Nu de wet op de bewaring van elektronische boekhouding (ook bekend als de wet op de elektronische boekhouding) in Japan van kracht is geworden, komen elektronische transacties steeds vaker voor en verschuift de verwerking van transactiedocumenten, zoals facturen, steeds meer van traditioneel papier naar elektronische gegevens. Een van de voordelen van elektronische facturering is het gemak dat het biedt in vergelijking met papieren documenten, zoals het verminderen van het gedoe met verzending of handmatige bezorging.
Bovendien zijn de kosten voor verzending aanzienlijk gestegen na de verhoging van de posttarieven door Japan Post in oktober 2024. Naar verwachting zal het aantal ondernemingen dat overstapt op elektronische facturering hierdoor blijven groeien.
Voordat je onderneming overstapt op elektronische facturen, is het belangrijk om toestemming te krijgen van je zakenpartners. In dit artikel vind je punten die je moet vermelden en voorbeeldteksten die je kunt gebruiken bij het opstellen van een kennisgeving over de overstap naar elektronische facturen, samen met belangrijke punten voor het opstellen van deze kennisgevingen.
Wat staat er in dit artikel?
- Waarom een bericht over de overstap naar elektronische facturen nodig is
- Wat je moet vermelden in berichten over de overstap naar elektronische facturen
- Voorbeeldbericht over de overstap naar elektronische facturen
- Tips voor het opstellen van een bericht over de overstap naar elektronische facturen
- Belangrijke overwegingen bij het invoeren van elektronische facturen
- Hoe Stripe Invoicing kan helpen
Waarom een kennisgeving over de overgang naar elektronische facturen nodig is
Zoals hierboven uitgelegd, biedt het gebruik van elektronische facturen voordelen, zoals het wegvallen van het gedoe met het versturen van documenten. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van een geautomatiseerde tool voor het genereren van facturen die wordt aangeboden door een betalingsverwerker, is niet alleen het gebruik van de post overbodig, maar is het ook mogelijk om alles, van het aanmaken van documenten tot de bezorging en opslag, centraal te beheren in één webfactuursysteem.
Elke onderneming gaat echter anders om met facturen en ontvangstbewijzen, wat betekent dat sommige klanten misschien nog niet klaar of in staat zijn om met elektronische gegevens om te gaan. Als je onderneming overstapt op elektronische facturen zonder toestemming van je zakenpartners, kunnen er een aantal problemen ontstaan. Je kunt bijvoorbeeld een factuur versturen die je zakenpartners lange tijd niet opmerken, wat resulteert in een vertraagde betaling.
Bovendien kan de plotselinge overstap naar elektronische facturering voor verwarring zorgen en het vertrouwen ondermijnen als een zakenpartner niet voorbereid is op het ontvangen van elektronische facturen. Het is ook mogelijk dat een partner je vraagt om papieren facturen te blijven sturen, zoals voorheen.
Om deze redenen is het belangrijk om je zakenpartners van tevoren op de hoogte te stellen en hun toestemming te vragen wanneer je overstapt op elektronische facturering. Wanneer je zakenpartners op de hoogte stelt van deze wijziging, is mondelinge communicatie alleen misschien niet voldoende om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen de juiste informatie ontvangen. Om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk om een schriftelijke kennisgeving op te stellen en deze per e-mail of per post te versturen. Voor ondernemingen waarmee je niet regelmatig via e-mail communiceert, is post de meest geschikte methode.
Wat moet er in kennisgevingen over de overstap naar elektronische facturen staan?
Aangepaste begroeting: In tegenstelling tot interne documenten moeten kennisgevingen die bedoeld zijn voor gebruik buiten de onderneming aan het begin een aangepaste begroeting bevatten om de juiste zakelijke etiquette in acht te nemen.
Reden voor de overstap naar elektronische facturen: Het is handig om uit te leggen dat de invoering van elektronische facturen voortkomt uit maatregelen om te voldoen aan recente maatschappelijke eisen van de Japanse overheid, zoals het gekwalificeerde factuursysteem en de wet op de elektronische boekhouding, en vanuit het oogpunt van milieubescherming.
Startdatum voor het gebruik van elektronische facturen: Geef duidelijk de specifieke datum aan waarop de overstap naar papierloze facturen van start gaat.
Voordelen van elektronische facturen: Hieronder staan de voordelen voor zowel de verzender als de ontvanger.
