Mit dem Inkrafttreten des Electronic Books Preservation Act (Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher, auch bekannt als Electronic Bookkeeping Act, also Gesetz zur elektronischen Buchführung) in Japan sind elektronische Transaktionen immer häufiger geworden, und die Handhabung transaktionsbezogener Dokumente wie Rechnungen verlagert sich zunehmend von herkömmlichen Papier- zu elektronischen Daten. Zu den Vorteilen der Erstellung elektronischer Rechnungen gehört die Arbeitsersparnis, die sie im Vergleich zu Papierdokumenten bietet. Sie sparen den Aufwand für den Postversand oder die persönliche Zustellung.

Darüber hinaus hat sich die Kostenbelastung für den Postversand nach der von Japan Post im Oktober 2024 eingeführten Porto-Erhöhung erheblich erhöht. Es wird erwartet, dass die Zahl der Unternehmen, die auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen, dadurch weiter zunehmen wird.

Bevor Ihr Unternehmen zu elektronischen Rechnungen übergeht, ist es wichtig, die Zustimmung Ihrer Geschäftspartner einzuholen. In diesem Artikel werden die Punkte vorgestellt, die Sie aufnehmen sollten. Hier finden Sie auch Mustertexte, die Sie verwenden können, wenn Sie eine Mitteilung über die Umstellung auf elektronische Rechnungen verfassen, sowie wichtige Punkte für die Formulierung solcher Mitteilungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum eine Mitteilung zur Umstellung auf elektronische Rechnungen erforderlich ist
  
• Was in Mitteilungen zur Umstellung auf elektronische Rechnungen enthalten sein sollte
  
• Mustermitteilung zur Umstellung auf elektronische Rechnungen
  
• Tipps zum Verfassen einer Mitteilung zur Umstellung auf elektronische Rechnungen
  
• Wichtige Überlegungen bei der Einführung elektronischer Rechnungen
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Warum eine Mitteilung zur Umstellung auf elektronische Rechnungen erforderlich ist

Wie oben erläutert, bietet die Verwendung elektronischer Rechnungen Vorteile wie den Wegfall des lästigen Versands von Dokumenten auf dem Postweg. Wenn Sie beispielsweise ein automatisiertes Tool zur Rechnungsstellung verwenden, das von einem Zahlungsabwickler bereitgestellt wird, sparen Sie sich nicht nur den Postversand, sondern können alles zentral verwalten – von der Dokumentenerstellung bis zur Zustellung und der Speicherung auf einem einzigen System für Online-Rechnungen.

Allerdings handhabt jedes Unternehmen Rechnungen und Belege anders, was bedeutet, dass einige Kundinnen und Kunden möglicherweise noch nicht bereit oder in der Lage sind, mit elektronischen Daten umzugehen. Wenn Ihr Unternehmen zu elektronischen Rechnungen übergeht, ohne die Zustimmung Ihrer Geschäftspartner einzuholen, können eine Reihe von Problemen auftreten. Beispielsweise können Sie eine Rechnung senden, deren Eingang Ihre Geschäftspartner lange gar nicht bemerken, was zu verzögerten Zahlungen führt.

Wenn ein Unternehmen nicht bereit ist, elektronische Rechnungen zu erhalten, kann die plötzliche Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung Verwirrung stiften und das Vertrauen untergraben. Es besteht auch die Möglichkeit, dass ein Partner Sie darum bittet, weiterhin Papierrechnungen zu versenden.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, Ihre Geschäftspartner im Voraus zu informieren und ihre Zustimmung einzuholen, wenn Sie auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen. Wenn Sie Ihre Geschäftspartner über diese Änderung informieren, reicht die mündliche Kommunikation allein unter Umständen nicht aus, um zu gewährleisten, dass alle relevanten Parteien korrekte Informationen erhalten. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, eine schriftliche Mitteilung zu verfassen und per E-Mail oder Post zu versenden. Bei Unternehmen, mit denen Sie nicht regelmäßig per E-Mail kommunizieren, eignet sich der Postversand am besten.

