大幅に削減できることから、ビジネス全体の効率度アップが期待できます。たとえば、次に解説する Stripe Invoicing のように、現行のインボイス制度にも対応し、自動生成機能による請求書の発行と保存が適切に行えるものであれば、よりスムーズで理にかなったバックオフィスの改善を図ることができるでしょう。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続請求でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。
  
• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間を短縮し、より早く入金を得られます。
  
• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。
  
• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。
  
• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。
  

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。