- Verzender: snellere aanmaak en distributie van facturen
- Ontvanger: snellere ontvangst van facturen en de mogelijkheid om deze op elk moment te bekijken of te downloaden
- Beiden: Minder papierwerk, minder fysieke opslagruimte nodig, minder risico op verlies van documenten, enz.
- Verzender: snellere aanmaak en distributie van facturen
Details over het systeem: Geef informatie zoals de naam van het systeem dat je onderneming gaat gebruiken, hoe je je ervoor kunt registreren, hoe je elektronische gegevens kunt verifiëren, hoe je facturen kunt downloaden, enz. Als je het e-mailadres van je zakenpartner opnieuw moet bevestigen, neem dit verzoek dan op in de kennisgeving.
Contactpersoon voor vragen: Geef de contactgegevens voor vragen over elektronische facturen, zoals de verantwoordelijke persoon, de verantwoordelijke afdeling, het telefoonnummer en het e-mailadres.
Voorbeeldbericht over de overgang naar elektronische facturen
Laten we de bovenstaande informatie gebruiken om voorbeeldberichten te maken, één voor de uitgever en één voor de ontvanger. Houd er rekening mee dat de afsluitende tekst “Met vriendelijke groet” of ‘Hoogachtend’ aan de rechterkant van het document moet worden geplaatst, terwijl “Informatie” gecentreerd moet worden.
Hoe schrijf je het bericht als factuuruitgever
|
Dit is een voorbeeld van een bericht van de uitgever over de overstap naar elektronische facturering. |
Aan onze gewaardeerde klant, Geachte heer of mevrouw, We zijn blij te horen dat je bedrijf blijft bloeien. [Standaardzin in Japanse zakelijke documenten] Wij danken je hartelijk voor je voortdurende steun en vertrouwen. [Standaardzin in Japanse zakelijke documenten] We zijn verheugd je te kunnen meedelen dat ons bedrijf zal overstappen op elektronische facturen. Deze verandering heeft tot doel de operationele efficiëntie te verbeteren door middel van papierloze activiteiten, wat onze toewijding aan ecologische duurzaamheid weerspiegelt en inspeelt op de groeiende vraag naar werken op afstand. Daarom willen we je laten weten dat, vanaf de facturen die worden uitgegeven voor de periode die eindigt op [maand] [dag], [jaar], de documenten die voorheen per post werden verzonden, worden vervangen door webfacturen die via onze online dienst worden uitgegeven. Voor meer info over deze dienst sturen we je naast de bijgevoegde uitleg ook een e-mail. Onze excuses voor het ongemak en we vragen je begrip en medewerking. Met vriendelijke groet, Informatie
Als je vragen of opmerkingen heeft over deze kwestie, neem dan contact op met de onderstaande persoon. Laat het ons weten als je liever papieren facturen blijft ontvangen. XYZ Co., Ltd. |
Hoe schrijf je de kennisgeving als ontvanger van de factuur?
|
Dit is een voorbeeld van een bericht van de ontvanger van de factuur over de overstap naar elektronische facturering. |
Aan onze gewaardeerde klant, Geachte heer of mevrouw, We zijn blij te horen dat je bedrijf blijft bloeien. [Standaardzin in Japanse zakelijke documenten] Wij danken je hartelijk voor je voortdurende steun en vertrouwen. [Standaardzin in Japanse zakelijke documenten] We zijn blij te kunnen aankondigen dat ons bedrijf gaat overstappen op het ontvangen van elektronische facturen. Deze verandering is een reactie op de herziene wet op facturering en elektronische boekhouding en is ook bedoeld om de productiviteit te verbeteren. We denken dat je bedrijf door papierloos te gaan werken ook minder ruimte en moeite nodig heeft voor het opslaan van documenten. Daarom vragen we je vriendelijk om voor facturen met een afsluitingsdatum van [Maand] [Jaar] over te stappen van papieren facturen naar verzending via dit websysteem. Als je papieren facturen wilt blijven gebruiken, neem dan contact met ons op. Onze excuses voor het ongemak, maar we vragen je begrip en medewerking in het kader van onze inspanningen om tegemoet te komen aan recente maatschappelijke eisen en onze impact op het milieu te verminderen. Informatie
Als je vragen of opmerkingen heeft over deze kwestie, neem dan contact op met de onderstaande persoon. XYZ Co., Ltd. |
Tips voor het opstellen van een bericht over de overstap naar elektronische facturen
Communiceer het tijdschema ruim van tevoren
Je moet je zakenpartners ruim van tevoren informeren over het tijdschema voor de overstap naar elektronische facturen. Je zakenpartners hebben namelijk ook tijd nodig om alle noodzakelijke taken uit te voeren, zoals het registreren en testen van het systeem. Het is belangrijk om rekening te houden met je zakenpartners en ervoor te zorgen dat ze voldoende tijd hebben om zich aan te passen aan het elektronische factureringssysteem volgens de kennisgeving van je bedrijf. Streef er concreet naar om de kennisgevingen twee tot drie maanden voor de daadwerkelijke overgang te versturen.