Was in Mitteilungen zur Umstellung auf elektronische Rechnungen enthalten sein sollte

• Saisonale Begrüßung: Anders als in internen Dokumenten sollten Mitteilungen, die für die Verwendung außerhalb des Unternehmens bestimmt sind, zu Beginn eine saisonale Begrüßung enthalten, um die ordnungsgemäße Etikette des geschäftlichen Schriftverkehrs einzuhalten.

• Grund für die Umstellung auf elektronische Rechnungen: Es ist hilfreich zu erläutern, dass die Einführung elektronischer Rechnungen dazu dient, die Konformität mit den jüngsten Anforderungen der japanischen Regierung für Unternehmen zu gewährleisten, wie z. B. das System für qualifizierte Rechnungen und das Gesetz über die elektronische Buchführung. Sie können gern auch auf Umweltschutzaspekte eingehen.

• Startdatum für die Verwendung elektronischer Rechnungen: Geben Sie das genaue Datum an, an dem die Umstellung auf papierlose Rechnungen beginnt.

• Vorteile elektronischer Rechnungen: Im Folgenden sind die Vorteile für Aussteller und Empfänger/in aufgeführt.

  • Aussteller/in: Schnellere Erstellung und Zustellung von Rechnungen
    
  • Empfänger/in: Schnellerer Beleg des Rechnungseingangs und jederzeitige Anzeige oder Download
    
  • Beide: Weniger „Papierkram“, weniger physischer Platzbedarf zur Aufbewahrung, geringeres Risiko von Dokumentenverlust usw.
    

• Nähere Angaben zum System: Geben Sie Informationen an, wie z. B. den Namen des Systems, das Ihr Unternehmen verwenden wird, wie man sich dafür registriert, wie Sie elektronische Daten verifizieren, wie man Rechnungen herunterladen kann usw. Wenn Sie die E-Mail-Adresse Ihres Geschäftspartners erneut bestätigen müssen, fügen Sie diese Anfrage in die Mitteilung ein.

• Kontaktpunkt für Anfragen: Geben Sie die Kontaktinformationen für Anfragen zu elektronischen Rechnungen an, einschließlich der zuständigen Person, der zuständigen Abteilung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Mustermitteilung über die Umstellung auf elektronische Rechnungen

Verwenden wir die obigen Informationen, um Mustermitteilungen zu erstellen, von denen eine für die/den Aussteller/in und eine für die/den Empfänger/in bestimmt ist. Bitte beachten Sie, dass der Unterschriftstext „Mit freundlichen Grüßen“ auf der rechten Seite des Dokuments platziert werden sollte, während „Mitteilung“ zentriert sein sollte.

So schreiben Sie die Mitteilung als Aussteller/in der Rechnung

So schreiben Sie die Mitteilung als Empfänger/in der Rechnung

Tipps zum Verfassen einer Mitteilung zur Umstellung auf elektronische Rechnungen

Kommunizieren Sie den Zeitplan mit ausreichend Vorlaufzeit

Sie müssen Ihre Geschäftspartner rechtzeitig im Voraus über den Zeitplan für die Umstellung auf elektronische Rechnungen informieren. Dies liegt daran, dass Ihre Geschäftspartner ebenfalls Zeit benötigen, um alle erforderlichen Aufgaben wie die Systemregistrierung und das Testen des Systems zu erledigen. Es ist wichtig, dass Sie Rücksicht auf Ihre Geschäftspartner nehmen und sicherstellen, dass diese genügend Zeit haben, sich an das System der elektronischen Rechnungsstellung anzupassen, das Sie in der Mitteilung Ihres Unternehmens ankündigen. Genauer gesagt, versenden Sie Ihre Mitteilungen zwei bis drei Monate vor der tatsächlichen Umstellung.

