I takt med att lagen om bevarande av elektroniska böcker (även känd som lagen om elektronisk bokföring) har trätt i kraft i Japan har elektroniska transaktioner blivit allt vanligare och hanteringen av transaktionsrelaterade dokument som fakturor övergår i allt högre grad från traditionella pappersdata till elektroniska data. En av fördelarna med elektronisk fakturering är att det är bekvämt jämfört med pappersdokument, till exempel minskar det besväret med att skicka eller leverera dem för hand.

Efter den höjning av postavgifterna som Japan Post införde i oktober 2024 har kostnaderna för postutskick ökat avsevärt. Till följd av detta förväntas antalet företag som övergår till elektronisk fakturering fortsätta att öka.

Innan ditt företag går över till elektroniska fakturor är det viktigt att du ett medgivande från din affärspartner. I den här artikeln beskrivs saker som du bör inkludera och exempeltext som du kan använda när du skapar ett meddelande om övergången till elektroniska fakturor, tillsammans med viktiga punkter för att skriva dessa meddelanden.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför ett meddelande om övergången till elektroniska fakturor är nödvändigt
  
• Vad som ska inkluderas i meddelanden om övergången till elektroniska fakturor
  
• Exempel på meddelande om övergången till elektroniska fakturor
  
• Tips om att skapa ett meddelande om övergången till elektroniska fakturor
  
• Viktiga överväganden vid antagande av elektroniska fakturor
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Varför det är nödvändigt att informera om övergången till elektroniska fakturor

Som förklarats ovan erbjuder elektroniska fakturor fördelar som att man slipper krånglet med att skicka dokument. Genom att använda ett automatiserat fakturagenereringsverktyg som tillhandahålls av en betalleverantör är det till exempel inte bara onödigt att skicka post, utan det är också möjligt att centralt hantera allt från att skapa dokument till leverans och lagring på en enda webbfaktura.

Varje företag hanterar dock fakturor och kvitton på olika sätt, vilket innebär att vissa kunder kanske ännu inte är redo eller kan hantera elektroniska data. Om ditt företag övergår till elektroniska fakturor utan att inhämta samtycke från dina affärspartner kan ett antal problem uppstå. Du kan till exempel skicka en faktura som dina företagspartner inte har upptäckt under en längre tid, vilket leder till försenad betalning.

Om ett företag inte är redo att ta emot elektroniska fakturor kan den plötsliga övergången till elektronisk fakturering skapa förvirring och undergräva förtroendet. Det finns också en möjlighet att en partner ber dig att fortsätta skicka pappersfakturor som tidigare.

När du övergår till elektronisk fakturering är det därför viktigt att meddela dina affärspartner i förväg och inhämta deras samtycke. När du meddelar affärspartnern om denna ändring är det inte säkert att muntlig kommunikation ensamt säkerställer att alla relevanta parter får korrekt information. För att förhindra missförstånd är det viktigt att förbereda ett skriftligt meddelande och skicka det via e-post eller post. För företag som du inte kommunicerar regelbundet med via e-post är post den lämpligaste metoden.

Vad du ska inkludera i meddelanden om övergången till elektroniska fakturor

• Säsongshälsning: Till skillnad från interna dokument bör meddelanden som är avsedda att användas utanför företaget innehålla en säsongshälsning i början för att följa affärsetikett.

• Anledning till övergången till elektroniska fakturor: Det är bra att förklara att införandet av elektroniska fakturor härrör från åtgärder för att efterleva den japanska regeringens senaste sociala krav, såsom systemet för kvalificerade fakturor och lagen om elektronisk bokföring, samt från ett miljöskyddsperspektiv.

• Startdatum för användning av elektroniska fakturor: Ange tydligt det specifika datum då övergången till pappersfria fakturor kommer att börja.

• Fördelar med elektroniska fakturor: Fördelarna för både utfärdaren och mottagaren listas nedan.

  • Utfärdare: Snabbare skapande och distribution av fakturor
    
  • Mottagare: Snabbare mottagande av fakturor och möjlighet att visa eller ladda ner när som helst
    
  • Båda: Minskat pappersarbete, minskat fysiskt lagringsbehov, minskad risk för dokumentförlust etc.
    

