เมื่อพระราชบัญญัติการเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (หรือที่รู้จักกันในชื่อพระราชบัญญัติการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์) มีผลบังคับใช้ในญี่ปุ่น ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์จึงแพร่หลายมากขึ้น และการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม เช่น ใบแจ้งหนี้ กำลังเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษแบบดั้งเดิมไปเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น รวมถึงข้อดีของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือความสะดวกสบายเมื่อเทียบกับเอกสารกระดาษ เช่น การลดความยุ่งยากในการส่งทางไปรษณีย์หรือการส่งมอบด้วยตนเอง

นอกจากนี้ หลังจากที่ไปรษณีย์ญี่ปุ่นปรับขึ้นอัตราค่าไปรษณีย์ในเดือนตุลาคม 2024 ภาระค่าใช้จ่ายในการส่งไปรษณีย์ก็เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ และคาดว่าจำนวนธุรกิจที่เปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

ก่อนที่ธุรกิจของคุณจะเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ สิ่งสำคัญคือต้องได้รับความยินยอมจากพาร์ทเนอร์ธุรกิจ โดยบทความนี้จะแนะนำรายการที่คุณควรใส่ไว้และตัวอย่างข้อความที่คุณสามารถใช้เมื่อสร้างประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงประเด็นสำคัญในการร่างประกาศเหล่านี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• เหตุใดจึงจำเป็นต้องมีประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• สิ่งที่ควรใส่ไว้ในประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• ตัวอย่างประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• เคล็ดลับในการสร้างประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• ข้อควรพิจารณาหลักเมื่อใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

เหตุใดจึงจำเป็นต้องมีประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ดังที่อธิบายไว้ข้างต้น การใช้ใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างเช่น ช่วยลดความยุ่งยากในการส่งเอกสารทางไปรษณีย์ ตัวอย่างเช่น การใช้เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติที่ผู้ประมวลผลการชำระเงินจัดหาให้ ไม่เพียงแต่จะไม่จำเป็นต้องใช้ไปรษณีย์เท่านั้น แต่ยังทำให้สามารถจัดการทุกอย่างจากส่วนกลางได้ตั้งแต่การสร้างเอกสารไปจนถึงการจัดส่งและการจัดเก็บในระบบใบแจ้งหนี้ออนไลน์เพียงระบบเดียวได้

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจแต่ละแห่งจะจัดการใบแจ้งหนี้และใบเสร็จแตกต่างกัน ซึ่งหมายความว่าลูกค้าบางรายอาจยังไม่พร้อมหรือไม่สามารถจัดการกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ หากบริษัทของคุณเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ได้รับความยินยอมจากพาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณ ก็อาจเกิดปัญหาหลายประการ เช่น คุณอาจส่งใบแจ้งหนี้หนี้ที่พาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณไม่ได้รับทราบเป็นเวลานาน ซึ่งส่งผลให้เกิดการชำระเงินล่าช้าได้

นอกจากนี้ หากพาร์ทเนอร์ธุรกิจไม่พร้อมรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ การเปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างกะทันหันอาจทำให้เกิดความสับสนและบั่นทอนความไว้วางใจได้ นอกจากนี้ยังอาจเป็นไปได้ว่าพาร์ทเนอร์อาจขอให้คุณส่งใบแจ้งหนี้แบบกระดาษต่อไปเหมือนเดิมด้วย

ด้วยเหตุนี้ เมื่อเปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณควรแจ้งให้พาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณทราบล่วงหน้าและขอความยินยอมจากพวกเขา การแจ้งให้พาร์ทเนอร์ธุรกิจทราบถึงการเปลี่ยนแปลงนี้ด้วยวาจาเพียงอย่างเดียวอาจไม่มั่นใจได้ว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด การเตรียมการแจ้งเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรและส่งทางอีเมลหรือไปรษณีย์จึงเป็นสิ่งสำคัญ สำหรับบริษัทที่คุณไม่ได้สื่อสารทางอีเมลเป็นประจำ การส่งทางไปรษณีย์เป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุด

สิ่งที่ควรใส่ไว้ในประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

• คำทักทายตามฤดูกาล: แตกต่างจากเอกสารภายใน การแจ้งเตือนสำหรับใช้นอกบริษัทควรมีคำทักทายตามฤดูกาลไว้ในตอนต้น เพื่อเป็นการปฏิบัติตามมารยาททางธุรกิจที่เหมาะสม

• เหตุผลในการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: เป็นเรื่องดีที่จะอธิบายว่าการนำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้เป็นผลมาจากมาตรการเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการทางสังคมล่าสุดของรัฐบาลญี่ปุ่น เช่น ระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ และพระราชบัญญัติการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงจากมุมมองด้านการคุ้มครองสิ่งแวดล้อมด้วย

• วันที่เริ่มต้นการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: โปรดระบุวันที่ที่การเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษจะเริ่มขึ้นอย่างชัดเจน

• ข้อดีของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ข้อดีสำหรับทั้งผู้ออกและผู้รับมีดังนี้

  • ผู้ออกใบแจ้งหนี้: สร้างใบแจ้งหนี้และแจกจ่ายใบแจ้งหนี้ได้รวดเร็วขึ้น
    
  • ผู้รับ: ได้รับใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วขึ้นและสามารถดูหรือดาวน์โหลดได้ทุกเมื่อ
    
  • ทั้งสองอย่าง: ลดการยื่นเอกสาร ลดความต้องการพื้นที่เก็บข้อมูล ลดความเสี่ยงต่อการสูญหายของเอกสาร ฯลฯ
    

• รายละเอียดเกี่ยวกับระบบ: ระบุข้อมูลต่างๆ เช่น ชื่อระบบที่บริษัทของคุณจะใช้ วิธีการจดทะเบียนสำหรับระบบนี้ วิธีการยืนยันข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ ฯลฯ หากคุณต้องการยืนยันอีเมลของพาร์ทเนอร์ธุรกิจอีกครั้ง โปรดระบุคำขอนี้ในประกาศด้วย

• ช่องทางติดต่อสำหรับสอบถามข้อมูล: โปรดระบุข้อมูลติดต่อสำหรับสอบถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงผู้รับผิดชอบ แผนกที่รับผิดชอบ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล

ตัวอย่างประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ให้ใช้ข้อมูลข้างต้นเพื่อสร้างตัวอย่างประกาศโดยมีหนึ่งฉบับสำหรับผู้ออกใบแจ้งหนี้และอีกหนึ่งฉบับสำหรับผู้รับ โปรดทราบว่าข้อความลงท้ายด้วย "ขอแสดงความนับถือ" หรือ “ด้วยความเคารพอย่างสูง” ควรอยู่ทางด้านขวาของเอกสาร ในขณะที่ข้อความ “ข้อมูล” ควรอยู่ตรงกลาง

วิธีเขียนประกาศในฐานะผู้ออกใบแจ้งหนี้

วิธีเขียนประกาศในฐานะผู้รับใบแจ้งหนี้

เคล็ดลับในการสร้างประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

แจ้งกำหนดเวลาให้ทราบล่วงหน้าอย่างเพียงพอ

คุณต้องแจ้งให้พาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับกำหนดเวลาในการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากพาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณยังต้องการเวลาในการดำเนินการต่างๆ ที่จำเป็น เช่น การจดทะเบียนและทดสอบระบบ คุณควรคำนึงถึงพาร์ทเนอร์ธุรกิจและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีเวลาเพียงพอที่จะปรับตัวเข้ากับระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามประกาศของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ควรส่งจดหมายแจ้งให้ทราบล่วงหน้า 2-3 เดือนก่อนการเปลี่ยนผ่านจริง