Zeigen Sie Ihre Bereitschaft, sowohl elektronische als auch Papierformate anzubieten

Wenn ein Geschäftspartner elektronische Rechnungen nicht bewältigen kann, ist es wichtig, flexibel zu sein und weiterhin Papierrechnungen zu versenden. So kann Ihnen ein Geschäftspartner beispielsweise aus folgenden Gründen antworten, dass er Dokumente nur bei Post- oder Faxeingang verarbeiten kann:

• Er hat keine Internetverbindung oder befindet sich in einer Umgebung, in der keine elektronische Geräte verwendet werden können.
  
• Er verwendet bereits sein eigenes proprietäres Format.
  
• Er verwendet eine Verarbeitungsmethode, die auf Papierrechnungen basiert.
  

Wenn Sie flexible Vereinbarungen anbieten, die Kundinnen und Kunden entgegenkommen, die Papierrechnungen bevorzugen, können Sie deren Vertrauen in Ihr Unternehmen aufrechterhalten. Gleichzeitig senken Sie für Ihren Kunden so die Hürden für die Einführung, da er in Zukunft schrittweise auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen kann.

Wichtige Überlegungen bei der Einführung elektronischer Rechnungen

Wählen Sie ein System, das den rechtlichen Vorschriften entspricht

Bei der Digitalisierung von Rechnungen müssen Sie in erster Linie sicherstellen, dass der gesamte Prozess, von der Erstellung der Rechnung bis zur Speicherung, dem Qualified Invoice System (System für qualifizierte Rechnungen) und dem Electronic Bookkeeping Preservation Act (Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher) entspricht. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen legen detaillierte Anforderungen an die obligatorischen Inhalte und Aufbewahrungs- bzw. Speichermethoden von Rechnungen fest. Mit anderen Worten: Wenn Rechnungen diesen rechtlichen Systemen nicht entsprechen, könnten sowohl die/der Aussteller/in als auch die/der Empfänger/in potenziell mit Steuern verbundenen Risiken ausgesetzt sein.

Wenn beispielsweise eine elektronisch ausgestellte Rechnung die Anforderungen für eine qualifizierte Rechnung im Rahmen des Systems für qualifizierte Rechnungen nicht erfüllt, kann die/der Empfänger/in den Vorsteuerabzug für die Verbrauchssteuer nicht geltend machen. Deshalb sollten Sie bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen unbedingt darauf achten, dass das System, das Sie nutzen möchten, den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

Elektronische Siegel erwägen

Das Anbringen eines Siegels auf einer Rechnung ist zwar nicht verpflichtend, in einigen Unternehmen ist es jedoch gängige Praxis. Daher kann es sich lohnen, die Verwendung elektronischer Siegel, auch E-Siegel genannt, in Betracht zu ziehen. Rechnungen mit einem elektronischen Siegel auszustellen, kann Unternehmen, die an herkömmliche Siegel gewöhnt sind, ein Gefühl der Sicherheit bieten.

Wie oben erläutert, gibt es natürlich bei der Digitalisierung von Rechnungen einige Punkte zu beachten, wie z. B. den Versand von Vorausmitteilungen an Geschäftspartner. Doch sobald Sie die elektronische Rechnungsstellung eingeführt haben, werden Sie feststellen, dass die Aufgaben der Rechnungsstellung deutlich effizienter erledigt werden können.

Darüber hinaus können Online-Tools, die von Zahlungsabwicklern im Rahmen ihrer Dienstleistungen bereitgestellt werden, die Rechnungsverwaltung zentralisieren und so den Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduzieren und die allgemeine Geschäftseffizienz verbessern. Dies wurde bereits an anderer Stelle in diesem Artikel erwähnt. Beispielsweise ist ein Dienst wie Stripe Invoicing, auf den wir als Nächstes eingehen, mit dem aktuellen Rechnungssystem kompatibel und ermöglicht durch seine automatische Erstellungsfunktion die ordnungsgemäße Ausstellung und Speicherung von Rechnungen. Dass dies reibungslosere Verbesserungen im Backoffice ermöglicht, versteht sich von selbst.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.
  
• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung für über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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