• Detaljerad information om systemet: Ange information som namnet på det system som ditt företag kommer att använda, hur man registrerar sig för det, hur du verifierar elektroniska data, hur man laddar ner fakturor osv. Om du behöver bekräfta affärspartnerns e-postadress på nytt ska du inkludera denna begäran i meddelandet.

• Kontaktpunkt för frågor: Ange kontaktuppgifter för frågor om elektroniska fakturor, inklusive ansvarig person, ansvarig avdelning, telefonnummer och e-postadress.

Exempel på meddelande om övergången till elektroniska fakturor

Låt oss använda informationen ovan för att skapa exempelmeddelanden, med en för utfärdaren och en för mottagaren. Observera att signeringstexten ”Sincerely” eller ”Best regards” ska placeras till höger i dokumentet, medan ”Information” ska centreras.

Hur man skriver meddelandet som fakturautfärdare

Så här skriver du varslet som fakturamottagare

Tips om hur du skapar ett meddelande om övergången till elektroniska fakturor

Kommunicera schemat med gott om ledtid

Du måste informera dina affärspartner i god tid om tidsplanen för övergången till elektroniska fakturor. Detta beror på att dina affärspartner också behöver tid för att slutföra alla nödvändiga uppgifter, t.ex. registrering och testning av systemet. Det är viktigt att vara omtänksam mot dina affärspartner och se till att de har tillräckligt med tid för att anpassa sig till systemet för elektronisk fakturering enligt ditt företags varsel. Se särskilt till att skicka ut varselbrev två till tre månader före den faktiska övergången.

Var villig att ta emot både elektroniska format och pappersformat

Om en affärspartner inte har stöd för elektroniska fakturor är det viktigt att vara flexibel och fortsätta skicka pappersfakturor som tidigare. Ett företag kan till exempel svara att de bara kan hantera dokument per post eller fax om de:

• Inte har någon internetanslutning eller befinner sig i en miljö där elektroniska enheter inte kan användas.
  
• Redan använder ett eget proprietärt format.
  
• Använder en behandlingsmetod som bygger på pappersfakturor.
  

Genom att erbjuda flexibla upplägg som tillgodoser kunder som föredrar pappersfakturor kan du behålla deras förtroende samtidigt som du minskar hindren för användning när de gradvis övergår till elektronisk fakturering i framtiden.

Viktigt att tänka på när man inför elektroniska fakturor

Välj ett system som följer lagföreskrifter

När fakturor digitaliseras är den viktigaste faktorn att se till att hela processen, från att fakturan skapas till att den lagras, följer systemet för kvalificerade fakturor och lagen om bevarande av elektronisk bokföring. Dessa juridiska ramar fastställer detaljerade krav på obligatoriskt fakturainnehåll och lagringsmetoder. Med andra ord, om fakturor inte följer dessa juridiska system kan både utfärdaren och mottagaren potentiellt utsättas för skatterelaterade risker.

Om en elektroniskt utfärdad faktura till exempel inte uppfyller kraven för en kvalificerad faktura enligt systemet för kvalificerade fakturor kommer mottagaren inte att kunna tillämpa den ingående skattekrediten för konsumtionsskatt. När du övergår till elektroniska fakturor ska du därför i förväg kontrollera att det system du överväger uppfyller de senaste juridiska kraven.

Överväg elektroniska stämplar

Även om det inte är obligatoriskt att stämpla en faktura, är det vanligt förekommande bland företag. Mot denna bakgrund kan det vara värt att överväga att använda elektroniska stämplar. Utfärdande av fakturor med en elektronisk stämpel kan ge trygghet åt företag som är vana vid traditionella stämplar.

Som förklarats ovan finns det saker att tänka på när du digitaliserar fakturor, till exempel att skicka meddelanden på förhand till affärspartner, men när du väl har infört elektronisk fakturering kan du utföra faktureringsarbetet mer effektivt.

Som förklaras i den här artikeln kan onlineverktyg som tillhandahålls av betalleverantörer som en del av deras tjänster dessutom centralisera fakturahanteringen, vilket avsevärt minskar tiden och arbetet, vilket förbättrar företagets övergripande effektivitet. Till exempel är en tjänst som Stripe Invoicing, som vi kommer att diskutera härnäst, kompatibel med det nuvarande fakturasystemet och möjliggör korrekt utfärdande och lagring av fakturor genom sin automatiska genereringsfunktion, vilket möjliggör smidigare backoffice-förbättringar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.