Wees bereid om zowel elektronische als papieren formaten te accepteren
Als een zakenpartner geen elektronische facturen kan ondersteunen, is het belangrijk om flexibel te zijn en papieren facturen te blijven versturen zoals voorheen. Een zakenpartner kan bijvoorbeeld antwoorden dat hij alleen documenten per post of fax kan verwerken als hij:
- Geen internetverbinding heeft of zich in een omgeving bevindt waar elektronische apparaten niet kunnen worden gebruikt.
- Al een eigen formaat gebruikt.
- Een verwerkingsmethode gebruikt die afhankelijk is van papieren facturen.
Door flexibele regelingen aan te bieden voor klanten die de voorkeur geven aan papieren facturen, kun je hun vertrouwen behouden en tegelijkertijd de drempels voor acceptatie verlagen, zodat ze in de toekomst geleidelijk kunnen overstappen op elektronische facturering.
Belangrijke overwegingen bij het invoeren van elektronische facturen
Kies een systeem dat voldoet aan de wettelijke voorschriften
Bij het digitaliseren van facturen is het allerbelangrijkste dat het hele proces, van het maken tot het opslaan van facturen, voldoet aan het gekwalificeerde factuursysteem en de wet op de elektronische boekhouding. Deze wettelijke kaders stellen gedetailleerde eisen aan de verplichte inhoud van facturen en de wijze van opslag. Met andere woorden, als facturen niet aan deze wettelijke voorschriften voldoen, kunnen zowel de uitgever als de ontvanger mogelijk te maken krijgen met fiscale risico's.
Als een elektronisch uitgegeven factuur bijvoorbeeld niet voldoet aan de eisen voor een gekwalificeerde factuur volgens het gekwalificeerde factuursysteem kan de ontvanger geen voorbelastingaftrek voor verbruiksbelasting toepassen. Zorg er daarom bij de overstap naar elektronische facturen voor dat je van tevoren controleert of het systeem dat je overweegt te gebruiken, voldoet aan de meest recente wettelijke vereisten.
Overweeg elektronische zegels
Hoewel het aanbrengen van een zegel op een factuur niet verplicht is, is het bij sommige ondernemingen een gangbare zakelijke praktijk. In het licht hiervan kan het de moeite waard zijn om het gebruik van elektronische zegels te overwegen. Het uitgeven van facturen met een elektronisch zegel kan geruststelling bieden aan zakenpartners die gewend zijn aan traditionele zegels.
Zoals hierboven uitgelegd, zijn er weliswaar een aantal zaken waarmee je rekening moet houden bij het digitaliseren van facturen, zoals het versturen van voorafgaande kennisgevingen aan zakelijke partners, maar zodra je elektronische facturering hebt ingevoerd, kun je factureringstaken efficiënter uitvoeren.
Bovendien, zoals in dit artikel wordt uitgelegd, kunnen online tools die door betalingsverwerkers als onderdeel van hun diensten worden aangeboden, het factuurbeheer centraliseren, waardoor de tijd en moeite aanzienlijk worden verminderd en de algehele bedrijfsefficiëntie wordt verbeterd. Een dienst als Stripe Invoicing, die we hierna zullen bespreken, is bijvoorbeeld compatibel met het huidige factuursysteem en maakt het mogelijk om facturen op de juiste manier uit te geven en op te slaan dankzij de automatische generatiefunctie, waardoor backoffice-verbeteringen soepeler verlopen.
Hoe Stripe Invoicing kan helpen
Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:
- Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
- Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
- Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
- Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
- Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.