ยินดีที่จะรองรับทั้งรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ

หากพาร์ทเนอร์ธุรกิจไม่สามารถรองรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ สิ่งสำคัญคือต้องมีความยืดหยุ่นและสามารถส่งใบแจ้งหนี้แบบกระดาษต่อไปเช่นเดิม ตัวอย่างเช่น พาร์ทเนอร์ธุรกิจอาจตอบกลับมาว่าสามารถจัดการเอกสารทางไปรษณีย์หรือแฟกซ์ได้ก็ต่อเมื่อ

• ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรืออยู่ในสภาพแวดล้อมที่ใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้
  
• ใช้รูปแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์ของตนเองอยู่แล้ว
  
• ใช้วิธีการประมวลผลที่ใช้ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ
  

การนำเสนอการจัดการที่ยืดหยุ่นที่รองรับลูกค้าที่ต้องการใช้ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษจะช่วยให้คุณรักษาความไว้วางใจของลูกค้าไว้ได้ และลดอุปสรรคในการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในอนาคต

ข้อควรพิจารณาหลักเมื่อใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เลือกระบบที่สอดคล้องกับกฎระเบียบทางกฎหมาย

ปัจจัยที่สำคัญที่สุดเมื่อเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนทั้งหมด ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการจัดเก็บใบแจ้งหนี้เป็นไปตามระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์และพระราชบัญญัติการเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายเหล่านี้กำหนดข้อกำหนดโดยละเอียดเกี่ยวกับเนื้อหาใบแจ้งหนี้และวิธีการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ที่บังคับใช้ ซึ่งหมายความว่าหากใบแจ้งหนี้ไม่สอดคล้องกับกฎหมายเหล่านี้ ทั้งผู้ออกใบแจ้งหนี้และผู้รับอาจต้องเผชิญกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับภาษีได้

ตัวอย่างเช่น หากใบแจ้งหนี้ที่ออกทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ตรงตามข้อกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ผู้รับจะไม่สามารถใช้เครดิตภาษีซื้อสำหรับภาษีการบริโภคได้ ดังนั้นเมื่อเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณกำลังพิจารณาปฏิบัติตามข้อกำหนดล่าสุดของกฎหมาย

พิจารณาการประทับตราอิเล็กทรอนิกส์

แม้ว่าการประทับตราลงบนใบแจ้งหนี้ไม่ได้เป็นข้อบังคับ แต่ก็เป็นแนวทางธุรกิจที่พบได้บ่อยในบริษัทบางแห่ง ด้วยเหตุนี้ การพิจารณาใช้ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์จึงอาจคุ้มค่า การออกใบแจ้งหนี้พร้อมตราประทับอิเล็กทรอนิกส์สามารถสร้างความมั่นใจให้กับพาร์ทเนอร์ธุรกิจที่คุ้นเคยกับตราประทับแบบดั้งเดิมได้

ดังที่อธิบายไว้ข้างต้น แม้จะมีประเด็นที่ต้องพิจารณาเมื่อเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล เช่น การส่งประกาศล่วงหน้าให้กับพาร์ทเนอร์ธุรกิจ แต่เมื่อคุณนำการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้แล้ว คุณก็สามารถดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ ตามที่อธิบายไว้ในบทความนี้ เครื่องมือออนไลน์ที่ให้บริการโดยผู้ประมวลผลการชำระเงินเป็นส่วนหนึ่งของบริการ สามารถรวมการจัดการใบแจ้งหนี้ไว้ในที่เดียว ซึ่งช่วยลดเวลาและความพยายามได้อย่างมาก ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจ เช่น บริการอย่าง Stripe Invoicing ซึ่งเราจะกล่าวถึงต่อไปนั้นใช้ได้กับระบบใบแจ้งหนี้ปัจจุบัน และช่วยให้การออกและการจัดเก็บใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างถูกต้องผ่านฟังก์ชันการสร้างอัตโนมัติ ทำให้การปรับปรุงระบบหลังบ้านราบรื่นยิ่งขึ้น

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้า (AR) ง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้